Wil je een vreemde taal leren, dan heb je geen dure cursus nodig. Er zijn veel apps waarmee je een vreemde taal kunt leren. Welke apps raden we aan? Lees snel verder!

Het gebruiken van een taal-app brengt heel wat voordelen met zich mee. Zo zijn er veel apps die je kosteloos kunt gebruiken of een tijdje kunt uitproberen, en kun je alles vanuit huis doen. Je downloadt de app op je telefoon of tablet en je kunt direct aan de slag. Ook maken deze apps het door middel van allerlei handige opties het je zo makkelijk en leuk mogelijk om je taal naar keuze te leren.

Tip 01: Duolingo

Duolingo is verreweg de bekendste app en helpt enorm bij het leren van een nieuwe taal. Als je alleen Nederlands spreekt, dan kun je via Duolingo alleen een cursus Engels volgen. Spreek je echter goed genoeg Engels, dan heb je veel meer opties. Aangeboden worden bijvoorbeeld Spaans, Frans, Duits en Italiaans, maar ook niet-alledaagse talen als Turks, Noors en Russisch. Duolingo begint bij de basics en leert je eerst simpele woordjes en grammaticale constructies die handig zijn voor als je op vakantie bent. Als je een level hebt gehaald, dan scoor je punten. De geleerde dingen worden steeds weer opnieuw herhaald. In de app kunt je doelen stellen door op Profile / Set Goal te tikken en bij Settings / Notifications geef je aan of Duolingo je een bericht mag sturen als het tijd is om te oefenen. Dit is aan te raden om je zelfdiscipline een beetje te helpen. Duolingo is volledig gratis, elke taal bestaat uit een heleboel lessen en levert je genoeg informatie om in de vakantie op een terras vloeiend iets te bestellen of om een gesprek met iemand aan te gaan. Uiteraard spreekt de app ook woorden en zinnen uit zodat je meteen kunt oefenen met de uitspraak. Lees ook: De 10 beste apps om 5 minuten te doden.

Tip 02: Memrise

Memrise is een andere goede app. Niet alleen talen zijn met de app leren, ook je kennis van bijvoorbeeld topografie kun je met Memrise verbeteren. Het concept van Memrise is om kleinere lesjes te geven in plaats van een grote cursus aan te bieden. In de app kies je een cursus en net als bij Duolingo word je door de app overhoord. Je kunt de uitspraak van een woord of zin beluisteren en als je een geheugensteuntje nodig hebt, tik je op Help me learn this. Er verschijnt dan een zogenoemde ‘mem’, een ezelsbruggetje of een afbeelding om je te helpen met het onthouden van de zin of het woord. Deze mems zijn door gebruikers gemaakt en verschillen dus wel in kwaliteit. De app is gratis te gebruiken en biedt heel veel cursussen aan. Je kunt upgraden naar een Pro-abonnement, maar met de gratis versie ben je ook wel even zoet.

Tip 03: Babbel

De talen worden bij Babbel aangeboden in het Engels, je moet dus wel goed Engels begrijpen om de app te kunnen gebruiken. Doorloop de configuratieopties en kies het juiste niveau door voor Beginner of Advanced te kiezen. Babbel lijkt veel op het dure lespakket Rosetta Stone en begint niet met saaie rijtjes en lessen, maar laat je een afbeelding zien waar je het juiste woord bij moet kiezen zonder dat je het woord ooit hebt geleerd. Naarmate je de app langer gebruikt, zul je minder fouten maken en uiteindelijk woorden beter onthouden doordat je de afbeeldingen erbij ziet. Babbel spreekt het antwoord ook uit zodat je meteen de klank weet. De eerste les van elke taal is gratis, daarna kost het 4,95 euro per maand als je voor een jaarabonnement kiest. Naast Frans, Duits, Italiaans en Spaans kun je ook talen als Indonesisch en Russisch met Babbel leren.

Tip 04: Google Translate

Google Translate is niet alleen een handige website, de app kan je ook helpen bij het leren van een taal. Je moet wel een actieve internetverbinding hebben om zinnen en woorden te kunnen vertalen. Je kan er ook voor kiezen om een bestand te downloaden om dit offline te kunnen vertalen. Dit bestand dien je per taal te downloaden.  Er zijn in totaal 59 taalpakketten die je kunt downloaden (van de 109 talen die Google kan omzetten), van slechts 35 tot 45 mb per taal. Je hoeft dus geen extra ruimte vrij te maken op je telefoon om de bestanden te kunnen downloaden.  De taalpakketten die je op je smartphone installeert, worden regelmatig bijgewerkt. Tot nu toe is er geen instelling om de geïnstalleerde pakketten automatisch up-to-date te houden. Je moet dat zelf doen via de Instellingen en Offline vertaling.

De app kan de brontaal zelf herkennen, maar je kunt natuurlijk ook aangeven uit welke taal je een woord of zin wilt vertalen. Een slimme functie is bovendien dat je de camera van je smartphone kunt gebruiken om een tekst te vertalen. Tik op het camera-icoontje en richt je camera op de tekst die je wilt vertalen. Tik op de rode knop en de app scant de tekst. Vervolgens kun je een deel van de tekst markeren en als je op de blauwe pijl tikt, zie je de vertaling verschijnen. Net als met normale vertalingen met Google Translate is het resultaat niet altijd perfect, maar om in het buitenland een menukaart snel te vertalen, is de app een welkome hulp. Voor talen met een ander schrift kun je in Google Translate het rechter-icoontje gebruiken. Teken met je vinger bijvoorbeeld een Chinees karakter om het naar Nederlands of Engels te vertalen.

Een gesprek in realtime vertalen lukt in 43 talen. Een handschrift kan de app dan weer herkennen en vertalen in 95 talen.

Gebruikers van Google Translate zijn in ieder geval te spreken over de dienst. Google liet de prestaties van haar tool beoordelen door native speakers die tijdens de tests een waardeoordeel gaven op een schaal van 0 tot 6. Voor de meeste belangrijke talen scoorde Google Translate een gemiddelde score van 5,43 uit 6. Dan hebben we het bijvoorbeeld over Engels naar Spaans. Chinees-Engels kreeg een 4,3.

©PXimport

Tip 05: SayHi

Met Google Translate kun je ook gesproken teksten vertalen, maar dit gaat makkelijker met de app SayHi. De app gebruikt de algoritmes en database van Google, maar is geheel gefocust op het snel kunnen vertalen van gesproken tekst. Onderin zie je twee knoppen voor twee verschillende talen. Stel de ene taal in op Nederlands en de andere taal op de doeltaal door bovenin een andere taal te kiezen. Als je bijvoorbeeld een gesprek wilt aangaan met een Fransman, zorg dan dat het groene vak op Frans is ingesteld en het blauwe vak op Nederlands. Tik op het blauwe vak, wacht op de piepjes en spreek iets in het Nederlands. De app maakt verbinding met internet en spreekt de tekst in het Frans uit. Bovendien zie je de vertaling in het grote veld. Je Franse gesprekspartner kan vervolgens op het groene vak tikken en na de piepjes iets in het Frans uitspreken. Dit wordt dan weer naar het Nederlands vertaald. SayHi biedt ondersteuning voor ontzettend veel talen en kan niet alleen Frans, Engels en Spaans spreken, maar ook talen als Hebreeuws, Koreaans en Zweeds.

Tip 06: HiNative

HiNative gebruik je om vragen te stellen aan sprekers van een bepaalde taal. Tik op Profile en geef onder Native language aan welke taal je moedertaal is. Onder Languages of interest kies je welke taal of talen je daarnaast ook machtig bent. Hier kun je ook aangeven wat jouw niveau van deze taal is. Als je vervolgens weer op Home tikt, dan kun je bovenin naar links en rechts vegen om vragen over de geselecteerde talen te zien. Iemand vraagt bijvoorbeeld hoe je moet tellen van 1 tot 10 in het Nederlands. Jij kunt als moedertaalspreker het juiste antwoord geven. Als je zelf iets wilt vragen, dan tik je op de grote knop Q en kies je één van de opties. Tik bijvoorbeeld op How do you say this in, kies de brontaal en typ je vraag bij Write a word, phrase or sentence. Tik op Post om je vraag te stellen. In de meeste gevallen krijg je binnen een paar uur wel een antwoord van iemand. De app heeft ook een premium variant. Deze kun je 7 dagen gratis proberen, daarna kost het circa 4,50 euro per maand.

Tip 07: Tandem

Wil je echt communiceren met moedertaalsprekers in een andere taal, dan kun je natuurlijk op zoek gaan naar personen in de stad of plaats waar je woont, maar een tandem-app is ook een handig idee. Tandem betekent dat je beide in elkaars moedertaal kunt spreken en elkaar zo dingen kunt leren. Tik op Profile en geef onder I speak aan welke taal of talen je aanbiedt en geef onder I’d like to practice my aan welke taal of talen je wilt leren. Ga vervolgens naar Community en je vindt partners die aan jouw specifieke taalcombinatie voldoen. Tik op een persoon om meer over de persoon te weten te komen. Hier kun je lezen of een persoon bijvoorbeeld dezelfde interesses deelt. Om een bericht te sturen, tik je op de blauwe chatknop onder de profielfoto. Wil je liever een echt gesprek, dan kun je op de groene knop tikken. Het is wel aan te raden om eerst even een berichtje te sturen en te vragen of iemand tijd heeft voor een echt gesprek.

©PXimport

©CIDimport

©CIDimport

Tip 08: HelloTalk

HelloTalk is een vergelijkbare app, maar heeft iets meer serieuze functies dan Tandem. In een chat in HelloTalk heb je enorm handige functies tot je beschikking. Zo kun je op een tekst van een chatpartner tikken en op Abc tikken om een woord of zin te verbeteren. Je kunt ook commentaar geven waarom een bepaalde zin niet helemaal klopt. Als je chatpartner een tekst terugstuurt die je niet helemaal begrijpt, dan tik je op de vertaal-knop en wordt de tekst naar jouw taal vertaald. Met de app kun je bovendien foto’s en video’s sturen, teksten inspreken en een telefoon- of videogesprek aangaan. Een nieuwe functie in de app is de tijdlijn. Tik op Moments en je ziet mensen die aan jouw talencombinatie voldoen. Iemand kan bijvoorbeeld een specifieke vraag stellen en hier kun je op antwoorden. Statusupdates kun je ook vertalen of corrigeren.

Tip 09: Anki

Anki is een zogenoemde flashcard-app. Dit baseert zich op het klassieke woordjes leren met behulp van kaartjes en bakjes, waarbij je op de ene kant het Nederlandse woord schrijft en op de andere kant het buitenlandse woord. De kaartjes haal je uit het eerste bakje. Zodra je een woord bijvoorbeeld vijf keer goed hebt geraden, stop je het in een tweede bakje. Na een week ga je het tweede bakje bij langs, alle kaartjes die je goed raadt, gaan naar het derde bakje. Alle foute kaartjes gaan weer terug naar het eerste bakje. Anki doet dit alles automatisch en wordt ook wel een Spaced Repetition System genoemd. De website van Anki is gratis te gebruiken en je kunt talloze kaartjes downloaden voor jouw account, maar als je deze kaartjes in de app wilt gebruiken, moet je de app voor 27,99 euro kopen. Tenminste, als je een iPhone hebt. Een onofficiële Anki-app voor Android heet AnkiDroid en is gratis. Meld je aan op de website apps.ankiweb.net en log met je accountgegevens in bij de app. Tik op het blauwe plusje om een kaartenset toe te voegen. Een gratis flashcard-app voor de iPhone is Flashcards Deluxe Lite. Hier kun je verschillende kaarten mee importeren.

©CIDimport

Tip 10: FluentU

FluentU benadert het leren van een nieuwe taal een beetje anders. Je leert de basics van een taal middels voorbeelden met afbeeldingen of korte video’s. Kijk een filmpje en de woorden en zinnen worden als ondertiteling weergegeven. Eén video is één les en alle woorden die in de video voorkomen, worden via een Spaced Repetition System in de app herhaald totdat je ze kunt onthouden. FluentU is een betaalde dienst en kost 30 dollar per maand. FluentU stuurt je een notificatie als je een les moet reviewen en het grote voordeel is dat de app een combinatie is van lezen, schrijven, luisteren en woordjes leren.

Tip 11: Meetup

Als je iets verder gevorderd bent, dan kun je beginnen wellicht mensen te ontmoeten. Een handige hulp hierbij is de app Meetup. Maak een gratis account aan en tik op Calendar. Tik op het vergrootglas en bepaal je locatie door eronder op de rode balk te tikken. Achter Location kies je voor Current Location of typ je een andere stad in. Tik op Back en kies voor Language & Ethnic Identity. Er wordt vervolgens een lijst weergegeven van alle evenementen die met taal te maken hebben in jouw stad. De resultaten hangen af van hoe internationaal de stad is: in Amsterdam vind je uiteraard meer taal-bijeenkomsten dan in een stad als Emmen. Tik op een evenement en kies voor RSVP om je aan te melden voor het evenement. De meeste evenementen zijn gratis en bedoeld om mensen die een taal leren bij elkaar te brengen.

Tip 12: Taalspecifieke apps

Voor elke specifieke taal zijn er natuurlijk honderden apps te vinden. Als je een taal als Chinees, Koreaans of Japans wilt leren, is het belangrijk om het schrift te kunnen lezen. Er zijn apps in de vorm van spelletjes verkrijgbaar die je op een speelse wijze Hangul (Korea), Hiragana (Japan) of het Griekse alfabet kunnen leren. Voor Spaans is een app als Conjuverb erg handig. Zo heb je alle vervoegingen van werkwoorden bij de hand. Wil je Russisch leren? Kijk dan eens naar een app als Russisch Leren 6000 Woorden in de App Store. Voor de Duitse taal is Der Die Das een handige app. Je krijgt woordjes te zien en moet raden of het een mannelijk, vrouwelijk of onzijdig woord is.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).