Door de coronacrisis zijn we veel meer videoconferentietools gaan gebruiken, zoals MS Teams, Google Meet en Zoom. Minder bekend is Jami die toch heel wat in zijn mars heeft. Deze tool is een multiplatform, een openbron en gratis. Je kunt versleuteld communiceren via tekst, audio en video. En als eenmaal de connectie er is, verloopt alles zonder centrale server.

Jami heeft zijn wortels in de Linux-wereld, het is ook de opvolger van Gnu Ring. Maar inmiddels is Jami beschikbaar voor bijna alle andere platformen, zowel Windows, macOS, Android als iOS. De makers gaan vooral prat op het gedistribueerde concept. Dat houdt in dat de eigenlijke communicatie niet over een centrale server loopt en dat heeft enkele voordelen. Zo is er onder andere meer garantie op privacy (zeker in combinatie met de end-to-end-versleuteling op basis van tls 1.3), zijn er geen bandbreedtebeperkingen (hoogstens je eigen internetsnelheid) en geen limieten op het doorsturen van documenten. Wil je hier het fijne van weten? Kijk dan op www.jami.net voor de nodige feedback. Enige tijd geleden voegden de ontwikkelaars ook de ondersteuning voor high efficiency video coding toe. Die koppelt nu een hogere compressiegraad aan een betere kwaliteit. Kortom, Jami heeft best wel enige troeven in huis.

Installatie (Windows)

Op de website van Jami vind je de knop Download Jami. Die brengt je naar een pagina met links voor diverse platformen. In dit artikel richten we ons op Jami voor Windows en Android. We beginnen met de eerste en dat blijkt een 64-bitsversie te zijn. Controleer of je Windows over de juiste systeemarchitectuur beschikt: open de verkenner, klik met rechts op Deze pc en kies Eigenschappen. Als je bij Type systeem 64-bits besturingssysteem afleest, zit je goed.

De installatie van de tool vergt nauwelijks meer dan één druk op de knop Install. Klik wel eerst even op Advanced als je een ander installatiepad wilt hebben dan het standaardpad \Program Files\Savoir-Faire\Linux\Jami. Tja, de tool weet zijn geprefereerde origine niet helemaal te verloochenen.

Het kan even duren voor de tool lijkt te reageren, maar als het goed is kun je die even later alsnog opstarten. Op een van onze testtoestellen verscheen wel de melding dat een herstart van het systeem nodig was.

©PXimport

Account

Wanneer je Jami voor de eerste keer opstart, moet je eerst een account creëren. Kik dus maar op Create local account en vul een profielnaam in. Via het camera- of het map-icoon kun je meteen een profielfoto toevoegen. Tenzij je alleen binnen je eigen netwerk wil communiceren laat je het vinkje staan bij Registreer een openbare gebruikersnaam. Vul ook hier een gebruikersnaam in en plaats veiligheidshalve een vinkje bij Choose a password for enhanced security. Vul twee keer een stevig wachtwoord in en druk op Volgende. In het daaropvolgende venster druk je op de knop Export, daarmee maak je een veiligheidskopie van je accountgegevens.

Er zijn nog andere opties in het startvenster. Import from device, hiermee kun je een eerder gecreëerd account op een ander toestel kunt importeren. Import from backup, hiermee haal je je accountgegevens van de eerder gemaakte back-up op.

©PXimport

Instellingen

Je kunt nu in principe al meteen naar contacten speuren, maar je kunt beter eerst de instellingen controleren en finetunen via het tandwielpictogram. Zorg alvast dat de knop bij Jami-account op Inschakelen staat. Hier lees je naast je geregistreerde (openbare) gebruikersnaam je zogenoemde ring-ID af. Met deze laatste kun je je eveneens bij gesprekspartners identificeren.

In de rubriek Algemeen zet je de schakelknop bij Run on Startup uit als je niet wilt dat Jami automatisch mee met Windows opstart. Via een andere schakelknop is het mogelijk om bureaubladmeldingen voor Jami in- of uit te schakelen en de tool bij het sluiten te laten minimaliseren. Ben je van plan om documenten uit te wisselen, klik dan op het map-icoon om jeDownloadmap in te stellen.

Enigszins verrassend: wanneer je   Always record calls inschakelt, wordt je gesprek opgenomen en bewaard in de map die je bij Opslaan in hebt ingesteld. Met een schuifknop leg je de opnamekwaliteit vast, van 0,1 tot 5 Mbps.

In de rubriek Audio/video kies je tot slot de microfoon en de luidspreker voor je audiogesprekken en de webcam en het gewenste formaat, bijvoorbeeld 1280x720 [30 fps]. Eventueel zet je de schakelknop aan bij Enable hardware acceleration, zodat je Jami ook van hevc kan gebruikmaken, als je hardware dit ondersteunt natuurlijk.

©PXimport

Installatie (Android)

Net als bij iOS vind je de Jami-app ook voor Android in de officiële appstore, in dit geval de Play Store. De installatie heb je zo voor elkaar en net als bij Windows moet je eerst een account creëren. Tik op Een Jami-account aanmaken en vul bij voorkeur een nog niet eerder geregistreerde gebruikersnaam in.

Bevestig met Choose username. Voor meer veiligheid zet je de schakelknop aan bij Choose a password to encrypt the account key on this device en vul je twee keer een wachtwoord. Bevestig met Account aanmaken.

Een alternatief is dat je je account importeert vanuit een ander mobiel apparaat (Connect from another device) of dat je dat uit een geïmporteerd back-upbestand (standaard export.gz) ophaalt via Verbinden uit back-up.

Het instellingenvenster in Android bereik je via het knopje met de drie puntjes waarna jeInstellingen kiest. De meeste opties spreken voor zich. Bij Geavanceerde video-instellingen kun je onder meer de gewenste videobitrate en -resolutie instellen. Standaard is Jami zo ingesteld dat de app automatisch op de achtergrond actief is zodra je systeem opstart, maar dat kun je hier ook uitschakelen.

Chatgesprek

Je hebt nu alles naar wens ingesteld en kunt het instellingenvenster sluiten. Wil je een ander account aan je Jami-installatie toevoegen? Klik hiervoor op je eigen profielfoto linksboven en op Account toevoegen+. Je belandt dan weer in het startvenster.

Op Android tik je hiervoor op je gebruikersnaam bovenaan en kies je de gewenste methode. Via het pijltje bovenaan kun je vervolgens makkelijk schakelen tussen je accounts. Tik op Gesprek beginnen om je (eerste) gesprek te starten.

Je kunt weliswaar willekeurige namen invullen in het zoekvenster tot je bij een geregistreerde naam uitkomt, maar dat lijkt ons niet de handigste manier. We gaan ervan uit dat je contacten liever wat meer gericht toevoegt en dat je dus de gebruikersnaam of het ring-ID van een kennis kent. Overigens kun je ook met je mobiele Jami-app de qr-code scannen om zo een gebruiker aan je contactenlijst toe te voegen. Tik hiervoor op het qr-icoon en kies Code scannen.

De toegevoegde contacten verschijnen in een lijst. Je hoeft zo’n contact alleen maar te selecteren en je boodschap in te tikken. De andere partij ziet het contactverzoek verschijnen (bij Uitnodigingen of bij Contactverzoeken) en kan dat verzoek accepteren, weigeren of blokkeren.

©PXimport

Bestandsuitwisseling

Zoals aangegeven is het ook mogelijk om met Jami bestanden uit te wisselen. In Android tik je hiervoor op het knopje met de drie puntjes naast de invoerbalk en kies je   Bestand versturen en navigeer je naar het bestand. In Windows klik je onderaan op het papierklemmetje en verwijs je ook hier naar het beoogde bestand.

In principe zou het op een desktop ook mogelijk moeten zijn om je scherm te delen. Volgens www.jami.net/help moet dat lukken door met rechts op een gespreksvenster te klikken en Scherm delen te kiezen, maar die optie bleek op onze testtoestellen vreemd genoeg niet beschikbaar.

©PXimport

Opgenomen berichten

Verderop in dit artikel hebben we het over realtime audio- en videogesprekken, maar je kunt ook audio- en videoberichten achterlaten, wanneer bijvoorbeeld de gesprekspartner niet thuis geeft. In Windows vind je de knoppen hiervoor links van de invoerbalk, bij Android tik je het knopje met de drie puntjes aan en kies je   Geluidsbericht opnemen of Videobericht opnemen, in respectievelijk m4a en webm.

Er verschijnt in beide gevallen een klein opnamevenster dat je na afloop meteen kunt versturen. Op een mobiel apparaat moet je Jami de eerste keer nog wel even je toestemming geven voor het gebruik van de apparaataudio- en video. De ontvanger van het videobericht hoeft dan alleen nog maar op het groene vinkje te klikken om de transfer te starten. De transfersnelheid op onze testtoestellen bleek wisselend.

©CIDimport

Audio- en videogesprekken

Maar met Jami kun je dus ook realtime audio- en videogesprekken houden. Hiervoor vind je zowel in Windows als in Android twee pictogrammen rechtsboven: een telefoon en een camera.

Bij een audiogesprek krijg je standaard de profielfoto van de gesprekspartner te zien. Onderaan vind je knopjes om de andere partij in wacht te zetten, om te chatten, om de microfoon te dempen, om het audiogesprek op te nemen of om ook andere contacten uit te nodigen voor je audiogesprek. Bij een videogesprek krijg je vergelijkbare knoppen te zien. Je eigen beeld verschijnt standaard in miniatuur, terwijl het beeld van je gesprekspartner in vol ornaat te zien is.

We ondervonden zelf dat het doorsturen van beeld in de Windows-versies niet altijd even betrouwbaar verliep. Blijkbaar is Jami voor bepaalde onderdelen net iets te zeer verknocht aan het Linux-platform en dus indirect ook aan Android. De Windows-editie vraagt dan ook nog om enig sleutelwerk. Een mooie uitdaging voor de eerstvolgende versie.

©CIDimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).