Je maakt je huis veel slimmer met slimme schakelaars en Home Assistant. Maar huisgenoten stellen het niet altijd op prijs als er complexe handelingen nodig zijn om bijvoorbeeld een automatisering te starten of alleen maar een lamp aan te zetten. Daarom gaan we in deze basiscursus een controller maken die nauw samenwerkt met Home Assistant. Met de controller kun je eenvoudig apparaten omschakelen, een automatisering starten of de status van apparaten weergeven. Voor weinig geld is je huis niet alleen slim, maar óók nog makkelijk te bedienen.

Code downloaden

In deze basiscursus worden wat voorbeelden van stukken code gegeven. Omdat overtikken van code erg foutgevoelig is, kun je die code ook downloaden en daarna bekijken of kopiëren. Zie het bestand code-hacontrol.txt, beschikbaar via https://kwikr.nl/codehacontrol.

Het is erg leuk om te automatiseren met Home Assistant. Alleen is het niet zo praktisch als je vervolgens de browser of een app moet starten om bijvoorbeeld een lamp te bedienen, een automatisering te starten of een bepaalde temperatuursensor uit te lezen. Er gaat weinig boven een simpele knop of een duidelijk schermpje. Daarom gaan we in deze basiscursus een controller maken die nauw samenwerkt met Home Assistant. Hiermee bedoelen we een klein kastje waarin je bijvoorbeeld drukknoppen, lampjes, een klein schermpje of sensoren voor beweging en temperatuur inbouwt. Het technische hart is een ESP32-microcontroller met ESPHome erop geïnstalleerd. Omdat de controller samenwerkt met Home Assistant kun je nu flexibel bijvoorbeeld een bepaald (slim) apparaat in je huis omschakelen, een automatisering activeren, de status van apparaten aangeven via leds of informatie weergeven op het display.

De ESPHome-software

De trouwe lezer zal eerder van ESPHome hebben gehoord. Met deze software kun je eenvoudig een microcontroller zoals de ESP8266 of ESP32 programmeren zonder dat je écht hoeft te programmeren. Via configuratiebestanden geef je aan wat voor componenten je hebt aangesloten en hoe er verbinding met je netwerk en met Home Assistant moet worden gemaakt. ESPHome schrijft deze configuratie dan naar de microcontroller. Wijzigingen kun je daarna zelfs op afstand ofwel ‘over-the-air’ maken. De microcontroller kun je eenvoudig toevoegen aan Home Assistant en zal hier daarna ook nauw mee samenwerken. We maakten in Computer!Totaal al eens een luchtkwaliteitsmonitor op basis van ESPHome. Die brengt voornamelijk sensorgegevens over naar Home Assistant, zodat je een goed beeld hebt van de luchtkwaliteit in een bepaalde ruimte. Raadpleeg dit uitgebreide artikel als je meer details nodig hebt (https://kwikr.nl/luchtmon), want in deze basiscursus geven we alleen beknopte aanwijzingen voor de installatie en het gebruik van ESPHome.

01 Microcontroller en voeding

In deze basiscursus kiezen we de ESP32 als microcontroller, verkrijgbaar vanaf ongeveer 5 euro. Die is wat krachtiger en heeft meer interfaces dan de ESP8266. Ook de extra GPIO-pinnen zijn prettig. Die kun je als ingang gebruiken voor bijvoorbeeld een drukknop of bewegingssensor, maar ook als uitgang voor het aanzetten van een led. Als voeding gebruiken we een aparte 5V-netadapter. Die hoeft niet veel stroom te leveren. Zo’n 250 mA voor de ESP32 en tot 20 mA voor elke led is voldoende. Een netadapter die 9 of 12 volt levert is meestal ook geschikt, maar controleer de vereisten voor de specifieke ESP32-controller die jij gekocht hebt. Intern brengt de ESP32 de aangeboden spanning overigens terug naar 3,3 volt, dat is waar de microcontroller zelf op werkt. Die spanning wordt ook aan de uitgangen aangeboden. De bewegingssensor die we gebruiken vraagt zo’n 5 tot 20 volt en zullen we daarom vanaf de ingangsspanning voeden. Heb je meer aansluitingen nodig dan de microcontroller je geeft? We laten zien hoe je dat met een I/O-expander kunt oplossen.

02 Opzet maken

Het is handig om eerst een opzet voor de controller te maken met de gewenste functies. Zelf plaatsen we bovenaan een rij met acht drukknoppen met led. Met deze drukknoppen schakelen we specifieke apparaten in of uit, waarbij de led de status van dat apparaat aangeeft. We noemen deze A1 t/m A8. Daaronder plaatsen we acht simpele drukknoppen die we B1 t/m B8 noemen. We gebruiken ze om bepaalde automatiseringen in Home Assistant te starten. Denk aan het instellen van de airco op een bepaalde temperatuur of het aan- of uitzetten van een hele reeks apparaten in één keer. Deze automatiseringen stellen we in Home Assistant zelf in. Jouw controller kan natuurlijk andere afmetingen hebben. Uiteraard kun je ook altijd meerdere kleinere controllers maken voor verschillende ruimtes. Je kunt ook sensoren inbouwen, bijvoorbeeld voor temperatuur of beweging, of een klein schermpje.

03 Behuizing

Als je een idee hebt van de functies van je controller en de vereiste ruimte kun je een behuizing zoeken. Dat is in dit project ook de voornaamste kostenpost. Een aanrader is de lijn van de Duitse fabrikant Bopla die je bij Conrad kunt bestellen. Als je op ‘bopla bop’ zoekt, vind je meerdere opties. Bij het project hebben we de Bopla Bop 7.0 PQ-9016 consolebehuizing gebruikt (ongeveer 28 euro) die is 215 × 150 × 53 mm groot, in de kleur wit. Er is ook een zwarte uitvoering, de PQ-9005. Ook zijn er smallere uitvoeringen of juist grotere exemplaren. Let erop dat de behuizing diep en hoog genoeg is voor de componenten die je wilt inbouwen. De behuizing heeft een handig deksel dat je er af kunt schroeven zodat je de vereiste gaten kunt boren.

04 Gereedschap

Veel gereedschap heb je niet nodig voor dit project. Een boormachine met een setje boren is genoeg, bijvoorbeeld metaalboren. Heel praktisch is een stapboor of trapboor. Dat is een boor waarmee je meerdere diameters kunt boren, zolang het niet te dik materiaal is. Je kunt daar ook meteen een beetje de bramen mee af frezen. Bovendien kun je grotere diameters boren dan de standaard boren die in je boormachine passen. Een schuifmaat is erg handig om de diameter van je componenten te meten als je die niet kent. Ook een multimeter is praktisch om spanning na te meten, zeker als iets niet werkt. Een soldeerbout met wat soldeertin is nodig om verbindingen te maken (zie ook het artikel over solderen op onze website: https://kwikr.nl/sold). Voor de verbindingen gaan we eenvoudige jumperdraden gebruiken met in ieder geval één vrouwelijke connector voor in de ESP32. Je zou ook een vrouwelijke voedingsaansluiting kunnen maken aan de achterkant van de behuizing waar je de connector van de netadapter in kunt steken.

05 Simpele drukknoppen

We gebruiken in het project componenten met ronde doorgang, zodat we alleen gaten in de juiste diameter hoeven te boren. Merk op dat we specifiek drukknoppen kiezen en geen schakelaars (zie het kader ‘Geen schakelaars, maar drukknoppen!’). We gebruiken eenvoudige kleurrijke drukknoppen met een doorgang van 16 mm. Je kunt deze op AliExpress voor weinig geld bestellen (ongeveer 0,25 euro per stuk), maar door de toegenomen verzendkosten via dergelijke routes kun je ook overwegen ze gewoon te bestellen via een Nederlandse (online) knutselwinkel. Let erop dat de drukknoppen wel minimaal 2 cm ruimte nodig hebben op je voorpaneel. Er zijn ook kleinere drukknoppen die uiteraard minder ruimte nodig hebben, maar de bediening wordt wat krampachtiger.

©PXimport

06 Drukknoppen met led

De drukknoppen met ingebouwde led hebben ook een diameter van 16 mm. Bij beperkte ruimte kan 12 mm ook, maar die zijn minder prettig te bedienen voor grotere vingers. Bij de bestelling van de drukknoppen moet je opletten dat de led voor 3,3 volt geschikt is. Dat is immers de spanning aan de uitgang van de microcontroller. Vaak kun je de spanning en kleur kiezen bij het bestellen. De led mag tot z’n 20 mA aan stroom verbruiken. Als echt meer nodig is, kun je dat met een transistor oplossen. Die kan met een lage stroom uit de microcontroller een grotere stroom schakelen. Vooral voor bijvoorbeeld een relais zal dit nodig zijn. Overigens zou je in plaats van een verlichte drukknop ook een losse signaal-led kunnen gebruiken (ook weer voor de juiste spanning) of een led waar je zelf een passende weerstand bij uitrekent, in dit geval veelal zo’n 220 tot 500 ohm.

07 Verbindingen maken

Voor elke drukknop heb je één GPIO-pin nodig die we straks als ingang instellen. Voor de drukknoppen met led heb je aanvullend nog een GPIO-pin als uitgang nodig voor de led. Je kunt de GPIO-pinnen van de ESP32 gebruiken, maar ook van een I/O-expander (zie het kader ‘Een I/O-expander gebruiken’). Omdat deze I/O-expander iets minder stroom kan leveren dan de ESP32 gebruiken we deze bij voorkeur voor drukknoppen en niet voor de leds. Een jumperdraad is zoals gezegd erg praktisch om verbindingen te maken. Soldeer deze aan één kant aan de drukknop en steek de vrouwelijke kant in de GPIO-pin op de ESP32 of de I/O-expander.

De andere aansluiting op de drukknop verbind je met ground (GND). Omdat we een hele reeks drukknoppen hebben, kun je deze allemaal met elkaar doorverbinden. Het aansluiten is dus eenvoudig, maar bereid je voor op spaghetti van verbindingen bij veel componenten!

08 ESPHome installeren

We hebben ESPHome onder Windows geïnstalleerd. Via https://kwikr.nl/espinstall vind je de instructies. Het komt erop neer dat je Python installeert en aan de path-variabele toevoegt, zodat je de pakketbeheerder in elke map op je pc kan aanroepen via de Opdrachtprompt met de opdracht pip3. Installeer dan ESPHome met:

Het is handig om een mapje te maken voor je project. Navigeer met de Opdrachtprompt naar die map. Controleer met de opdracht esphome version of ESPHome aanroepbaar is. Daarna kun je via de wizard een script maken dat als basis kan dienen.

09 Script maken

In de hiervoor gemaakte map gaan we het script maken met de opdracht:

Je kunt ook een andere naam gebruiken. In de wizard voer je de gewenste naam in, het type microcontroller (ESP32) en de naam van je ontwikkelbordje, in ons voorbeeld is dat esp32doit-devkit-v1. Verder geef je de wifi-naam van je netwerk op en het wachtwoord. Optioneel kun je een wachtwoord opgeven voor het verbinden met de ESP32. Dit laten we achterwege. Er wordt nu een configuratiebestand controller.yaml gemaakt waar we verder aan gaan werken. Dit bestand is in het YAML-formaat. Als je met Home Assistant hebt gewerkt, zul je er wellicht vertrouwd mee zijn. In dit bestand gaan we aangeven welke componenten zijn aangesloten en inhaken op gebeurtenissen in Home Assistant.

10 SX1509 toevoegen

We gaan het zojuist gemaakte script verder aanvullen. Als eerste zullen we de I/O-expander toevoegen, de SX1509. Hiervoor voeg je eerst de I2C-component toe aan ESPHome en definieer je vervolgens de SX1509 zelf met een ID (waar we straks naar verwijzen) en het gebruikte adres. We gebruiken de GPIO-pinnen van de SX1509 individueel, maar je zou ook voor een 8x8-matrix kunnen kiezen, voor tot 64 drukknoppen! Bij ESPHome kun je daar meer over lezen.

De toevoeging in het bestand controller.yaml wordt:

11 Leds toevoegen

We gaan nu eerst de acht leds toevoegen die in de eerste acht drukknoppen in de controller zitten. We noemen deze A1 t/m A8. Je begint hiervoor in je configuratiebestand met een regel switch: waar je vervolgens alle schakelaars onder zet. Hier zie je alleen de eerste led die op GPIO-pin 16 is aangesloten. Voor de andere leds gebruiken we GPIO 17, 18, 19, 23, 25, 26 en 27.

12 Drukknoppen toevoegen

We gaan nu de drukknoppen toevoegen. Hiervoor gaan we een GPIO-pin als ingang configureren en de interne pull-up-weerstand gebruiken. In ESPHome noemen we het een binary-sensor. In je script begin je met een regel binary_sensor:. Daaronder voeg je dan de drukknoppen toe. In onderstaande voorbeeld zijn twee drukknoppen aangesloten. De eerste is verbonden met GPIO 12 op de ESP32 en de tweede met pin 0 op de SX1509. Zelf hebben we gekozen om de eerste zestien drukknoppen aan te sluiten op pinnen 0 t/m 15 op de SX1509.

13 Status van Home Assistant

We willen de status van bepaalde apparaten weergeven via leds. Daarom voegen we die apparaten die al in Home Assistant bekend zijn ook toe aan de configuratie van ESPHome. Doet dit ook weer onder het kopje binary_sensor:, maar nu met Home Assistant als platform. Het onderstaande voorbeeld dient voor de status van een versterker die in dit geval is voorzien van een Sonoff Basic met de Tasmota-firmware. Maar ook andere slimme stekkers zoals de Shelly Plug en TP-Link HS110 werken prima, of verlichting met WLED. Cruciaal is dat je de entity_id overneemt van Home Assistant. Voor de versterker is dat switch.kantoorversterker. Bij name en id vul je een herkenbare naam voor gebruik binnen ESPHome in. Met on_state: kunnen we vervolgens reageren op statusveranderingen in Home Assistant. Hier stellen we in dat de schakelaar met de ID led_a1, die we bij de bewuste led hebben ingevuld (zie paragraaf 11), de status van de versterker moet volgen (aan of uit). Voor de andere apparaten ziet het er vergelijkbaar uit.

14 Initialisatie na het starten

Als je de controller aanzet, zul je merken dat de leds uitstaan. Er gebeurt pas iets als de status van een apparaat in Home Assistant verandert. Daarom voegen we enkele regels toe als initialisatie bij het starten van de controller. Dit doe je onder het kopje esphome: dat je bovenaan in het script vindt, onder on_boot:. We beginnen met een vertraging van 20 seconden, zodat de microcontroller de tijd krijgt om verbinding met Home Assistant te maken. In dit voorbeeld controleren we de status van de kantoorversterker en schakelen de led led_a1 naar gelang de status. Voor de andere apparaten ziet het er vergelijkbaar uit.

15 Toevoegen aan Home Assistant

Als je klaar bent met de configuratie kun je deze compileren en uploaden met:

Je kunt de controller als alles goed is gegaan toevoegen aan Home Assistant. Hiervoor ga je via de instellingen naar Apparaten en Diensten en kies je Integratie toevoegen. Zoek naar ESPHome, vul de hostnaam of het ip-adres in, en kies Opslaan. Na het toevoegen van de controller zijn alle componenten als entiteit binnen Home Assistant beschikbaar en kun je bijvoorbeeld reageren op het indrukken van een knop, zoals we zullen laten zien.

16 Automatiseringen maken

Via automatiseringsregels kan Home Assistant reageren op het indrukken van knoppen. Als voorbeeld maken we een automatisering voor de eerste knop die de versterker omschakelt. Ga naar Instellingen / Automatiseringen & Scènes, kies Automatisering toevoegen en dan Begin met een lege automatisering. Geef de automatisering een naam. Onder Triggers zoek je de entiteit op. In ons voorbeeld is dat binary_sensor.sx1509_pin_a1. Bij Van voer je off in en bij Naar vul je on in. De automatisering wordt dan uitgevoerd als de drukknop wordt ingedrukt. Onder Acties kiezen we bij Type actie voor Apparaat. Selecteer het apparaat (in dit voorbeeld kantoorversterker) en kies bij Actie voor Omschakelen kantoorversterker.

Voor alle andere drukknoppen kun je hetzelfde doen. Uiteraard kun je meerdere acties toevoegen. Zo gebruiken we enkele van de simpele drukknoppen (B1 t/m B8) als een ‘master’ om een hele reeks apparaten aan of juist uit te zetten. Je kunt natuurlijk alle mogelijkheden van Home Assistant en de aangesloten apparaten benutten bij het maken van automatiseringen.

Uitbreiden met bewegingssensor

Een bewegingssensor is een handige toevoeging in elke controller. Je kunt hiermee detecteren of iemand aanwezig is en op basis daarvan bepaalde apparaten aan- of uitzetten. Als bewegingssensor is de HC-SR501 heel geschikt. Die gedraagt zich overigens als schakelaar en voeg je toe onder het kopje binary_sensor:, zoals:

Op het printplaatje van deze bewegingssensor vind je twee potmeters. Met de eerste kun je de gevoeligheid instellen. Met de tweede stel je in hoelang de schakelaar ‘aan’ moet blijven na het detecteren van beweging. Let op dat de genoemde HC-SR501 5 tot 20 volt nodig heeft. Sluit deze daarom op de ingangsspanning aan.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).