Als consument ben je voor het gebruik van applicaties met navigatie of het terugvinden van een verloren toestel aangewezen op gps, maar ‘celltracking’ via zendmasten is vooral voorbehouden aan providers – en in het verlengde daarvan de opsporingsdiensten die de gegevens willen achterhalen. Zo werkt locatietracking op smartphones.

Lees eerst: GPS en GNSS: Alles over locatietracking

Er is een aantal manieren om een telefoon op een netwerk te vinden, maar de belangrijkste heeft te maken met de sterkte van het telefoonsignaal tegenover de zendmast. Ook daarbij komt triangulatie om de hoek kijken. Is het je weleens opgevallen dat een zendmast aan de bovenkant vaak driehoekig is? Een telefoonzendmast zendt signalen uit in drie richtingen (of kwadranten).

Als een telefoon in de buurt is, maakt die verbinding met een van die drie kwadranten. De sterkte van het signaal is een indicatie van hoe ver een telefoon van de zendmast verwijderd is. Met een signaal in één zo’n kwadrant kun je niet zoveel, maar als drie (of zelfs meer) van die kwadranten met elkaar overlappen, kun je die informatie trianguleren en accuraat achterhalen waar een toestel zich bevindt.

Daarvoor is het overigens wel nodig dat de telefoon contact legt met meerdere zendmasten. In drukbevolkte gebieden zoals steden is dat makkelijk, maar in buitengebieden is dat vaak niet het geval. De methode is daarom lang niet altijd even betrouwbaar en geniet zodoende niet vaak de voorkeur.

Aan de andere kant heeft deze methode wel één duidelijk voordeel: de gebruiker hoeft niet actief een telefoongesprek te voeren of zijn of haar locatiedata in te schakelen. Als de telefoon gewoon aan staat (en als de vliegtuigmodus niet is ingeschakeld), wordt een constante verbinding gelegd met zendmasten in de buurt, en dat is al genoeg om de locatie te kunnen achterhalen.

Locatie doorgeven

De enige andere manier om locatiegegevens van een toestel te achterhalen, is door de daadwerkelijke locatie via GNSS op te zoeken. Dat levert een probleem op als de gebruiker die heeft uitgeschakeld in het besturingssysteem van de telefoon. Een provider zou dat probleem in theorie stiekem kunnen verhelpen door een soort achterdeurtje in het besturingssysteem in te bouwen, maar daar lopen fabrikanten vanzelfsprekend niet voor warm.

Het feit dat fabrikanten dat niet willen, leidde eerder dit jaar nog tot problemen bij de meldkamer van het alarmnummer. Die was, volgens onderzoek van RTL Nieuws, slecht voorbereid op ongevallen omdat gebruikers zelf hun locatie nog moesten doorgeven bij een ongeval. Een ideale oplossing zou de implementatie van AML (Advanced Mobile Location) zijn, waarbij de telefoon automatisch de locatiegegevens van de beller doorstuurt zodra die 112 belt.

Zo’n oplossing moet echter op Europees niveau worden geregeld, in overleg met veel providers en fabrikanten, en dat gaat nog niet zo gemakkelijk. Voorlopig hebben instanties als 112 dus niets aan GNSS op je telefoon, en moeten zij het doen met onnauwkeurige triangulatie via de telefoonmast.

Wifi-tracking en mac-adres

Op lokaal niveau kan je locatie ook worden bepaald (én gevolgd) door het gebruik van wifi, al is dat bereik vanzelfsprekend veel beperkter. Een telefoon met de wifi-functie ingeschakeld zendt een constant signaal uit met het unieke mac-adres van de telefoon. Op die manier kan het toestel relatief eenvoudig via een unieke ‘fingerprint’ worden gevolgd.

Wifi kan in combinatie met andere signalen zoals gps of lte ook worden gebruikt om de locatie van je telefoon te verbeteren en het apparaat accurater te volgen. Dat is handig als je binnenshuis bent, waar gps-signalen niet sterk zijn of zelfs helemaal niet doordringen.

Als je telefoon actief naar wifi-signalen zoekt, vangt hij alle ssid’s op die zich in de buurt bevinden. Zeker in drukke steden zijn dat er vaak tientallen. Al die apparaten hebben hun eigen unieke mac-adres, die vervolgens met een kruisverwijzing met een grote internationale database worden gecontroleerd door Android of iOS.

Die database is onder meer opgezet door Google, toen het bedrijf zijn Streetview-beelden maakte. De auto’s die vooral bedoeld waren om camerabeelden van straten vast te leggen, waren ook uitgerust met scanners die wifi-signalen opspoorden. Het resultaat is een enorme database van wifinetwerken en hun locaties.

Op dezelfde manier gebruiken telefoons de signaalsterkte om te bepalen hoe ver of dichtbij de telefoon van een bepaald netwerk verwijderd is. Zo kan de locatie in combinatie met GNSS-gegevens vooral binnenshuis nóg preciezer worden bepaald.

Tracking via bluetooth

Bluetooth kan op een vergelijkbare manier worden ingezet. Bluetooth-beacons worden nu al regelmatig gebruikt om mensenstromen te volgen. Net als een wifi-signaal zendt bluetooth ook het mac-adres van een telefoon uit, dat met genoeg beacons in een omgeving kan worden gebruikt om na te gaan waar een specifieke telefoon zich bevindt.

Eén lichtpuntje is er in elk geval voor iPhone-gebruikers: iOS maakt sinds versie 8 namelijk standaard gebruik van dynamische mac-adressen, zodat je een telefoon nooit meer kunt identificeren aan de hand van een uniek nummer. Google heeft die feature ook beschikbaar gemaakt voor Android sinds versie 5, maar er zijn nog maar weinig fabrikanten die dat ook daadwerkelijk hebben geïmplementeerd in het OS. Wil je er zeker van zijn dat dat wel zo is, dan kun je kijken naar welke telefoons die functie ondersteunen, of je downloadt een custom rom die dat doet. Ook staan er apps in de Play Store die de feature mogelijk maken, al moet je daar vaak wel root-toegang voor hebben.

Tracking in winkels

De bovenstaande methodes om wifi en bluetooth voor locatietracking te gebruiken worden steeds vaker ingezet door bedrijven, die scanning-methodes toepassen om mensenstromen binnen hun panden te volgen. Een paar jaar geleden ontdekte Tweakers dat dat gebeurde in winkels van Dixons en MyCom, wat toen nog leidde tot veel ophef.

Inmiddels is het meer dan normaal om in een drukke winkelstraat door tientallen tracking-beacons te worden bijgehouden. Onlangs nog bleek uit onderzoek van RTL Nieuws dat in de binnensteden van tientallen Nederlandse gemeentes gebruik werd gemaakt van dergelijke technologie, maar de verantwoordelijke partijen zagen geen probleem in het volgen van telefoons.

©PXimport

Dat is overigens lang niet de enige controverse rondom locatietracking. Het feit dat de smartphone gebouwd lijkt om uitgerekend de locatie van gebruikers zo accuraat mogelijk te volgen, wordt ook door fabrikanten steeds fanatieker ingezet. Google kan bijvoorbeeld van iedere Android-gebruiker zien waar die zich bevindt – zelfs als die de locatiegegevens in Android heeft uitgeschakeld.

Gebruikers kunnen de optie dat Google die informatie vervolgens koppelt aan het profiel van een gebruiker weliswaar uitschakelen, maar dan nog verzamelt het bedrijf die gegevens. Eens in de zoveel tijd steekt op sociale media de link maps.google.com/locationhistory dan ook de kop op, waarmee gebruikers plotseling onaangenaam worden verrast met welke gegevens Google over hen opslaat.

Beschermen tegen smartphone-tracking

Het is lastig om ervoor te zorgen dat je helemáál niet meer wordt gevolgd via locatietracking, omdat er veel verschillende manieren zijn om dat te doen. Belangrijk is daarbij wel dat er verschillende threat models zijn waar verschillende oplossingen voor bestaan, die vaak verschillen in complexiteit. Wil je bijvoorbeeld dat applicaties en advertentienetwerken in bepaalde apps je niet kunnen volgen, dan is het vaak al voldoende om de toegangspermissies in je besturingssysteem aan te passen.

Krijg je echter te maken met opsporingsdiensten, dan wordt het al lastiger om je locatie af te schermen. In dat geval is het namelijk relatief eenvoudig om via de provider jouw locatiegegevens via zendmasten op te vragen – al zal zo’n maatregel niet voor elk wissewasje worden ingezet. De enige manier om dat te voorkomen, is door een telefoon simpelweg niet te gebruiken in de buurt van een bepaalde zendmast. Niet bepaald een realistische optie ...

GNSS-gegevens zijn door de politie niet zomaar op te vragen, tenzij die bij een app als Facebook bekend zijn. De beste preventiemaatregel in dit geval is eveneens simpel: geef zulke apps geen toegang tot je locatiegegevens. Of beter nog: installeer ze überhaupt niet op je telefoon.

Het is in theorie ook mogelijk om navigatiegegevens te achterhalen door een malafide app op een telefoon te installeren, en dat kan zelfs zonder medeweten van de gebruiker. Bij iOS is dat lastig, maar Android-gebruikers moeten die methode specifiek blokkeren (door ‘installeren uit onbekende bron’ in de instellingen uit te schakelen).

Als je niet wilt worden gevolgd door winkeliers in een stadscentrum of door andere commerciële databoeren die locatietracking inzetten om mensenstromen in de gaten te houden, dan doe je er goed aan om wifi en bluetooth uit te schakelen als je ergens naartoe gaat. Het scannen naar netwerken is al genoeg om je daarmee te kunnen achterhalen, dus schakel die features sowieso uit – ook als je niet daadwerkelijk met een netwerk of apparaat verbindt. Er zijn applicaties (zoals Tasker voor Android) die deze klus kunnen voor je automatiseren. Zo hoef je er niet telkens aan te denken als je de deur uit loopt.

En als je écht niet wilt dat je telefoon wordt gevolgd, zijn er speciale privacy-hoesjes te koop (zoals de PrivacyCase), waarmee uitgaande signalen worden geblokkeerd als een soort mini-Faraday-kooi voor je telefoon. Dat houdt uiteraard ook in dat je je telefoon niet meer kunt gebruiken, behalve misschien wat games – inkomende signalen worden immers ook tegengehouden. Maar is het in dat geval wel de moeite om überhaupt een telefoon te gebruiken?

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).