Overgestapt naar Google Docs? Tips om je vooruit te helpen

Ondanks het feit dat Google Docs geheel gratis te gebruiken is, betekent dat niet dat het een magere optie is. Docs biedt heel wat functies aan waar je niet meteen aan denkt of die je niet verwacht, dus is het altijd goed om te checken wat zo’n alternatief nog meer aan kan bieden.

Gebruik de templates

Wanneer je naar de hoofdpagina van Google Docs gaat, dan kan het zijn dat je daar al een aantal templates aantreft. Zo krijg je alvast een solide basis waar je mee aan de slag kunt gaan. Zo zijn er templates voor cv’s, brieven en projectvoorstellen. Zie je de templates niet staan? Druk dan rechts onderin op het plusteken en selecteer Template kiezen. Je kunt ook binnen een aangemaakt document naar Bestand > Nieuw > Op basis van template te gaan.

Maak eens een inhoudsopgave

Voor grotere documenten kan het handig zijn een inhoudsopgave toe te voegen. Ga daarvoor naar Invoegen > Inhoudsopgave en kies daar één van de stijlen uit. Google Docs zoekt vervolgens in het bestand naar regels tekst met de kopstijl als formaat. Die koppen worden automatisch opgenomen in de inhoudsopgave. Koppen maak je aan door een regel te selecteren en naar Stijlen te gaan (waarschijnlijk zie je nu Normale tekst op de knop staan). Klik op de knop en selecteer Kop 1, Kop 2 of Kop 3. 

Meer lettertypen

Google Docs ondersteunt behoorlijk wat lettertypen, maar je ziet ze niet meteen allemaal staan. In het menu waar je het door jou gekozen lettertype ziet staan (standaard staat die op Arial) kun je de optie Meer lettertypen selecteren. In de pop-up kun je zoeken naar specifieke fonts en anders kun je lekker door de lijst scrollen.

Bestanden offline bewerken

Google Docs is een online tekstverwerker, maar er is ook een offline optie. Je gaat daarvoor naar Bestand > Offline beschikbaar maken (waarschijnlijk moet je dan ook een extensie downloaden, maar dat laat Docs wel weten). De meest recente versie van het bestand is dan ook nog te bewerken wanneer je even geen toegang hebt tot het internet. Wanneer je dan weer wel internet hebt, worden alle wijzigingen automatisch gesynchroniseerd. Druk nogmaals op Offline beschikbaar maken om het bestand niet meer offline beschikbaar te maken.

Versiegeschiedenis bekijken

Wanneer je een bestand bewerkt met meerdere personen, dan kun je het overzicht van alle bewerkingen verliezen. Binnen de versiegeschiedenis herpak je dat overzicht. Hiervoor klik je op het laatst bewerkte moment (bovenin) of op Bestand > Versiegeschiedenis > Versiegeschiedenis bekijken. Hier tref je alle momenten aan waarop het document aangepast is door iemand.

Zoeken vanuit Google Docs

Het is mogelijk vanuit Google Docs te googlen. Helemaal rechts onderin staat een knop. Wanneer je met je muis daar boven zweeft, dan zie je de tekst Verkennen staan. Rechts komt er een extra menu in beeld waar je een zoekopdracht kunt uitvoeren. Je kunt in je document zoeken, maar ook direct op het internet. Zo hoef je geen extra venster te openen op zoek naar waardevolle informatie. Vanuit dit menu kun je overigens ook snel afbeeldingen en voetnoten toevoegen aan je document.

Deel een link

Helemaal rechts bovenin tref je de blauwe knop voor het delen aan. Klik daarop, voeg het e-mailadres toe van de persoon met wie je dit bestand wil delen en druk op verzenden. Je kunt in het pop-upvenster ook de link naar het document kopiëren. Iedereen die de link heeft kan het bestand dan inzien. Als je kiest voor de optie Beperkt (in hetzelfde menu) dan kunnen alleen de mensen met toegang tot het document de link gebruiken. Maar die mensen moeten dan wel toegevoegd zijn als gegadigden met hun e-mailadres.