Met Node-RED kun je allerlei apparaten en diensten aan elkaar koppelen zonder dat je daarvoor iets hoeft te programmeren. Door nodes naar een werkblad te slepen en verbindingen te leggen, bouw je in feite op een visuele manier alle logica op. Hoewel het breed inzetbaar is, gaan we het in dit artikel gebruiken als alternatief voor de automatiseringen in Home Assistant.

Ouderwets code inkloppen behoort steeds meer tot het verleden. Veel programmacode komt uit de koker van ChatGPT of Copilot. Je hoeft zelf alleen nog maar de eindjes aan elkaar te knopen. Een andere trend is het visuele programmeren, waarbij je helemaal geen programmacode meer ziet, maar bouwstenen die je op een logische manier kunt koppelen.

Node-RED is een treffend voorbeeld waarmee je kunt automatiseren aan de hand van zogenoemde flows. Hoewel het breed inzetbaar is, richten we ons in dit artikel grotendeels op het gebruik in combinatie met Home Assistant. De installatie heb je snel geregeld als je de add-on binnen Home Assistant OS gebruikt.

Desgewenst kun je het ook op andere systemen installeren. Dat kan zelfs een desktop met Windows of macOS zijn. Dat is echter niet heel praktisch als het systeem altijd actief moet zijn om je automatiseringen te laten werken. Andere installatiemethoden behandelen we hier niet, maar er zijn online genoeg aanwijzingen voor te vinden (zie kader ‘Installatie Node-RED’).

Na de installatie gaan we enkele eenvoudige automatiseringen maken en daarbij steeds meer de diepte in. Je kunt uiteraard nog steeds automatiseringen in Home Assistant maken zoals je dat gewend bent. Als je wat langer met Node-RED werkt, zul je merken dat deze tool vooral voor wat complexere automatiseringen veel praktischer is.

1 Wat heb je nodig

Als je een systeem met Home Assistant OS gebruikt, kun je Node-RED eenvoudig als add-on installeren. Dit behandelen we in de volgende paragrafen. Voor dit artikel gebruiken we zelf de Odroid N2+, maar op andere systemen zal het geen problemen geven, omdat het een relatief lichte toepassing is. Voor de add-on is geen verdere configuratie nodig. Kies je voor een andere installatiemethode, dan zijn er wél extra stappen. Het is handig als je al wat integraties hebt toegevoegd aan Home Assistant, zodat je daarmee kunt oefenen.

2 Accessoires

In dit artikel richten we ons zoals gezegd op de combinatie met Home Assistant. Om wat praktische voorbeelden te kunnen maken, hebben we verschillende Zigbee-accessoires toegevoegd aan Home Assistant. Het gaat om een deur- en raamsensor, een bewegingssensor met ingebouwde lichtsensor en een schakelaar in de vorm van een tussenstekker. Verder gebruiken we een programmeerbare ledstrip met WLED-software die via wifi is aangesloten.

Voor Zigbee hebben we Zigbee2MQTT gebruikt, maar je kunt ook prima Zigbee Home Automation (ZHA) gebruiken, de directe integratie van Zigbee in Home Assistant. Dit maakt in Node-RED niet veel verschil, omdat je daarin gewoon de entiteiten van Home Assistant gebruikt, ongeacht wat daar achter zit. Een voordeel van Zigbee2MQTT is dat je er wel voor zou kunnen kiezen om Zigbee2MQTT rechtstreeks aan te spreken in Node-RED, zonder tussenkomst van Home Assistant.

3 Bibliotheek met nodes

Er is een enorme bibliotheek met nodes die je kunt toevoegen vanuit de beheeromgeving van Node-RED. De add-on voor Node-RED voor Home Assistant OS bevat de meest gangbare nodes. Ook voor Home Assistant zijn de vereiste nodes al toegevoegd en vooraf geconfigureerd. Dit neemt veel werk uit handen.

De entiteiten die in Home Assistant beschikbaar zijn, kun je direct binnen Node-RED gebruiken. Bij een installatie op een aparte server zijn wat extra configuratiestappen nodig. Zo moet je minimaal de module node-red-contrib-home-assistant-websocket toevoegen. Zodra je een van de nodes voor Home Assistant gaat gebruiken, moet je eenmalig de server met Home Assistant configureren. Hierbij heb je een toegangstoken met lange levensduur nodig, die je via je profiel in Home Assistant kunt maken.

4 Installatie add-on

Als je Home Assistant OS gebruikt, kun je de Node-RED-uitbreiding eenvoudig als add-on toevoegen onder Instellingen / Add-ons. Klik hier op Add-on winkel. Je vindt Node-RED onder het kopje Home Assistant Community Add-ons. Klik erop en kies Installeer. Zet vinkjes bij Watchdog en Weergeven in zijbalk. Klik daarna op Starten. Voor eventuele bijzonderheden kijk je op het tabblad Logboek.

Afhankelijk van je systeem kan het nodig zijn om op het tabblad Configuratie via een vinkje de optie ssl uit te zetten. Je opent Node-RED met de optie Open web-ui (op het tabblad Informatie) of rechtstreeks via de link in de zijbalk links. Het is niet nodig om in te loggen.

Als je de add-on gebruikt, hoef je Node-RED in principe niet te herstarten als je namen van entiteiten in Home Assistant wijzigt, of nieuwe entiteiten toevoegt, al kan dit eventueel wel via de add-on. Bij een installatie op een aparte server is het in zo’n geval meestal wel nodig om te herstarten.

5 Werking testen

Node-RED gebruikt zoals de naam al aangeeft nodes voor elk onderdeel van een automatisering. Aan de linkerkant zie je je palet met alle beschikbare nodes. Onder het kopje home assistant zie je ook nodes die specifiek zijn voor Home Assistant.

Je kunt een node naar je werkruimte slepen en verbinden met andere nodes. Om de werking te testen kun je de node events: all (onder het kopje home assistant) naar je werkblad slepen. Deze node luistert naar alle gebeurtenissen in Home Assistant. Dubbelklik vervolgens op deze node. Zorg dat onder Properties bij het veld Server de optie Home Assistant actief is. Deze hoef je als je de add-on gebruikt niet te configureren. Klik vervolgens op Done.

Als je nu op Deploy klikt, wordt de flow in werking gesteld. Als het goed is, zie je de regel onder de node events: all kort veranderen als er ook maar iets gebeurt in Home Assistant, bijvoorbeeld het schakelen van een lamp. Als je hier een debug-node aanhangt (die bespreken we in paragraaf 10 en in het kader ‘Debug-meldingen bekijken’), dan zie je dat er zeer veel berichten langskomen. Daarom zul je in de praktijk veel specifieker willen zijn.

6 Flows

Je hebt in de vorige paragraaf je eerste flow gemaakt. Aan de bovenkant zie je voor elke flow een tabblad. Via het plusteken maak je aanvullende flows en met het icoontje daarnaast kun je flows bijvoorbeeld verbergen of uitschakelen. Dubbelklik je op een flow dan kun je de naam of omschrijving veranderen of de flow verwijderen. In de zijbalk rechts kun je onder andere informatie over nodes raadplegen of onderdelen configureren.

Het is handig om je flows een logische naam te geven. Merk op dat je in de praktijk vaak meerdere (gerelateerde) automatiseringen in één flow zult opnemen om het aantal flows binnen de perken te houden.

Lees ook: Blueprints voor Home Assistant: nog gemakkelijker je huis automatiseren

7 Trigger

Binnen Home Assistant begint een automatisering met een trigger en eventuele aanvullende voorwaarden die worden getest. In Node-RED bereik je dit door de status van een bepaalde entiteit uit te lezen. Als voorbeeld willen we een ledstrip in de berging aanzetten als het luik open is. Daarvoor is het luik voorzien van een deur- en raamsensor.

We slepen eerst de node genaamd events:state naar de werkruimte. Dubbelklik op de node en vul een herkenbare naam in. Zorg dat achter Server de optie Home Assistant is geselecteerd. Bij Entity zoek je de bewuste sensor op. De sensor geeft de status on voor open en off voor gesloten. Daarom kies je bij If State de optie is met de string on.

De mogelijke statussen kun je voor elke sensor opzoeken in Home Assistant. Ga daarvoor naar Ontwikkelhulpmiddelen / Statussen en zoek de sensor op. Klik op Done als je klaar bent. Je kunt de werking controleren via Deploy. Onder de node kun je nu steeds de status (on of off) van de deursensor aflezen. Rechts van de zojuist toegevoegde node zie je twee uitgangen: de bovenste voor als de status waar is (het luik is open), de tweede voor onwaar (het luik is dicht). We gaan in de volgende paragraaf deze uitgangen gebruiken en verbinden met de gewenste acties.

8 Service aanroepen

We kunnen nu acties toevoegen voor het aan- of uitzetten van de verlichting. De bovenste uitgang moet de lamp via een serviceaanroep aanzetten als het luik opengaat. Sleep hiervoor de node call service naar de werkruimte, rechts van de bestaande node, en verbind deze met de bovenste uitgang. Dubbelklik op de node. Kies bij Domain de optie light, bij Service selecteer je turn_on en bij Entitity zoek je de gewenste lamp op. Je kunt onder Data extra opties of ‘properties’ meegeven, zoals kleur en helderheid. Als je naar onderen bladert, zie je hier suggesties voor. Je kunt ook de ontwikkelhulpmiddelen van Home Assistant gebruiken om waarden te achterhalen voor bijvoorbeeld kleur en helderheid (zie kader ‘Ontwikkelhulpmiddelen Home Assistant’). Als voorbeeld kiezen we bij Data de optie JSON en vullen het volgende in:

Klik op Done. Sleep nu een tweede node call service naar je werkruimte en sluit die op de tweede uitgang aan. Herhaal de stappen, maar kies nu bij Service uiteraard turn_off. Gebruik voor een rustige overgang eventueel onderstaande JSON-code achter Data.

Klik tot slot op Deploy om je automatisering in werking te stellen.

9 Lamp aan bij beweging

In dit tweede voorbeeld gaan we de bewegingssensor gebruiken. We willen een lamp aanzetten bij beweging en vervolgens na een bepaalde periode weer uitzetten. Er zijn meerdere manieren om dit op te lossen.

We beginnen met een node events:state voor de statusverandering van de bewegingssensor. Die sensor geef na een detectie de status on. Daarom zoek je bij Entity de bewegingssensor op en kies je bij If State de optie is met de string on. Voeg een node call service toe, zoals uitgelegd in de vorige paragraaf, om de lamp aan te zetten. Sleep dan een node delay naar je werkruimte. Deze node geeft in feite een bericht na een instelbare vertraging door aan de volgende node. Als voorbeeld kiezen we een vertraging van vijf minuten. Voeg tot slot weer een node call service toe. Deze moet de lamp uitzetten na de gekozen vertraging.

Verbind alle nodes met elkaar en test de werking. Er is één praktische beperking: na bewegingsdetectie wordt de lamp na de gekozen vertraging uitgezet, óók als er binnen die periode nog een keer iemand langs de bewegingssensor loopt. Liever wil je dat de lamp aan blijft en pas vijf minuten na de laatste detectie uitgaat. We zullen twee methoden laten zien om dat op te lossen.

10 Trigger met vertraging

Bij de eerste methode voegen we zoals eerder de node events:state voor de bewegingssensor toe. Voeg vervolgens de node genaamd trigger toe. Deze vind je onder het kopje function. Voeg als laatste weer een node call service toe voor het aan- of uitzetten van de verlichting. Dubbelklik op de node trigger en vul bij Send de onderstaande regel in (dit is de serviceaanroep voor het aanzetten van de lamp).

Kies bij then de optie wait for. Vul dan de tijd in (bijvoorbeeld twintig seconden of wederom vijf minuten). Zet een vinkje bij extend delay if new message arrives. Dit zorgt ervoor dat de tijd steeds opnieuw ingaat na een detectie door de bewegingssensor. Bij then send vul je de serviceaanroep voor het uitzetten van de lamp in:

Bij het zoeken naar fouten is het handig om de node debug te gebruiken, zoals we in dit voorbeeld doen (zie de afbeelding). Deze node kun je met een uitgang verbinden, om te zien welke berichten daar passeren (zie kader ‘Debug-meldingen bekijken’).

11 Extra node toevoegen

Een andere manier om de bewegingsdetectie te verbeteren, is het toevoegen van een tweede node die actief wordt als er een bepaalde tijd geen beweging is, zoals vijf minuten of twintig seconden (de duur bepaal je zelf). De eerste node events:state gebruiken we ook, nu voor de detectie van beweging waarbij de sensor een on-status geeft. De tweede events:state-node zet je eronder. Deze wacht gedurende de ingestelde tijd tot er geen beweging is gedetecteerd. Bij de configuratie van deze tweede node kies je bij If State de optie is met de optie string en de waarde off. Bij For kies je de gewenste tijd, in dit voorbeeld vijf minuten. De bovenste node zet de lamp aan bij beweging, de onderste zet de lamp uit als er niets is gedetecteerd, ofwel: na vijf minuten lang de status off te hebben.

12 Conditie toevoegen

Je kunt relatief eenvoudig extra condities toevoegen aan de bovenstaande flow, zodat de lamp bijvoorbeeld alleen aan wordt gezet als deze uit staat en als het donker is. In het voorbeeld testen we eerst of de lamp aan is, met een node van het type current state. We gebruiken de tweede uitgang (lamp is uit). Deze node zorgt dat er niet onnodig wordt geschakeld. Daarachter voegen we een tweede node toe, ook van het type current state, die test of het donker is. Merk op dat onze bewegingssensor zelf deze helderheid rapporteert via een sensor. Voor deze node kiezen we bij If State het kleiner-dan-teken (<), en dan de optie number met het gewenste helderheidsniveau (hier kiezen we 600 lux). Bij het ontwerpen zul je merken dat je een node gewoon tussen bestaande nodes kunt slepen, waarbij automatisch de verbindingen worden gemaakt.

13 Schakelen op tijd

Wil je schakelen op tijd of herinneringen versturen op vaste tijden, dan komt de node bigtimer goed van pas. Je kunt het zien als een tijdschakelaar die een aan- of uitsignaal geeft. Bij de add-on is deze module al toegevoegd, bij een aparte installatie van Node-RED kun je hem toevoegen via het menu, onder Manage palette / Install.

Bij de configuratie van deze node geef je bij On Time en Off Time aan wanneer de schakelaar een aan- en uitsignaal moet sturen. Bij On Msg vul je on in en bij OFF Msg de waarde off. Er is één uitgang (one-off message) die je aansluit op een node van het type switch. We gaan in het grote vak twee uitgangen toevoegen voor de berichten on en off. Vul bij de eerste uitgang de string on in. Voeg met add een tweede uitgang toe met de string off. De twee uitgangen kun je nu gebruiken voor het aan- en uitzetten van een lamp.

14 Schakelen met de zon

Naast een specifieke tijd kun je bij de node bigtimer ook kiezen voor onder andere Sunset (zonsondergang) of Sunrise (zonsopgang) om te schakelen aan de hand van de stand de zon. Bij de velden On Offset en Off Offset kun je bovendien een offset invullen, om verlichting bijvoorbeeld een uur voor zonsondergang in te schakelen. Voor correcte tijden voor zonsondergang en -opgang moet je de velden Latitude en Longitude invullen. In Home Assistant vind je deze door onder Ontwikkelhulpmiddelen / Statussen te zoeken naar zone.home.

Voor een uitgebreider artikel over hoe je je huis samen laat werken met de zon, lees je: Zo laat je je huis reageren op de zon

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).