Neem je een nieuwe pc in gebruik of installeer je je besturingssysteem opnieuw? Dan ben je meestal uren bezig om alle software te installeren die je nodig hebt. Dat kan anders! Ninite bespaart tijd en kopzorgen en installeert alles met één muisklik terwijl jij de krant leest.

Tip 01: Overzicht

Komen je vrienden regelmatig bij je te rade en moet je vaak nieuwe installaties uitvoeren, dan is Ninite een geschenk uit de hemel. Maar zelfs al moet je slechts één keer in je leven vanuit een vers systeem vertrekken, dan nog vermijd je met Ninite dat je een hele tijd aan het scherm gekluisterd zit om alle tools, veiligheidsprogramma's en andere software te installeren. In meeste gevallen weet je zelfs niet meer welke programma's je allemaal nodig hebt. In de weken na een verse installatie kom je dan telkens tot de ontdekking dat je toch nog naar installatiebestanden op zoek moet gaan. De makers van Ninite kennen dit probleem maar al te goed. Daarom schotelen ze je op https://ninite.com een overzicht voor van freeware met een goede reputatie, waar je uit mag kiezen. Ninite werkt op Windows en Linux, een OS X-versie is er niet.

©PXimport

Tip 01 Ninite kent veel goede freewareprogramma's voor Windows, netjes in categorieën verdeeld.

Tip 02: Maak een keuze

Ninite, dat in de proefversie nog Volery heette, heeft een bijzonder eenvoudige interface. Het gaat immers om één webpagina waarop je de software aanvinkt die je wilt gebruiken. Het aanbod is gericht en bestaat uit producten die hun strepen hebben verdiend. Deze overzichtspagina is onderverdeeld in categorieën zoals webbrowsers, instant messengers, mediaspelers, compressietools, online opslag, beeldbewerkers, antivirus- en systeemtools enzovoort.

Het loont de moeite om rustig alle namen door te nemen, want wellicht staan er producten bij waaraan je niet onmiddellijk hebt gedacht. Het lijkt wel een snoepwinkel van nuttige freeware waar je als kind naar hartenlust mag grabbelen. Vink nooit alle programma's aan onder het motto 'hoe meer hoe beter'. Wanneer je bijvoorbeeld meerdere antivirusprogramma's installeert, is de kans groot dat de ene de tool andere zal tegenwerken. Zet vinkjes voor de programma's die je wel wilt hebben en klik dan op de grote groene knop Get Installer.

©PXimport

Tip 02 Selecteer software die je wilt.

Tip 03: Geen junkware

Het programma maakt van jouw selectie één gezamenlijk downloadpakket. Het op maat gemaakte installatiebestand wordt automatisch binnengehaald. Gaat er toch iets mis, dan gebruik je de knop Retry the download. Start na het downloaden de installer op door erop te dubbelklikken, en wacht tot alles netjes is geïnstalleerd. De procedure wordt niet onderbroken door allerlei keuzevensters en waarschuwingen. Je hoeft nooit of nergens op de Next-knop te klikken. Ninite weet bovendien dat je een hekel hebt aan overbodige werkbalken of add-ons waar je niet om hebt gevraagd. Het zal al deze rotzooi automatisch afslaan zonder dat jij een vinger hoeft uit te steken. Je kunt dus niet per ongeluk een foute optie aanvinken, ideaal.

©PXimport

Tip 03 Ninite combineert de geselecteerde software in één downloadpakket.

Tip 04: Slim gezien

Ninite is niet zomaar een multi-installer, het programma is behoorlijk intelligent. Ninite houdt rekening met de eigenheid van jouw systeem en zal telkens de juiste keuze maken tussen een 64bit- of 32bit-installer. Het online programma kiest bovendien bij voorkeur de apps in jouw taal. Het haalt de software van de officiële website van de fabrikant en niet van één of andere freewareopslagplaats. Daardoor installeert Ninite ook steeds de meest recente en stabiele versie. Nog een voordeel is dat je niet telkens hoeft te herstarten na de installatie van de verschillende applicaties. De installatie loopt als een trein, de installatietijd is uiteraard afhankelijk van het aantal titels en de grootte van de pakketten die op je verlanglijstje staan. Eenmaal klaar, prijkt op het bureaublad een ordelijke rij snelkoppelingen.

©PXimport

Tip 04 De installatieprogramma's komen in één exe-bestand.

Software voorstellen

De software die deze multi-installer aanreikt, is erg divers en goedgekozen. Toch zitten er hier en daar ook enkele vreemde keuzes bij, zoals NVDA: een 'screen reader'. Soms vraag je je af waarom het ene programma wel in de lijst voorkomt en het andere niet. De makers houden wel rekening met de verzoeken van de gebruikersgemeenschap. Ninite heeft daarom op de homepage een formulier klaargezet waar gebruikers suggesties kunnen aandragen voor software die aan de lijst toegevoegd zou moeten worden. Als je je e-mailadres hierbij achterlaat, ontvang je een bericht op het moment dat Ninite aan je wens tegemoetgekomen is. Wij hebben de lijst met programma's een tijd in de gaten gehouden en hebben gemerkt dat het aantal titels de afgelopen maanden helaas niet is veranderd.

©PXimport

Je kunt voorstellen om software toe te voegen, maar er zijn geen garanties.

Tip 05: Updater

De basisversie van Ninite is gratis, maar er is ook een update-tool waarvoor je 9,90 dollar per jaar betaalt. Deze updater vergelijkt de software op je systeem met de database van Ninite. Vanuit het systeemvak ontvang je een waarschuwing dat er een nieuwe versie beschikbaar is van een van de 92 programma's die Ninite momenteel volgt. Sta je de update toe, dan verloopt de update opnieuw zonder dat je voortdurend op de knop Volgende hoeft te klikken. Deze automatische updater komt ook in familiepakketten, 29,99 dollar op jaarbasis voor vijf machines en 49,99 dollar voor tien pc's.

Iedere keer dat je de computer start, gaat Ninite na of er updates zijn. Daarna controleert Ninite iedere zes uur zijn updatedatabase. Vanuit het systeemvak kun je Ninite Updater ook handmatig opstarten. Klik je met de rechtermuisknop op dit icoontje, dan kom je bij de knop Ignore om programma's uit te sluiten van deze update, zodat deze tool zijn werk selectief uitvoert. Klik op Install zodat Ninite Updater aan zijn download- en installatieopdracht begint. Je merkt wederom nauwelijks wat van de updates.

©PXimport

Tip 05 Wil je alles updaten of ga je liever selectief tewerk?

Tip 06: Alternatieve updater

In tip 5 las je dat je moet betalen voor de update-tool, maar met een omweggetje kan het ook gratis. Je kunt namelijk het oorspronkelijke installatiebestand van Ninite (waarmee je alle freewareversies hebt geplaatst) net zo goed als updatetool gebruiken. Wanneer de installaties achter de rug zijn, bewaar je het installatiebestand op de harde schijf. Als je dezelfde installer later opnieuw laat lopen, zal hij automatisch op zoek gaan naar updates van alle pakketten die jij hebt geïnstalleerd. Is de software op je systeem nog actueel, dan zal er niets gedaan worden. Programma's die wel aan vernieuwing toe zijn, krijgen een update op dezelfde geruisloze manier en zonder dat je de losse websites van de softwaremakers moet bezoeken. Aan de naam van je installatiebestand kun je overigens zien welke programma's er zullen worden geüpdatet.

Het enige verschil tussen de officiële updater en de alternatieve methode is dat je er zelf af en toe aan moet denken om naar updates te zoeken.

Url tweaken

Door de url van Ninite te tweaken, kun je rechtstreeks invoeren welke software je direct wilt downloaden en installeren. Dit kan van pas komen als je iemand te hulp schiet, en je diegene bepaalde (gecombineerde) software wilt laten installeren. Je hoeft dan alleen de aangepaste url naar diegene te sturen. Wanneer je in de adresbalk van de browser http://ninite.com/chrome-picasa/ ingeeft, zal Ninite automatisch Google Chrome en Picasa plaatsen. En met http: http://ninite.com/evernote-sumatrapdf-teracopy/ installeert het programma Evernote, SumatraPDF en Teracopy tegelijk.

©PXimport

Aan de hand van het internetadres kun je rechtstreeks programma's laten installeren.

Tip 07: Ubuntu Linux

De Ubuntu Linux-versie van Ninite staat al een hele tijd in de bèta-steigers. De lijst met programma's is helaas veel korter dan bij de Windows-versie. Momenteel zitten daar slechts 16 toepassingen in. Hopelijk groeit deze lijst nog. De werkwijze is grotendeels hetzelfde. Ook hier selecteer je eerst de applicaties en componenten die je wilt hebben. Met een klik op de Get Installer-knop haal je een deb-bestand binnen waarin het script voor de download zit. Het Ubuntu Software Center opent zich, waarin je op de Install-knop klikt. Vervolgens voer je het wachtwoord in om de download toe te staan en daarna merk je hoe het ene na het andere programma wordt geïnstalleerd.

Tip 08: Netwerkbeheerders

Ninite heeft ook een Pro-versie, die voor consumenten niet interessant is. Voor netwerkbeheerders van bedrijven en scholen, is Ninite Pro wel interessant, omdat je er groepsinstallaties en -updates mee kunt uitvoeren. Je mag de pro-software een week lang gratis testen. De prijs is afhankelijk van het aantal computers dat onderhouden moet worden via het netwerk met deze tool. Tot en met 100 machines kost de pro-editie 20 dollar per maand. Tot en met 250 machines kost Ninite Pro 50 dollar per maand. De interface van de pro-versie ziet er anders uit dan die van de gratis versie Ninite. Je hoeft niet langer je keuze te maken via de online selectiepagina, maar gebruikt het standalone Ninite One-programma. Je maakt je keuze binnen het programma zelf. In het werkvenster klik je onderaan op de knop Show remote options waardoor in het linkervak de werkstations van het netwerk verschijnen. Ninite Pro herkent zelf alle computers in het netwerk.

©PXimport

Tip 08 Selecteer in het netwerk de stations waarop je de software wil installeren.

Tip 09: Voordelen netwerkversie

Je kunt de stations met een groep of individueel selecteren om de systemen met hetzelfde gemak van de laatste softwareversies te voorzien. Zo'n netwerkinstallatie spaart enorm veel tijd en bandbreedte omdat de gebruikers niet een voor een de software downloaden en installeren. Bovendien werkt de installer veel sneller omdat Ninite Pro de downloads opslaat in de cache en hergebruikt. De pro-editie is tevens voorzien van Ninite Updater en een functie om een audit uit te voeren op alle verbonden machines. Bovendien is de lijst van apps die Ninite Pro ondersteunt iets langer dan die van de gratis versie: 110 programma's in plaats van 92. Ten slotte is het mogelijk om met de betaalde versie offline-installers samen te stellen die dus ook zonder internetverbinding werken.

De-installeren

Nog handig aan de pro-versie van Ninite is dat je bepaalde versie van programma's kunt vastleggen. Wil je bijvoorbeeld dat enkele programma's niet steeds mee vernieuwen met de automatische update, dan leg je dat als netwerkbeheerder vast met de Freeze switch. Ook beschik je rechtsonder in Ninite One over een knop om programma's over het netwerk te de-installeren.

©PXimport

Over het netwerk kan je ook programma's op de geselecteerde computers verwijderen.

Vertrouwen komt te voet

Op de homepage van Ninite lees je hoe iedere dag nieuwe updates worden klaargezet. Dat schept vertrouwen, want vaak timmert een programmamaker met zo'n update een veiligheidslek dicht. Vertrouwen is hét sleutelwoord bij een multi-installer als Ninite. Wanneer je eenmaal de gemeenschappelijke installer in gang hebt gezet, hoef je er als gebruiker niet meer naar om te kijken. Ninite plaatst zelf de pakketten op de juiste plaats en maakt de optionele keuzes zonder dat je iets in de pap te brokken hebt. Van nature voel ik me altijd een beetje onwennig bij een automatische piloot die je op een punt brengt waar je niet meer kunt ingrijpen. Het spreekwoord 'vertrouwen komt te voet en gaat te paard' klopt.

Gelukkig zijn er sinds de eerste versie in 2009 geen klachten over troep die door Ninite toch op de computer van een gebruiker geïnstalleerd werd. Ze zijn in Californië, waar dit product vandaan komt, erg kieskeurig in de software die op de installatielijst wordt toegestaan. Ook op Web Of Trust, de online referentie voor betrouwbare webdiensten, geniet Ninite een onbesproken reputatie. Wij hebben vertrouwen in deze tool, en zullen dus rustig slapen terwijl deze slimme installer zijn werk op de achtergrond doet.

©PXimport

Fijn om te lezen dat een automatische piloot volledig vertrouwen verdient.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).