Het verbeteren van je leerproces of werkprestaties kan een grote uitdaging zijn. In dit artikel presenteren we een reeks digitale hulpmiddelen om je efficiëntie te verhogen, je tijd optimaal te benutten en het leren te vergemakkelijken.

Efficiënt leren en werken gaat niet vanzelf. Daar zijn heel wat uiteenlopende vaardigheden voor nodig. Zo moet je bijvoorbeeld in staat zijn om het evenwicht tussen je werk en privéleven te boordelen, weten hoeveel tijd je aan welke onderdelen besteedt, wat je binnen een bepaalde periode nog allemaal moet doen, hoe je je beter kunt concentreren, hoe je optimaal kunt samenwerken wanneer dat nodig is, hoe je allerlei informatie vlot kunt beheren, en hoe je nieuwe inzichten en kennis sneller en beter kunt verwerken. Gelukkig zijn er diensten en tools die specifiek gericht zijn op het aanpakken van deze uitdagingen en je hierbij kunnen ondersteunen.

In dit artikel stellen we een aantal beproefde en vaak ook gratis hulpmiddelen voor. Je moet het uiteindelijk zelf wel doen, maar deze tools bieden je in elk geval houvast.

Computertijd

Voordat je begint met het optimaliseren van je (werk)tijd, is het een goed idee om inzicht te krijgen in hoe je momenteel je tijd besteedt en welke activiteiten tijdverspilling kunnen zijn. Een handige tool om erachter te komen hoeveel tijd je achter je computer doorbrengt en wat je precies doet, is ManicTime. Deze tool is beschikbaar voor Windows, macOS, Linux en Android, en er is ook een versie voor teams.

Je kunt ManicTime gratis gebruiken op een lokale machine zonder verbinding te maken met de cloud of een lokale server, weliswaar met enkele beperkingen. Bij het opstarten geeft ManicTime een tijdbalk weer van de huidige dag, met secties zoals Computergebruik, Programma’s en Documenten. Deze bieden een gedetailleerd overzicht van je actieve computertijd, de gebruikte applicaties en de documenten waaraan je werkt. ManicTime houdt tevens een historisch overzicht bij, zodat je nauwkeurig je computertijd binnen een specifieke periode kunt bekijken.

Een andere populaire tool die je computertijd nauwkeurig vastlegt en analyseert, is RescueTime. Deze tool is beschikbaar voor Windows, macOS, Android en iOS, en er is een gratis versie met beperkingen. De clientapplicatie van RescueTime werkt op de achtergrond en levert gedetailleerde online rapporten af. Je kunt bijvoorbeeld ook een focus-timer instellen, waarbij sites die je van je werk afleiden gedurende deze periode automatisch worden geblokkeerd.

Focus

Deze laatste functie van RescueTime brengt ons naadloos bij software die specifiek bedoeld is om je focus zoveel mogelijk op je (computer)werk te houden en storende afleidingen te vermijden. Een eenvoudige tool is Freedom, beschikbaar voor Windows, macOS, Android en iOS. De kosten zijn ca. 3 euro per maand. Hiermee kun je internet compleet blokkeren, maar ook specifieke websites en mobiele apps. Je kunt ook eigen uitzonderingen definiëren. Via browserextensies krijg je ook inzicht in de tijd die je op verschillende websites doorbrengt en kun je dagelijkse limieten instellen.

Een alternatief is Cold Turkey waarmee je met behulp van browserextensies, domeinen en url’s, maar ook specifieke YouTube-kanalen en sites op basis van sleutelwoorden (inclusief jokertekens) kunt blokkeren. De tool is beschikbaar voor Windows en macOS. Een betaalde versie kost eenmalig 35 euro, maar er is ook een gratis versie zonder applicatieblokkeringen.

Speciaal voor Mac-gebruikers is er Focus waarmee je specifieke apps en websites kunt blokkeren of juist alleen bepaalde sites toestaan, ook in incognitomodus. De prijs varieert van ca. 16 tot 74 euro en je gebruikt de tool gratis één week op proef.

Als je voornamelijk tekst schrijft of redigeert, kun je overwegen een specifieke tool als FocusWriter te gebruiken. Dit is een eenvoudige tekstverwerker die je hele scherm in beslag neemt en alleen je tekst weergeeft, zonder menubalken of knoppen. Deze worden pas zichtbaar als je de muisaanwijzer naar de schermrand beweegt. Je kunt dagelijkse doelstellingen instellen, timers gebruiken en statistische informatie over je werk bekijken. FocusWriter kan tekst opslaan in formaten als txt, odt, rtf en docx, maar ondersteunt helaas alleen basisopmaak.

Pauzes

Het is net zo belangrijk om voldoende en gezonde pauzes te nemen om je focus en werkprestaties te verbeteren. Ook hiervoor zijn weer enkele handige tools beschikbaar.

Een eenvoudige online app is TomatoTimer, gebaseerd op de Pomodoro-techniek. Deze productiviteitsmethode houdt in dat je in geconcentreerde tijdsblokken werkt, gevolgd door korte of langere pauzes. TomatoTimer start een werktijd van 25 minuten, gevolgd door een korte pauze van 5 minuten. Na enkele sessies neem je een langere pauze van 10 minuten. Je kunt de duur van deze tijdsblokken eenvoudig aanpassen aan je voorkeur.

Workrave, van Nederlandse origine, is een desktopapplicatie voor Windows en Linux. Deze biedt standaard micropauzes van 30 seconden (elke 3 minuten) en rustpauzes van 10 minuten (elke 45 minuten). Tijdens de rustpauzes worden enkele ergonomische en soms geanimeerde oefeningen weergegeven. De dagelijkse limiet staat standaard ingesteld op 4 uur, waarna je de pc kunt vergrendelen of uitschakelen. Gelukkig zijn alle pauzes instelbaar. Workrave kan ook in een netwerkmodus worden gebruikt, waardoor gecentraliseerd beheer van andere netwerkapparaten mogelijk is.

Stretchly is een eenvoudige opensource-app voor Windows en Linux waarmee je aanpasbare pauzes kunt instellen en deze eventueel kunt uitstellen. Tijdens de pauzes kun je ervoor kiezen om tips voor fysieke of mentale oefeningen te tonen.

Taakbeheer

Je moet niet alleen weten waar je op dit moment mee bezig bent, maar ook goed in de gaten houden welke taken je nog te doen hebt. Er zijn verschillende apps die je kunnen helpen om hierop overzicht te houden. Naast de bekende agenda-apps zoals Google Agenda en Microsoft Outlook, zijn er ook specifieke taakgerichte apps zoals Any.do en Todoist.

Any.do biedt een gratis versie waarin je takenlijsten kunt bijhouden en herinneringen instellen. Je kunt deeltaken koppelen aan hoofdtaken en taken organiseren in categorieën. In de betaalde versie is het mogelijk om anderen uit te nodigen om als team aan taken te werken en kun je taken toewijzen aan specifieke gebruikers (3 en 5 euro per maand voor individuen en teams).

Todoist is een app die meer gericht is op freelancers, maar de gratis versie heeft meer functies dan Any.do. Hier kun je zien welke functies beschikbaar zijn in de verschillende versies (prijzen variëren van gratis tot 4 en 6 euro per maand voor individuen en teams). De interface van Todoist is gebruiksvriendelijk. Je kunt eerst een project aanmaken, bijvoorbeeld voor het plannen van een feest of het beheren van een marketingcampagne, waarbij je kunt kiezen uit verschillende sjablonen. Vervolgens voeg je alle gewenste taken toe, inclusief prioriteit en deadline. Taken kunnen ook aan je ‘inbox’ worden toegevoegd als je nog niet weet aan welk project je ze wilt koppelen. Taken kunnen verder worden opgesplitst in deeltaken en in secties worden gegroepeerd.

Ook TickTick (voor uiteenlopende, ook mobiele platformen) biedt een aardig alternatief. Naast een takenlijst vind je hier onder meer nog een geïntegreerde Pomodoro-module evenals een stopwatch. Een kalenderweergave van je taken is helaas voorbehouden voor de betaalde Premium-versie (ca. 26 euro voor een jaar of ca. 2,50 per maand).

Projectbeheer

In software voor taakbeheer zoals Any.do en Todoist zitten duidelijk al onderdelen verwerkt die gericht zijn op teamwork. Maar er is ook software waarbij de focus nog meer ligt op het beheren van projecten met meerdere teamleden. Deze programma’s kunnen op takenlijsten gebaseerd zijn, maar kunnen doorgaans ook met zogeheten kanban-borden overweg. Taken worden in dat geval als kaarten weergegeven die je je naargelang de voortgang naar een volgende kolom kunt verplaatsen, wat je een goed inzicht geeft in de vorderingen. De ‘boards’ op basis van sjablonen van Any.do komen aardig in deze richting.

Wil je zicht houden op een groot aantal gerelateerde taken dan zijn Gantt-grafieken wellicht een efficiëntere manier voor de weergave van de workflow, aangezien deze duidelijk maken wat je nog doen moet voor je de volgende fase kunt beginnen. Software voor projectbeheer leveren vaak ook uitgebreide rapporteringen en overzichtelijke tijdlijnen, en geven inzicht in de werklast.

Een van de betere projectmanagers is Monday, dat ook bijzonder geschikt is voor het mkb. Met dit programma beheer je projecten met verschillende weergaven op basis van onder meer kanban, Gantt, tijdlijn, kalender en kaarten. De tool is gebruiksvriendelijk, maar helaas is de gratis versie behoorlijk beperkt. Op www.monday.com/pricing zie je een overzicht van de betaalde abonnementen, beginnend vanaf 8 euro per maand per gebruiker, met een minimum van drie gebruikers.

Een andere populaire tool, die zich meer op (kleurrijke) takenlijsten focust, is Asana. Deze is zelfs gratis voor teams tot vijftien gebruikers, maar is ook prima geschikt voor omvangrijke teams (dan vanaf 11 euro per maand per gebruiker).

Surfsessies

Voor je studie of werk voer je waarschijnlijk regelmatig onderzoek uit. Het is belangrijk dat je al deze informatie goed kunt bijhouden en snel de gewenste gegevens kunt vinden. Als je veel vanuit je browser werkt, zijn er verschillende tools die dit proces kunnen verbeteren. De meeste browsers bieden een ingebouwde leesmodus aan waarmee je beter de focus kunt houden: tik maar eens read:// in voor een url in Edge.

De extensie Reader View voor Chromium-browsers is nog beter. Met een knoppenbalk kun je tekst, achtergrondkleur en paginabreedte instellen, afbeeldingen zichtbaar maken of verbergen, tekst markeren, toevoegen en formatteren, en zelfs de pagina-inhoud laten voorlezen, mailen of opslaan als html.

Een andere handige functie is de functie Verzamelingen, zoals die in Edge is geïntegreerd. Je kunt verschillende verzamelingen maken en daar complete webpagina’s, gemarkeerde tekstfragmenten of afbeeldingen opslaan, samen met je opmerkingen. Voor Chromium-browsers zijn er verschillende extensies beschikbaar met vergelijkbare – en zelfs meer uitgebreide – functionaliteit, zoals InstaPaper en Save to Collect. Met die laatste bijvoorbeeld kun je een account aanmaken op https://collect.wetransfer.com en informatie in verschillende ‘boards’ organiseren. Je kunt deze ook delen met anderen.

Informatiebeheer

Met de verzamelingen van Edge of een tool zoals Save to Collect kun je informatie die je tegenkomt tijdens het browsen op een georganiseerde manier verzamelen. Maar waarschijnlijk krijg je ook informatie via andere kanalen. Om al die verschillende soorten gegevens te beheren, is het handig een tool zoals Evernote, Microsoft OneNote of Google Keep te gebruiken. Deze tools synchroniseren je gegevens netjes op al je (mobiele) apparaten. We stellen je kort Evernote voor.

Registreer je op www.evernote.com. Dit kan gratis als je kunt leven met synchronisatie op maximaal twee apparaten en maximaal 60 MB aan maandelijkse uploads. Als je van deze beperkingen af wilt, kun je upgraden naar de Premium-editie, maar dit kost je maandelijks 8,33 euro.

Om informatie vanuit je browser eenvoudig naar Evernote te kunnen sturen, installeer je de browserextensie Evernote Web Clipper. Hiermee geef je met een druk op de knop aan wat je wilt bewaren, inclusief screenshots. Vanuit de Evernote-website vraag je de informatie op en beheer je notities, taken, snelkoppelingen enzovoort. Met de mobiele Evernote-app voeg je ook eenvoudig handgeschreven tekst, foto’s en audio-opnames toe.

Een techniek van een geheel andere orde, waarmee je ook complexe informatie of gedachten beter kunt structureren, begrijpen en onthouden is een zogeheten mindmap. Door gebruik te maken van symbolen, trefwoorden, afbeeldingen en kleuren helpt zo’n mindmap je bij het leggen van verbanden en het oplossen van problemen. Een van de betere online tools is MindMeister, waarmee je uit verschillende thematische sjablonen kunt putten. De gratis versie is beperkt tot drie mindmaps, de betaalde abonnementen beginnen bij 7,25 euro per maand (inclusief btw).

Automatisering

Tot nu toe zijn we ervan uitgegaan dat je als gebruiker op een gegeven moment zelf beslist wanneer je welk brokje informatie wilt bewaren, maar het is ook mogelijk dat proces te stroomlijnen. Er bestaan namelijk handige webdiensten waarmee je allerlei gebeurtenissen of handelingen kunt automatiseren.

Een van de populairste is IFTTT, wat staat voor If This Then That.

Via applets kun je internetdiensten en apparaten flexibel met elkaar verbinden voor automatisering. Een gratis registratie beperkt je tot twee applets, maar vanaf 28,80 euro per jaar kun je tot twintig applets gebruiken.

Je maakt een applet als volgt: druk op Create en kies Add bij If This, waarna je uit verschillende diensten en apparaten kiest, op basis van trefwoorden. Om bijvoorbeeld snel te focussen op het aanbod voor Evernote ga je naar www.ifttt.com/evernote. Je vindt hier applets als Sync Evernote and Todoist en Evernote reminder to Google event.

Vervolgens klik je op de resultatenknop voor een geschikte trigger, bevestig je de verbinding met Connect en sta je de gevraagde autorisaties toe. Stel indien nodig aanvullende parameters in en druk op Create trigger. Herhaal dit met Add bij Then That. Is alles naar wens, bestig dan met Continue en Finish. Ga naar My Applets om je applets te beheren. Je kunt ze aanpassen, of pauzeren door Connected uit te schakelen.

Er zijn ook nog andere, vergelijkbare diensten, zoals Zapier, het meer bedrijfsgerichte Microsoft Power Automate en het opensource-platform Huginn dat je zelf kunt hosten.

Lees ook dit artikel: Thuiswerken met IFTTT: 15 slimme recepten

Leerstimulans

Je kunt veel leren en zelfs leren hoe je kunt leren. Anders gezegd, je leert technieken waardoor je makkelijker en sneller kennis vergaart, en inzicht verwerft.

Zo bevat de website NeuroNation (Engelstalig) een programma met dertig oefeningen om je hersenactiviteit te trainen. Je leert sneller en logischer na te denken, je geheugen te verbeteren en je focus beter te behouden. Er is tevens een mobiele app voor iOS beschikbaar.

Voor een meer speelse en competititieve benadering kun je terecht op Art of Memory. Hier vind je tal van oefeningen en gevarieerde games, speciaal bedoeld om je geheugen te trainen. Je kunt je hier ook gratis aansluiten bij een community waarin je terecht kunt voor talrijke praktische tips en waar je ook vragen kunt stellen.

De app ANKI (beschikbaar voor diverse platformen, zowel desktop als mobiel) helpt je bij het verbeteren van het leren en onthouden van informatie met behulp van digitale flashcards. Het maakt gebruik van het principe van ‘spaced repetition’, waarbij slimme algoritmes informatie op strategische intervallen herhalen om het geheugen te versterken, op basis van de moeilijkheidsgraad van de kaarten en de reactie van de gebruiker.

Lezen kun je uiteraard, maar ben je helemaal zeker dat dit altijd optimaal gebeurt? De app Reader Trainer (Android, iOS en Windows) claimt je leesproces door gerichte oefeningen en feedback wel tot anderhalve keer te kunnen versnellen zonder verlies van begrip en retentie.

Ben je op zoek naar iets nieuws om te streamen? Dan ben je aan het juiste adres. Of je nu zin hebt in actie, horror of een heleboel nostalgie: er is voor ieder wat wils! Wij hebben de beste tips voor je op een rij gezet, zodat je precies weet wat je deze week niet mag missen.

The Copenhagen Test (seizoen 1) | SkyShowtime | 2 februari

De zesdelige serie The Copenhagen Test draait om Alexander Hale (Simu Liu), een Chinese-Amerikaanse analist bij de geheime inlichtingendienst. Hij ontdekt dat zijn brein is gehackt en dat de daders dus toegang hebben tot alles wat hij ziet en hoort. Terwijl hij de schijn probeert op te houden dat alles oké is, moet hij erachter zien te komen wie de daders zijn en moet hij bewijzen aan wie hij echt loyaal is.

Jurassic World Rebirth | SkyShowtime | 3 februari

De nieuwste toevoeging aan de Jurassic Park-franchise, Jurassic World Rebirth, is vanaf deze dinsdag te zien op SkyShowtime. Martin Krebs (Rupert Friend), een leidinggevende bij het farmaceutische bedrijf ParkerGenix, werft Zora Bennett (Scarlett Johansson), een voormalig militair, om samen te werken met paleontoloog Dr. Henry Loomis (Jonathan Bailey) aan een geheime missie. Door Zora voegen haar oude vriend Duncan Kincaid (Mahershala Ali), bootsman LeClerc (Bechir Sylvain), huurling Nina (Philippine Velge) en de hoofdbeveiliging Bobby Atwater (Ed Skrein) zich bij het team. Samen vertrekken ze naar een eiland in de Atlantische Oceaan om biomateriaalmonsters te verzamelen van verschillende dinosauriërs die daar leven.

Bring Her Back | Netflix | 3 februari

De horrorfilm Bring Her Back volgt de tiener Andy (Billy Barratt) en zijn blinde zus Piper (Sora Wong). Hun vader is recent overleden en daarom worden de twee bij de pleegmoeder Laura (Sally Hawkins) geplaatst. Ze krijgen al snel het idee dat er iets niet in de haak is, wanneer Laura Piper en Andy uit elkaar begint te drijven. Bring Her Back is niet bepaald een film waar je een goed gevoel van krijgt, de narigheid druipt ervan af. Het steengoede acteerwerk van de cast, met name van Hawkins, maakt hem echter zeker het kijken waard.

The Muppet Show | Disney+ | 4 februari

The Muppet Show is terug! Voor het eerst in meer dan veertig jaar staan onder anderen Kermit, Miss Piggy, Gonzo the Great, Fozzie Bear en Dr. Teeth and the Electric Mayhem weer terug op het podium met hun klassieke variétéshow. Te gast zijn Seth Rogen, Sabrina Carpenter, Maya Rudolph en misschien wel Game Awards-presentator Geoff Keighley. De special verschijnt ter gelegenheid van het 50-jarig bestaan van de Muppets. Vooralsnog blijft het bij één aflevering, maar naar verluidt is deze special ook een ‘backdoor pilot’, dus dat smaakt naar meer!

Star Trek: Starfleet Academy (seizoen 1) | SkyShowtime | 5 februari

Het Star Trek-universum blijft zich uitbreiden met de nieuwe serie Starfleet Academy, die vanaf deze week op SkyShowtime te zien is. De serie speelt zich af in de 32e eeuw, na Star Trek: Discovery, op de titulaire Starfleet Academy. De nieuwe lichting Starfleet-cadetten krijgen les aan boord van de USS Athena en worden daar opgeleid tot officier. Deze donderdag verschijnen de eerste twee afleveringen, de overige acht worden daarna wekelijks toegevoegd.

Wachtwoorden zoals '123456' of 'welkom01' zijn inmiddels wel een beetje uit de mode, maar we zijn nog lang niet zo veilig als we denken. Als je dacht dat 'bigmac' of 'happymeal' wel origineel genoeg was, heb je het mis. Ter gelegenheid van Change Your Password Day zocht McDonald's Nederland uit hoe vaak hun menu-items in datalekken voorkomen, en de resultaten zijn behoorlijk schrikken.

Waarom een 'lekker' wachtwoord een makkelijke prooi is

Je moet even snel een account aanmaken en dus kies je een woord dat je simpel kunt onthouden. Je weet dat woorden als 'admin' of 'password' niet veilig zijn, dus je gaat voor iets origineels en tikt 'bigmac' in. Da's niet standaard en komt ook niet in woordenboeken voor, dus je bent veilig, toch?

Nou nee. Uit cijfers van de site Have I Been Pwned blijkt dat deze term ruim 110.000 keer is opgedoken in databases van gestolen wachtwoorden. Je voelt de bui al hangen: hackers gebruiken software die razendsnel deze databases afgaat. Zo'n woord is dan een makkelijke prooi. Het is een klassieke misvatting dat een woord dat niet in het woordenboek staat (maar wel op een menukaart) veilig is.

Waarom we steeds in dezelfde valkuilen trappen

We vallen vaak terug op namen van onze kinderen, huisdieren of merken waar we dagelijks mee te maken hebben. Het is die menselijke neiging naar gemak die ons kwetsbaar maakt. McDonald's ziet dat termen als 'frenchfries' en 'mcnuggets' duizenden keren worden gebruikt als inlogmethode. En dat is dus niet veilig. Zelfs als je een uitroepteken achter 'happymeal' zet, kraakt moderne software dat binnen een fractie van een seconde. Het is een schijnveiligheid waar we massaal in geloven.

Wanneer je direct je wachtwoorden moet veranderen

Er zijn een paar situaties waarbij je echt actie moet ondernemen. Als je nu een wachtwoord gebruikt dat je ook op een andere plek hebt ingesteld, speel je met vuur. Gebruik je een term die te maken heeft met je hobby, je favoriete eten of je woonplaats? Dan is dat een directe dealbreaker voor je online veiligheid. Ook als je wachtwoord korter is dan twaalf tekens, is het simpelweg niet robuust genoeg meer. En gebruik je voor je smartphone dezelfde pincode als voor je bank-app? Dan moet je dat echt nu meteen veranderen.

©Supatman - stock.adobe.com

Zo check je of jouw inloggegevens nog veilig zijn

Pak je belangrijkste accounts er eens bij en kijk kritisch naar wat je hebt ingevuld. Een goede tip is om een wachtwoordmanager te gaan gebruiken. Deze tool onthoudt alles voor je, zodat jij alleen nog maar één hoofdwachtwoord hoeft te onthouden. Je ziet dan direct welke wachtwoorden zwak zijn of al jaren niet zijn aangepast. Het geeft je de ruimte om overal unieke, complexe codes te gebruiken zonder dat je een notitieblokje naast je computer hoeft te leggen. Het instellen kost je een uurtje, maar het bespaart je een hoop ellende in de toekomst.

Lees ook: Slim wachtwoordbeheer: zo houd je je accounts écht veilig

Beter dan een kort wachtwoord: gebruik een wachtzin

Een veilig wachtwoord maken lijkt al snel op een soort puzzel, maar voor een aanvaller moet het vooral onpraktisch zijn om te raden. Stap daarom af van losse woorden en kies liever een wachtzin: een vreemde, lange zin die je zo kunt onthouden, maar die niemand van jou verwacht. Je kunt die zin extra sterk maken door er een paar hoofdletters, cijfers en een teken doorheen te zetten. Het typt in het begin wat onhandig, maar je maakt het daarmee meteen een stuk lastiger om je accounts te kraken. Denk aan zinnen als:

Opdinsdageetmijn paraplu8olijvenbijhet stoplicht!
Mijnfietszingtzachtjesom06:42indekeuken
Wachtenzevenpaarsewolken3minutenophunkoffie?

Lees ook: Slim wachtwoordbeheer: zo houd je je accounts écht veilig

De slimste keuze voor je online privacy

Uiteindelijk komt het neer op één ding: maak het hackers niet te makkelijk. De cijfers van McDonald's laten zien dat we veel te voorspelbaar zijn in onze keuzes. Een sterk wachtwoord is lang, uniek en heeft niets te maken met je persoonlijke voorkeuren of je avondeten. Door vandaag je belangrijkste inlogcodes aan te passen naar een zin of een gegenereerde code, zet je de deur voor cybercriminelen stevig op slot. Kleine moeite, maar met een groot resultaat voor je digitale leven!