Wil je accountgegevens, notities en creditcardgegevens opslaan in een digitale kluis, dan is Bitwarden al jaren een van de beste opties. Wel moet je er genoegen mee nemen dat gegevens in de cloud worden bewaard. Vind je dat maar niks, dan kun je Bitwarden ook lokaal op je eigen server hosten. In dit artikel laten we zien hoe je dat veilig en relatief eenvoudig voor elkaar krijgt via Docker, een reverse proxy en de alternatieve Bitwarden-server Vaultwarden.

Een wachtwoordbeheerder is een bijna onmisbare tool. In de digitale kluis kun je veilig al je accounts bewaren, maar ook notities en financiële gegevens van je creditcard. In principe brengt zo’n tool ook veiligheid. Je kunt bijvoorbeeld veel makkelijker heel sterke wachtwoorden gebruiken. Je hoeft maar één hoofdwachtwoord te onthouden en op individuele apparaten volstaat vaak een pincode.

Wachtwoordbeheerders bewaren al je gegevens normaliter in de cloud, met als voordeel dat je er vanaf elk apparaat bij kunt. Ook daar zijn ze natuurlijk versleuteld met het hoofdwachtwoord. Toch is het geen prettig gevoel als je leest over gestolen data, zeker als je financiële gegevens in je digitale kluis bewaart. Zo is LastPass al meerdere keren het slachtoffer van een datalek geweest. Het versleutelingsmechanisme zelf werd niet gekraakt, maar hackers hadden wel alle tijd om te proberen met brute kracht het hoofdwachtwoord te kraken – wat dan eigenlijk de laatste verdedigingslinie is.

We nemen daarom in dit artikel het heft in eigen hand. We gaan Bitwarden, een van de populairste en veiligste wachtwoordbeheerders, installeren op een lokale server achter een reverse proxy.

©Song_about_summer

Waarom zelf hosten

Het zelf hosten van Bitwarden brengt veel voordelen met zich mee, maar ook een paar nadelen. Om te beginnen zullen hackers zich eerder op de centrale servers richten van de wachtwoordbeheerders. Ze kennen niet eens de locatie van jouw Bitwarden-server, die ook nog eens verscholen gaat achter een reverse proxy. En je kunt ook nog extra maatregelen treffen om de toegang te beperken.

De alternatieve Bitwarden-server Vaultwarden (zie het gelijknamige kader) die we in dit artikel gebruiken, geeft je ook nog eens mogelijkheden waar je normaal voor moet betalen. Een nadeel is dat je uiteraard een server nodig hebt en ook verantwoordelijk bent voor de beveiliging daarvan. Je zult bijvoorbeeld het besturingssysteem en de software up-to-date moeten houden en ook voor back-ups van je digitale kluis moeten zorgen.

©tutye - stock.adobe.com

Wat heb je nodig?

Vaultwarden is geschreven in Rust, een programmeertaal die snel aan populariteit wint en wordt geroemd om zijn snelheid en veiligheid. We hebben er in dit artikel weinig mee te maken, omdat we alles gaan installeren via Docker. Maar het betekent wel dat een relatief licht systeem volstaat. Je kunt bijvoorbeeld een eenvoudige server met Ubuntu gebruiken, maar ook alle uitvoeringen van de Raspberry Pi zijn geschikt. Verder zou je een NAS van Synology of QNAP kunnen gebruiken die Docker ondersteunt.

We zorgen er ook direct voor dat Bitwarden toegankelijk is van buitenaf via een reverse proxy. We kiezen daarbij voor een installatie van Nginx Proxy Manager via Docker, maar er zijn ook alternatieven mogelijk, zoals Caddy of Traefik. En ook binnen het Toepassingsportaal op een Synology-NAS kun je een reverse proxy instellen.

Domein en portforwarding

Om onze Bitwarden-server op afstand te kunnen benaderen, gaan we een subdomein gebruiken en enkele regels voor portforwarding instellen in de router. Hiervoor verwijs je het A-record van een subdomein naar het ip-adres van je internetverbinding thuis. Als je geen vast ip-adres hebt, zou je met dynamische DNS kunnen werken, zoals Duck DNS of No-IP.

In je router moet je het verkeer naar de poorten 80 en 443 doorsturen naar de reverse proxy. Aan de kant van de reverse proxy gaan we ook voor veilige https-toegang zorgen met een echt ssl-certificaat van Let’s Encrypt. Hiervoor zijn nauwelijks extra configuratiestappen nodig.

Installatie Docker

In dit artikel gaan we zowel Vaultwarden als de reverse proxy opzetten via Docker. Instructies voor de installatie van Docker voor verschillende besturingssystemen zijn wijd verspreid op internet. Wij hebben Docker onder Ubuntu 22.04 geïnstalleerd aan de hand van deze instructies.

Tegenwoordig wordt ook Docker Compose standaard geïnstalleerd. Dat gaan we in dit artikel gebruiken. Het zorgt ervoor dat je containers via een script kunt configureren. Bij een NAS van Synology of QNAP kun je containers via de webinterface beheren. Een standaard Docker-installatie kun je overigens ook uitbreiden met een webinterface, door bijvoorbeeld Portainer (ook via een Docker-container) te installeren.

Heb je Home Assistant? Dan kun je Vaultwarden eventueel via een community-add-on installeren. De vereiste repository wordt tegenwoordig standaard toegevoegd en geactiveerd.

Docker-container

Om Vaultwarden te installeren, heb je uiteraard het juiste Docker-image nodig. Wij kiezen het standaardimage (vaultwarden/server). Datzelfde image ondersteunt het gebruik van SQLite, MySQL of PostgreSQL als database. Voorheen waren er verschillende images voor elk type database. Het advies is doorgaans om de standaardoptie SQLite te gebruiken, omdat deze het meest gebruikt en getest is. Verder worden meerdere architecturen ondersteund, waardoor je de container zowel op een x86-systeem als een ARM-systeem (zoals een Raspberry Pi) kunt opzetten.

Docker Compose-script

Op ons Ubuntu-systeem beginnen we met het maken van een map voor Vaultwarden en de bijbehorende data. We maken deze onder onze thuisfolder met de opdracht:

Ga met de volgende opdracht naar de map voor Vaultwarden:

En maak daarin het onderstaande script aan met:

Het script bevat:

Vooral de opties onder environment zijn persoonlijk. Dit zijn de zogenoemde omgevingsvariabelen. Als je een reverse proxy gaat gebruiken, vul dan achter DOMAIN het https-adres in dat je voor Bitwarden gaat gebruiken. Op de host (het systeem waarop we Vaultwarden installeren) gebruiken we poort 8080, die we koppelen aan poort 80 binnen de container.

Voor websockets gebruiken we (aan beide kanten) poort 3012. Met deze opdracht (in dezelfde map als het bestand docker-compose.yml) kun je Vaultwarden starten:

Wil je Vaultwarden stoppen, bijvoorbeeld om aanpassingen te maken aan de configuratie, stop dan eerst de container met:

Na het aanpassen van de configuratie start je de toepassing weer.

Toegang configureren

Met bovenstaande configuratie kan iedereen via de web vault (de pagina die je ziet als je naar http://ipadres:8080 gaat) inloggen met een account, maar ook gewoon een nieuw account registreren. Wil je niet dat iedereen zomaar een nieuw account kan maken? Verander dan (eventueel op een later moment) de optie SIGNUPS_ALLOWED van true naar false.

Overigens kun je dat ook prima vanaf het begin doen als je nog geen account hebt. Er is namelijk een speciale beheerdersomgeving waar je gebruikers kunt bekijken of verwijderen, maar ook kunt uitnodigen om te registreren, zelfs als je die optie hebt uitgezet.

Je komt in deze omgeving als je /admin achter het adres zet. Om de omgeving te activeren, moet je een tekststring achter ADMIN_TOKEN invullen. Diezelfde tekststring moet je invullen om daadwerkelijk toegang te krijgen. Je kunt zelf een tekststring bedenken of je genereert een willekeurige met de opdracht:

SMTP-configuratie

Bij sommige acties zal Vaultwarden een e-mail willen versturen. Denk aan bepaalde meldingen, maar ook verzoeken zoals het bevestigen van een e-mailadres. Daarom is het handig om via omgevingsvariabelen de correcte instellingen voor SMTP op te geven. Je kunt bijvoorbeeld die van je internetprovider gebruiken. Voor bijvoorbeeld KPN kun je de omgevingsvariabelen in het bestand docker-compose.yml aanvullen met onderstaande regels. Daarbij kun je bij SMTP_FROM overigens zelf een afzender invullen. Op de admin-pagina vind je op het tabblad Settings een handige optie om je SMTP-instellingen te testen. Het is overigens niet handig om de configuratie daar aan te passen (zie kader ‘Configuratie Vaultwarden’).

Verbinden op afstand

Je kunt Bitwarden ook onderweg gebruiken, bijvoorbeeld op een smartphone of tablet. Dit vereist wel dat je het account thuis via je lokale netwerk aanmaakt en ook steeds thuis gegevens synchroniseert. Wil je onderweg ook een nieuw apparaat toegang kunnen geven tot Bitwarden of gegevens synchroniseren, dan zul je voor toegang op afstand moeten zorgen. Daar zijn verschillende mogelijkheden voor.

Een populaire optie is het opzetten van een VPN-verbinding naar je thuisnetwerk met bijvoorbeeld Wireguard of OpenVPN. Maar in dit artikel gaan we een reverse proxy gebruiken. We kiezen daarbij voor Nginx Proxy Manager. Ook dit geeft een goede bescherming en de drempel voor toegang is lager. Je kunt de reverse proxy natuurlijk ook heel handig voor andere toepassingen op je netwerk gebruiken!

Installatie reverse proxy

Nginx Proxy Manager installeer je net als Vaultwarden eenvoudig via Docker, eventueel op hetzelfde systeem. Het maakt (uiteraard) op de achtergrond gebruik van de webserver Nginx als reverse proxy en maakt desgevraagd gratis ssl-certificaten van Let’s Encrypt aan, zodat directe toegang via https mogelijk is.

Via een handige webinterface voeg je vervolgens verbindingen voor de proxyserver toe, waaronder die van Vaultwarden. Zorg dat je (zoals eerder aangegeven) in je router de poorten 80 en 443 doorstuurt naar de server waarop je Nginx Proxy Manager hebt geïnstalleerd. We maken op dat systeem een nieuwe map met een eigen bestand docker-compose.yml, met daarin de volgende inhoud:

Ook deze Docker-container start je weer met deze opdracht (in dezelfde map als het bestand docker-compose.yml):

Bitwarden toevoegen

Heb je Nginx Proxy Manager gestart, dan zie je op het adres http://ipadres:81 de webinterface. De eerste keer moet je inloggen met admin@example.com en het wachtwoord changeme. Direct wordt gevraagd om je gegevens en het wachtwoord aan te passen. Hierna kun je de Vaultwarden-server toevoegen. Ga daarvoor naar Hosts / Proxy Hosts en kies Add Proxy Host. Vul bij Domain Names de domeinnaam in (bijvoorbeeld bitwarden.domein.nl) en druk op Enter.

Daaronder geef je aan hoe de toepassing op je netwerk wordt benaderd. Bij Scheme kies je http, bij Forward Hostname / IP vul je het ip-adres van de Vaultwarden-server in en bij Forward Port het poortnummer (8080). Zet een vinkje bij Websockets Support, Vaultwarden maakt hier gebruik van. Vink optioneel ook Block Common Exploits aan voor wat extra bescherming.

Op het tabblad Custom locations voeg je twee locaties toe voor websocket-ondersteuning: /notifications/hub met bij Scheme de waarde http, bij Forward Hostname / IP het ip-adres van de Vaultwarden-server en bij Forward Port het poortnummer 3012. Voeg via Add location de tweede locatie /notifications/hub/negotiate toe met dezelfde gegevens, maar nu poortnummer 8080.

Op het tabblad SSL kies je onder SSL Certificate de optie Request a new SSL Certificate. Zet een vinkje bij Force SSL en bij HTTP/2 Support. Vink ook aan dat je akkoord gaat met de gebruiksvoorwaarden van Let’s Encrypt. Klik dan op Save. Hiermee is je reverse proxy actief!

Digitale kluis maken

Je kunt in het vervolg de web vault via je domein benaderen, zoals https://bitwarden.domein.nl. Maak hier als eerste een nieuw account aan met uiteraard een sterk hoofdwachtwoord. Daarna kun je direct inloggen met deze gegevens. Via een knop stuur je een bericht waarmee je jouw e-mailadres bevestigt.

Gebruik je reeds de officiële Bitwarden en wil je overstappen naar Vaultwarden? Dan exporteer je de gegevens vanuit Bitwarden als JSON-bestand. Binnen Vaultwarden importeer je het bestand daarna op het tabblad Hulpmiddelen. Via het icoontje rechtsboven kun je onder Accountinstellingen de optie voor tweestapsverificatie aanzetten en ook andere beveiligingsopties configureren.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).