Er zijn verschillende manieren om meerdere besturingssystemen op één pc te installeren en een multiboot-configuratie is er daar een van. Zo’n opzet is helaas complex, lastig en weinig flexibel. Met een virtualisatietool als Workstation Pro werkt dit eleganter en het is nu bovendien helemaal gratis voor persoonlijk gebruik.

Wil je graag met een of meer Linux-distributies aan de slag of experimenteren met bijvoorbeeld een Windows-servereditie, dan zijn er verschillende mogelijkheden. Als het gebruik van meerdere computers geen optie is en de installatie van verschillende besturingssystemen elk op een aparte fysieke partitie (dual- of multiboot) je onaantrekkelijk lijkt – dat is begrijpelijk – dan is virtualisatie een logische keuze. Hierbij installeer je elk besturingssysteem in een afzonderlijke virtuele machine (VM), samen met de gewenste applicaties. Deze VM gebruikt de fysieke bronnen van je pc (het hostsysteem). Een VM beschikt over virtuele apparaten met vergelijkbare functionaliteit als fysieke hardware, maar biedt betere portabiliteit, beheersbaarheid en veiligheid.

Dankzij virtualisatie draai je eenvoudig meerdere besturingssystemen naast elkaar.

1 Hypervisors

De software die een VM beheert, heet een VM-manager of hypervisor. We onderscheiden twee hoofdtypes: type 1 (native of bare-metal) draait rechtstreeks op de hardware van de host, terwijl type 2 (hosted) boven op een bestaand besturingssysteem draait. Bekende type1-hypervisors zijn VMware ESXi (niet langer gratis) en Microsoft Hyper-V (ingebouwd in Windows Professional en hoger). Populaire type2-hypervisors zijn Oracle VM VirtualBox en (voor macOS) Parallels Desktop.

Toegegeven, type1-hypervisors gaan efficiënter om met de beschikbare bronnen en presteren beter doordat ze directe toegang tot de hardware hebben. Minder tussenlagen betekent ook minder aanvalsvectoren, wat de veiligheid ten goede komt. De installatie en het beheer zijn helaas complexer, wat deze hypervisors vooral geschikt maakt voor bedrijfsomgevingen. In dit artikel focussen we ons uitsluitend op een type2-hypervisor, omdat deze eenvoudiger te installeren en te gebruiken is.

Een type1-hypervisor (rechts) draait rechtstreeks op de hardware, zonder tussenliggend besturingssysteem.

2 Workstation Pro

Oracle VM VirtualBox is waarschijnlijk de populairste type2-hypervisor, omdat deze gratis en opensource is. Ook gratis voor persoonlijk gebruik is VMware Workstation Player, maar producent VMware (onderdeel van Broadcom) heeft dit onlangs vervangen door het meer professionele Workstation Pro, dat je voor niet-commercieel gebruik nu zonder beperkingen gratis kunt gebruiken. Voor macOS is er een vergelijkbare applicatie, VMware Fusion Pro, die nu eveneens gratis is voor persoonlijk gebruik.

In dit artikel richten we ons op het krachtige en flexibele Workstation Pro (versie 17.x). Extra functies die niet beschikbaar waren in Workstation Player zijn onder meer: meerdere VM’s tegelijk draaien, snapshots maken, VM’s klonen en virtuele netwerken configureren. Redenen genoeg dus om kennis te maken met Workstation Pro.

Workstation Pro: een krachtige hypervisor, nu ook gratis voor persoonlijk gebruik.

3 Systeemeisen

Workstation Pro is beschikbaar voor Linux en Windows. Wij installeerden dit op zowel Windows 11 Home als Pro, maar het kan ook op Windows 10 64 bit.

Voldoende geheugen is in elk geval nodig voor een vlotte werking: reken op minimaal 8 GB intern geheugen op de host. Tevens moet hardwarevirtualisatie zijn ingeschakeld. Dit controleer je snel vanuit het Taakbeheer (druk op Ctrl+Shift+Esc): ga naar Prestaties, klik op Processor in de linkerzijbalk en check of er Ingeschakeld staat bij Virtualisatie. Zo niet, dan moet je dit nog inschakelen in het UEFI/BIOS, bij een instelling als Intel VT-x, AMD-V, Virtualization Technology of Advanced CPU Configuration. Raadpleeg indien nodig je systeemhandleiding. Heb je dit voor elkaar, dan kun je in principe aan de slag.

Zorg dat hardware virtualisatie is ingeschakeld op je systeem.

4 Registratie

Om de gratis versie van Workstation Pro te downloaden en gebruiken, moet je je registreren op https://support.broadcom.com. Dit heeft de eerste keer wel wat voeten in de aarde: klik rechtsboven op Register, vul je e-mailadres en de captcha in, druk op Next en voer de verificatiecode uit het ontvangen e-mailbericht in. Klik op Verify & Continue en vul de gevraagde gegevens in, zoals naam en wachtwoord. Bevestig met CreateAccount. Klik rechtsboven op Login om je aan te melden met je e-mailadres en wachtwoord.

Klik vervolgens linksboven op Software / VMware Cloud Foundation / MyDownloads. Vul in de zoekbalk workstation in en klik op VMware Workstation Pro. Selecteer VMware Workstation Pro 17.0 for Personal Use (Windows) en kies de recentste release, in ons geval 17.5.2. Selecteer I agree to termsand conditions en klik op het wolkicoontje om het exe-bestand (618 MB) te downloaden.

De eerste keer vraagt de dienst om extra informatie, zoals je adresgegevens. Vul deze in (met echte dan wel nepgegevens), selecteer I Agree en klik op Submit. Mogelijk moet je nu nogmaals de gewenste software selecteren, waarna je via het wolkicoontje de download eindelijk kunt voltooien.

Zorg dat je de juiste software en versie downloadt.

5 Installatie

Start de installatie met een dubbelklik op het gedownloade exe-bestand. Een wizard verschijnt. Druk op Next, accepteer de licentieovereenkomst en druk opnieuw op Next. Afhankelijk van je systeeminstellingen kan er een bericht verschijnen dat het Windows Hypervisor Platform moet worden ingeschakeld. Gebruik je Hyper-V-functies in Windows en wil je mogelijke compatibiliteitsproblemen vermijden, dan zet je best een vinkje bij Install Windows Hypervisor Platform (WHP) automatically. In het andere geval haal je het vinkje weg. Klik op Next, zodat je het installatiepad kunt instellen.

Eventueel plaats je een vinkje bij Enhanced Keyboard Driver, wat in sommige gevallen een betere toetsenbordmapping en -integratie oplevert. Laat het andere vinkje gerust staan en klik op Next. In het daaropvolgende venster kun je het vinkje weghalen bij Join the VMware CustomerExperience Improvement Program. Klik op Next (2x) en rond af met Install en Finish. Wellicht is nu een herstart van je systeem vereist.

Voor compatibiliteit tussen Workstation Pro en Hyper-V-functies installeer je ook WHP: het Windows Hypervisor Platform.

6 Voorkeuren

De eerste keer dat je Workstation Pro opstart, verschijnt een venster waarin je een licentiesleutel kunt invullen, maar wij kiezen hier voor Use VMware Workstation 17 for Personal Use. Klik op Continue en Finish, waarna het hoofdvenster van de applicatie verschijnt, standaard met het tabblad Home geopend.

Hoewel de knop Create a New Virtual Machine verleidelijk oogt, is het goed om eerst Edit / Preferences te openen. Hier vind je veel opties. In de rubriek Workspace bepaal je via Browse waar je de virtuele machines standaard wilt installeren. Kies een locatie met voldoende vrije schijfruimte (een enkele VM kan snel tientallen GB in beslag nemen) en uit prestatie-overwegingen bij voorkeur niet op een netwerkshare. De optie Default hardware compatibility staat standaard ingesteld op Workstation 17.5.x, wat je het best zo laat, tenzij je bijvoorbeeld VM’s van een oudere installatie gebruikt.

We raden je aan alvast door alle rubrieken te bladeren, hoewel niet alle opties meteen relevant zullen zijn. Bij Hot Keys bijvoorbeeld kun je de sneltoetsen aflezen (en desgewenst aanpassen) waarmee je uit de omgeving van een VM ontsnapt (standaard Ctrl+Alt) en waarmee je in volledig scherm kunt werken (standaard Ctrl+Alt+Enter). Bevestig eventuele aanpassingen met OK.

Bekijk alvast welke opties je zoal kunt instellen. Dit komt naderhand zeker nog van pas.

7 Schijf voorbereiden

Tijd om een eerste VM te installeren. We gebruiken hiervoor een bestaand virtueel hardeschijfbestand, zoals deze vaak online te vinden zijn. Zo’n bestand (extensie .vmdk in VMware) bevat gegevens zoals het besturingssysteem, applicaties en gebruikersgegevens. Afhankelijk van de configuratie kan een virtuele schijf overigens meerdere vmdk-bestanden bevatten.

Een handige site met virtuele hardeschijfbestanden is www.osboxes.org. Klik op VM IMAGES en selecteer VMware Images. Hier kun je uit meer dan zestig Linux-distributies kiezen. Kies de gewenste distributie en release uit en download het bijbehorende VMware-schijfbestand. Zodra je het archief uitpakt, verschijnt het vmdk-bestand.

Om dit bestand om te zetten in een volwaardige VM heb je ook een configuratiebestand nodig (extensie .vmx). Dit bestand bevat instellingen zoals geheugen, aantal virtuele cpu’s, netwerkconfiguratie en informatie over welke virtuele schijf (vmdk-bestanden) de VM gebruikt. Dit verkrijg je als volgt: klik in Workstation Pro op Create a New Virtual Machine en selecteer Typical(recommended). Druk op Next en kies I will install the operating system later, zodat de VM initieel met een lege virtuele harde schijf wordt aangemaakt. Klik op Next en kies Linux bij Guest operating system. Bij Version selecteer je de juiste distributie, zoals CentOS 64-bit of Ubuntu 64-bit. Druk op Next, vul een Virtual machine name in en stel een geschikte locatie in. Klik op Next, stel Maximum disk size (GB) tijdelijk in op 1, kies Store virtual disk as a single file en bevestig met Next. Rond af met Finish.

De lege tijdelijke schijf van 1 GB vervangen we later door het echte vmdk-bestand.

8 Schijf koppelen

De VM verschijnt nu bovenaan de lijst, maar zonder de gegevens in het vmdk-bestand valt er niets mee aan te vangen. We koppelen de VM daarom aan het gedownloade vmdk-bestand. Selecteer de VM en klik op Edit virtual machine settings. Kies Hard Disk (SCSI) en verwijder de lege tijdelijke schijf door op Remove te klikken. Klik daarna op Add, kies HardDisk en druk op Next. Laat het aanbevolen schijftype (waarschijnlijk SCSI) staan en klik opnieuw op Next. Selecteer Use an existing virtual disk, klik op Next en verwijs via Browse naar het gedownloade vmdk-bestand. Bevestig met Openen en Finish.

In het volgende venster kies je KeepExisting Format indien gevraagd. Sluit het configuratievenster af met OK, selecteer je VM en klik op Power on this virtual machine. Als alles goed is, verschijnt even later het Linux-aanmeldvenster met osboxes.org als gebruikersnaam (het standaardwachtwoord is eveneens osboxes.org, in qwerty-lay-out). Met Ctrl+Alt geef je de controle weer terug aan je hostsysteem.

Ubuntu is met succes virtueel geïnstalleerd.

9 Iso-bestand

Vanaf de volgende paragraaf vertellen we hoe je een VM daadwerkelijk gebruikt en beheert. Eerst leggen we uit hoe je een VM maakt zonder een kant-en-klaar vmdk-bestand. In dit geval start je met een schijfkopiebestand (meestal met extensie .iso). Dit bestand is een exacte kopie van een (optische) installatieschijf, en bevat alle gegevens en de structuur van de originele schijf, zoals mappen, bestanden en bestandssysteeminformatie. Zulke iso’s zijn onder meer te vinden op de officiële websites van Linux-distributies of op verzamelsites zoals www.distrowatch.com. Windows-iso’s (zonder activering beperkt in tijd) vind je op de Microsoft-website.

Distrowatch staat vol met allerlei schijfkopiebestanden van Linux-distributies.

10 Windows-installatie

Wij nemen hier Windows 11 als voorbeeld. Kies Create a New Virtual Machine en selecteer Typical(recommended). Kies Installerdisc image file (iso). Verwijs met Browse naar het gedownloade iso-bestand en klik op Next. Stel de gewenste naam en locatie in en klik weer op Next. Bij Choose EncryptionType selecteer je gerust Only the files needed to support a TPM are encrypted […].

Vul een wachtwoord in (2x). Laat het vinkje bij Remember this password on this machine inCredential Manager staan. Klik op Next en stel de virtuele schijfgrootte in op bijvoorbeeld 80 GB. Zorg dat er geen vinkje staat bij de optie Allocate all disk space now om te vermijden dat deze ruimte meteen volledig wordt gereserveerd. Selecteer wel Store virtual disk as a single file. In het volgende venster verwijder je het vinkje bij Power on this virtual machine after creation en rond af met Finish.

Je VM wordt nu toegevoegd aan je VM-bibliotheek. Klik met rechts op de VM en kies Settings om te controleren of alle onderdelen correct zijn ingesteld. Je ziet hier onder meer opties als Network Adapter (NAT) en Trusted Platform Module.

Als alles er goed uitziet, klik dan op Power on this virtual machine. Zodra Press any key to boot from CDor DVD verschijnt, druk je snel op enkele willekeurige toetsen om de Windows-installatieprocedure te starten. Eventueel kies je hier Ik heb geen productcode. Na afloop en enkele automatische reboots kun je met je virtuele Windows-machine aan de slag.

Links: de setup van de virtuele Windows; rechts: de virtuele hardware van de vm.

11 VM-gebruik

Zoals aangegeven kun je meerdere VM’s tegelijk starten, zolang er voldoende systeembronnen op je host beschikbaar zijn. Elke VM opent dan op een apart tabblad. Een VM laat zich bedienen zoals een fysieke installatie, maar er zijn enkele extra functies beschikbaar. Vanuit de knoppenbalk bovenaan via het menu VM of vanuit het contextmenu van een actieve VM kun je je VM afsluiten (Power / Power off) of de huidige sessie stopzetten (Suspend) en later weer hervatten.

Met Capture Screen stuur je een schermafbeelding van het virtuele systeem naar het klembord van je host. Er is ook een knop waarmee je de toetscombinatie Ctrl+Alt+Del naar het virtuele systeem kunt sturen.

Bij virtuele Windows-installaties kun je de prestaties en sommige muis- en videofuncties optimaliseren. Meld je aan bij je virtuele systeem, klik met rechts op de VM-naam en kies Install VMware Tools. Gebeurt er niets, druk dan in je VM op Windows-toets+R, voer D:\setup.exe uit en volg de verdere instructies. Dit proces kan even duren.

Je kunt een virtuele machine pauzeren, afmelden en (netjes of abrupt) afsluiten.

12 VM-beheer

Een VM is ideaal voor experimenten zonder risico het systeem te beschadigen. Maak dan eerst een snapshot van het systeem. Vanuit het VM-menu kies je Snapshot / Takesnapshot, vul een naam en beschrijving in, en bevestig met Take snapshot. Je kunt later meer snapshots nemen of dit automatiseren via Settings van je VM, op het tabblad Options bij AutoProtect. Om terug te keren naar een specifiek snapshot kies je in het menu VM de optie Snapshot / Snapshot Manager, selecteer je het gewenste snapshot en kies je Go To. Bevestig met Yes.

In het tabblad Options van het venster Virtual Machine Settings vind je nog andere nuttige functies, zoals Shared Folders, die je kunt inschakelen na de installatie van VMware Tools. Via de Add-knop kun je specifieke locaties op je hostsysteem toegankelijk maken voor je VM, maar je doet dit op eigen risico.

Je kunt ook een kloon maken van een (afgesloten) VM om deze makkelijk naar Workstation Pro op een andere fysieke machine te verplaatsen. Open het menu VM en kies Manage / Clone. Kies Volgende en geef aan of je de huidige status van je VM of een te selecteren snapshot wilt klonen. Je kiest het best Create a full clone en geeft dan een naam en locatie op. Dit creëert een vmdk-bestand dat je elders kunt gebruiken.

Voor nog geavanceerdere mogelijkheden van Workstation Pro kun je de pdf-handleiding van 369 pagina’s raadplegen.

Als het moet, kun je mappen op de host ook vanuit je virtuele machine benaderen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).

Philips introduceert de Baristina Plus Stainless Steel, een semi-automatische koffiemachine met een roestvrijstalen design en iced coffee-functie. Dit derde apparaat in de Baristina-lijn combineert een robuuste uitstraling met veel gebruiksgemak. Kan er echt niks verkeerd gaan? ID.nl testte het uit.

Ontwerp & specificaties

De Baristina Plus Stainless Steel is een matte, zilverkleurige koffiemachine waarmee je espresso, lungo en cold brew kunt maken van je eigen gewenste soort koffiebonen. In het apparaat zit een grinder die de bonen maalt, de gemalen koffie komt in het portafilter terecht en daarmee zet de Baristina een kop koffie in de gewenste sterkte. De machine is met zijn 5,8 kilo makkelijk te verplaatsen en niet overdreven groot: 35 centimeter hoog, 38 centimeter diep en 15 centimeter breed. De buitenzijde is uitgevoerd in RVS. Smaakvol, maar wel gevoelig voor vingerafdrukken (zoals alle apparaten van roestvrij staal).

©Versuni

Plaats in de Baristina-lijn & techniek

Deze machine is de derde variant in de Baristina-lijn. De eerste, de Baristina, bood in vergelijking met dit apparaat geen ice koffie en was eenvoudiger uitgevoerd. De tweede, de Baristina met Bean swap, bood de gebruikers de keuze om bij elke bak koffie te kiezen tussen twee soorten bonen, of een mix van beide. Dit derde, nieuwe apparaat is een premium-machine die naast een luxe uitstraling de kwaliteit van versgemalen koffie combineert met gebruiksgemak. Als extraatje vergeleken met het instapmodel is er dus de ice coffee-optie. Voor het koffiezetten zet de machine 16 bar pompdruk in voor optimale extractie.

Uitpakken & installatie

De machine zit deugdelijk verpakt in een grote doos met kartonnen bescherming. Er zit geen handleiding bij, alleen een sticker met iconen die aangeven wat er ongeveer moet gebeuren. We vinden dat echt een minpunt; wie nieuw is 'in de koffie' heeft toch wat meer informatie nodig over wat de machine precies kan.

Monteren is een groot woord voor wat je zelf nog moet doen om je eerste kop koffie te zetten. Je pakt het portafilter uit, spoelt het goed om en vult het waterreservoir van 1,2 liter. Dat kan door het reservoir los te halen uit de machine en onder de kraan te vullen. Handiger is het om het klepje bovenaan even open te doen en dan met een kan of maatbeker het water aan te vullen. Bovenin zit een reservoir voor koffiebonen. Ook dit open je met een klepje en vul je tot de rand. Dat is alles!

Bediening & functies

Dit apparaat is duidelijk ontwikkeld voor de koffieliefhebber die houdt van gemak en kwaliteit. De kwaliteit heb je natuurlijk deels zelf in de hand door het type koffiebonen dat je gebruikt. Het gemak uit zich in de bediening van de machine. Aan de bovenzijde zitten verschillende knoppen: een voor espresso, een voor lungo, een voor koffie waar je een ijskoffiedrank mee wilt maken, en een knop voor extra sterke koffie, voor als de standaardinstelling niet voldoende voor je is. Voor de ice coffee wordt de koffie eerst warm gebouwen waarna het doorstroomproces traag verloopt zodat de koffie langzaam afkoelt tijdens het zetten.

De instelling van de molen is niet aanpasbaar, het volume van de koffie in het kopje wel. Hier uit zich het gemis aan een handleiding, deze functie ontdekten we pas toen we op het YouTube-kanaal van Philips wat filmpjes bekeken over de bediening en functies. HIER vind je de betreffende video.

©Versuni

Workflow: van boon tot kop

Je duwt het portafilter in de gleuf links tot deze vastklikt. Dan kies je de gewenste drank, en beweegt (swipet) het portafilter helemaal naar rechts, waar de grinder zit. Het filter zit dan vast en de machine maalt de koffiebonen. Dat maakt uiteraard geluid, vergelijkbaar met andere koffiezetapparaten. Het filter spring terug naar de beginpositie, en de machine zet de gewenste hoeveelheid koffie. Stopt de keuzeknop met knipperen, dan is je 'bakkie' klaar. Het portafilter kun je dan loshalen, ondersteboven boven de vuilnisbak houden en met een druk op de knop de koffiedrab eruit werpen. Dat is alles.

Hier zie je in een Duitstalige video precies hoe dit werkt:

Praktijktest

Koffiemachines moeten natuurlijk getest worden en het liefst door veel verschillende mensen. Ons testexemplaar beleefde de vuurdoop tijdens een drukke verjaardagsvisite, waarbij alle koffiedrinkende bezoekers een kopje Baristina kregen. De vraag was of de machine snel genoeg zou zijn om mensen niet nodeloos lang te laten wachten, en of het geluid van het malen de gesprekken niet zou overstemmen. Voor beide aspecten slaagde de machine met vlag en wimpel. Iedereen was erg te spreken over de smaak van de koffie. Het waterreservoir van 1,2 liter is natuurlijk na enige tijd leeg, dus moet tijdens zulke bijeenkomsten tussentijds wel worden bijgevuld.

Aandachtspunt

Wel dook er een klein aandachtspunt op. Na enige tijd kwam er nogal waterige koffie met een raar kleurtje uit de machine en klonk het malen ook een beetje gek. De koffiebonen bleken op te zijn. Daar komt verder geen signaal of melding van, maar is iets om in de gaten te houden. Het deksel van het koffiebonen-reservoir is semi-transparant, dus normaliter zou je dat wellicht snel zien. Echter, de machine wordt niet geleverd met een handleiding, maar... met een paarse sticker precies op die plek! Als je die er niet afhaalt, zie je dus niet hoe het gesteld is met de voorraad koffiebonen.

Onderhoud & schoonmaak

De machine heeft verder weinig nodig aan energie van de gebruiker. Het lekbakje is afneembaar en kun je periodiek schoonmaken. Als je zorgt voor voldoende water en bonen en het portafilter elke keer leegmaakt na het zetten van een kopje koffie, kun je een tijd vooruit. Overigens: als je vergeet de drab weg te gooien en aan een nieuwe bak koffie wilt beginnen, kun je het portafilter niet naar de grinder bewegen, dan zit 'ie vast. Je kunt dus nooit verse koffie gemaald krijgen over de drab van een eerdere sessie.

©Versuni

Eindoordeel & alternatieven

Deze machine blinkt uit in gebruiksgemak en het robuuste design zal zeker een grote groep koffiedrinkers aanspreken. Het reservoir bevat genoeg water om de dag door te komen, en er kan eigenlijk niets misgaan tijdens het gebruik. De prijs is stevig vergeleken met de eerder uitgebrachte Baristina Bean Swap, die geen optie heeft voor ice koffie, maar wel weer de keuze biedt uit twee soorten koffiebonen. Ben je erg prijsbewust en wil je wel de genoemde functies voor espresso, lungo en ice koffie, maar geef je niks om verse bonen, dan is de L'OR Barista Absolu zeker een optie. Die werkt met cups maar is in functionaliteit identiek. Kies je voor je eigen bonen, stijl en gebruiksgemak, dat is de Baristina Plus Stainless Steel een goede keuze.

☕ Bekijk alle koffieapparaten van Philips op Kieskeurig.nl