Word-sjabloon maken en aanpassen

Een sjabloon ziet er uit als een normaal document waarvan de opmaak en structuur al voorgevormd is, maar het is beveiligd tegen overschrijven. Als je naar Bestand, Nieuw gaat, zie je sjablonen voor rapporten, kalenders, cv’s, briefhoofden, uitnodigingen, enzovoort… De keuze is ontzettend ruim. Gebruikers vertrekken vaak van professioneel vormgegeven modellen omdat die er doorgaans beter uitzien dan hetgeen ze zelf kunnen bedenken.

Toch zou je ontzettend veel mazzel hebben mocht je een sjabloon aantreffen dat 100% beantwoordt aan wat je nodig hebt. Bijna altijd moet je dingen aanpassen: de structuur, het kleurschema, de tekstkolommen, het logo…

Gelukkig kun je aan zo’n standaardsjabloon sleutelen om daarna de aangepaste versie te bewaren als een nieuw sjabloon. Natuurlijk kun je ook vanaf nul een eigen herbruikbaar Word-sjabloon maken. Een sjabloon draait trouwens niet alleen om de lay-out. Ieder sjabloon kun je voorzien van macro’s en werkbalken. Je kunt ook besturingselementen, vervolgkeuzelijsten, datumkiezers en zelfs aangepaste woordenboeken toevoegen.

Het is mogelijk om instructietekst te plaatsen waarin je richtlijnen geeft aan iedereen die het sjabloon gebruikt. Je kunt een beveiliging instellen om te voorkomen dat iemand een besturingselement verwijdert of bewerkt en je kunt zelfs het volledige sjabloon beveiligen.

Om een nieuw document te maken op basis van zo’n sjabloon ga je in Word via Bestand naar het backstage-scherm en dan selecteer je via Nieuw een van de aangeboden sjablonen. Je klikt op Maken en je downloadt het document uit de galerij. Daarna kun je het document aanvullen en wijzigingen toepassen. Ben je klaar, dan sla je het op als .doc of docx-bestand zodat je het kunt delen en afdrukken.

Eigen sjabloon opslaan

Om een eigen sjabloon te maken vertrek je van een eigen bestaand Word-document of van een sjabloon dat je hebt aangepast. Dan ga je in het lint naar Bestand en vervolgens gebruik je de opdracht Opslaan als. Geef het bestand een herkenbare naam en selecteer met de vervolgkeuzepijl het bestandstype Word-sjabloon (*.dotx). Wanneer het document macro’s bevat, kies je Word-sjabloon met inschakelde macro’s (*.dotm).

Je zult merken dat het pad in het vak Opslaan naar de map Aangepaste Office-sjablonen verwijst. Dat is de standaard locatie wanneer je zelfgemaakte sjablonen wilt bewaren, maar dit betekent niet dat je geen andere locatie kunt selecteren. Je kunt deze dotx- en dotm-bestanden op iedere gewenste locatie opslaan.

Als je bijvoorbeeld met verschillende mensen samenwerkt, is het verstandig om zo’n sjabloon op een cloudopslagplaats te bewaren zodat de leden van de groep erbij kunnen.

Je kunt zo’n sjabloon extra functies geven door invoerbesturingselementen toe te voegen zoals keuzelijsten, invoervakken, vervolgkeuzelijsten, rijke tekstvakken enzovoort… Een invoerbesturingselement is een element om de invoer van gegevens op een bepaalde manier te sturen. Deze besturingselementen plaats je vanuit het tabblad Ontwikkelaars. In de meeste gevallen zie je dit tabblad niet en moet je dit eerst nog zichtbaar maken.

Ga naar Bestand en kies Opties. Dan selecteer je Lint aanpassen. Onder de optie Het lint aanpassen gebruik je de Hoofdtabbladen in de lijst aan de rechterkant. Selecteer in de lijst het vakje Ontwikkelaars en klik daarna op OK. Is het tabblad Ontwikkelaar in beeld dan ga je naar de groep Besturingselementen en klik je op Ontwerpmodus. Vanaf nu kun je de onderstaande besturingselementen in het sjabloon toevoegen.

Datum in Word-sjabloon

Vaak gebruik je in een brief of verslag de datum van vandaag. Wil je in een sjabloon dat automatisch de datum van vandaag wordt ingevuld, dan ga je naar het tabblad Invoegen en daar kies je in het vak Tekst de knop Datum en tijd. Je herkent de knop aan het pictogram van de kalender met het klokje. Kies daarna de gewenste notatie.

Hierdoor zal Word de huidige datum invoegen, maar niet veranderen wanneer je dit document de volgende dag nog een keer opent. Vink daarom in het dialoogvenster Datum en tijd de optie Automatisch bijwerken aan. Bewaar dit document als sjabloon en je zult zien dat meteen de datum van vandaag is ingevuld telkens wanneer je dit sjabloon opent.

Net als iedereen heb je wellicht ooit wel eens een tegenstrijdigheid in een datum genoteerd. Je schrijft bijvoorbeeld: ‘Volgende vergadering: vrijdag 7 maart 2020’ terwijl dit een zaterdag is. Zulke vergissingen voorkom je door een datumkiezer in te voegen in het sjabloon. Plaats de cursor waar je dit besturingselement wilt plaatsen. Je kunt eventueel ook een tekstvak gebruiken om dit besturingselement op de juiste plaats te plaatsen.

Klik in het tabblad Ontwikkelaars in de groep Besturingselementen op Ontwerpmodus en selecteer de Datumkiezer. Klik daarna op Eigenschappen in de groep Besturingselementen. In deze eigenschappen bepaal je de manier hoe de datum genoteerd wordt zoals 07/03/2020 of zaterdag 7 maart 2020… Klik op OK om te bevestigen.

Keuzelijst en instructies

Een ander populair invoerbesturingselement is een keuzelijst. Een keuzelijst zorgt dat de inhoud die men hier toevoegt altijd gestandaardiseerd is. Zet de muisaanwijzer op de plaats waar de keuzelijst moet komen en kies in de groep Besturingselementen voor Vervolgkeuzelijst. Vervolgens klik je op Eigenschappen. In het vak Eigenschappen voor vervolgkeuzelijst klik je op de knop Toevoegen. Daarna typ je in het vak Weergavenaam de verschillende keuzemogelijkheden.

Wanneer je het sjabloon in de groep gooit, wil je misschien wel instructies toevoegen om te zorgen dat anderen dit model op de juiste manier gebruiken. Zorg dat de Ontwerpmodus in de groep Besturingselementen is ingeschakeld.

Daarna klik je op het inhoudsbesturingselement waarvan je de instructies wilt toevoegen. Vanaf dan kun je de tekst van de tijdelijke aanduiding aanpassen. Ben je klaar dan klik je nogmaals op Ontwerpmodus om deze functie uit te schakelen.

Sjabloon beveiligen

Om tot slot te voorkomen dat iemand een bepaald besturingselement of een groep besturingselementen van het sjabloon wijzigt of verwijdert kun je deze beveiligen. Selecteer de besturingselementen die je op slot wilt doen en klik in het tabblad Ontwikkelaars in de groep Besturingselementen op Groeperen. Daarna gebruik je de knop Eigenschappen.

In het venster Eigenschappen van inhoudsbesturingselement ga je naar Vergrendelen. Daarna heb je de keuze. Ofwel selecteer je Inhoudsbesturingselement kan niet worden verwijderd, of je kiest Inhoud kan niet worden bewerkt. Wanneer je bijvoorbeeld een disclaimer gebruikt, zorg je met deze beveiliging dat deze tekst ongewijzigd blijft.

Wanneer zo’n sjabloon helemaal op punt staat, wil je natuurlijk vermijden dat anderen je werk per abuis verknoeien. Als je een wachtwoord toekent aan het sjabloon kan alleen wie het wachtwoord kent het sjabloon aanpassen. Daarvoor moet je naar het tabblad Controleren.

In de groep Beveiligen kies je Bewerking beperken. Klik onder Afdwingen starten op de optie Ja, afdwingen van beveiliging starten. Vervolgens typ je een wachtwoord in het vak Nieuw wachtwoord opgeven (optioneel) en daarna bevestig je het wachtwoord.