Freewaremakers zijn meestal enthousiaste computergebruikers die niet programmeren uit winstbejag, maar hun vaardigheden inzetten om iets te verbeteren. Dankzij de gratis programma’s wordt computeren leuker en handiger! We bespreken de beste freeware van dit moment en nieuwe versies van ‘evergreens’.

Tip 01: Slim kleuren

Geschikt voor: Google Docs

Als je veel nakijkwerk moet doen, of vele pagina’s tekst moest controleren in Google Docs is het handig om een markeringskleur te gebruiken. Of meerdere kleuren, als je verschillende dingen wilt aangeven in een document. Hoewel Google je vele kleurtjes beschikbaar stelt, werkt de tool niet heel handig als je hem vaak moet gebruiken. Het selectievak is klein en iedere keer een nieuw kleurtje zoeken is lastig. Highlight Tool, een add-on voor Google Docs, pakt het anders aan. De extensie geeft de gekozen kleuren in een zijbalk weer, waardoor je er gemakkelijker bij kunt, en geeft ook de verklaring weer die je aan de kleur hebt gegeven. Bijvoorbeeld: rood staat voor fout, en oranje voor onduidelijk. En dat is bijzonder nuttig als je met meerdere mensen aan een document werkt. Ook handig is dat je de gemarkeerde tekst op basis van kleur kunt exporteren naar een nieuw document. Op die manier kun je bijvoorbeeld heel gemakkelijk een samenvatting van een tekst maken en die in een apart document opslaan.

©PXimport

Tip 02: Struinen door data

Geschikt voor: Firefox

Excel voelt voor sommigen misschien wat stoffig aan, maar het kan een ontzettend leuke tool zijn om te stoeien met data. Het is niet alleen handig om je boekhouding mee te doen, je kunt met Excel bijvoorbeeld ook door gegevens van de Top 2000, de beste films of meest verkochte games struinen. Bijvoorbeeld om te ontdekken welke Nederlandse artiest op nummer 1 in de Top 2000 heeft gestaan, en in welk jaar. Een handige add-on om dan te gebruiken is Table to Excel voor Firefox. Het programmaatje kan iedere tabel op een website automatisch opslaan als csv-bestand of exporteren naar Excel. Zo importeer je de lijst met beste films op Wikipedia bijvoorbeeld met twee muisklikken. Eentje op het icoontje van de add-on in de werkbalk en de volgende op To Excel. De lijst wordt dan meteen geopend in het spreadsheetprogramma.

©PXimport

Tip 03: Anti-stress

Geschikt voor: Windows 7, 8(.1), 10

Windows heeft er een handje van om na verloop van tijd een stuk trager te worden. Hoe meer programma’s je gebruikt, hoe meer geheugen in beslag wordt genomen, hoe meer moeite je pc heeft om dingen voor elkaar te krijgen. Met MemPlus steek je daar eens stokje voor. Het programma kan snel je geheugen scannen en ervoor zorgen dat bepaalde programma’s een minder grote hap uit het beschikbare ram nemen. Het werkt heel simpel: na installatie druk je op de knop Clear memory en MemPlus gaat meteen aan het werk. Na een paar seconden zie je de teller – die laat zien hoeveel van het werkgeheugen wordt gebruikt – teruglopen. Dat scheelt zo een gigabyte. Verder kan het programma je laten zien welke processen allemaal op de achtergrond actief zijn (handig als je merkt dat je pc opeens wel erg langzaam wordt en je wilt ontdekken wat de boosdoener is), en je vertellen hoe het met je geheugenbankjes gesteld is.

©PXimport

Tip 04: Foto’s plakken

Geschikt voor: macOS

Soms is het bereik van je cameralens net wat te klein om de juiste foto te maken. Die mooie kerk, die grote groep of dat uitgestrekte landschap passen er dan net niet op. Een panoramafoto is dan ideaal. Alleen heeft niet elke telefoon of camera die mogelijkheid. Panorama Stitcher Mini kan het klusje gemakkelijk voor je doen. Je hoeft alleen maar een paar foto’s met wat overlap te maken, en het programma plakt ze netjes voor je aan elkaar. De gratis versie van Panorama Stitcher kan maximaal vijf foto’s aan. Sleep ze naar het programma, en Panorama Stitcher doet de rest. Vervolgens kun je de helderheid en het formaat nog aanpassen, en kiezen in welk formaat je het resultaat wilt opslaan (jpg, tiff of png).

©PXimport

Tip 05: Spotify-knoppen

Geschikt voor: macOS

Het handige aan de webversie van Spotify is dat je de app niet hoeft te installeren op je Mac. Dat scheelt weer ruimte. “Maar na het een paar weken te hebben gebruikt, begon het me te frustreren dat ik de mediaknoppen op m’n toetsenbord niet kon gebruiken om de muziek mee te bedienen”, schrijft de Engelse programmeur Tom Hallam op zijn blog. Hij bedacht daarom PlayTray. Een kleine app die zich netjes nestelt in je werkbalk en je de mogelijkheid geeft om je mediaknoppen te gebruiken. Zo kun je gewoon weer nummers starten, pauzeren of overslaan door op een fysieke knop te drukken.

©PXimport

Tip 06: Kleine hulp

Geschikt voor: Windows 7, 8(.1), 10

TinyTask is een superklein (33KB) programmaatje dat acties op je pc kan opnemen en herhalen. Muisbewegingen, klikken en tekstinvoer kunnen door het programma worden nagespeeld. Handig als je bijvoorbeeld iedere ochtend hetzelfde ritueel hebt: even je mailprogramma openen om te kijken welke berichten er zijn binnengekomen, vervolgens het nieuwslezen op nu.nl en Spotify aanzetten voor een achtergrondmuziekje. Druk op de recordknop van TinyTask, voer je ochtendritueel één keer uit, en sla het vervolgens op als rec-bestand. Als je vervolgens in Windows instelt dat het rec-bestand automatisch wordt opgestart als je je computer aan zet (Hier lees je hoe dat moet), kun je voortaan een kop thee pakken terwijl TinyTask de taken voor je uitvoert.

©PXimport

Tip 07: Voorjaarsschoonmaak

Geschikt voor: Windows 7, 8(.1), 10

Windows zit boordevol programma’s die je misschien nooit zult gebruiken. Zo heeft Microsoft Minecraft meegeleverd met Windows 10. Zit je daar niet op te wachten, of wil je eens flink de kam door al je bestanden en instellingen halen, dan kan Windows Slimmer helpen. Dit programma scant je hele systeem op de aanwezigheid van verouderde update-bestanden, tijdelijke mappen, verouderde logs en overbodige programma’s. Na installatie druk je op Start Scan, waarna Windows Slimmer automatisch op zoek gaat naar overtollige bestanden. Het verwijderen van de “troep” kan je zo vele gigabytes extra ruimte opleveren, en je pc sneller maken. Je moet alleen wel een beetje oppassen als je het programma installeert. Auslogics heeft er een handje van om andere software mee te installeren als je niet oplet (zie kader Niet te snel klikken).

©PXimport

Tip 08: Verzamelalbum

Geschikt voor: Firefox

Soms wil je alle afbeeldingen op een website opslaan. Misschien omdat het een cursuspagina is, of een verzameling slides van een presentatie, of gewoon omdat je plaatjes van puppy’s wilt hebben. Hoe dan ook, het opslaan van veel afbeeldingen gaat een stuk gemakkelijker met de add-on Download all Images voor Firefox. Na installatie vind je het icoontje van de add-on naast je zoekbalk. Klik je erop, dan krijg je de mogelijkheid om alle afbeeldingen op een pagina op te slaan in verschillende formaten (jpg, png, gif of bmp). Maar je kunt ook een selectie maken, door bijvoorbeeld in te stellen dat je alleen afbeeldingen met een bepaald formaat of bepaalde grootte wilt opslaan. Wil je van te voren zien welke afbeeldingen Download all Images heeft gevonden, klik dan op Gallery. Je krijgt dan thumbnails van alle afbeeldingen te zien en kunt de selectie aanpassen door vinkjes te verwijderen.

©PXimport

Tip 09: Teller

Geschikt voor: macOS

Als je een tijdje achter je laptop zit kun je gemakkelijk de tijd vergeten. Voor je het weet zit je de halve dag te gamen of te surfen. Aware van ontwikkelaar Joshua Peek vertelt je precies hoe lang je al naar het beeldscherm zit te staren. De app telt in de werkbalk rustig de minuten en uren af. Het detecteert de bewegingen van je muis en de toetsaanslagen. Doe je even niets, dan pauzeert Aware de timer net zo lang tot er weer activiteit is. De app geeft overigens geen waardeoordeel. Je krijgt geen waarschuwing of alarm om je te vertellen dat het tijd is voor een pauze. Het geeft je slechts inzicht in hoe lang je al achter dat die laptop of pc gebogen zit.

©PXimport

Tip 10: Supersnel CV

Geschikt voor: Chrome

Het maken van een CV is soms een hele klus. Het moet er netjes uitzien, opvallen en de aandacht vast zien te houden. En dan moet je ook nog eens alle relevante informatie erin stoppen. Ceev maakt van je LinkedIn-profiel automatisch een aantrekkelijk CV. Het programma scant je profiel, kopieert alle relevante informatie en geeft het meteen op een aantrekkelijke manier weer. Het resultaat wordt weergegeven in een webpagina, waar je de tekst kunt aanpassen (bijvoorbeeld de Engelstalige koppen vervangen door Nederlandse), de volgorde kunt wisselen, of een andere layout kunt kiezen. Ben je tevreden met het resultaat, dan kun je het opslaan als pdf-bestand. Het aanmaken van een account is overigens niet nodig, tenzij je de CV wilt opslaan om hem later nog eens te bewerken.

©PXimport

Gevaarlijk?

©PXimport

Niet te snel klikken

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).