Een browser gebruik je om te surfen. Adres intikken en gaan met die banaan. Zo’n minimalistische aanpak werkt, maar dan ga je wel voorbij aan een aantal ingebouwde mogelijkheden en opties die je surfomgeving prettiger, efficiënter of veiliger kunnen maken.

Tip 01: Chromium-thema’s

Met thema’s kun je je browser een ander uiterlijk geven. Open een nieuw tabblad in Chrome en selecteer onderaan Chrome aanpassen. Aan de rechterkant kun je kleuren wijzigen en zelfs specifieke schermkleuren kiezen met een pipet. Je kunt ook op Thema wijzigen klikken en een thema selecteren uit de beschikbare categorieën. Indien gewenst, schakel je rechtsboven Dagelijks vernieuwen in. Kies Een afbeelding uploaden als je een eigen afbeelding aan het thema wilt toevoegen. Onderaan kun je op Chrome Web Store drukken of direct de themabibliotheek bezoeken. Selecteer Toev. aan Chrome om een thema te gebruiken.

De mogelijkheden in andere Chromium-browsers zijn soortgelijk. In Edge bijvoorbeeld kun je thema’s aanpassen via Instellingen / Uiterlijk. Klik hier onderaan op Meer thema’s ontdekken of op Chrome Web Store voor meer thema’s in online bibliotheken.

Je kunt in Chromium-browsers ook per gebruikersprofiel een ander thema installeren, bijvoorbeeld een voor thuis en een voor het werk.

Tip 02: Firefox-thema’s

In Firefox kun je ook je eigen thema’s gebruiken. Open het Toepassingsmenu, selecteer Add-ons en thema’s, ga naar Thema’s en kies een geschikt thema of bezoek deze webpagina voor meer opties. Hier vind je ook de link Bouw uw eigen thema met Firefox Color, waarmee je de extensie kunt downloaden en installeren om snel je eigen thema’s te ontwerpen en aan Firefox toe te voegen.

Op tabbladen als Custom colors,Advanced colors en Custom backgrounds kun je verschillende ontwerpelementen aanpassen, inclusief een eigen afbeelding als achtergrond. Sla het thema op met Save als je klaar bent.

Tip 03: Chromium-profielen

Browserprofielen kunnen handig zijn bij meerdere gebruikers of verschillende projecten. In Chrome klik je rechtsboven op het profielpictogram. Kies Gast als je tijdens deze sessie geen cookies, zoek- of surfgeschiedenis wilt bewaren.

Voor een echt profiel kies je +Toevoegen. Klik op Inloggen om met een Google-account dit profiel te koppelen of op Doorgaan zonder account om bladwijzers, wachtwoorden en surfgeschiedenis alleen lokaal in dit profiel te bewaren. Het nieuwe profiel wordt toegevoegd; klik erop om het te activeren.

Ga naar Instellingen / Jij en Google en kies Synchronisatie aanzetten als je gegevens wilt synchroniseren met andere computers via je Google-account. Klik op Je Chrome-profiel aanpassen om onder meer de themakleur en de avatar van je profiel te wijzigen. Vroeger kon je in Chrome een profiel met een wachtwoord beveiligen, maar nu heb je daar helaas een extensie voor nodig: LockPW. Edge biedt vergelijkbare mogelijkheden, inclusief dezelfde LockPW-extensie.

Tip 04: Firefox-profielen

Firefox heeft een eigen profielbeheerder, hoewel deze minder uitgebreid is dan in Chromium-browsers. Als de browser is opgestart, typ je about:profiles in de adresbalk en klik je op Een nieuw profiel aanmaken. Klik in de wizard op Volgende, voer een profielnaam in en kies eventueel een (lege) map om alle profielgegevens in op te slaan. Klik op Voltooien om het profiel toe te voegen. Je kunt dit profiel dan opstarten in een nieuw browservenster, of het hernoemen of verwijderen.

Als Firefox nog niet is geopend, start je de profielbeheerder door op Windows-toets+R te drukken en firefox.exe -p in te voeren. Ook hier kun je gebruikersprofielen aanmaken, hernoemen en verwijderen. Als je wilt dat Firefox bij het opstarten altijd vraagt met welk profiel je wilt starten, verwijder je het vinkje bij Geselecteerd profiel gebruiken zonder te vragen bij het opstarten.

Je kunt ook zelf een snelkoppeling op je bureaublad maken om Firefox met een specifiek profiel te starten. Klik met de rechtermuisknop op je bureaublad en kies Nieuw / Snelkoppeling. Vul bij Geef de locatie van het item op het volgende in:

Bevestig met Volgende en Voltooien.

Tip 05 Beveiliging (Chrome)

Je browser is een vaak gebruikte toegangspoort tot het internet en daarmee een doelwit voor hackers en malware. Browsers nemen daarom steeds meer veiligheidsmaatregelen. We kijken in Chrome naar enkele minder bekende functies op dit gebied, meestal te vinden via Instellingen / Privacy en beveiliging.

Het is aan te raden om af en toe op de blauwe Nu checken-knop te drukken, zeker als Chrome je wachtwoorden opslaat. Google controleert dan of je opgeslagen wachtwoorden ook voorkomen in bekende datalekken. Als dat zo is, verander deze wachtwoorden dan zo snel mogelijk. Handig om weten: om opgeslagen wachtwoorden te exporteren naar een csv-bestand, ga je naar Instellingen / Automatisch invullen en wachtwoorden, klik je op Wachtwoordmanager en op het knopje met de drie puntjes naast Opgeslagen wachtwoorden, waar je Wachtwoorden exporteren selecteert.

Bij Privacy en Beveiliging vind je onder Beveiliging de functie Safe Browsing. Hiermee kun je laten controleren op mogelijke wachtwoordlekken en kwaadaardige url’s. Hoewel dit handig is, deel je hierdoor wel extra informatie zoals webadressen, paginasegmenten, extensiegebruik, downloads en meer met Google. Je zult dus moeten afwegen of je dit wilt. Wijzelf houden het hier bij Standaardbeveiliging, met ingeschakelde wachtwoordwaarschuwing.

Tip 06: Privacy (Chrome)

De balans tussen veiligheid, surfcomfort en privacy kan dus soms delicaat zijn. Neem bijvoorbeeld de Chrome-wizard bij Privacy en beveiliging / Privacygids. Het activeren van functies voor zoek- en browsekwaliteit, synchronisatie van surfgeschiedenis, Safe Browsing (zie tip 5) en cookies van derden kan je veiligheid of surfcomfort verhogen, maar tegelijkertijd ten koste gaan van je privacy. Dit vraagt om een persoonlijke afweging.

Het kan ook zijn dat je het niet prettig vindt dat je internetprovider je DNS-verzoeken kan zien en zo kan achterhalen welke sites je bezoekt, zelfs via een versleutelde https-verbinding. Om dit te omzeilen, kun je DoH (DNS over https) in je browser inschakelen om ook de eigenlijke DNS-verzoeken te versleutelen.

In Chrome doe je dit via Privacy en beveiliging / Beveiliging, waar je de optie Beveiligde DNS gebruiken inschakelt. Je kunt kiezen voor Met je huidige serviceprovider, mits je provider standaard DoH ondersteunt. Of je kiest voor Met en selecteert een DoH-provider zoals Cloudflare of (Cisco) OpenDNS. Deze functie is trouwens ook te vinden in andere Chromium-browsers.

Sinds Windows 10 21H2 kun je DoH via de instellingen van Windows ook op systeemniveau activeren (zie onder meer dit artikel, voor Windows 11).

Tip 07 Beveiliging (Firefox)

Firefox is vaak de favoriete browser van gebruikers die veel waarde hechten aan maatwerk, veiligheid en privacy. Een manier om je beveiliging tegen malware en phishing-sites te verhogen in Firefox is door naar Privacy & Beveiliging te gaan en vervolgens alle drie de vakjes aan te vinken onder Beveiliging / Bescherming tegen misleidende inhoud en gevaarlijke software.

Het klopt dat voor deze beveiligingsfuncties bepaalde informatie naar Mozilla en sommige partners, zoals de Google Safe Browsing-service, kan worden gestuurd, maar deze omvat niet het volledige webadres (stringparameters worden bijvoorbeeld uitgesloten), en ook voor de controle van potentiële downloads wordt niet het volledige bestand verzonden. Je kunt de werking van deze functie zelf uittesten door te surfen naar https://www.itisatrap.org/firefox/its-a-trap.html, https://www.itisatrap.org/firefox/its-an-attack.html en https://www.itisatrap.org/firefox/unwanted.html.

Tip 08 Privacy (Firefox)

Firefox bevat heel wat interessante privacyinstellingen, die we hier helaas niet allemaal kunnen bespreken.

Stuur je liever geen persoonlijke data richting Mozilla, dan verwijder je het best de vier vinkjes bij Privacy en Beveiliging / Firefox-gegevensverzameling en -gebruik; standaard staan deze opties namelijk ingeschakeld.

Als je geen specifieke extensie zoals uBlock Origin of een DNS-filter zoals AdGuard Home gebruikt, kan het nuttig zijn om Firefox zo in te stellen dat het zelf zoveel mogelijk trackers en gerelateerde items blokkeert. Je kunt bijvoorbeeld Privacy & Beveiliging / Browserprivacy instellen op Streng in plaats van Standaard. Sommige websites zullen hierdoor mogelijk niet goed werken, maar je kan dit per geval aanpassen door op het (blauwe) schildje links van de adresbalk van de betreffende website te klikken en Verbeterde bescherming tegen volgen is AAN voor deze website uit te schakelen.

In deze sectie vind je ook de categorie DNS over HTTPS (DoH), met vier opties variërend van Uit (als je de standaard ingestelde DNS-resolver wilt gebruiken) tot Max. bescherming (waarbij Firefox altijd DoH gebruikt, bijvoorbeeld van aanbieders als Cloudflare of NextDNS).

Tip 09 Chrome zoekmachines

Als je in Chrome een andere zoekmachine dan Google wilt instellen, ga je naar Instellingen/Zoekmachine/Zoekmachines en Site Search beheren.

Hier zie je al een aantal alternatieven, zoals Bing en DuckDuckGo. Klik naast het gewenste alternatief op de drie puntjes en kies Instellen als standaard. Als de gewenste zoekmachine er niet tussen staat, klik dan op Toevoegen en vul een geschikte naam in, evenals een (korte) snelkoppeling en de exacte url.

Stel, je wilt de privacyvriendelijke zoekmachine Qwant toevoegen. Surf dan naar www.qwant.com, voer een zoekterm in (bijvoorbeeld test) en plak de resulterende url in het veld, maar vervang je zoekterm door %s, bijvoorbeeld: https://www.qwant.com/?q=%s&t=web. Je kunt op een vergelijkbare manier ook allerlei sites met een eigen zoekfunctie toevoegen. Het is goed mogelijk dat de url van eerder bezochte sites met een zoekfunctie al in de lijst met Inactieve Snelkoppelingen staat, waar je alleen maar op Activeren hoeft te klikken.

Over de werking van een snelkoppeling: stel dat je bij Qwant qw als snelkoppeling hebt ingetikt, dan hoef je voortaan op de adresbalk alleen maar qw in te tikken, gevolgd door de Tab-toets en een zoekterm om op die site meteen naar dat trefwoord te laten zoeken.

Vergelijkbare mogelijkheden zijn te vinden bij andere Chromium-browsers als Edge en Brave. Firefox is op dit vlak (standaard) minder flexibel.

Tip 10 Experimenteel

In de meeste browsers kun je ook met nieuwe functies experimenteren. In Chromium-browsers tik je hiervoor <browsernaam>://flags op de adresbalk, bijvoorbeeld chrome://flags, waarna honderden functies inclusief omschrijving verschijnen. In Firefox doe je dit door about:config in te voeren en op Het risico aanvaarden en doorgaan en Alles tonen te klikken.

In beide browsers kun je bovenaan een zoekterm invoeren om naar een specifieke functie te zoeken. Om de status van een functie te wijzigen, selecteer je in een Chromium-browser Enabled of Disabled. Met Reset all stel je alle functies in op de oorspronkelijke status. In Firefox wijzig je de status met de knop Omschakelen of je klikt op het potloodicoon voor een andere waarde. Handig is wel dat je hier een vinkje kunt plaatsen bij Alleen gewijzigde voorkeuren tonen om te zien wat je hebt aangepast.

Daarnaast kun je de meeste browsers ook aansturen met opdrachtregelparameters. Via deze pagina vind je een overzicht voor Chromium-browsers. Hier kun je terecht voor Firefox-parameters.

Houd er rekening mee dat zulke opties bij elke nieuwe browserversie kunnen veranderen of zelfs niet meer werken. Je kunt ook overwegen om naast je stabiele versie een bètaversie te installeren, met experimentele functies die in stabiele edities vaak nog niet beschikbaar zijn. Je vindt deze via Chrome Bèta, Microsoft Edge Beta, Brave Beta en Firefox Beta.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).