M5Stack ontwikkelt ESP32-microcontrollerbordjes met behuizing en scherm die je zo in je woonkamer zou kunnen zetten. Het zijn de ideale producten om een dashboard voor je smarthome van te maken. Met UIFlow is dat ook vrij eenvoudig te programmeren, op een grafische manier. Zo hoef je geen kaas gegeten te hebben van programmeercode.

UIFlow is een grafische ontwikkelomgeving voor de producten van M5Stack, ESP32-microcontrollerbordjes met behuizing en scherm. Met UIFlow kun je op een visuele manier een programma opbouwen door blokjes te verslepen, zonder dat je een letter programmeercode hoeft te schrijven. Ook de grafische interface op het scherm kun je zo eenvoudig met drag-and-drop instellen. Op deze manier maken we in deze masterclass een dashboard voor je smarthome.

Hardwarekeuze

UIFlow ondersteunt alleen de hardware van M5Stack, maar gen willekeurig ESP32-microcontrollerbordjes. Het voordeel is dat de drivers van hun eigen producten allemaal ingebouwd zijn. Voor onze toepassing van een smarthome-dashboard kies je een van de M5Stack-producten met ingebouwd scherm.

Ga je voor een klassiek tft-scherm, dan kom je uit bij de M5Stack Core2 of de voorganger M5Stack Core. De Core2 heeft een aanraakscherm, zodat je je slimme producten ook eenvoudig kunt bedienen via het scherm. De Core heeft geen aanraakscherm, maar wel drie fysieke knoppen onder het scherm, waarmee je ook acties in je smarthome kunt aansturen.

Gaat je voorkeur uit naar een e-ink-scherm, dan heeft M5Stack de Core Ink (1,54 inch) en de M5Paper (4,7 inch). Dit laatste product heeft een aanraakscherm met een hoge resolutie van 960 bij 540 pixels, terwijl de Core Ink aan te sturen is via een knop aan de zijkant. Beide e-ink-apparaten zijn voorzien van een batterij en een magneet. Daardoor kun je ze eenvoudig tegen je koelkast of een ander metalen voorwerp bevestigen.

UIFlow-firmware installeren

We gaan aan de slag met de Core Ink om de binnen- en buitentemperatuur van ons huis op het e-paperscherm te tonen. Die lezen we via MQTT in. Onder Windows en macOS moet je eerst nog een driver downloaden voor de USB-naar-UART-chip van het apparaatje. Afhankelijk van het model is dat de CP210x of de CH910x. De drivers zijn ook in de downloadsectie van de website van M5Stack te vinden. De Linux-kernel heeft die drivers al ingebouwd.

Na de installatie van de driver (voor de Core Ink is dat de CP2104) heb je ook nog de software nodig om de UIFlow-firmware op je apparaatje te installeren. Dat is M5Burner, en ook deze software vind je op de downloadpagina van M5Stack, zowel voor Windows als macOS en Linux. In M5Burner kies je links je apparaat en rechts klik je bij UIFlow op Download.

Verbind nu je Core Ink via de usb-kabel met je computer en klik op Burn om de firmware naar je apparaat te schrijven. In het volgende venster vul je de SSID en het wachtwoord in van het wifi-netwerk waarmee je het apparaat wilt verbinden, en klik je op Next. Daarna kies je de juiste seriële poort en snelheid, en klik je op Start.

UIFlow verkennen

Wanneer de firmware op je apparaatje staat, verbindt het met je wifi-netwerk en toont het een API-sleutel. Bezoek nu de website van UIFlow, vul daar de API-sleutel van je apparaat in en klik op het model Core Ink. Bevestig met OK. Daarna krijg je links een voorstelling van je Core Ink te zien, in het midden een balk met blokjes in allerlei categorieën, en rechts je ‘code’ in Blockly, die initieel alleen uit een blokje Setup bestaat.

Als eerste test kun je een tekst op het scherm van je Core Ink tonen. Sleep uit de zijbalk helemaal links een Label naar het midden van het scherm van je Core Ink. Klik in het midden op UI, op Label en dan op Label label0 show "Hello M5". Dat blokje verschijnt dan op het canvas rechts. Klik het vast onder het blokje Setup. Klik dan onder UI op Screen, vervolgens op Set screen show en klik dit vast onder het vorige blokje. Klik dan helemaal onderaan op Run. Je code wordt nu op de Core Ink uitgevoerd.

En als je op Download klikt, wordt de code definitief als firmware op het bordje geschreven, zodat die na een herstart ook nog blijft draaien. Om je code dan te laten starten in plaats van de UIFlow-programmeermodus, moet je eerst in M5Burner bij UIFlow op Configurate klikken, je poort kiezen en dan bij Start Mode voor App Mode kiezen en op Save klikken. Wil je daarna je apparaatje weer programmeren, zet dit dan terug op Internet Mode.

Verbinden met MQTT

Om van de Core Ink een dashboard voor je smarthome te maken, hebben we een manier nodig om aan de data van bijvoorbeeld sensoren te komen. Dat doen we met MQTT. We gaan er hier vanuit dat je al een MQTT-broker zoals Mosquitto hebt draaien op een Raspberry Pi, bijvoorbeeld als add-on in Home Assistant. Houd de gegevens van je MQTT-broker bij de hand.

Klik in UIFlow op Advanced / MQTT en dan op het blok dat begint met set client id. Vul een unieke client ID in en dan de gegevens voor de server, zoals de hostname, het poortnummer, de gebruikersnaam en het wachtwoord. Verwijder het blokje van het label door erop te klikken en op Delete te drukken. Klik het MQTT-blok dan onder de Setup vast, voeg daaronder nog een blokje mqtt start toe en daaronder Set screen show. Als je deze code op je Core Ink draait, zou je in de logs van Mosquitto iets moeten zien als:

"New client connected from 192.168.0.215:58048 as Core Ink (p2, c1, k300, u'home')."

MQTT-onderwerp

We willen nu dat de Core Ink een sensorwaarde toont die binnenkomt op een specifiek MQTT-onderwerp. Dat doe je door een blokje Advanced / MQTT / mqtt subscribe toe te voegen. Dit klik je niet aan de rest van je blokjes vast, maar staat los daarvan. Vul het MQTT-onderwerp tussen de aanhalingstekens in.

Binnen dit blokje vind je de gegevens die op het gegeven MQTT-onderwerp worden ontvangen in de variabele topic_data. We gaan die waarde eerst in een variabele steken. Klik op Variables / Create variable, noem die bijvoorbeeld buitentemperatuur en klik op OK. Sleep Set buitentemperatuur to in het MQTT-blokje en plak daarachter het blokje Advanced / MQTT / get topic_data.

Temperatuur tonen

Dan rest ons nu nog om de temperatuur te tonen in een label. Omdat we met een e-ink-scherm werken mogen we het scherm niet te snel na elkaar verversen. Dat is de reden waarom we niet in het blok mqtt subscribe onmiddellijk de temperatuur op het scherm tonen, want sommige sensoren sturen elke seconde een nieuwe waarde via MQTT.

Daarom maken we een lus aan die elke minuut het label aanpast. Sleep de lus uit Event / Loop achter mqtt start en verwijder het blokje Set screen show dat er eerst stond. Voeg in de lus het blokje UI / Label / Label show toe. Vervang het blokje met de standaardtekst "Hello M5" door het blokje Variables / buitentemperatuur. Voeg dan het blokje Screen / Set screen show onder het label toe en daaronder Timer / Wait 1 s. Vervang de 1 door 60 voor een update elke minuut.

Meerdere interface-elementen

We zijn begonnen met één label, maar we willen uiteraard meerdere sensorwaardes tonen. Gelukkig kun je de interface eenvoudig uitbreiden. Sleep uit de linkerzijbalk een Title, drie keer een Label en één keer een Line naar het scherm van de Core Ink. Je hebt nu vier labels: twee voor sensorwaardes en twee voor een begeleidende tekst. Met de lijn delen we het scherm op in twee vakken.

Sleep naar elke hoek van het scherm (linksboven, rechtsboven, linksonder en rechtsonder) een label. De exacte locatie pas je dadelijk aan. Klik dan op de lijn. Vul achtereenvolgens voor X1, Y1, X2 en Y2 de coördinaten 0, 110, 200 en 110 in. Dat levert een horizontale lijn op die ongeveer het midden van het scherm van 200 bij 200 pixels doorkruist. Klik op het kruisje om de eigenschappen van de lijn te verlaten.

Tekst aanpassen

Klik op elk van de labels om hun eigenschappen aan te passen. Het label linksboven geef je de tekst Buiten en lettertype DejaVuSans 18. Het label rechtsboven geef je hetzelfde lettertype. Het label linksonder geef je de tekst Binnen en ook hetzelfde lettertype. Dit lettertype ken je ook aan het label rechtsonder toe. De tekst van de labels rechtsboven en rechtsonder maakt niet uit: die gaat ons programma vervangen door de sensorwaardes. Ook bij de titel laten we de tekst door het programma aanpassen.

Laten we eerst de tekst van de titel aanpassen naar de huidige tijd. Daarvoor ga je naar Advanced / NTP en sleep je het blokje getiteld Init ntptime with host "cn.pool.ntp.org" and timezone 8 naar je canvas. Plaats het tussen Setup en de initialisatie van MQTT. Verander de host naar een server die zich dichterbij bevindt, zoals nl.pool.ntp.org, en verander de tijdzone naar 2. Sleep dan uit UI / Title het blokje Title title0 show "Title" en vervang de aanduiding "Title" door het blokje Get date format with "-" and time format with ":" uit Advanced / NTP. Sleep dan dit titelblokje binnen je lus, vóór het blokje dat je label toont.

JSON inlezen

Als je nu nog de buitentemperatuur op het juiste label toont en deze code op je Core Ink draait, krijg je in de titelbalk de huidige datum en tijd te zien, en in het bovenste gedeelte de buitentemperatuur. Nu kunnen we in het onderste gedeelte nog een andere temperatuur tonen als we daarvoor een extra variabele aanmaken die we in een ander mqtt-subscribe-blok een waarde geven. Dat blok kan ook complexer zijn, bijvoorbeeld als de MQTT-boodschap in JSON-formaat is (zie ook het kader ‘JSON’).

Maak daarvoor twee variabelen aan: één om de JSON-string in op te slaan (binnenjson), en één om de binnentemperatuur in op te slaan (binnentemperatuur). Voeg dan in een nieuw blok mqtt subscribe met het juiste MQTT-onderwerp het blok Variables / Set binnenjson to toe en vul het ontbrekende slot met JSON / loads json. In het ontbrekende slot van dit laatste plaats je Advanced / MQTT / get topic_data. Op deze manier lees je de MQTT-boodschap als JSON-structuur in en zet je die om naar een ‘map’ die je aan de variabele binnenjson toekent.

Waardes uit JSON halen

Voeg na dit blok dat de JSON-structuur inleest een blok Variables / set binnentemperatuur to toe en vul het ontbrekende slot met Map / get key … in map …. Na get key voeg je Text / " " toe en daar vul je de sleutel in waarin de temperatuurwaarde zit, zoals tempc. Na in map voeg je Variables / binnenjson toe.

Deze opdracht haalt dus de waarde van de sleutel tempc uit de map die de JSON-structuur bevat en kent deze toe aan de variabele met de binnentemperatuur. Als je nu in je lus ook de binnentemperatuur aan het juiste label toekent, zal je apparaatje elke minuut niet alleen de buitentemperatuur maar ook de binnentemperatuur updaten. Vergeet overigens niet je code op te slaan met het icoontje bovenaan rechts, zodat je hem later opnieuw kunt inladen en aanpassen.

JSON

Meer blokjes

In deze masterclass hebben we maar een beperkt aantal blokjes geïntroduceerd om een eenvoudig dashboard voor je smarthome te maken. Maar UIFlow heeft nog veel meer types blokjes met allerlei mogelijkheden. Zo vind je onder Event de mogelijkheid om op het drukken op de knoppen van je Core Ink te reageren. Zo zou je een bericht naar je MQTT-broker kunnen verzenden (Advanced / MQTT / publish topic) als je de knop aan de zijkant naar boven of onder drukt.

En in de categorie Hardware krijg je dan weer toegang tot allerlei hardwarefunctionaliteit. Je spreekt hier de luidspreker aan, leds, batterij, GPIO-pinnen, UART, I²C, wifi enzovoort, afhankelijk van het model van je M5Stack-apparaat. En als je units en hats op je apparaat hebt aangesloten, vind je die functionaliteit in de gelijknamige categorieën.

Programmeren in blokjes

Onder Advanced vind je ook de mogelijkheid om een http-aanvraag te doen. Je geeft daarbij een methode, url, headers en data op en vult de blokjes in die bepalen wat er gebeurt bij het slagen of falen van de aanvraag. Je kunt ook meer low-level netwerkcommunicatie uitvoeren door een UDP-server of UDP-client op te zetten.

Ook van de echte programmeerconcepten hebben we nog niet veel getoond. Er zijn allerlei blokjes voor wiskundige berekeningen, diverse soorten lussen en vergelijkingen. Je kunt ook teksten manipuleren en met lijsten werken. En je kunt zelfs een functie in een afzonderlijk blok definiëren, die je dan in andere blokjes kunt oproepen. Blockly geeft je dus krachtige grafische programmeermogelijkheden.

MicroPython

Ook krachtig aan UIFlow is dat je Blockly-code onderliggend in MicroPython wordt omgezet, een lichtgewichtversie van de programmeertaal Python voor microcontrollers. Als je bovenaan op Python klikt, krijg je de MicroPython-code te zien die overeenkomt met je blokkenconstructie in Blockly. Klik je daarna op Blockly, dan krijg je weer je blokken te zien.

Tip: bestel ook de cursus Programmeren in Python!

Soms zul je misschien ook externe hardware willen aansturen die niet door UIFlow wordt ondersteund, of andere functionaliteit gebruiken die niet is voorzien. Dan kun je in Blockly onder Advanced / Execute een blokje Execute code toevoegen. Hierin typ je dan MicroPython-code. Die wordt dan rechtstreeks op die plaats uitgevoerd, wat je ook zult zien als je de Python-versie van je programma bekijkt.

Meer inzicht in het energieverbruik van je slimme huis? Bestel dan een energiemeter bij Bol.com.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).