Freewaremakers zijn meestal enthousiaste computergebruikers die niet programmeren uit winstbejag, maar hun vaardigheden inzetten om iets te verbeteren. Dankzij de gratis programma’s wordt computeren leuker en handiger! We bespreken de beste freeware van dit moment en nieuwe versies van ‘evergreens’.

Hier vind je de beste gratis freeware van 2020.

Tip 01: Ruimtelijk

Geschikt voor: Windows XP, Vista, 7, 8.x, 10

In Windows is het eenvoudig om de bestanden in een map te sorteren op grootte, maar mappen op een schijf kun je niet sorteren op grootte. Om ruimtevreters op te sporen, zonder zelf door al je mappen te moeten struinen, zijn door de jaren heen dan ook allerlei programma’s door derden gemaakt. Een van de beste is WizTree.

Je kunt WizTree een overzicht laten maken van alle bestanden op een schijf, van een map met alle onderliggende mappen of slechts van bepaalde bestandstypen als mp3. Al is dit laatste meestal niet eens nodig, omdat WizTree de complete schijf ook weergeeft als zogeheten ‘visual treemap’. De hele schijf wordt dan weergegeven als een rechthoek waarin alle bestanden en mappen kleinere rechthoekjes zijn. Omdat deze per type van een kleurtje zijn voorzien, zie je direct om wat voor soort bestanden het gaat. Zowel binnen de visual treemap als binnen het gewone bestandsoverzicht kun je eenvoudig navigeren en de gebruikelijke bestandsoperaties uit te voeren.

Desgewenst kun je een overzicht opvragen van de duizend grootste bestanden op je pc. Dit overzicht, en alle andere rapporten over de bestandsgrootte van bestanden, mappen en/of schijven, kun je exporteren als csv-bestand.

©PXimport

Tip 02: Retro

Geschikt voor: Windows 7, 8.x, 10

Foto’s maken we genoeg tegenwoordig. Maar wil je dat iets echt een herinnering blijft, dan is het mooi om die foto af te laten drukken. Iedereen die de jaren 60 of 70 bewust heeft meegemaakt, kent het bestaan van polaroidcamera’s. Camera’s waarbij de foto direct uit het apparaat kwam rollen. Maar wie denkt dat direct-klaar-fotografie iets uit het verleden is, vergist zich; dergelijke apparaten worden nog steeds gemaakt. Wie heimwee heeft naar deze tijd, kan de aloude instant-camera eenvoudig nabootsen met Poladroid.

Het programma zet een polaroidcamera op je bureaublad zodat je je digitale foto’s om kunt zetten in een polaroid-versie ervan. Sleep een foto naar het programma, hoor het nostalgische zoemgeluid van de foto die naar buiten komt en zie hoe dan tergend langzaam het beeld van de foto verschijnt. Het resultaat lijkt sprekend op die aloude vierkante polaroidfoto’s.

©PXimport

Tip 03: Mooi weer

Geschikt voor: elk systeem, iOS, Android

Vergeet Gerrit Hiemstra, Piet Paulusma en Willemijn Hoebert. Windy weet veel meer te vertellen dan de dagelijkse weersvoorspelling op radio en tv en biedt dan ook het ideale gereedschap voor iedereen die zijn eigen weerbeeld wil vormen. Je kunt de informatie van Windy bekijken via de website www.windy.com, of je downloadt de app voor iOS of Android.

Waar de gemiddelde site of app zich beperkt tot de meest gangbare informatie zoals wind, temperatuur, neerslag en eventueel luchtdruk, gaat Windy veel verder. Zo kun je zeer gedetailleerd het actuele weer van over de hele wereld bekijken en de voorspellingen van meerdere weermodellen opvragen. Al die gegevens worden op zeer fraaie wijze gepresenteerd.

Watersporters vinden bij Windy gegevens over de stroming en hoogte van golven, terwijl hobby-piloten er informatie kunnen vinden over verschillende wolkenlagen. Voor mensen met luchtwegaandoeningen is er een gedetailleerd overzicht van de luchtkwaliteit en voor wie graag een frisse neus haalt met de benenwagen, is er een gedetailleerde wandelkaart.

Uiteraard ontbreken de nodige alarmen en waarschuwingen niet. Bovendien biedt Windy zelfs toegang tot een flinke collectie webcams met de mogelijkheid zelf nieuwe toe te voegen.

©PXimport

Tip 04: Sterrenkijken

Geschikt voor: elk systeem

Programma’s en apps die ons laten zien wat er aan de hemel is waar te nemen, bestaan al tientallen jaren. Tegenwoordig kunnen we de sterrenhemel ook online bestuderen met de WorldWide Telescope (WWT). Op de webpagina van de WWT kun je een locatie opgeven om een exact beeld te krijgen van de posities van sterren en planeten op een bepaald moment. Ook kun je voor- en achteruit gaan in de tijd om de hemel op andere momenten te bekijken.

Van veel belangrijke objecten bevat het programma foto’s. Zoom je bijvoorbeeld in op de maan, dan verschijnt deze daarna in al haar pracht in beeld. Uiteraard blijven er genoeg plekken over waar geen foto van beschikbaar is, maar vanuit WWT kun je direct naar ESASky, wat een fotografisch beeld heeft van de volledige hemel van de Europese ruimtevaartorganisatie ESA.

Wanneer je met rechts klikt op een object, kan WWT dat voor je identificeren. Ook kun je in het menu Explore allerlei objecten vinden, zoals planeten en melkwegstelsels. Wie meer uitleg wil, kan terecht bij Guided Tours. Hierin kun je je laten rondleiden door het heelal, compleet met Engelstalig commentaar.

©PXimport

Tip 05: Plaatwerk

Geschikt voor: elk systeem

Iedereen die weleens drukwerk maakt, weet dat afbeeldingen onmisbaar zijn om de aandacht te trekken. Of het nu gaat om een zelfgemaakte wenskaart, een affiche voor een evenement of een nieuwsbrief, met alleen maar tekst valt het niet op. Niet iedereen beschikt echter over het benodigde grafische talent om dat soort uitingen zelf te maken, en dus zijn ze afhankelijk van afbeeldingsbibliotheken. Pas dan wel op dat je geen werk gebruikt dat auteursrechtelijk beschermd is, want voor je het weet valt er een rekening op de mat.

De collectie van Clipart Library is gratis voor niet-commercieel gebruik en bevat enorm veel clipart-beelden. Nadeel is wel dat er een zoekboom met categorieën ontbreekt waardoor je er niet lekker in rond kunt neuzen. De startpagina van de site biedt namelijk maar een beperkt aantal rubrieken en alles wat daarbuiten valt, kun je alleen vinden via de zoekfunctie. Maar gebruik je die zoekfunctie (Engelse zoektermen), dan word je rijkelijk beloond met honderden afbeeldingen die aan het opgegeven criterium voldoen, ongeacht of het een object, emotie, kleur, jaargetijde of land is.

©PXimport

Tip 06: Gespreksloze radio

Geschikt voor: elk systeem, iOS, Android

Het mooie van Spotify is dat je precies de muziek af kunt spelen die je wilt horen. Het mooie van radio is dat je verrast kunt worden door iets nieuws. Houd je wel van radio, maar niet van al die gesprekken tussen de muziek door, dan is er AccuRadio; een zeer geslaagde poging om de voordelen van Spotify en radio te combineren.

Ben je een liefhebber van het Nederlandse repertoire, of dat nu piratenmuziek of kleinkunst is, dan vind je bij AccuRadio niets van je gading en ook Duitse schlagermuziek en Franse chansons zijn er niet of nauwelijks, maar voor alle andere genres is de dienst een waar feest. Je kunt AccuRradio beluisteren via de browser of via apps voor iOS en Android. De muziek is onderverdeeld in genres en binnen de genres vind je vaak weer een verdere onderverdeling. Zo kun je bijvoorbeeld bij klassieke muziek kiezen voor complete werken, verschillende componisten, periodes, soorten werken, enzovoort.

Het aardige van AccuRadio is dat je nummers die je niet leuk vindt niet af hoeft te luisteren, je kunt gewoon het volgende nummer selecteren. Probeer dat maar eens bij een gewone radiozender!

©PXimport

Tip 07: Chaotisch

Geschikt voor: Windows 7, 8.x, 10

Al in de jaren 60 hield de Amerikaan Edward Lorenz zich bezig met manieren om de computer in te schakelen bij het voorspellen van het weer. Hij ontdekte daarbij iets bijzonders: een piepkleine wijziging in de beginwaarden van het systeem kon al heel snel tot enorme verschillen in de eindtoestand leiden (de reden waarom we het weer slechts enkele dagen vooruit kunnen voorspellen). Dit inzicht leidde tot de chaostheorie, die op allerlei gebieden een rol blijkt te spelen. Om zulke zaken te verduidelijken, maken wetenschappers van die gegevens vaak grafieken en afbeeldingen. Omdat die afbeeldingen er niet verkeer uitzagen, zorgde het toentertijd voor een stortvloed aan programma’s waarmee liefhebbers van dergelijke graphics ook zulke plaatjes konden maken.

Fractal Zoomer is zo’n programma. Je kunt er niet alleen heel veel verschillende plaatjes mee maken, maar er daarna ook nog allerlei effecten op loslaten. Zo kun je de mooiste bureaubladachtergronden maken, zonder dat je ook maar iets af hoeft te weten van de theorie die erachter schuilgaat.

©PXimport

Tip 08: Altijd feest

Geschikt voor: iOS, Android

Al twintig jaar lang stemt Nederland tussen kerst en oud en nieuw massaal af op Radio 2 om te luisteren naar de Top 2000. En ook de bijbehorende tv-show Top 2000 à Go-Go trekt jaarlijks vele kijkers. Wie niet kan wachten tot het weer zo ver is, vindt alles wat hij maar wil in de app Top2000 Database. Deze app(ook voor Android) bevat lijsten van alle jaargangen die bovendien op allerlei manieren te doorzoeken zijn. Ook kun je statistieken opvragen, bijvoorbeeld van de grootste stijgers of de bands die het meest in de lijst vertegenwoordigd zijn. Zou het alleen een naslagwerk zijn van wat er ooit is uitgezonden, dan zou de lol er snel vanaf zijn, maar gelukkig kunnen liefhebbers met deze app ook het hele jaar door naar hun favoriete nummers luisteren, omdat de nummers gekoppeld zijn aan Spotify en YouTube. Wie elk jaar weer geniet van de mini-documentaires in de tv-uitzendingen vindt bovendien links naar alle onlinefilmpjes.

©PXimport

Tip 09: Dubbel

Geschikt voor: Windows XP, Vista, Windows 7, 8.x, 10

Vroeger was schijfruimte schaars en duur, en dus was er voldoende reden om te jagen op dubbele bestanden. Met de huidige prijzen voor opslagcapaciteit en de grootte van de hedendaagse schijven is die reden vervallen, maar dat betekent niet dat het opruimen van dubbele bestanden zinloos is. Is je schijf namelijk goed geordend, dan kun je dingen ook veel gemakkelijker terugvinden. Er zijn dan ook nog altijd programma’s om dubbele bestanden op te ruimen. CloneSpy vergelijkt bestanden op basis van de naam of een controlegetal. Het kan alle bestanden binnen een map (en onderliggende mappen) testen, maar je kunt ook twee groepen mappen opgeven die het programma met elkaar moet vergelijken. Een vergelijking op basis van naam gaat razendsnel, maar de diepgravende vergelijking aan de hand van een controlegetal duurt vaak wat langer. De dubbele bestanden die CloneSpy vindt, kan het op basis van verschillende criteria automatisch verwijderen, maar je kunt het uiteraard ook zelf doen.

©PXimport

Tip 10: Boek

Geschikt voor: Windows 7, 8.x, 10, MacOS, Linux

Als je een boek geschreven hebt en dat wilt laten publiceren, moet je op zoek naar een uitgever. Maar wordt je boek keer op keer afgewezen, dan kun je altijd nog bij de online wereld terecht. Ontwikkel bijvoorbeeld je eigen e-book met Sigil. Begin met een blanco document, vul dit met jouw verhaal en maak het op. Hierna is het klaar voor publicatie, en omdat het gepubliceerd wordt in het epub-formaat, kan het op de meeste e-readers probleemloos geopend worden.

Wie echt alle remmen los wil gooien, hoeft zich niet te beperken tot tekst met eventueel een aantal afbeeldingen, want de epub-bestanden die je met Sigil kunt maken, kunnen zelfs ook video- en audiofragmenten bevatten.

©PXimport

Tip 11: In beeld

Geschikt voor: elk systeem

Wie regelmatig nieuwe websites bezoekt, wordt voortdurend geconfronteerd met allerlei vragen over het al dan niet mogen plaatsen van cookies. Deze worden gebruikt om een schat aan gegevens over je systeem en je surfgedrag op te slaan. Dat er wetgeving is gemaakt met betrekking tot cookies lijkt dan ook een goede zaak. Helaas vormt dit digitale gebak slechts één van de manieren waarmee je geïdentificeerd kunt worden. Je browser geeft namelijk – als je geen aanvullende maatregelen hebt genomen – ook allerlei informatie door over je hardware, browser, eventuele plug-ins, ip-adres, internetsnelheid, enzovoort. Omdat deze zaken nooit voor iedereen hetzelfde zijn, kunnen ze gebruikt worden om van bezoekers aan een website toch een uniek profiel op te slaan. Door dit op te slaan in de zogeheten noodzakelijke cookies (die je niet kunt afwijzen) kan men je bewegingen op internet alsnog volgen.

Op de site webkay.robinlinus.com (waarbij webkay staat voor What Every Browser Knows About You) kun je precies zien wat je browser allemaal aan informatie prijsgeeft en ook biedt de site (Engelstalige) informatie over wat je daartegen kunt doen.

©PXimport

Tip 12: Venstertekst

Geschikt voor: Windows XP, Vista, Windows 7, 8.x, 10

Soms geeft je computer een foutmelding, maar heb je geen idee wat de oorzaak is, laat staan de oplossing. Zoeken op internet naar de naar de foutmelding, levert meestal een schat aan informatie op waarmee je probleem snel opgelost kan zijn. Het probleem is alleen: hoe krijg je zo’n foutmelding in de zoekmachine? Je kunt ze immers niet kopiëren.

Het programmaatje GetWindowText kan hierbij uitkomst bieden. Zoals de naam al doet vermoeden, maakt het allerlei vensterteksten toegankelijk om te kopiëren en elders te kunnen plakken. Helaas zijn er altijd wel uitzonderingen waarmee het programma niet uit de voeten kan.

©PXimport

Gevaarlijk?

©PXimport

Niet te snel klikken

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).