Een werkblad in Excel kan duizenden kolommen en meer dan een miljoen rijen bevatten. Dit voordeel is gelijk een nadeel, want als je heel veel gegevens op één werkblad samenbrengt, wordt het al snel een onoverzichtelijke brij. Voor het verwerken van allerlei soorten gegevens, formules en grafieken gebruik je beter afzonderlijke werkbladen binnen hetzelfde bestand.

Tip 01: Benoemen

Iedere werkmap in Excel bestaat uit één of meerdere werkbladen. Wanneer je met een grote hoeveelheid gegevens werkt, kun je ze het best in verschillende werkbladen van dezelfde werkmap onderbrengen. Op die manier houd je alle gegevens samen, terwijl de verschillende datagroepen toch overzichtelijk verdeeld zijn. Maak je diverse werkbladen aan, dan zal Excel ze als volgt nummeren: Blad 1, Blad 2, Blad 3, ... Maar om ze beter te kunnen beheren, kun is het verstandiger ze een onderscheidende naam te geven. Dat kunnen jaartallen, steden of maanden zijn, zolang de naam maar aangeeft wat er precies in het werkblad staat. Houd er rekening mee dat elk werkblad een unieke naam moet hebben. Klik met de rechtermuisknop op de bladtab die je wilt hernoemen en selecteer Naam wijzigen. Typ de gewenste naam en klik daarna ergens buiten het werkblad. Je kunt ook dubbelklikken op een bladtab om de naam te wijzigen.

©PXimport

Bladtabs weergeven

©PXimport

Tip 02: Blad invoegen

Naast de tabs van de werkbladen vind je een knop met een plusteken. Dit is de knop waarmee je een nieuw werkblad maakt. Je kunt ook in het lint naar het tabblad Start gaan. Daar kies je in de groep Cellen de opdracht Invoegen / Blad invoegen. Om een werkblad te verwijderen, klik je met de rechtermuisknop op de bladtab en kies je Verwijderen. Of je gaat opnieuw naar het tabblad Start waar je Verwijderen / Blad verwijderen selecteert.

Veronderstel dat je al vier werkbladen hebt en je er nog drie nieuwe werkbladen aan wilt toevoegen, dan doe je dat het snelst door de Shift-toets in te drukken en onderaan het werkblad het aantal bestaande bladtabs te selecteren dat je nodig hebt. Vervolgens klik je met de rechtermuisknop op de geselecteerde bladtabs en kies je voor Invoegen. Excel voegt hiermee in één keer het geselecteerde aantal werkbladen toe.

©PXimport

Tip 03: Werkbladen kopiëren

Er is weinig zo makkelijk als het verplaatsen van een werkblad. Klik met je muis op de bladtab en sleep het bladpictogram naar de gewenste plaats in de rij met bladtabs. Je kunt ook een werkblad kopiëren. Druk daarvoor Ctrl in en sleep dan de bladtab naar de juiste locatie in de rij met bladtabs. Er zal een plusteken verschijnen in het bladpictogram. Laat de muisknop los voordat je de Ctrl-toets loslaat zodat Excel op die plaats een kopie van het geselecteerde werkblad plaatst. In de macOS-versie van Excel moet je de Alt-toets in plaats van de Ctrl-toets gebruiken om een kopie van het werkblad te maken.

©PXimport

Tip 04: Naar andere werkmap

We hebben het tot nu toe gehad over het verplaatsen en kopiëren van werkbladen binnen dezelfde werkmap. Maar je kunt een werkblad ook naar een andere werkmap verplaatsen. Zorg ervoor dat beide werkmappen open zijn. Voor de duidelijkheid noemen we de werkmap waarvan we een werkblad willen kopiëren WerkmapBron.xlsx. De werkmap waar het werkblad in willen plakken, noemen we WerkmapDoel.xlsx. Klik in WerkmapBron.xlsx met de rechtermuisknop op de bladtab die je wilt kopiëren en kies de opdracht Verplaatsen of kopiëren. Er zal een klein venstertje openen, waar je in het vak Naar map de optie WerkmapDoel.xlsx selecteert. Onder Voor blad bepaal je op welke positie dat werkblad moet komen te staan. En onderaan kun je aangeven of Excel een kopie van het geselecteerde werkblad moet maken. Vink je dat niet aan, dan zal Excel het werkblad niet kopiëren, maar van de ene naar de andere map verplaatsen.

©PXimport

Even controleren

Tip 05: Kleuren

Om het overzichtelijk te houden, kun je de tabbladen niet alleen van een geschikte naam maar ook van een kleurtje voorzien. Klik met de rechtermuisknop op de tab van het werkblad en selecteer de optie Tabkleur. Hierdoor opent het palet met de themakleuren en de standaardkleuren. Met de optie Meer kleuren opent de kleurenkiezer van Windows waar in je iedere mogelijke kleur kunt selecteren. Als de bladtab een licht kleurverloop naar de betreffende kleur heeft, betekent dat dat het werkblad geselecteerd is. Klik op een tab van een ander werkblad om de daadwerkelijke kleurverandering te zien.

©PXimport

Tip 06: Groeperen

Je kunt aanpassingen op verschillende werkbladen tegelijk toepassen door ze tijdelijk te groeperen. Om de werkbladen te groeperen, druk je de Ctrl-toets in terwijl je één voor één op de verschillende bladtabs klikt. Wanneer je daarna in één blad van de groep de gegevens van cellen opmaakt in een bepaalde kleur of lettertype, zullen dezelfde cellen in de overige gegroepeerde werkbladen dezelfde opmaak overnemen. Ook kun je gegevens op dat ene tabblad typen waarna diezelfde gegevens ook op de andere tabbladen zullen verschijnen. Vergeet de groepering niet op te heffen, anders zul je, zonder dat je er erg in hebt, gegevens blijven aanpassen op alle gegroepeerde werkbladen. Om de groepering op te heffen, klik je met de rechtermuisknop op een van de tabs en kies je voor Groepering bladen opheffen.

©PXimport

Tip 07: Schakelen

Werk je met veel werbkladen, dan passen de tabs misschien niet allemaal in het Excel-venster. Je kunt op een aantal manieren door de werkbladen bladeren. In Windows zie je drie horizontale stippen aan een of beide uiteinden van de taakbalk. Klik op de drie stippen om door de bladtabs in die richting te bladeren. Ook kun je de rechter- en linkerpijlen van de tabbladbalk gebruiken. Klik je op de linkerpijl terwijl je Ctrl ingedrukt houdt, dan flits je naar het eerste blad.

©PXimport

Sneltoetsen

Tip 08: Extra ruimte

In Windows zit onder aan in het Excel-venster een schuifbalk die nogal wat plaats inneemt. Als je met veel werkbladen werkt, kom je daardoor ruimte tekort om alle bladtabs te zien. Dan is het fijn om te weten dat je de tabblad-balk langer kunt maken. Klik daarvoor met je muisaanwijzer op de drie verticale stippen links van de schuifbalk. Sleep vervolgens de drie stippen naar rechts om de schuifbalk in te korten.

©PXimport

Tip 09: Meer bladen in venster

Wanneer je met meerdere werkbladen werkt, zie je normaal gesproken slechts één werkblad op het scherm. Maar met een eenvoudig trucje is het mogelijk om meerdere werkbladen tegelijk in beeld te hebben. We tonen dit met de werkbladen: Kopenhagen, Brussel, Amsterdam. Zorg dat het eerste werkblad (Kopenhagen) in beeld is en ga via het lint naar het tabblad Beeld. Klik in dit tabblad op de knop Nieuw venster. Hierdoor zie je hetzelfde werkblad in een tweede venster. In dat tweede venster klik je op de bladtab Brussel, zodat die in beeld komt. Omdat je nog een derde werkblad wilt weergeven, gebruik je de knop Nieuw venster nog een keer. En in dit derde venster klik je op de bladtab Amsterdam. Het derde venster is herkenbaar aan de aanduiding 3 achter de bestandsnaam in de titelbalk. Nu kun je de drie openstaande vensters combineren door via het lint in het tabblad Beeld op de knop Alle vensters te klikken. Er verschijnt een klein dialoogvenster dat vraagt hoe je de vensters wilt combineren. Kies Naast elkaar en bevestig met OK. Alle openstaande vensters worden nu netjes naast en onder elkaar gerangschikt.

©PXimport

Tip 10: Verbergen

Wil je bepaalde werkbladen verbergen? Dat kan. Klik met de rechtermuisknop op tabblad dat uit het zicht moet verdwijnen en kies Verbergen in het contextmenu. Om een verborgen werkblad weer terug naar de oppervlakte te brengen, klik je met de rechtermuisknop op een van de andere tabbladen en selecteer je de opdracht Zichtbaar maken. Waren er meerdere werkbladen verborgen, dan zal Excel in een pop-upvenstertje vragen welk werkblad je tevoorschijn wilt halen.

©PXimport

Tip 11: Bladlijst

Waar we in tip 7 besproken hoe je tussen de verschillende tabbladen kunt schakelen, is er nog een andere manier, namelijk de bladlijst. Dat is een lijst van alle zichtbare bladen. Hoe je de bladlijst opent? Klik met de rechtermuisknop op de tabnavigatieknoppen, dat is een mondvol voor de twee navigatiepijltjes die je links onderaan bij de bladtabs ziet. Er verschijnt een lijst met de werkbladen uit de werkmap waar je gewoon kunt dubbelklikken op de naam van het blad dat je actief wilt maken.

©PXimport

Aantal bladen

©PXimport

Tip 12: Sjabloon

Wanneer je een Excel-bestand opslaat als .xltx-bestand wordt het een sjabloon. Hierdoor zullen alle andere werkbladen van dit bestand ook in sjablonen veranderen. Het tegenovergestelde kan ook. Je kunt een sjabloon in een bestaande werkmap als nieuw werkblad invoegen. Klik hiervoor met de rechtermuisknop op een bestaande tab en kies de opdracht Invoegen. Dit opent een venster waarin je selecteert wat je wilt invoegen. Van hieruit kun je ook de online Office-sjablonen raadplegen en selecteren. Een sjabloon dat je op deze manier invoegt, wordt automatisch voor de bladtab geplaatst die je had geselecteerd.

©PXimport

Tip 13: Beveiligen

Een werkblad beveilig je om te voorkomen dat jij zelf of iemand anders er per ongeluk wijzigingen in aanbrengt. Ga daarvoor in het lint naar het tabblad Controleren en kies in de groep Beveiligen voor Blad beveiligen. In het pop-upvenster geef je aan wat de gebruiker nog wel mag doen. Als de gebruiker er niets in mag doen, haal je alle vinkjes weg. Vul vervolgens een wachtwoord in om ervoor te zorgen dat de beveiliging niet zomaar kan worden opgeheven. Ter bevestiging zal Excel vragen om het wachtwoord te herhalen.

©PXimport

Met Circle to Search kun je informatie opvragen over wat je op het scherm van je smartphone ziet, zonder dat je van app hoeft te wisselen of iets hoeft te kopiëren. Dat kan met Circle to Search, een functie die standaard ingebouwd is in de nieuwste Android-versies van onder andere Google Pixel- en Samsung Galaxy-toestellen. Je kunt er meer mee dan je misschien denkt!

Lees ook: 4 handige AI-functies voor je smartphone

Even snel iets opzoeken terwijl je een video kijkt, een bericht leest of door je favoriete app scrolt: tot voor kort betekende dat toch meestal dat je moest wisselen van app, tekst moest kopiëren of een apart tabblad moest openen. Met Circle to Search hoeft dat niet meer. Google heeft deze functie zo ontworpen dat je op elk moment, in elke app, meteen kunt zoeken naar wat er op je scherm staat. Google zoekt vervolgens direct naar relevante informatie, zonder dat je iets hoeft in te typen. Het werkt in vrijwel alle apps, dus of je nu op Instagram zit, een game speelt of iets leest op een website: je kunt het op elk moment starten.

Wat zie ik?

Circle to Search werkt op allerlei soorten content. Zie je een gaaf shirt op een Instagramfoto en wil je weten waar je het kunt kopen? Omcirkel het, en je krijgt gelijk links naar vergelijkbare kledingstukken in webshops. Vaak krijg je niet alleen identieke producten te zien, maar ook alternatieven in verschillende prijsklassen.

Ook meubels, accessoires of zelfs planten kun je zo herkennen. Als je tijdens het scrollen iets tegenkomt dat je aanspreekt, hoef je alleen maar te cirkelen om meteen te zien waar je het kunt vinden – of wat erop lijkt. Handig als je inspiratie opdoet via video's of foto's en daar direct iets mee wilt doen.

Vertaalhulp

Een andere slimme toepassing is het vertalen van tekst, rechtstreeks vanuit beeld. Stel je leest een buitenlandse recensie, komt een menukaart tegen in een foto, of ziet een handgeschreven briefje in een andere taal. Door simpelweg het relevante tekstdeel te selecteren, krijg je direct een Nederlandse vertaling te zien, zonder dat je eerst een aparte vertaalapp hoeft te openen. Dat maakt het veel laagdrempeliger om bijvoorbeeld Franse recepten te begrijpen, Spaanse socialemediaposts te volgen of Duitse nieuwsartikelen te lezen.

©Google

Studiehulp

Circle to Search komt ook goed van pas bij het leren of studeren. Zit je met een lastige formule of grafiek die je niet begrijpt? Je kunt het direct selecteren en uitleg opvragen, vaak inclusief stapsgewijze berekening of achtergrondinformatie. Vooral handig voor scholieren en studenten die digitale lesmaterialen gebruiken: je kunt blijven werken in je les-app, terwijl je tegelijk extra uitleg opvraagt.

Wat hoor ik?

Ook muziekherkenning is inmiddels in Circle to Search geïntegreerd. Je hebt dus geen aparte apps meer nodig om een nummer te identificeren dat je toevallig hoort in een video, in een winkel of op straat. Door het muzieksymbool onderin aan te tikken terwijl het nummer speelt, herkent Circle to Search het liedje – zelfs als je het neuriet of zingt.

Tips voor gamers

Voor wie graag games speelt op zijn telefoon, biedt Circle to Search sinds kort ook specifieke ondersteuning. Krijg je een puzzel niet opgelost, heb je geen idee wat je met een object of voorwerp in de game moet doen of weet je even niet hoe je een level moet uitspelen? Door het betreffende deel van je scherm te selecteren, krijg je hulp in de vorm van tips, korte uitleg of video's die exact op het juiste moment in de gameplay beginnen. Je hoeft het spel dus niet te verlaten om informatie te zoeken.

©Google

De diepte in

Een opvallende toevoeging van de laatste maanden is AI Mode. Wanneer je iets opzoekt met Circle to Search en er verschijnt een zogenoemde AI Overview, kun je naar beneden scrollen en kiezen voor 'dive deeper with AI Mode'. Je krijgt dan de mogelijkheid om door te vragen binnen hetzelfde onderwerp. Stel: je hebt een afbeelding van een historisch schilderij geselecteerd, en AI Overview geeft een korte samenvatting. In AI Mode kun je dan vragen stellen over de stijl, de kunstenaar of de historische context, en krijg je in gewone taal uitgebreide antwoorden.

De cirkel is rond

Je ziet dat je in het dagelijks gebruik dus verrassend veel met Circle to Search kunt. Daarbij is het fijn dat deze AI-hulp bovendien slim reageert op de context. Selecteer je tekst, dan krijg je andere opties dan bij een object of een geluid. Daardoor voelt het gebruik logisch en hoef je niet telkens na te denken over welke knop je moet gebruiken. Ook handig is dat je de gevonden informatie meteen kunt opslaan of delen. Heb je iets interessants gevonden? Dan kun je het met één tik bewaren in bijvoorbeeld Google Keep, mailen naar jezelf of invoegen in een agendanotitie.

Smartphones met Circle to Search

Je laptop maakt lange dagen. Of je nu thuiswerkt, films kijkt of schoolopdrachten maakt, hij staat vaak uren aan. Wil je dat hij zo lang mogelijk goed blijft werken? Dan zijn er een aantal dingen die je beter niet kunt doen – omdat ze op termijn voor problemen kunnen zorgen. Van slechte ventilatie tot verkeerd opladen: zorg dat je deze fouten voortaan vermijdt.

Lees ook: Zo zorg je dat je laptop zo lang mogelijk blijft werken op één acculading

1. Laptop veel op bed of schoot gebruiken

Een laptop heeft lucht nodig. Via kleine openingen aan de zijkant of onderkant voert hij warmte af, en die luchtstroom raakt geblokkeerd als je het apparaat op een zacht oppervlak gebruikt. Op bed, een dekentje of je schoot raakt hij die warmte moeilijk kwijt, waardoor onderdelen onnodig heet worden. Op de korte termijn merk je dat aan een luidruchtige ventilator, op de lange termijn aan snellere slijtage. Gebruik je je laptop vaak op schoot? Leg er dan iets hards onder, zoals een plankje of laptopstandaard. Zo voorkom je oververhitting. Bovendien werkt het vaak ook prettiger.

2. Altijd aan de oplader laten hangen

Veel mensen laten hun laptop de hele dag aan de stroom hangen. Dat lijkt handig – je zit nooit zonder stroom – maar voor de accu is het minder ideaal, vooral bij oudere laptops. Die kunnen sneller slijten als ze continu volgeladen blijven. Moderne laptops hebben gelukkig vaak slimme batterijmanagementsystemen die overladen voorkomen, maar zelfs dan is het beter om de batterij niet constant op 100% te houden. Je verlengt de levensduur door de accu regelmatig te gebruiken: haal de stekker er af en toe uit, laat de lading zakken tot zo’n 30 à 40 procent en laad dan weer op. Veel modellen bieden ook een instelling om het laden automatisch te beperken tot bijvoorbeeld 80%. Werk je veel op netstroom? Dan is het zeker de moeite waard om die functie in te schakelen. Zo houd je de accu langer gezond, zonder dat je er iets van merkt in het dagelijks gebruik.

3. Updates telkens uitstellen

Je krijgt een melding, maar klikt op 'nu niet'. En een dag later nog een keer. En nog een keer. Omdat je net lekker bezig bent en geen zin hebt om de laptop opnieuw op te starten, of omdat je denkt dat updates er alleen voor nieuwe functies zijn. Maar juist in die updates zitten vaak beveiligingsverbeteringen en foutoplossingen. Door lang te wachten blijf je kwetsbaar voor lekken of bugs die allang zijn verholpen. Laat updates daarom uitvoeren op een moment dat je je laptop niet nodig hebt – bijvoorbeeld tijdens de lunch of 's avonds. En stel automatische updates in als dat mogelijk is.

©Daniel CHETRONI - stock.adobe.com

4. Geen ruimte voor ventilatie laten

Wie foto's bewerkt, veel tabbladen open heeft of werkt met grote bestanden, vraagt meer van zijn laptop. De processor warmt op en de ventilator springt aan. Als je laptop dan in een afgesloten kastje, tegen een muur aan of tussen stapels papier staat, kan hij die warmte moeilijk kwijt. De temperatuur loopt verder op, wat invloed heeft op de prestaties en de levensduur. Zorg bij intensief gebruik voor voldoende ruimte rondom het apparaat. Zorg dat je hem op een plek neerzet waar niet allerlei spullen liggen en overweeg een laptopstandaard of -koeler als je merkt dat de temperatuur snel oploopt. 

5. Ventilatieopeningen niet schoonhouden

Een beetje in het verlengde van de fout hierboven: kan je laptop zijn warmte sowieso kwijt, ook als er genoeg ruimte omheen is? In de loop van de tijd verzamelt zich stof in je laptop, vooral rond de ventilator en de luchtkanalen. Zeker als je laptop in een stoffige kamer staat of je veel huisdieren hebt, kan dat snel gaan. Dat stof belemmert de luchtstroom, waardoor warmte blijft hangen en onderdelen sneller slijten. Je merkt het aan een ventilator die vaker aanslaat, of of doordat je laptop langzamer reageert dan je gewend bent. Gebruik af en toe een busje perslucht om de ventilatieopeningen voorzichtig schoon te blazen. 

©Studiomiracle

6. Klikken op verdachte links of bestanden

We weten allemaal dat je niet zomaar ergens op moet klikken. Maar het kan toch gebeuren dat je nieuwsgierig wordt naar die 'gratis update' of dat je denkt dat die mail echt van je bank afkomstig is (want cybercriminelen worden steeds slimmer in het nabootsen van bekende websites en bedrijven). Voordat je het weet heb je dan iets gedownload wat helemaal niet deugt. Malware kan van alles doen: meekijken wat je typt, je bestanden versleutelen, of persoonlijke gegevens stelen.

Een garantie dat je het helemaal kunt voorkomen kan niemand je geven. Wat je in ieder geval wél kunt doen is software altijd alleen via de officiële website downloaden, alleen bijlagen openen van afzenders die je vertrouwt en niet op meldingen klikken die je onder druk zetten. Een goede virusscanner helpt uiteraard ook, maar alert blijven is minstens zo belangrijk.

7. Geen back-ups maken van je bestanden

Je denkt er pas aan als het te laat is: een laptop die niet meer opstart, een harde schijf die crasht of een diefstal. Als je geen back-up hebt en er gebeurt iets met je laptop, dan ben je alles kwijt: je foto's, werk en documenten. Zorg daarom dat je regelmatig een back-up maakt. Dat kan automatisch via een clouddienst, of handmatig met een externe harde schijf. Het instellen kost je hooguit een kwartier. Doen, want de opluchting die je voelt wanneer je een back-up kunt gebruiken op het moment dat je die nodig hebt, is onbetaalbaar! 

8. Ruw omgaan met je laptop

We zijn allemaal wel eens haastig met onze laptop. Snel een usb-stick erin duwen, het scherm met één hand vanaf de zijkant openklappen, wrikken om de oplaadkabel in de poort te steken: het lijkt onschuldig, maar kan schade veroorzaken. Poorten zijn gevoelig, net als de scharnieren van je scherm. Open je laptop altijd met twee handen vanuit het midden en ga voorzichtig om met alle poorten en uitgangen. Doe je dat niet, dan kunnen ze los komen te zitten, waardoor ze uiteindelijk minder goed of helemaal niet meer hun werk kunnen doen.

©Dan74 - stock.adobe.com

9. Alles opslaan op het bureaublad

Voor het gemak bewaren veel mensen bestanden standaard op het bureaublad. Foto's, documenten, downloads – zo heb je ze meteen bij de hand. Omdat elk bureaubladpictogram apart geladen moet worden, kan dat bij oudere laptops voor merkbare vertraging zorgen tijdens het opstarten. Bij moderne laptops speelt dat probleem niet. Maar of je laptop nu oud of nieuw is: door alles maar op het bureaublad te bewaren, raak je wel het overzicht kwijt. Dus dan geldt dat 'alles bij de hand' niet meer. Integendeel: het risico dat je per ongeluk iets belangrijks weggooit, wordt groter naarmate je bureaublad voller raakt. Maak daarom mappen aan, gebruik de standaard 'Documenten'-map en archiveer wat je niet meer nodig hebt.

10. Geen wachtwoord of vergrendeling instellen

Veel mensen gebruiken hun laptop thuis of op werk, en denken daardoor geen wachtwoord nodig te hebben. Maar bij diefstal of verlies ligt je hele digitale leven open. Je mail, documenten, foto's, inloggegevens en opgeslagen wachtwoorden zijn vaak met één klik bereikbaar. Een sterk wachtwoord of pincode op je account, automatische vergrendeling na inactiviteit en versleuteling van je harde schijf maken je laptop veel veiliger. Het kost je nauwelijks extra tijd bij het opstarten, maar voorkomt grote problemen als je laptop ooit in verkeerde handen valt.