Zo maak je slim gebruik van kop- en voetteksten in Word en Excel
Je werkt aan een lijvig document in Word of Excel en uiteraard wil je de lezer helpen om straks niet te verdwalen. Door middel van de kop- en/of voettekst laat je de pagina’s automatisch nummeren, geef je aan om welk hoofdstuk het gaat en veel meer.
Wanneer je dit artikel gelezen hebt, weet je hoe je kop- en voetteksten in Word én Excel kunt toevoegen en wat je er allemaal in kunt zetten. Wat te denken van:
- Paginanummer
- Datum en tijd
- Logo
- Iets anders op alleen de eerste pagina
- Per deel iets anders (sectie-einde)
- In Excel kun je alleen een koptekst toevoegen en maak je gebruik van dynamische veldcodes
Om je Word-document er professioneel uit te laten zien, zijn ook de marges van belang. Lees meer in dit artikel: De marges in Word: hiermee bepaal je de uitstraling van je document
In Microsoft Word en Excel noemen we de informatie in de bovenmarge van een pagina de koptekst en de gegevens in de ondermarge de voettekst. In deze marges kun je informatie opnemen die op elke pagina of op specifieke pagina’s moet verschijnen. Denk aan de aanmaakdatum, het aantal woorden, een logo, een projectnaam, een hoofdstuktitel of een paginanummer. Onthoud dat wat voor de koptekst werkt, ook altijd bruikbaar is voor de voettekst. We bekijken eerst de mogelijkheden in Word, daarna die van Excel.
Invoegen op twee manieren
Het invoegen van een koptekst kan op twee manieren. Wijze één is door te dubbelklikken op het bovenste deel van de pagina. Dan verschijnt er een stippellijn met het label Koptekst. In deze marge kun je inhoud typen of een logo toevoegen. Voor de voettekst dubbelklik je onderaan de pagina. Om terug te keren naar de gewone inhoud van het document, dubbelklik je ergens anders op de pagina. Je kunt ook in het tabblad Invoegen de knop Koptekst of Voettekst gebruiken. Als je daarop klikt, verschijnen er een aantal keuzemogelijk die je nog verder kunt bewerken. Bij de voettekst staan de voorbeelden onder de streep in plaats van erboven.
Microsoft Word beschikt over enkele vooraf opgemaakte kop- en voetteksten.
Logo of grafisch element
Het tabblad Kop- en voettekst, waarmee je deze elementen kunt bewerken, krijg je pas te zien als de kop- of voettekst is geactiveerd. In dit voorbeeld hebben we bijvoorbeeld aan de bovenkant iets meer ruimte nodig om een logo te plaatsen. Dat regel je in de vakjes Koptekst vanaf boven of Voettekst vanaf onder, waar je een afstand opgeeft. Om een logo te plaatsen, klik je in dit tabblad op Afbeelding en selecteer je het afbeeldingsbestand dat op de harde schijf staat. Uiteraard kun je die afbeelding schalen door het geïmporteerde plaatje te selecteren en aan een van de handvaten eromheen te trekken. Met de knop Onlineafbeeldingen kom je via Bing in de bibliotheek met internetplaatjes. Om de kop- en voettekst te sluiten, kun je aan de rechterkant van het tabblad klikken op de knop met het rode kruis. Je keert dan automatisch terug naar de inhoud van de pagina.
Je kunt de hoogte van de koptekst aanpassen.
Eerste pagina afwijkend
Alles wat je aan de kop- of voettekst toevoegt, zal automatisch op alle andere pagina’s verschijnen. Wil je dat de eerste pagina geen koptekst/voettekst heeft of een andere koptekst/voettekst dan de rest, dan los je dat op in het tabblad Kop- en voettekst. In de sectie Opties plaats je een vinkje bij Eerste pagina afwijkend. Hierdoor zullen zaken die je in de kop-/voettekst van de eerste pagina plaatst, niet op de andere pagina’s verschijnen. Ook als je de kop- of voettekst van een andere (dan de eerste) pagina aanpast, heeft dit geen invloed op de eerste pagina.
Is de eerste pagina een titelblad, zorg er dan voor dat de kop-/voettekst daar niet wordt geplaatst.
Even en oneven verschillen Wanneer je een van de sjablonen gebruikt om een koptekst of voettekst toe te voegen, zul je merken dat er soms de vermelding ‘even pagina’ staat en bij andere het label ‘oneven pagina’. Dit onderscheid is interessant als je van plan bent om het document dubbelzijdig af te drukken. Als je bijvoorbeeld de paginanummers op de oneven pagina’s rechts onderaan plaatst, dan is het mooier dat de paginanummers van de even pagina’s aan de andere kant staan. Vink daarom de optie Even en oneven pagina’s verschillend aan.
Paginanummers
In het tabblad Kop- en voettekst vind je de knop met de veelzeggende naam Paginanummer. Die brengt je bij een vervolgkeuzelijst waar je beslist of de paginanummers Bovenaan de pagina of Onderaan de pagina moeten komen. Dezelfde vervolgkeuzelijst staat trouwens ook in het tabblad Invoegen. Onderaan in de vervolgkeuzelijst vind je de opdracht Opmaak van paginanummers. Dat is een beetje verwarrend, maar hiermee bedoelt Microsoft dat je in de plaats van nummers ook letters of Romeinse cijfers kunt gebruiken. In dit venstertje zit een optie om eerst het hoofdstuknummer weer te geven, gevolgd door het paginanummer. En onderaan heb je de mogelijkheid om de nummering te laten starten vanaf een bepaalde pagina. Wanneer je klaar bent, klik je opnieuw op het kruis Koptekst en voettekst sluiten om te zien hoe Word deze instellingen heeft toegepast op het volledige document. Om het lettertype, de lettergrootte en de stijl van de paginanummers aan passen, selecteer je een nummer. Het welbekende pop-up-opmaakbalkje verschijnt dan.
Je kunt hoofdstuknummers aan de paginanummers toevoegen.
Datum en tijd
De plaats van de cursor in de kop- of voettekst bepaalt waar de datum (en/of tijd) wordt ingevoegd. Gebruik in het tabblad Kop- en voettekst de knop Datum en tijd, of ga naar de het tabblad Invoegen in de categorie Tekst naar dezelfde functie. Beide openen het venster Datum en tijd dat de verschillende manieren opsomt om deze gegevens weer te geven. Activeer eventueel het selectievakje Automatisch bijwerken als je wenst dat bij het openen of afdrukken van het document de huidige datum en tijd verschijnen en dus niet het oorspronkelijke tijdstip waarop je het datumveld hebt ingevoegd. Door op het toetsenbord een keer op Tab te drukken, wordt de kop- of voettekst gecentreerd. Druk je nog een keer op de Tab-toets, dan wordt de datum/tijd rechts uitgelijnd.
Hoe wil je dat de datum en/of tijd weergegeven wordt?
Ongestoord aan je document kunnen werken?
Een noisecancelling-koptelefoon is alles wat je nodig hebtDocumenteigenschappen en velden
Soms lees je in de voettekst of koptekst ook documenteigenschappen, zoals de naam van het bestand, het pad op de harde schijf of het aantal gebruikte woorden of letters. Die gegevens worden automatisch gegenereerd, maar dan moet je wel eerst een veld toevoegen. Stel dat je graag in de koptekst het aantal gebruikte woorden laat zien. Gebruik daarvoor in het tabblad Kop- en voettekst de knop Snelonderdelen. In het venster Veld kies je bij Categorieën de optie Documentgegevens. Hierdoor verschijnen alleen de velden die van toepassing zijn op deze categorie. Bij Veldnamen selecteer je de optie NumWords). In de beschrijving onderaan lees je: ‘het aantal woorden in het document’. Op dezelfde plaats staan ook NumChars voor het aantal letters en NumPages voor het aantal pagina’s. Klik op OK om te bevestigen. Het gaat te ver om alle opties hier te bespreken, maar met wat logisch nadenken vind je hier wel wat je zoekt.
De veldcode NumWords toont het aantal gebruikte woorden in de kop-/voettekst.
Velden automatisch bijwerken De informatie in deze velden wordt niet realtime up-to-date gehouden. Door in de kop- of voettekst op zo’n veld te klikken en F9 in te drukken, zal die info, bijvoorbeeld het aantal woorden, worden bijgewerkt. Je kunt ook eerst de gegevens in het veld selecteren en dan met de rechtermuisknop de opdracht Veld bijwerken selecteren. Wil je dat de gegevens in deze velden automatisch worden bijgewerkt wanneer je het bestand afdrukt? Ga dan naar het menu Bestand / Opties / Weergave en schakel onder Afdrukopties het selectievakje Velden bijwerken voor het afdrukken in.
Laat, voordat je het document afdrukt, de velden automatisch bijwerken.
Sectie-einden
Wanneer je document uit verschillende onderdelen bestaat en je wilt unieke kopteksten en voetteksten gebruiken voor ieder onderdeel, dan moet je daar eerst sectie-einden aanbrengen. Plaats de muisaanwijzer op de plaats waar je zo’n nieuwe sectie wilt beginnen. Ga naar het tabblad Indeling en selecteer Eindemarkeringen / Sectie-einden / Volgende pagina. Heb je het document in verschillende secties verdeeld, dan kun je een afzonderlijke paginaopmaak instellen voor de pagina’s van de desbetreffende sectie. Op het label van de koptekst en voettekst zie je trouwens voor welke sectie hij bedoeld is.
De kop- en voettekst kun je per sectie instellen.
Bewerken of verwijderen
Vaak wil je in de loop van een project nog iets aan de kop- of voettekst toevoegen of aanpassen. Dubbelklik op de koptekst of de voettekst om deze actief te maken, zodat je de inhoud kunt wijzigen. Je kunt ook naar het tabblad Invoegen gaan en het vervolgkeuzemenu Koptekst of Voettekst openen zodat je bij de opdracht Koptekst bewerken of Voettekst bewerken komt. Mocht je besluiten dat je de kop- of voettekst niet langer nodig hebt, dan kun je die eenvoudig verwijderen. Selecteer het vervolgkeuzemenu Koptekst of Voettekst op het tabblad Invoegen of het tabblad Koptekst en voettekst en gebruik de onderste optie om deze te verwijderen.
Wanneer je een kop- of voettekst verwijdert, wijzigt er niets aan de inhoud van het document.
Document thuis afdrukken? Lees dan ook: Waar voor je geld: 5 all-in-one-printers voor je thuiskantoor
In Excel: drie vakken
De kop- en voettekstsecties werken in Excel iets anders dan in Word. De opties zijn iets beperkter dan in Word. Maar het belangrijkste verschil is dat je deze gegevens niet kunt zien terwijl je aan de spreadsheet werkt. Dat is logisch, want vaak bestaan rekenbladen uit ontzettend veel cellen waarbij je uiteindelijk met de opdracht Afdrukbereik aangeeft welke kolommen en rijen je op papier wilt hebben. Zolang je niet aangeeft welke informatie op papier komt en wat de paginaverdeling wordt, heeft Excel ook geen idee waar de kop- en voetteksten moeten komen. Gelukkig betekent dat niet dat je de kop- en voettekst maar blind moet invoeren.
Ga naar het tabblad Invoegen en klik op de knop Koptekst en voettekst. Dat is dus één knop voor beide. Bovenaan in het werkblad zie je nu een kader dat in drie vakken is verdeeld. In ieder vak kun je andere informatie plaatsen. Typ bijvoorbeeld in het eerste vak je naam, in het tweede vak de naam van het project en in het derde vak de datum. Bovenaan in dit tabblad staan twee schakelknoppen: Naar koptekst en Naar voettekst. Als je bijvoorbeeld een paginanummer wilt toevoegen in de voettekst, dan gebruik je de tweede knop.
De kop- en voettekst in Excel is verdeeld in drie vakken.
Pas zichtbaar in Afdrukvoorbeeld Kop- en voetteksten worden in Excel uitsluitend weergegeven in de weergave Pagina-indeling, in het Afdrukvoorbeeld en natuurlijk ook op de afgedrukte pagina’s. Omdat je in Excel meestal in de Normale weergave werkt, zie je de kop- en voetteksten dus niet. Je kunt van weergave veranderen via het tabblad Beeld, maar sneller gaat het via de pictogrammen rechts onderaan het werkblad. Je vindt deze knoppen naast het schuifje om de weergave te vergroten en te verkleinen. Klik op het eerste pictogram om naar de Normale weergave te schakelen, het tweede toont de Pagina-indeling. Het Afdrukvoorbeeld krijg je pas te zien als je voor Bestand / Afdrukken kiest.
Op het afdrukvoorbeeld zie je de kop- en voetteksten wel.
Dynamische veldcodes
Uiteraard kun je zelf tekst typen in de drie vakken die Excel aanbiedt, maar handiger zijn de kant-en-klare veldcodes die je tot je beschikking hebt in het tabblad Kop- en voettekst. Door dergelijke codes te gebruiken, worden de kop- en voetteksten dynamisch. Dat betekent dat de inhoud zich aanpast wanneer je wijzigingen in het werkblad aanbrengt. Veronderstel dat je in de voettekst graag het paginanummer wilt zien, samen met het totaal aantal pagina’s waaruit het werkblad bestaat. Het resultaat moet dus iets worden als ‘1 van 12’. Plaats de muisaanwijzer in het vak waar je deze gegevens wilt combineren en klik daarna op de knop Paginanummer. Excel plaatst dan zelf de veldcode &[Pagina]. Daarachter typ je dan een spatie gevolgd door het woord ‘van’ en weer een spatie. Vervolgens klik je in het lint op de knop Aantal pagina’s waardoor Excel de veldcode &[Pagina’s] invult. De combinatie &[Pagina] van &[Pagina’s] zal worden omgezet tot bijvoorbeeld 1 van 12, 2 van 12 enzovoort.
Er zijn trouwens twee eigenaardigheden die je moet weten als je eigenhandig gegevens in de vakken van de kop- en voettekst wilt typen. Om in zo’n vak een nieuwe regel te beginnen, moet je op Enter drukken. En als je het &-teken in de kop- of voettekst wilt plaatsen, dan moet je dit symbool tweemaal typen. Wil je dus ‘inkomsten&uitgaven’ zien, dan moet je ‘inkomsten&&uitgaven’ typen.
De veldcodes zorgen ervoor dat de inhoud dynamisch wordt ingevuld.
Datum, tijd en afbeelding
Behalve het paginanummer en het totaal aantal pagina’s staan in het tabblad nog andere knoppen die veldcodes produceren, zoals Huidige datum, Huidige tijd en Bestandsnaam. Als je de knop Bestandsnaam gebruikt, zal op die plaats het pad naar het document op de harde schijf verschijnen. De knop Afbeelding gebruik je logischerwijs om een plaatje in te voegen. Pas nadat de afbeelding is toegevoegd, wordt de laatste knop actief: Afbeelding opmaken. Hiermee pas je de hoogte en breedte van de afbeelding aan, kun je het plaatje omzetten naar grijswaarden en de helderheid en het contrast instellen.
Je kunt de hoogte, breedte en andere eigenschappen van de afbeelding aanpassen.
