ID.nl logo
Wandel- en fietsroutes uitstippelen met Viking
© Reshift Digital
Huis

Wandel- en fietsroutes uitstippelen met Viking

Wil je heerlijk ontspannen wandelen of fietsen, maar dan zonder dat je steeds de verkeerde kant opgaat? Of zonder dat je de mooiste plekken overslaat of verdwaalt in een onbekend gebied? De oplossing is simpel: je kunt gewoon vooraf de ideale route uitstippelen. Dat kan op de computer met het gratis Viking.

In plaats van zomaar op de bonnefooi ergens een wandeling of fietstocht maken, kun je met Viking thuis alvast een mooie route uitstippelen. Zo kun je een afwisselende route in elkaar zetten en weet je zeker dat je de mooiste plekken niet overslaat. Of misschien ken je een prachtige route en wil je deze graag vastleggen, zodat je die met anderen kunt delen. Of je wilt misschien gedownloade routes van een wandel- en fietswebsites eerst thuis op de computer uitpluizen. In al deze gevallen biedt Viking uitkomst. Want met dit programma zet je met het grootste gemak je eigen routes uit of bekijk je bestaande. Op die manier hoef je je dus nooit meer af te vragen hoe je moet lopen of fietsen. Je kunt je aandacht volledig op leuke dingen richten. Zoals lekker om je heen kijken en optimaal genieten. Uiteraard kun je de routes overzetten naar je smartphone. Benieuwd hoe dit allemaal werkt? We gaan het je vertellen.

Maak je eigen fiets- en wandelroutes met Google Maps

©PXimport

Kaartlaag

Viking is opensource en dus volledig gratis. Het programma ziet er in het begin wat kaal uit. Dat komt doordat Viking met lagen werkt die je naar eigen inzicht aan en uit kunt zetten. Om routes in te tekenen heb je een laag met kaartmateriaal nodig, zodat je ziet waar je bent. Deze topografische kaart maak je zichtbaar via Edit / Layer Defaults / Kaart. In het venster dat nu verschijnt, kies je bij Kaarttype voor OpenStreetMap (Mapnik). Herstart het programma en de kaart wordt zichtbaar.

Zoek vervolgens het gebied op waar je de route wilt uitzetten. Dat kan door de kaart met een ingedrukte muisknop te verschuiven. Om snel grote afstanden af te leggen, is het handig om eerst flink uit te zoomen en pas op de plaats van bestemming weer in te zoomen. Dat zoomen kan op elk moment met het muiswieltje. Let er wel op dat in de gereedschapsbalk bovenin het gereedschap Pan Tool moet zijn geselecteerd, want hiermee navigeer je vrij over de kaart.

Een alternatieve methode om een gebied te vinden, is door via View, Go to Location een plaatsnaam of de naam van een bekende locatie op te geven. Dan spring je daar in een keer naartoe. Wil je snel naar jouw favoriete locatie springen? Dat kan door dit als jouw thuislocatie te markeren via Edit / Set the Default Location. Dat kan bijvoorbeeld het parkeerterrein van een natuurgebied zijn, een lokaal parkje of je eigen huis. Daarna kun je er op elk moment naartoe springen via View / Go to the Default Location. Om hier ook na een programmastart te beginnen, ga je naar Edit / Preferences en kies je op tabblad Startup bij Startup Method voor Home Location.

©PXimport

Routelaag

Om een route uit te zetten, heb je een extra laagsoort nodig. Klik met rechts op Top Layer en kies New Layer / TrackWaypoint. Om de route te plannen zoek je eerst het startpunt van de wandeling of fietstocht op de kaart op. Klik één keer op de laag TrackWaypoint, zodat dit de actieve laag wordt, en activeer daarna het gereedschap Edit track in de gereedschapsbalk bovenin.

Klik met dit gereedschap op de plek waar de route moet beginnen en geef een naam op in het venster Voeg route toe. Vervolgens is het een kwestie van de route stap voor stap intekenen op de kaart, bijvoorbeeld door op elke kruising en splitsing te klikken waar je van richting wilt veranderen.

Twee punten worden altijd verbonden door een rechte lijn. Rechte wegen en paden zijn daardoor lekker makkelijk in te tekenen. Voor bochtige wegen en kronkelpaadjes heb je tussenpunten nodig om de contouren enigszins te volgen. Je hoeft ze ook weer niet minutieus te volgen, zolang tijdens je wandeling of fietstocht maar duidelijk is waar je naartoe moet. Dat je niet schuin over een weiland moet fietsen, maar over het fietspad ernaast mag duidelijk zijn.

©PXimport

Schuiven en verfijnen

Af en toe moet je de kaart over het scherm verschuiven om door te kunnen gaan met het plannen van de route. Activeer dan tijdelijk het gereedschap Pan Tool om een vers stukje kaart op te zoeken. Daarna ga je gewoon weer verder met bouwen van de route via Edit track. Je gaat dan automatisch verder vanaf het laatste ingetekende punt. Voeg je de verkeerde plek toe aan jouw route? Klik dan met rechts om de laatste actie ongedaan gemaakt. Herhaal dit eventueel om stap voor stap terug te gaan in de tijd.

Is jouw route compleet? Druk op Esc of klik met rechts op de laag TrackWaypoint en kies Finish Track. De route blijft daarna gewoon zichtbaar op de kaart. Heb je de route per ongeluk te vroeg afgesloten? Klik met een ingedrukte Shift-toets op het laatste punt en je kunt meteen weer verdergaan met bouwen.

Om de route te verfijnen heb je het gereedschap Select Tool nodig. Klik maar eens op een van je routepunten om het te selecteren en sleep het daarna naar een wat betere plek. De route past zich automatisch aan zodra je de muisknop loslaat. Wil je extra routepunten toevoegen om bijvoorbeeld nauwkeuriger een bocht te volgen? Selecteer op die locatie dan eerst een van je bestaande punten. Klik met rechts (gewoon ergens op de kaart), kies Insert Points en geef aan of je het nieuwe punt voor of na het geselecteerde punt wilt toevoegen. Dit kun je herhalen zo vaak als nodig is. Nieuwe punten worden altijd midden tussen twee bestaande punten toegevoegd. Daarna sleep je ze zelf naar de gewenste plek toe. Om een bestaand punt te verwijderen selecteer je het, klik je met rechts en kies je Delete Points / Delete Selected Point.

©PXimport

Kleurtje kiezen

Is jouw route niet duidelijk genoeg te zien op de kaart? Of wil je gewoon liever een ander kleurtje hebben? Klik dan met rechts op jouw route in het onderdeel Sporen van de laag TrackWaypoint en kies Properties. Kleur uitgekozen? Ga daarna meteen even naar het tabblad Statistics in ditzelfde venster om te zien hoe lang de uitgezette route bij benadering is. Al leg je wandelend of fietsend waarschijnlijk vaak wel wat meer kilometers af.

Bezienswaardigheden

Onderweg is er van alles en nog wat te zien. Om te voorkomen dat je daar straks zomaar aan voorbij fietst, is het een idee om deze plekken te markeren op je route. Zodat je een herinnering op de kaart ziet zodra je de tocht maakt. Dit doe je door een zogeheten waypoint aan te maken. Dat wordt ook wel een point of interest (POI) genoemd. Kies om dit te doen het gereedschap Maak Waypoint en klik op de kaart waar je de markering wilt neerzetten.

In het venster Eigenschappen van Waypoint tik je vervolgens een naam in, zodat je weet waar het om gaat. Je mag ook een opmerking en een omschrijving toevoegen, al is het niet zeker dat je deze extra informatie op je smartphone te zien krijgt. Hetzelfde geldt voor het pictogram dat je aan een waypoint kunt toekennen via het veld Symbool. In ieder geval heeft het wel zeker meerwaarde tijdens het bekijken van je routes in Viking zelf. Om een waypoint te veranderen, activeer je weer het gereedschap Select Tool. Klik vervolgens op de waypoint om het te selecteren en klik daarna met rechts gewoon ergens op de kaart en kies voor Properties. Om deze te verplaatsen, sleep je de geselecteerde waypoint naar een andere plek toe.

©PXimport

Delen hergebruiken

Wil je een nieuwe route uitzetten die voor een deel een eerder door jou gemaakte route volgt? Dan hoef je hem niet helemaal vanaf scratch op te bouwen. Klik in dat geval met rechts op de bestaande route en kies Copy. Klik daarna met rechts op Sporen en kies Paste. Hiermee maak je een kloon.

Selecteer de kopie, klik er nogmaals op en pas de naam aan zodat je de nieuwe route makkelijk herkent. Haal voor de zekerheid ook het vinkje achter de originele route weg, zodat die tijdelijk niet meer op de kaart is te zien. Dan weet je honderd procent zeker dat je de kopie bewerkt.

Selecteer nu het punt waar de nieuwe route begint af te wijken van het origineel, klik met rechts en kies Split / Split at Trackpoint. Alles na dit punt wordt nu gesplitst. Dat zie je aan de extra route die nu onder het kopje Sporen verschijnt. Kun je ook daar een gedeelte nog van gebruiken, bijvoorbeeld voor de terugweg? Selecteer dan het punt waar de nieuwe route straks weer op moet aansluiten en splits opnieuw. Het stuk van de route dat je niet meer nodig hebt, gooi je weg door er met rechts op te klikken en Delete te kiezen. Het is verstandig eerst even via de vinkjes te controleren welk exemplaar je moet hebben.

©PXimport

Aansluiting zoeken

Stel dat je het begin- en eindstuk van een route hebt overgehouden. Dan zijn dit nu twee losse segmenten geworden. Nu is het zaak om de route vanaf het eindpunt van het beginsegment te vervolgen, om uiteindelijk weer netjes aan te sluiten op het slotsegment. Dat lijkt ingewikkelder dan het is.

Klik eerst met Select Tool op het eindpunt van het eerste segment, klik daarna met rechts en kies Extend Track End. Nu kun je vanaf hier de nieuwe route intekenen zoals je dat eerder hebt gedaan. Zodra je bij het eindsegment aankomt, klik je met een ingedrukte Shift-toets op het dichtstbijzijnde punt van dit segment. Vanaf dat moment heb je weer één mooie lange route. Dat kun je controleren in het onderdeel Sporen.

©PXimport

Route of spoor?

We hebben het steeds over routes, terwijl je in Viking een spoor (track) aan het maken bent. Hoe zit dat? Officieel is een spoor een eerder afgelegd traject dat je met een gps-ontvanger of met een app op je smartphone hebt vastgelegd. Dat is dus historische data. Terwijl een route iets is wat je van plan bent te gaan doen. Nu kun je in Viking allebei maken, dus waarom maken we een spoor aan en geen route? Simpelweg omdat bij een route meteen het begrip navigeren om de hoek komt kijken. Terwijl onze insteek is dat je een vooraf bedachte wandeling of fietstocht maakt via de mooiste weggetjes en paadjes. Het doel is dus niet om via de snelste of kortste weg naar je eindbestemming te navigeren. Mocht je liever een route willen aanmaken, dat kan met het gereedschap Edit Route. Het werkt verder hetzelfde als Edit Track, behalve dat in gereedschappen en opties het woordje Track is vervangen door Route. Daarnaast kun je een spoor altijd nog omzetten in een route door er met rechts op te klikken en Transform / Convert to a Route te kiezen. Andersom kan ook, dus van een route een track maken.

Met je telefoon

Om jouw route naar een smartphone over te zetten of te delen met anderen, klik je met rechts op TrackWaypoint en kies je Export Layer / Export as GPX. Kies een map en geef het bestand een naam. Hiermee bewaar je alle in deze routelaag aanwezige routes en waypoints.

Wil je één specifieke route opslaan? Klik daar dan met rechts op en kies Export Track as GPX. Daarna is het een kwestie van het gpx-bestand overzetten naar je telefoon. Bijvoorbeeld door het op DropBox te plaatsen en daarna op je telefoon in de Dropbox-app aan te geven met welke app je het wilt openen. Zoals het veelzijdige OsmAnd. In de app zie je jouw route als een gekleurde lijn die je volgt tijdens het fietsen of wandelen.

©PXimport

Bestaande routes

Wat ook kan is kant-en-klare gpx-routes downloaden vanaf een van de vele wandel- en fietswebsites die ons land rijk is. Of je neemt zelf een wandeling of fietstocht op met je smartphone en een app zoals OsmAnd, en slaat dit vervolgens op als gpx-bestand.

In beide gevallen open je het gpx-bestand in Viking via menu-optie File, Open. Erg handig om iemands route alvast te bekijken voordat je ermee op pad gaat, of om het aan te passen aan jouw eigen wensen. Elk gpx-spoor dat je in Vinking opent, komt in een eigen laag onder Top Layer / Sporen te staan.

Het programma is tot slot erg handig om fouten in zelf opgenomen sporen te corrigeren. Stel dat je een route met anderen wilt delen die je vanaf huis hebt gedaan, maar je wilt liever niet dat vreemden weten waar jij woont. Of je hebt een tocht opgenomen, maar bent vergeten om hem te stoppen toen je uitgewandeld was, waardoor de complete autorit naar huis ook is opgenomen. Zonde, want dan is niet meer te zien hoelang je hebt gewandeld en hoeveel kilometer je hebt afgelegd. Geen probleem, laad het gpx-bestand gewoon in Viking, splits de route zoals we eerder hebben besproken om ongewenste stukken kwijt te raken, en sla de aangepaste route op als een nieuw gpx-bestand.

©PXimport

▼ Volgende artikel
Waar voor je geld: 5 fonduesets voor een gezellige avond
© M.studio - stock.adobe.com
Huis

Waar voor je geld: 5 fonduesets voor een gezellige avond

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

▼ Volgende artikel
Van papier tot pixels: altijd je administratie op orde
© px.palette
Huis

Van papier tot pixels: altijd je administratie op orde

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Wat gaan we doen?

We geven diverse tips en tools om administratieve en andere papieren documenten efficiënt en ordelijk te digitaliseren. Dat gaat van scannen en OCR’en tot organiseren, automatiseren, back-uppen en meer.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Er bestaan ook heel wat printers met een ingebouwde scanner.

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

NAPS2 is prima opensource-scansoftware, met geïntegreerde meertalige OCR-module.

Pdf-printer

De focus van dit artikel ligt op papieren brondocumenten, maar we willen zeker ook (de gratis versie van) PDFCreator vermelden (www.pdfforge.org/pdfcreator). Je kunt deze namelijk als virtuele printer installeren om zo allerlei documenttypen om te zetten naar PDF(/A).

Start na installatie de app, open het tabblad Printer, vink PDFCreator aan en kies via de moersleutel het bestaande profiel PDF/A (archiefbestand). Bevestig met Opslaan en sluit de app. Open nu een document in een willekeurige toepassing, open het afdrukvenster en selecteer PDFCreator als printer. Een dialoogvenster opent waarin je het document meteen kunt opslaan als PDF/A-bestand (standaardversie 2b, maar dit is aanpasbaar via het uitklapmenu).

Je kunt zo’n virtuele printer ook inzetten om documenten automatisch als PDF/A op te slaan in een zelf te bepalen map. Maak hiervoor in PDFCreator op het tabblad Profielen een nieuw profiel aan (bijvoorbeeld PDF/A in map Facturen), kies bijvoorbeeld PDF/A-2b als formaat en geef tevens een specifieke opslaglocatie op. Koppel dit profiel op het tabblad Printer aan een nieuwe virtuele printer (bijvoorbeeld PDF/A-facturen). Zo maak je meerdere profielen en printers aan, waarbij elk PDF/A-bestand automatisch in een andere map terechtkomt.

Je kunt ook meerdere virtuele printers aanmaken, telkens met een aangepast profiel.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Met (het gratis) Adobe Scan kun je ook meerdere pagina’s laten OCR’en en in één pdf bewaren.

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

TagSpaces is een krachtige taggingtool, maar met een zekere leercurve.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Met het juiste filter kun je ook vanuit de Verkenner naar tags binnen pdf-documenten zoeken.

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Sneller zoeken binnen een logische mappenstructuur (en met labels).

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Organiseer je bestanden automatisch op basis van eigen, gecombineerde zoekfilters.

DMS

Met de tips rond doorzoekbaar maken, taggen en ordenen uit dit artikel, en met tools als TagSpaces en File Juggler, raak je al ver. Wil je je administratie nog professioneler organiseren, dan kom je uit bij een volwaardig Document Management System, kortweg DMS. Flexibele opensource-tools zijn bijvoorbeeld Papermerge en Paperless NGX. Beide installeer je het makkelijkst op Windows via Docker (Docker Desktop for Windows, met WSL2).

Na installatie bereik je het browserdashboard van de tool standaard via http://<ip-adres>:8000. Beide tools bieden OCR aan om gescande documenten doorzoekbaar te maken. Je documenten kunnen ook automatisch worden verwerkt op basis van eigen filters, en er zijn krachtige zoekopties ingebouwd. Beide tools kun je meteen uitproberen via een online demo (log in met demo / demo).

Een krachtig DMS als Paperless-ngx maakt het bijhouden van je administratie veel efficiënter.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Agent Ransack laat gecombineerde en krachtige filters toe en zoekt ook in metadata.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Duplicati is een betrouwbare, gebruiksvriendelijke en flexibele back-uptool.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).

Ook in NAPS2 kun je pdf-documenten met een wachtwoord beveiligen.