ID.nl logo
De multimeter: spannender dan je denkt!
Huis

De multimeter: spannender dan je denkt!

Een multimeter is een meter die meerdere elektrische grootheden kan meten en is een noodzakelijke tool voor veelvoorkomende klusjes in en om het huis. Daarbij geldt dat je niet per se een duur professioneel model hoeft aan te schaffen; ook een budgetexemplaar van de bouwmarkt kan al een prima hulpmiddel zijn.

In dit artikel leer je:

  • Wat een multimeter is
  • Dat je deze vooral veel gebruikt voor het meten van (net)spanningen
  • Dat je met een huis-tuin-en-keukenmultimeter om veiligheidsredenen beter geen aan de netspanning gerelateerde stromen kunt meten
  • Dat je de weerstandsmeetfunctie kunt gebruiken om bijvoorbeeld draadbreuken in losgekoppelde snoeren te zoeken
  • Dat de multimeter goed van pas komt voor het meten van de uitgangsspanning van netadapters

Ook lezen: Wondermiddel: ook hier kun je WD-40 voor gebruiken!

Vermijd de stroomsterktefunctie (A)

Een multimeter is een apparaat waarmee je in elk geval de (net)spanning kunt uitlezen, weerstand kunt meten en desgewenst stroomsterkte meet. Dat laatste is – zeker als het gaat om netspanning – vaak niet iets dat je veel zult doen. Bij goedkopere meters kun je deze functie in combinatie met netspanning het best helemaal vermijden; de kans is namelijk groot dat de budget-multimeter niet of niet goed op deze taak berekend is.

TIP! Wil je echt serieus stroom en vermogen meten, dan zijn daar andere gespecialiseerde meters als bijvoorbeeld een stroomtang voor.

Goedkope multimeters kennen vaak een beperkt stroomsterktebereik, in dit geval alleen gelijkspanning.

Wat is de waarde van de netspanning in mijn huis?

In principe zijn multimeters zowel met analoge als digitale uitlezing verkrijgbaar, maar tegenwoordig is het eigenlijk vooral digitaal wat de klok slaat. Logisch, want makkelijk uit te lezen. Met de nauwkeurigheid is het meestal prima in orde, al moet je je bedenken dat het voor de netspanning niks uitmaakt of je meter een volt te veel of te weinig aangeeft. Wat je in je achterhoofd moet houden, is dat de nominale netspanning in Nederland (en de andere EU-landen) 230 volt bedraagt. Kijk echter niet vreemd op als daar behoorlijke schommelingen in zitten, variërend van 220 tot 240 volt met af en toe een uitschieter naar boven of wat naar beneden.

Multimeter kopen?

Kijk hier voor de beste deals!

Dat wordt pas zorgwekkend als die pieken of dalen langdurig optreden. Heb je bijvoorbeeld zonnepanelen op het dak liggen, dan bestaat de kans dat de netspanning oploopt naar waarden boven de 250 volt en soms zelfs over de 260 volt kruipt. Dat laatste is zeker niet goed, zeker als dat langer dan een paar minuten duurt. Zie jij op je multimeter continu waarden van boven de 250 volt, dan is het tijd om eens contact op te nemen met de energieleverancier. Zij kunnen de wijktransformator anders instellen en daarmee de nominale spanning wat omlaag schroeven.

TIP! Het gevaar van een continu te hoge netspanning is dat erop aangesloten apparaten extra warmte ontwikkelen, waardoor ze uiteindelijk sneller slijten. Bij oudere apparaten die nog voor 220 volt zijn ontwikkeld, is het risico daarop nog groter. Ook bestaat daar de kans op doorslag van elektronische onderdelen als condensators.

©Allard1

Zonnepanelen kunnen op een zonnige dag voor een flink hogere en soms simpelweg veel te hoge netspanning in huis zorgen.

Hoe meet je de netspanning?

Hoe je de netspanning meet? Allereerst schakel je de multimeter in. Vervolgens zet je de draaischakelaar op het AC-bereik (wisselspanning). Let op: bij de goedkoopste meters moet je dat meetbereik zelf instellen. Let op dat je niet een te laag spanningsbereik kiest; in het beroerdste geval is het dan einde oefening voor de multimeter. De net iets slimmere autorange-meter kiest zelf z’n bereik. Even goed in de handleiding nalezen dus welk type multimeter je hebt, zeker als je nog nooit eerder met zo’n apparaat hebt gewerkt.

Controleer ook of je niet per ongeluk het stroombereik (A: ampėre) hebt gekozen. In dat geval blaas je sowieso de zekering(en) in de meter op, en mogelijk is de schade onherstelbaar (zeker bij de budgettypen). Je moet echt de spanning hebben (V). In het geval van netspanning kies je het hoogst beschikbare bereik.

Vervolgens prik je de meetpennen in een stopcontact. Daarbij is het weer even opletten: veel stopcontacten beschikken over een kinderbeveiliging. In dat geval moet je beide pennen precies tegelijk naar binnen duwen, waarbij het niet uitmaakt in welke gaten je de rode of zwarte meetpen prikt. Als het goed is, zie je nu op het display van de multimeter een gemeten spanning verschijnen. Meet op deze manier verschillende stopcontacten in huis.

Er kunnen verschillen zijn, afhankelijk van welke fase voor welke groep in huis is gebruikt. Bij gebruik van zonnepanelen kunnen deze waarden wederom behoorlijk verschillen. Het zijn de uitschieters naar boven die je een tijdje of op gezette tijden (vooral zonnige dagen) moet monitoren.

TIP! Maak je een fout en klapt er iets in de meter, trek dan zo snel mogelijk de meetpennen uit het stopcontact (of van een ander spanningsvoerend object). Check wel eerst of deze niet heel heet worden, om verbrandingen te voorkomen. In het ergste geval is ook een gang naar de meterkast noodzakelijk, om een zekering te vervangen of terug te zetten.

Links een budgetmultimeter van de bouwmarkt, rechts een professionele multimeter. Laatstgenoemde meet wisselspanning op een geavanceerder en nauwkeurige manier, wat de verschillen verklaart.

Meet met verstand

De voltmeter in onze multimeter komt ook van pas bij het meten in lasdozen of uit het plafond stekende draden. Vanzelfsprekend geldt dat je daarbij nooit een ongeïsoleerd stuk kabel moet aanraken. Dat kan immers tot een levensgevaarlijke schok leiden. Werk rustig, laat je niet afleiden en dubbelcheck voordat je de meetpennen in contact brengt met de te meten kabels of contacten.

Meet altijd met beide meetpennen contact makend; laat nooit één meetpen in het stopcontact (of ander spanningsvoerend onderdeel) steken terwijl de andere kabel los ligt. Die pen beetpakken kan afhankelijk van de situatie een dodelijke schok geven. Werk in principe ook liever niet alleen aan een netspanningsvoerende installatie. Gaat er iets mis en krijg je een schok, dan is er altijd iemand die hulp kan bieden.

TIP! Veel goedkope bouwmarktmeters zijn niet bijzonder goed beveiligd en geïsoleerd. Pas met zulke apparaten op bij het meten in vochtige ruimtes en gebruik ze liever ook niet buiten voor het meten van netspanningen. Een paar druppels water kunnen voor gevaarlijke situaties zorgen. Meet ook nooit in de regen, met welke meter dan ook!

Zorg dat altijd beide meetpennen van je multimeter contact maken en laat er nooit één bungelen. Allebei niet aangesloten is uiteraard ook prima.

Weerstandsmeting, op zoek naar de kabelbreuk

Een veel veiliger meetfunctie is de weerstandsfunctie. Deze komt goed van pas om even na te gaan hoe een (nog niet aangesloten!) schakelaar precies schakelt. Ook netsnoeren zijn snel door te meten met de weerstandsfunctie: nagenoeg 0 Ohm is oké, oneindig hoog is een kabelbreuk.

Heb je geluk, dan heeft jouw multimeter een buzzerfunctie. Piepen betekent een doorgang, geen piep geen verbinding. Belangrijk: gebruik de weerstandmeetfunctie (R) nooit en te nimmer op spanningsvoerende onderdelen. Deze stand is echt en alleen bedoeld voor het meten van losgehaalde en volledig van de netspanning (of welke andere spanning ook) gehaalde elektrische onderdelen.

TIP! Check bij tijd en wijle de batterij van je multimeter. Is deze leeg, dan valt er niks meer te meten. Is hij bijna leeg, dan kunnen meetwaarden niet meer kloppen.

Sommige multimeters beschikken samen met de weerstandsmeter ook over een buzzer (en zoals deze soms ook over een lampje), waarbij geldt: piep = verbinding.

Nooit hoogspanning meten

Gebruik multimeters nooit voor het meten van hoogspanningen, tenzij heel uitdrukkelijk is aangegeven dat ze daarvoor gemaakt zijn en je precies weet wat je doet. Even de magnetron uit elkaar halen en de meetpennen van een reguliere multimeter op de verkeerde plek koppelen kan tot absoluut levensgevaarlijke situaties leiden. Niet doen dus.

Een multimeter is een prima hulpmiddel voor werk aan de elektrische huisinstallatie, maar net als met elk stuk gereedschap moet je wel de werking ervan kennen en de bijbehorende veiligheidsmaatregelen in acht nemen. Laat een multimeter daarom nooit in huis rondslingeren; kinderen doen graag na wat ze volwassenen zien doen. En dat kan heel vervelende gevolgen hebben.

TIP! Bewaar de multimeter bij voorkeur op een voor kinderen onbereikbare plek, in een afgesloten kast waarin je ook ander elektrisch gereedschap bewaart.

Een multimeter is geen kinderspeelgoed!

Laagspanning: check die adapter

Waar een multimeter tot slot ook uitstekend voor van pas komt, is het meten van netspanningsadapters. En daarmee bedoelen we de ‘blokjes’ en dergelijke die je in het stopcontact prikt. Het is vooral de uitgangsspanning die hierbij onze aandacht verdient. Op de adapter staat de uitgangsspanning vermeld. Denk aan 5 volt, 9 volt, 12 volt enzovoort. Meestal is het gelijkspanning (DC), soms wisselspanning (AC).

Stel de bereikschakelaar van de multimeter in op een waarde die de uitgangsspanning van de netadapter makkelijk aan kan, waarbij je even moet opletten of je DC of AC kiest. Prik de adapter in het stopcontact en houdt de pennen tegen de laagspanningsstekker die uit de adapter komt. Klopt de gemeten spanning met de aangegeven waarde, dan is de adapter in orde. Klopt die waarde niet of wijkt deze sterk af? Tijd voor een nieuwe adapter! Komt er helemaal geen spanning uit, dan kan ook de kabel of de plug gebroken zijn.

TIP! Meet je helemaal niks in het DC-bereik, dan heb je mogelijk een AC-adapter te pakken. Kwestie van de keuzeschakelaar in de juiste stand draaien.

▼ Volgende artikel
Waar voor je geld: 5 fonduesets voor een gezellige avond
© M.studio - stock.adobe.com
Huis

Waar voor je geld: 5 fonduesets voor een gezellige avond

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

▼ Volgende artikel
Van papier tot pixels: altijd je administratie op orde
© px.palette
Huis

Van papier tot pixels: altijd je administratie op orde

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Wat gaan we doen?

We geven diverse tips en tools om administratieve en andere papieren documenten efficiënt en ordelijk te digitaliseren. Dat gaat van scannen en OCR’en tot organiseren, automatiseren, back-uppen en meer.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Er bestaan ook heel wat printers met een ingebouwde scanner.

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

NAPS2 is prima opensource-scansoftware, met geïntegreerde meertalige OCR-module.

Pdf-printer

De focus van dit artikel ligt op papieren brondocumenten, maar we willen zeker ook (de gratis versie van) PDFCreator vermelden (www.pdfforge.org/pdfcreator). Je kunt deze namelijk als virtuele printer installeren om zo allerlei documenttypen om te zetten naar PDF(/A).

Start na installatie de app, open het tabblad Printer, vink PDFCreator aan en kies via de moersleutel het bestaande profiel PDF/A (archiefbestand). Bevestig met Opslaan en sluit de app. Open nu een document in een willekeurige toepassing, open het afdrukvenster en selecteer PDFCreator als printer. Een dialoogvenster opent waarin je het document meteen kunt opslaan als PDF/A-bestand (standaardversie 2b, maar dit is aanpasbaar via het uitklapmenu).

Je kunt zo’n virtuele printer ook inzetten om documenten automatisch als PDF/A op te slaan in een zelf te bepalen map. Maak hiervoor in PDFCreator op het tabblad Profielen een nieuw profiel aan (bijvoorbeeld PDF/A in map Facturen), kies bijvoorbeeld PDF/A-2b als formaat en geef tevens een specifieke opslaglocatie op. Koppel dit profiel op het tabblad Printer aan een nieuwe virtuele printer (bijvoorbeeld PDF/A-facturen). Zo maak je meerdere profielen en printers aan, waarbij elk PDF/A-bestand automatisch in een andere map terechtkomt.

Je kunt ook meerdere virtuele printers aanmaken, telkens met een aangepast profiel.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Met (het gratis) Adobe Scan kun je ook meerdere pagina’s laten OCR’en en in één pdf bewaren.

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

TagSpaces is een krachtige taggingtool, maar met een zekere leercurve.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Met het juiste filter kun je ook vanuit de Verkenner naar tags binnen pdf-documenten zoeken.

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Sneller zoeken binnen een logische mappenstructuur (en met labels).

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Organiseer je bestanden automatisch op basis van eigen, gecombineerde zoekfilters.

DMS

Met de tips rond doorzoekbaar maken, taggen en ordenen uit dit artikel, en met tools als TagSpaces en File Juggler, raak je al ver. Wil je je administratie nog professioneler organiseren, dan kom je uit bij een volwaardig Document Management System, kortweg DMS. Flexibele opensource-tools zijn bijvoorbeeld Papermerge en Paperless NGX. Beide installeer je het makkelijkst op Windows via Docker (Docker Desktop for Windows, met WSL2).

Na installatie bereik je het browserdashboard van de tool standaard via http://<ip-adres>:8000. Beide tools bieden OCR aan om gescande documenten doorzoekbaar te maken. Je documenten kunnen ook automatisch worden verwerkt op basis van eigen filters, en er zijn krachtige zoekopties ingebouwd. Beide tools kun je meteen uitproberen via een online demo (log in met demo / demo).

Een krachtig DMS als Paperless-ngx maakt het bijhouden van je administratie veel efficiënter.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Agent Ransack laat gecombineerde en krachtige filters toe en zoekt ook in metadata.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Duplicati is een betrouwbare, gebruiksvriendelijke en flexibele back-uptool.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).

Ook in NAPS2 kun je pdf-documenten met een wachtwoord beveiligen.