Kom je er aan het einde van de dag telkens achter dat je ongemerkt toch flink wat uren achter het scherm hebt doorgebracht? Dan is het tijd om je schermtijd onder controle te krijgen. Hoe krijg je inzicht en welke opties zijn er voor verantwoord computergebruik? Kortom: wil je minder op smartphone of pc zitten, dan geven we je daarvoor enkele tips.

Meer controle over de hoeveelheid tijd dat je met een apparaat werkt, begint met inzicht. De ingebouwde functies in Windows, Android, iOS en iPadOS bieden dan ook relatief uitgebreide rapportages en de mogelijkheid om op app-niveau te bepalen hoeveel tijd je eraan spendeert.

Windows schermtijd-limiet instellen

Windows kent een aantal ingebouwde hulpmiddelen waarmee je het computergebruik aan banden kunt leggen. De meeste opties maken deel uit van Family Safety.

Open het Windows-instellingenvenster (Windows+I) en kies Accounts / Gezin en andere gebruikers. In de sectie Een familielid toevoegen klik je op Account toevoegen. Geef het e-mailadres van de persoon op. Klik hierna op Familie-instellingen online beheren (Windows 10) of op het pictogram naast Ouderlijk toezicht online beheren of een account verwijderen (Windows 11). Je kunt nu per gebruiker de schermtijd bepalen.

In het dashboard zie je alle gebruikers en de apparaten waarop ze zijn aangemeld. Klik op het apparaat van de gebruiker waarvoor je de schermtijd wilt instellen. Links in het venster kies je voor Schermtijd. Klik op de knop Limieten inschakelen. Een weekschema verschijnt. In de kolom Tijdslimiet lees je hoeveel uur er op een dag met het apparaat mag worden gewerkt. In de kolom Beschikbare tijden zie je op welke tijdstippen het apparaat mag worden gebruikt.

Klik op een dag om deze te bewerken. Geef eerst met de schuifregelaar aan hoelang het apparaat maximaal mag worden gebruikt. In de sectie eronder geef je aan op welke tijdstippen het apparaat beschikbaar is. Klik op Schema toevoegen om een extra tijdsblok te definiëren. Zo kun je bijvoorbeeld een middagpauze inlassen, waarin de apparaten niet mogen worden gebruikt.

©PXimport

Je kunt per apparaat een schermtijdlimiet instellen. Zo kun je onderscheid maken tussen bijvoorbeeld een laptop en een Xbox. In plaats hiervan kun je ook één schema maken dat op alle apparaten van toepassing is. Zet de schuif op Aan bij de optie Eén schema gebruiken op alle apparaten. 

Activiteitenoverzicht

Klik op een gebruiker om de details van het gebruik van Windows te zien. Links in het venster kies je voor Overzicht. In het vak Schermtijd vind je een overzicht van het dagelijks gebruik. Voor meer details open je via het menu aan de linkerkant de sectie Schermtijd. De details verschijnen rechts.

Prettig is dat je de schermtijd voor verschillende apparaten kunt bijhouden. Zo biedt Family Safety niet alleen ondersteuning voor Windows-computers, maar kun je ook de schermtijd bijhouden van een Xbox, Android-telefoon en iPhone. In het onderdeel Schermtijd klik je daartoe op Een apparaat koppelen. Selecteer het apparaat waarvan je het gebruik wilt bijhouden en volg de koppelinstructies. 

©PXimport

Geconcentreerd doorwerken

Maak je gebruik van Windows 11? De nieuwe Windows-versie beschikt over Focussessies, een nieuwe functie die je moet helpen om geconcentreerd aan een taak te werken. Hierbij stel je vooraf een aantal minuten in en geef je aan hoeveel tussentijdse pauzes je wilt inlassen. In het vak Dagelijkse voortgang zie je in hoeverre je dagelijkse doel is behaald en kun je de ‘score’ vergelijken met de dag ervoor.

De functie maakt deel uit van de app Klok. Open het Startmenu en typ Klok. Links in het venster vind je het onderdeel Focussessies. Geef rechts in het venster aan hoeveel minuten je ongestoord wilt doorwerken. Klik op Focussessie starten. De klok begint met aftellen en geeft aan wanneer de eerstvolgende pauze plaatsvindt.

Focussessies biedt een koppeling met Spotify, zodat je eigen muziek kunt afspelen tijdens het werken. Klink linksonder in het venster op Instellingen en zet de schuif bij Spotify op Aan. Een vergelijkbare koppeling is er met de app Microsoft To Do. Deze activeer je eveneens via het instellingenvenster (zet de schuif bij To Do op Aan). Via To Do kun je een takenlijst selecteren waaraan je tijdens de focussessie kunt werken.

©PXimport

Je kunt de statistieken van het computergebruik ook weergeven in een widget. Klik op de knop Widgets. Je vindt deze rechts van de startknop in de taakbalk. Klik op Widgets toevoegen en selecteer Family Safety. De widget wordt toegevoegd aan de lijst met bestaande widgets. 

Schermtijd binnen iOS

Via het onderdeel Schermtijd in iOS en iPadOS krijg je meer controle over het gebruik van de apparaten. Open het onderdeel Instellingen en tik op Schermtijd. Kies voor Schakel schermtijd in en tik op Ga door. Kies voor Dit is mijn iPhone/iPad of – als het apparaat wordt ingesteld voor een kind – voor Dit is de iPhone/iPad van mijn kind.

Schermtijd maakt een rapport met details over het apparaatgebruik aan. Kies voor Bekijk alle activiteit. Je kunt daarbij schakelen tussen een week- en dagweergave. In de sectie Schermtijd zie je hoeveel tijd de iPhone (of iPad) is gebruikt. Bovendien wordt het gebruik onderverdeeld in verschillende categorieën, zoals Amusement, Games en Informatie en lezen. Interessant is de sectie Meest gebruikt. Klik op een app om de details van het gebruik van de app te zien.

In de sectie Aantal keer opgepakt lees je hoe vaak het apparaat is opgepakt en welke app je hierna het eerst hebt gebruikt. Tot slot is er de sectie Meldingen, die in kaart brengt welke apps verantwoordelijk zijn voor het tonen van een melding.

©PXimport

Apparaatvrije tijd

Via de functie Apparaatvrije tijd geef je een tijdsbestek op waarbinnen je alleen kunt worden gebeld en vooraf ingestelde apps kunt gebruiken. Tik in het venster van Schermtijd op Apparaatvrije tijd. Zet de schuif bij Gepland op Aan. Kies vervolgens of het nieuwe schema voor alle dagen geldt (Elke dag) of voor specifieke dagen (Pas dagen aan). Hierna bepaal je bij de regels Van en Tot de tijdsduur.

Minstens even interessant is de optie om de apparaatvrije tijd per direct in te schakelen. Concludeer je na een lange dag dat het tijd is voor échte ontspanning? Tik op Schakel apparaatvrije tijd in tot morgen. De iPhone of iPad wordt dan tot middernacht in de apparaatvrije modus gezet. Heb je eerder een schema ingesteld, dan is de apparaatvrije tijd ingeschakeld tot het eerstvolgende moment van het schema.

Om Apparaatvrije tijd goed te laten werken, is het belangrijk om de lijst met toegestane apps door te nemen. In het hoofdvenster van Schermtijd kies je voor Altijd toegestaan. Er verschijnt een overzicht van apps die altijd zijn toegestaan en dus ook beschikbaar zijn tijdens de apparaatvrije tijd. Hier vind je bijvoorbeeld de app Telefoon. Verwijder de apps die je niet wilt toestaan en voeg eventuele specifieke apps toe via de lijst Kies apps.

©PXimport

Op app-niveau

Voor nog meer controle kun je tijdslimieten voor specifieke apps instellen, bijvoorbeeld om het gebruik van sociale media aan banden te leggen. In het instellingenvenster van Schermtijd tik je op Applimieten. Tik op Voeg limiet toe. Kies een categorie, bijvoorbeeld Sociaal. De lijst klapt uit en toont de apps die tot de categorie behoren. Tik op Volgende en geef aan hoelang de app mag worden gebruikt.

Wordt de iPad (of iPhone) binnen het gezin ook door anderen gebruikt? Je kunt de instellingen voor schermtijd ook laten gelden voor de andere gezinsleden. Tik op Configureer schermtijd voor gezin. Volg de stappen van de wizard om de limiet toe te passen.

Schermtijd in Android

Heb je een Android-toestel? Ook hier is veel aandacht besteed aan functies om verantwoord met het apparaat om te gaan. De stappen zijn afhankelijk van het gebruikte Android-apparaat en de versie. Kun je een genoemde optie niet vinden, controleer dan of er een vergelijkbare functie beschikbaar is.

Open het instellingenvenster van Android en kies Digitaal welzijn en ouderlijk toezicht. Tik in de sectie Je tools voor digitaal welzijn op Je gegevens bekijken. Boven in het venster lees je hoelang je het apparaat hebt gebruikt en welke apps je gedurende die tijd hebt gebruikt. Bovendien lees je hoe vaak het apparaat is ontgrendeld en welke meldingen zijn verschenen.

Kies voor Dashboard. In deze sectie kun je timers instellen: zodra de toegewezen tijd voorbij is, kun je de app voor de rest van de dag niet meer gebruiken. Tik op Alle apps weergeven. Tik hierna op de zandloper bij de app waarvoor je een timer wilt instellen. Geef de gewenste tijdsduur op en tik op OK. De timers worden telkens om middernacht opnieuw ingesteld.

©CIDimport

Focusmodus

Ook Android kent een modus die afleidende apps blokkeert en meldingen verbergt. Je vindt deze focusmodus via het eerdergenoemde onderdeel Digitaal welzijn en ouderlijk toezicht. Tik op Focusmodus. Kies eerst de apps die je tijdens de focusmodus wilt onderdrukken: tik op Alle apps weergeven en plaats een vinkje naast de apps die je wilt blokkeren. Is de lijst compleet? Tik dan op Nu aanzetten om de focusmodus direct te activeren.

In plaats daarvan kun je ook een schema opstellen, waardoor de focusmodus op gezette tijden automatisch wordt geactiveerd. Tik op Een schema instellen. Kies vervolgens de begin- en eindtijd van de focusmodus. Selecteer tot slot de dagen waarop de modus moet worden geactiveerd. Geniet van de rust!

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).