Aan creativiteit heeft de ontwerpafdeling van Google geen gebrek. De ingenieurs hebben in al die jaren al heel wat grapjes en games verstopt in de zoekmachine. Inmiddels strekt het repertoire van paaseieren, zo worden deze verborgen schatten genoemd, zich uit over het volledige platform.

Easter eggs zijn boodschappen, spelletjes of grappen die verborgen zitten in een computerprogramma, een website of een game. Het is de bedoeling dat je ze vindt door er expliciet naar te zoeken, maar vaak worden ze toevallig gevonden. Nuttig zijn ze nooit. Maar is dat nodig?  

Geef opdrachten

Askew betekent in het Engels scheef. Als je in de zoekmachine het woord askew typt, krijg je niet alleen de vertaling van het woord. Google toont de resultaten ook een beetje scheef. Maar ach, zoals grootmoeder altijd zei: “Schoon scheef is ook schoon.”

Om het Google-scherm een rondje te laten draaien, tik je Do a barrel roll en druk je op Enter. Wanneer je Dart Mission in het zoekvak tikt, verschijnt er ineens een satelliet die op een asteroïde afstevent en crasht. Daardoor kantelt de inhoud van het Google-venster een beetje. Deze laatste paasei is bedoeld als ode aan de DART-missie van NASA.

Ineens verschijnt er een satelliet die op de asteroïde afstevent.

Pac-Man

Om de dertigste verjaardag van Pac-Man te vieren, maakte de zoekgigant het mogelijk om je tijd heerlijk te verprutsen met dit spel. De game is nog steeds actief. Je tikt Pac-Man in het zoekvak, drukt op Enter en dan verschijnt de doodle. Daarna klik je op de blauwe knop Spelen en vervolgens bestuur je de Pac-Man met de pijltjestoetsen van het keyboard.

De muziek en de retro geluidseffecten horen erbij, maar als je omgeving hier gek van wordt, kun je het geluid uitzetten. Om het spel even te pauzeren, dubbelklik je ergens in het doolhof. Op dezelfde manier ga je ook weer verder. Als je de 255 levels hebt voltooid, krijg je het fameuze 256ste level te zien met het Game Over-scherm.

Bestuur de Pac-Man met de pijltjestoetsen.

Dino

Een van de klassiekste Google-paaseieren is de Dinosaur Game. De meeste mensen weten niet dat het spel bestaat, omdat het pas tevoorschijn komt als de internetverbinding uitvalt. Om het te spelen, zet je dus even de wifi-verbinding uit en dan tik je in Google Chrome een willekeurige zoekopdracht.

Nu verschijnt het bericht dat je geen internet hebt. Daarbij zie je een schattige T-rex staan. Gebruik de pijltoets omhoog of de spatiebalk om het beestje over obstakels te laten springen.

Er is ook een manier om de game toch online te spelen. Daarvoor ga je in je browser naar chrome://dino. Om het spel op je telefoon te spelen, tik je op de T-rex.

Dinosaur Game speel je als het internet wegvalt.

Patience en Snake

Bijna iedereen heeft ooit Solitaire of Patience op de computer gespeeld. Je kunt dit klassieke kaartspel rechtstreeks in Google Search spelen. Tik gewoon Solitaire of Patience in en druk op Enter. Bepaal eerst de moeilijkheidsgraad: Makkelijk of Moeilijk.

Er verschijnt een klein spelvenster bovenaan de zoekresultaten. Nu moet je op Spelen klikken en daarna kun je de kaarten stapelen in aflopende volgorde en afwisselende kleuren. Google houdt de tijd, de score en het aantal verplaatsingen bij. Het ziet er trouwens nog leuk uit ook.

Andere arcade-klassiekers zijn op dezelfde manier beschikbaar, zoals Snake en Boter, kaas en eieren(Tic Tac Toe). Bij die laatste is het mogelijk om een moeilijkheidsgraad te selecteren. Je kunt er ook voor kiezen om alleen of tegen een vriend te spelen.

Google houdt bij Patience de score en het aantal verplaatsingen bij.

Vliegsimulator

In Google Earth zit een erg leuke vliegsimulator. De allereerste release zat verborgen in een bètaversie, maar nu kan iedereen in de cockpit kruipen van een F16 of een propellervliegtuig. Er wel een voorwaarde: je moet eerst Google Earth Pro downloaden en installeren op je Windows-, Mac- of Linux-computer.

Open dan het menu Extra bovenaan en kies voor de opdracht Vluchtsimulator openen. Selecteer vervolgens een toestel en een van de beschikbare vliegvelden. Om te starten, druk je op de toets PageUp. Zolang je op de grond bent, kun je sturen met de toetsen Komma en Punt. Hiermee bedien je de linker- en de rechterrem.

Wanneer het toestel voldoende snelheid heeft, mag je opstijgen. Sturen doe je door de muis in het midden te plaatsen en te slepen naar links of rechts. Om te stijgen en te dalen, moet je even andersom denken. Om te stijgen, klik en beweeg je de muis naar beneden. Om te dalen, doe je dit andersom. Dit spel ondersteunt overigens ook een joystick. Dit is, zoals elke vliegsimulator, een technisch spel. Raak dus niet gefrustreerd als je enkele keren crasht. Om te pauzeren, gebruik je trouwens de spatiebalk.

//05vliegsimulator.png//

We stijgen op vanaf Londen Heathrow.

Metronoom en tuner

Twee Google-paaseieren die bij elkaar horen zijn Google Tuner en Google Metronoom. Als je deze namen intikt, krijg je ze te zien. Tuner kun je bijvoorbeeld gebruiken om je gitaar te stemmen, want hij toont perfect de geluidstoon dat de computer via de ingebouwde microfoon registreert. Met de metronoom bepaal je de beat die door je luidspreker klinkt.

Het gaat om twee aparte online apps, maar we hebben ze hier samengevoegd.

Licht en donker

Een van de belangrijkste feesten in het hindoeïsme is Diwali. Daarmee wordt de overwinning van het licht op de duisternis gevierd, wat symbolisch staat voor de triomf van de wijsheid op de onwetendheid. Het feest gaat meestal gepaard met het branden van de typische Diwali-lampen. Typ Diwali in het zoekvak en klik op de lamp die de zoekresultaten voor je verlicht. Je kunt met de lamp ook de andere lampen aansteken.

Over licht en duisternis gesproken: heb je de laatste zonsverduistering gemist? Dan kun je deze alsnog bekijken als je Totale zonsverduistering 2024 in het zoekvak tikt.

Met de eerste lamp kun je de andere aansteken.

Trivia

Ook de zoekopdracht I’m feeling curious is een leuk paasei van Google. Daarmee krijg je willekeurig interessante feiten of trivia waarnaar je wellicht zelf nooit zou hebben gezocht. Je ontdekt meer over wetenschap, geschiedenis of cultuur. Het zijn van die heerlijke feitjes waarmee je in de kroeg respect afdwingt.

Leuk feitje: alleen wilde bananen hebben zaadjes.

Laat de AI raden

Deze vorm van Pictionary vind je niet in Google Search. Je opent voor dit spel Google Quick Draw. Je krijgt twintig seconden de tijd om een specifiek object te tekenen, bijvoorbeeld een appel, een beer of een kangoeroe. Terwijl je tekent, blijft de AI raden wat je tekent. Op deze manier help je ook om Googles neurale netwerken te verbeteren.

Na zes seconden heeft de AI de klok herkend.

Kop of munt

Twijfel je in een bepaalde situatie tussen twee opties? Laat Google de beslissing voor je nemen. Typ Gooi een dobbelsteen of Kop of munt in het zoekvak. Google doet wat je vraagt. Natuurlijk kun je de rollende dobbelsteen ook gebruiken tijdens een gezelschapsspel. Wanneer je de knop Tools onder een van beide opties uitvouwt, krijg je nog meer kleine toepassingen, zoals een ademhalingsoefening (Mediteren) om in een minuut helemaal zen te worden.

Google gooit voor jou een muntje op.

Schimmel op je scherm

Een van de vreemdste paaseieren is The Last of Us. Iemand bij Google is blijkbaar fan van de gelijknamige HBO-serie. Typ deze titel in het zoekvak en wacht een seconde tot er een rode paddenstoel onder aan het scherm verschijnt. Soms valt hij weg, dus je moet goed kijken. Als je erop klikt, zie je hoe schimmels op je scherm groeien. Hoe vaker je klikt, hoe groter die schimmels worden. Je laat alles weer verdwijnen door op de rode X te klikken.

Met elke muisklik groeien er meer schimmels op je scherm.

Google Doodles

De schattige plaatjes die je boven de zoekbalk vindt, zijn doodles. Heel vaak zitten er paaseieren verstopt in deze doodles. Wanneer je in de zoekbalk Google Doodles invoert, krijg je een willekeurig Google Doodle-spel. Je weet nooit op voorhand welke game je krijgt. Vind je er eentje heel leuk, onthoud dan de naam om deze de volgende keer weer te kunnen laden. Je kunt ook naar de Google Doodle-site gaan om alle doodles te bekijken. Op dit adres vind je ook de doodles terug die op je verjaardagen te zien waren.

Laat je verrassen door een Google Doodle-spel.

Track de kerstman

Googles Santa Tracker gebruik je om met de jongste huisgenoten de reis van de kerstman te volgen. De echte tracking-functie wordt pas in december actief, maar nu kun je al enkele leuke spelletjes spelen. Er is het Sneeuwbalgevecht, Memory, Cadeautjes schieten, de Rendierrace, de Elfenvlucht, de Elf Jetpack en nog veel meer. Met elk spelletje scherp je vaardigheden verder aan, denk aan je reactievermogen en je geheugen. Het is ook mogelijk om de kerstman een make-over te geven.

Geniet van de vele spelletjes op Googles Santa Tracker.

Zwaartekracht

Google Gravity is ook een van de vele grapjes die in de zoekmachine verborgen zitten. In het zoekvak geef je de opdracht Google Gravity, maar je drukt niet op Enter. Onder het zoekvak staat de optie Ik doe een gok of I’m feeling lucky. Klik daarop om de zwaartekracht-animatie te laden. Het is een oude truc die al sinds 2009 bestaat. Het grapje is nog steeds heel goed.

Dit doet de zwaartekracht met de Google-homepage.

Atari Breakout

Breakout was echt een product van zijn tijd. Om de 37ste verjaardag van dit spel te vieren, heeft Google Breakout bij de paaseieren verstopt als een Google Search-ervaring. Je moet wel even weten hoe je het spel vindt.

Eerst typ je Atari Breakout in het zoekvak zonder op Enter te drukken. Dan klik je op de optie Ik doe een gok of I’m feeling lucky. Als je die laatste optie niet gebruikt, wordt het spel niet geladen. Breakout komt in een groot venster te staan. Als speler kun je de pijltjestoetsen van je toetsenbord of de muis gebruiken. De bedoeling is om door zo veel mogelijk blokken te breken. Je hebt vijf levens om de hoogste score te bereiken.

Ook het Atari Breakout-spel bereik je als Google-paasei.

De zin van het leven

Google weet alles. Blijkbaar ook het antwoord op de vraag naar de zin van het leven, het universum en alles. Dit is een knipoog naar het boek ‘The Hitchhiker’s Guide to the Galaxy’ van Douglas Adams. Wanneer je answer to life the universe and everything als zoekopdracht ingeeft, verschijnt er een rekenmachine die aangeeft dat het antwoord op deze prangende vraag het getal 42 is.

Wat Adams ooit als grapje bedoelde, blijkt nu toch bittere ernst. Wetenschappers hebben een manier gevonden om vast te stellen of een comapatiënt binnen het jaar nog bij het bewustzijn kan komen. Er moet minimaal 42 procent hersenactiviteit zijn. Het eerste boek dat tot stand kwam via de boekdrukkunst bevatte 42 regels per pagina. Een Big Mac bevat 42 procent van de aanbevolen dagelijkse hoeveelheid zout. En Elvis stierf op 42-jarige leeftijd. I rest my case!

Hoe eenvoudig kan het antwoord op de vraag naar de zin van het leven, het universum en alles zijn?

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).