Het verbeteren van je leerproces of werkprestaties kan een grote uitdaging zijn. In dit artikel presenteren we een reeks digitale hulpmiddelen om je efficiëntie te verhogen, je tijd optimaal te benutten en het leren te vergemakkelijken.

Efficiënt leren en werken gaat niet vanzelf. Daar zijn heel wat uiteenlopende vaardigheden voor nodig. Zo moet je bijvoorbeeld in staat zijn om het evenwicht tussen je werk en privéleven te boordelen, weten hoeveel tijd je aan welke onderdelen besteedt, wat je binnen een bepaalde periode nog allemaal moet doen, hoe je je beter kunt concentreren, hoe je optimaal kunt samenwerken wanneer dat nodig is, hoe je allerlei informatie vlot kunt beheren, en hoe je nieuwe inzichten en kennis sneller en beter kunt verwerken. Gelukkig zijn er diensten en tools die specifiek gericht zijn op het aanpakken van deze uitdagingen en je hierbij kunnen ondersteunen.

In dit artikel stellen we een aantal beproefde en vaak ook gratis hulpmiddelen voor. Je moet het uiteindelijk zelf wel doen, maar deze tools bieden je in elk geval houvast.

Computertijd

Voordat je begint met het optimaliseren van je (werk)tijd, is het een goed idee om inzicht te krijgen in hoe je momenteel je tijd besteedt en welke activiteiten tijdverspilling kunnen zijn. Een handige tool om erachter te komen hoeveel tijd je achter je computer doorbrengt en wat je precies doet, is ManicTime. Deze tool is beschikbaar voor Windows, macOS, Linux en Android, en er is ook een versie voor teams.

Je kunt ManicTime gratis gebruiken op een lokale machine zonder verbinding te maken met de cloud of een lokale server, weliswaar met enkele beperkingen. Bij het opstarten geeft ManicTime een tijdbalk weer van de huidige dag, met secties zoals Computergebruik, Programma’s en Documenten. Deze bieden een gedetailleerd overzicht van je actieve computertijd, de gebruikte applicaties en de documenten waaraan je werkt. ManicTime houdt tevens een historisch overzicht bij, zodat je nauwkeurig je computertijd binnen een specifieke periode kunt bekijken.

Een andere populaire tool die je computertijd nauwkeurig vastlegt en analyseert, is RescueTime. Deze tool is beschikbaar voor Windows, macOS, Android en iOS, en er is een gratis versie met beperkingen. De clientapplicatie van RescueTime werkt op de achtergrond en levert gedetailleerde online rapporten af. Je kunt bijvoorbeeld ook een focus-timer instellen, waarbij sites die je van je werk afleiden gedurende deze periode automatisch worden geblokkeerd.

Focus

Deze laatste functie van RescueTime brengt ons naadloos bij software die specifiek bedoeld is om je focus zoveel mogelijk op je (computer)werk te houden en storende afleidingen te vermijden. Een eenvoudige tool is Freedom, beschikbaar voor Windows, macOS, Android en iOS. De kosten zijn ca. 3 euro per maand. Hiermee kun je internet compleet blokkeren, maar ook specifieke websites en mobiele apps. Je kunt ook eigen uitzonderingen definiëren. Via browserextensies krijg je ook inzicht in de tijd die je op verschillende websites doorbrengt en kun je dagelijkse limieten instellen.

Een alternatief is Cold Turkey waarmee je met behulp van browserextensies, domeinen en url’s, maar ook specifieke YouTube-kanalen en sites op basis van sleutelwoorden (inclusief jokertekens) kunt blokkeren. De tool is beschikbaar voor Windows en macOS. Een betaalde versie kost eenmalig 35 euro, maar er is ook een gratis versie zonder applicatieblokkeringen.

Speciaal voor Mac-gebruikers is er Focus waarmee je specifieke apps en websites kunt blokkeren of juist alleen bepaalde sites toestaan, ook in incognitomodus. De prijs varieert van ca. 16 tot 74 euro en je gebruikt de tool gratis één week op proef.

Als je voornamelijk tekst schrijft of redigeert, kun je overwegen een specifieke tool als FocusWriter te gebruiken. Dit is een eenvoudige tekstverwerker die je hele scherm in beslag neemt en alleen je tekst weergeeft, zonder menubalken of knoppen. Deze worden pas zichtbaar als je de muisaanwijzer naar de schermrand beweegt. Je kunt dagelijkse doelstellingen instellen, timers gebruiken en statistische informatie over je werk bekijken. FocusWriter kan tekst opslaan in formaten als txt, odt, rtf en docx, maar ondersteunt helaas alleen basisopmaak.

Pauzes

Het is net zo belangrijk om voldoende en gezonde pauzes te nemen om je focus en werkprestaties te verbeteren. Ook hiervoor zijn weer enkele handige tools beschikbaar.

Een eenvoudige online app is TomatoTimer, gebaseerd op de Pomodoro-techniek. Deze productiviteitsmethode houdt in dat je in geconcentreerde tijdsblokken werkt, gevolgd door korte of langere pauzes. TomatoTimer start een werktijd van 25 minuten, gevolgd door een korte pauze van 5 minuten. Na enkele sessies neem je een langere pauze van 10 minuten. Je kunt de duur van deze tijdsblokken eenvoudig aanpassen aan je voorkeur.

Workrave, van Nederlandse origine, is een desktopapplicatie voor Windows en Linux. Deze biedt standaard micropauzes van 30 seconden (elke 3 minuten) en rustpauzes van 10 minuten (elke 45 minuten). Tijdens de rustpauzes worden enkele ergonomische en soms geanimeerde oefeningen weergegeven. De dagelijkse limiet staat standaard ingesteld op 4 uur, waarna je de pc kunt vergrendelen of uitschakelen. Gelukkig zijn alle pauzes instelbaar. Workrave kan ook in een netwerkmodus worden gebruikt, waardoor gecentraliseerd beheer van andere netwerkapparaten mogelijk is.

Stretchly is een eenvoudige opensource-app voor Windows en Linux waarmee je aanpasbare pauzes kunt instellen en deze eventueel kunt uitstellen. Tijdens de pauzes kun je ervoor kiezen om tips voor fysieke of mentale oefeningen te tonen.

Taakbeheer

Je moet niet alleen weten waar je op dit moment mee bezig bent, maar ook goed in de gaten houden welke taken je nog te doen hebt. Er zijn verschillende apps die je kunnen helpen om hierop overzicht te houden. Naast de bekende agenda-apps zoals Google Agenda en Microsoft Outlook, zijn er ook specifieke taakgerichte apps zoals Any.do en Todoist.

Any.do biedt een gratis versie waarin je takenlijsten kunt bijhouden en herinneringen instellen. Je kunt deeltaken koppelen aan hoofdtaken en taken organiseren in categorieën. In de betaalde versie is het mogelijk om anderen uit te nodigen om als team aan taken te werken en kun je taken toewijzen aan specifieke gebruikers (3 en 5 euro per maand voor individuen en teams).

Todoist is een app die meer gericht is op freelancers, maar de gratis versie heeft meer functies dan Any.do. Hier kun je zien welke functies beschikbaar zijn in de verschillende versies (prijzen variëren van gratis tot 4 en 6 euro per maand voor individuen en teams). De interface van Todoist is gebruiksvriendelijk. Je kunt eerst een project aanmaken, bijvoorbeeld voor het plannen van een feest of het beheren van een marketingcampagne, waarbij je kunt kiezen uit verschillende sjablonen. Vervolgens voeg je alle gewenste taken toe, inclusief prioriteit en deadline. Taken kunnen ook aan je ‘inbox’ worden toegevoegd als je nog niet weet aan welk project je ze wilt koppelen. Taken kunnen verder worden opgesplitst in deeltaken en in secties worden gegroepeerd.

Ook TickTick (voor uiteenlopende, ook mobiele platformen) biedt een aardig alternatief. Naast een takenlijst vind je hier onder meer nog een geïntegreerde Pomodoro-module evenals een stopwatch. Een kalenderweergave van je taken is helaas voorbehouden voor de betaalde Premium-versie (ca. 26 euro voor een jaar of ca. 2,50 per maand).

Projectbeheer

In software voor taakbeheer zoals Any.do en Todoist zitten duidelijk al onderdelen verwerkt die gericht zijn op teamwork. Maar er is ook software waarbij de focus nog meer ligt op het beheren van projecten met meerdere teamleden. Deze programma’s kunnen op takenlijsten gebaseerd zijn, maar kunnen doorgaans ook met zogeheten kanban-borden overweg. Taken worden in dat geval als kaarten weergegeven die je je naargelang de voortgang naar een volgende kolom kunt verplaatsen, wat je een goed inzicht geeft in de vorderingen. De ‘boards’ op basis van sjablonen van Any.do komen aardig in deze richting.

Wil je zicht houden op een groot aantal gerelateerde taken dan zijn Gantt-grafieken wellicht een efficiëntere manier voor de weergave van de workflow, aangezien deze duidelijk maken wat je nog doen moet voor je de volgende fase kunt beginnen. Software voor projectbeheer leveren vaak ook uitgebreide rapporteringen en overzichtelijke tijdlijnen, en geven inzicht in de werklast.

Een van de betere projectmanagers is Monday, dat ook bijzonder geschikt is voor het mkb. Met dit programma beheer je projecten met verschillende weergaven op basis van onder meer kanban, Gantt, tijdlijn, kalender en kaarten. De tool is gebruiksvriendelijk, maar helaas is de gratis versie behoorlijk beperkt. Op www.monday.com/pricing zie je een overzicht van de betaalde abonnementen, beginnend vanaf 8 euro per maand per gebruiker, met een minimum van drie gebruikers.

Een andere populaire tool, die zich meer op (kleurrijke) takenlijsten focust, is Asana. Deze is zelfs gratis voor teams tot vijftien gebruikers, maar is ook prima geschikt voor omvangrijke teams (dan vanaf 11 euro per maand per gebruiker).

Surfsessies

Voor je studie of werk voer je waarschijnlijk regelmatig onderzoek uit. Het is belangrijk dat je al deze informatie goed kunt bijhouden en snel de gewenste gegevens kunt vinden. Als je veel vanuit je browser werkt, zijn er verschillende tools die dit proces kunnen verbeteren. De meeste browsers bieden een ingebouwde leesmodus aan waarmee je beter de focus kunt houden: tik maar eens read:// in voor een url in Edge.

De extensie Reader View voor Chromium-browsers is nog beter. Met een knoppenbalk kun je tekst, achtergrondkleur en paginabreedte instellen, afbeeldingen zichtbaar maken of verbergen, tekst markeren, toevoegen en formatteren, en zelfs de pagina-inhoud laten voorlezen, mailen of opslaan als html.

Een andere handige functie is de functie Verzamelingen, zoals die in Edge is geïntegreerd. Je kunt verschillende verzamelingen maken en daar complete webpagina’s, gemarkeerde tekstfragmenten of afbeeldingen opslaan, samen met je opmerkingen. Voor Chromium-browsers zijn er verschillende extensies beschikbaar met vergelijkbare – en zelfs meer uitgebreide – functionaliteit, zoals InstaPaper en Save to Collect. Met die laatste bijvoorbeeld kun je een account aanmaken op https://collect.wetransfer.com en informatie in verschillende ‘boards’ organiseren. Je kunt deze ook delen met anderen.

Informatiebeheer

Met de verzamelingen van Edge of een tool zoals Save to Collect kun je informatie die je tegenkomt tijdens het browsen op een georganiseerde manier verzamelen. Maar waarschijnlijk krijg je ook informatie via andere kanalen. Om al die verschillende soorten gegevens te beheren, is het handig een tool zoals Evernote, Microsoft OneNote of Google Keep te gebruiken. Deze tools synchroniseren je gegevens netjes op al je (mobiele) apparaten. We stellen je kort Evernote voor.

Registreer je op www.evernote.com. Dit kan gratis als je kunt leven met synchronisatie op maximaal twee apparaten en maximaal 60 MB aan maandelijkse uploads. Als je van deze beperkingen af wilt, kun je upgraden naar de Premium-editie, maar dit kost je maandelijks 8,33 euro.

Om informatie vanuit je browser eenvoudig naar Evernote te kunnen sturen, installeer je de browserextensie Evernote Web Clipper. Hiermee geef je met een druk op de knop aan wat je wilt bewaren, inclusief screenshots. Vanuit de Evernote-website vraag je de informatie op en beheer je notities, taken, snelkoppelingen enzovoort. Met de mobiele Evernote-app voeg je ook eenvoudig handgeschreven tekst, foto’s en audio-opnames toe.

Een techniek van een geheel andere orde, waarmee je ook complexe informatie of gedachten beter kunt structureren, begrijpen en onthouden is een zogeheten mindmap. Door gebruik te maken van symbolen, trefwoorden, afbeeldingen en kleuren helpt zo’n mindmap je bij het leggen van verbanden en het oplossen van problemen. Een van de betere online tools is MindMeister, waarmee je uit verschillende thematische sjablonen kunt putten. De gratis versie is beperkt tot drie mindmaps, de betaalde abonnementen beginnen bij 7,25 euro per maand (inclusief btw).

Automatisering

Tot nu toe zijn we ervan uitgegaan dat je als gebruiker op een gegeven moment zelf beslist wanneer je welk brokje informatie wilt bewaren, maar het is ook mogelijk dat proces te stroomlijnen. Er bestaan namelijk handige webdiensten waarmee je allerlei gebeurtenissen of handelingen kunt automatiseren.

Een van de populairste is IFTTT, wat staat voor If This Then That.

Via applets kun je internetdiensten en apparaten flexibel met elkaar verbinden voor automatisering. Een gratis registratie beperkt je tot twee applets, maar vanaf 28,80 euro per jaar kun je tot twintig applets gebruiken.

Je maakt een applet als volgt: druk op Create en kies Add bij If This, waarna je uit verschillende diensten en apparaten kiest, op basis van trefwoorden. Om bijvoorbeeld snel te focussen op het aanbod voor Evernote ga je naar www.ifttt.com/evernote. Je vindt hier applets als Sync Evernote and Todoist en Evernote reminder to Google event.

Vervolgens klik je op de resultatenknop voor een geschikte trigger, bevestig je de verbinding met Connect en sta je de gevraagde autorisaties toe. Stel indien nodig aanvullende parameters in en druk op Create trigger. Herhaal dit met Add bij Then That. Is alles naar wens, bestig dan met Continue en Finish. Ga naar My Applets om je applets te beheren. Je kunt ze aanpassen, of pauzeren door Connected uit te schakelen.

Er zijn ook nog andere, vergelijkbare diensten, zoals Zapier, het meer bedrijfsgerichte Microsoft Power Automate en het opensource-platform Huginn dat je zelf kunt hosten.

Lees ook dit artikel: Thuiswerken met IFTTT: 15 slimme recepten

Leerstimulans

Je kunt veel leren en zelfs leren hoe je kunt leren. Anders gezegd, je leert technieken waardoor je makkelijker en sneller kennis vergaart, en inzicht verwerft.

Zo bevat de website NeuroNation (Engelstalig) een programma met dertig oefeningen om je hersenactiviteit te trainen. Je leert sneller en logischer na te denken, je geheugen te verbeteren en je focus beter te behouden. Er is tevens een mobiele app voor iOS beschikbaar.

Voor een meer speelse en competititieve benadering kun je terecht op Art of Memory. Hier vind je tal van oefeningen en gevarieerde games, speciaal bedoeld om je geheugen te trainen. Je kunt je hier ook gratis aansluiten bij een community waarin je terecht kunt voor talrijke praktische tips en waar je ook vragen kunt stellen.

De app ANKI (beschikbaar voor diverse platformen, zowel desktop als mobiel) helpt je bij het verbeteren van het leren en onthouden van informatie met behulp van digitale flashcards. Het maakt gebruik van het principe van ‘spaced repetition’, waarbij slimme algoritmes informatie op strategische intervallen herhalen om het geheugen te versterken, op basis van de moeilijkheidsgraad van de kaarten en de reactie van de gebruiker.

Lezen kun je uiteraard, maar ben je helemaal zeker dat dit altijd optimaal gebeurt? De app Reader Trainer (Android, iOS en Windows) claimt je leesproces door gerichte oefeningen en feedback wel tot anderhalve keer te kunnen versnellen zonder verlies van begrip en retentie.

Amazon introduceerde kortgeleden een nieuwe generatie slimme speakers, waaronder de hier besproken Echo Dot Max. Volgens de fabrikant levert deze bescheiden luidspreker een verbeterde audiokwaliteit, terwijl de microfoon naar verluidt nauwkeuriger spraakopdrachten verwerkt. Met een adviesprijs van 109,99 euro is het ook nog eens een van de goedkopere smartspeakers in de markt. Hoog tijd voor een review!

Vergeleken met de voorgaande Echo Dot-speaker uit 2022 is het design ietwat op de schop gegaan. De behuizing oogt weliswaar nog altijd als een bolletje met als verschil dat er aan de voorzijde een stukje is 'afgesneden'. Je treft hier twee volumetoetsen en een aan-uitknop voor de microfoon. Rondom dit bedieningspaneel bevindt zich een blauwgekleurde ledring. Verder zit er aan de achterzijde een ingang voor de bijgesloten voedingsadapter.

©Maikel Dijkhuizen

Lichtgewicht wifi-speaker zonder accu

De bolvormige behuizing heeft een diameter van amper elf centimeter. Ondanks deze geringe afmetingen leent de wifi-speaker zich voornamelijk voor binnengebruik. Dit nieuwe model heeft namelijk, net zoals bij eerdere generaties het geval was, weer geen accu. Een gemiste kans, want de compacte constructie van 505 gram is in principe handzaam genoeg om ook als mobiele bluetooth-speaker te dienen.

De door ons geteste paarse uitvoering heeft naar onze smaak een nogal kitscherige uitstraling. Gelukkig is de Amazon Echo Dot Max er ook in een wit en grijs jasje. Die zien er al heel wat chiquer uit en zullen in jouw woonkamer niet misstaan. Het grootste deel van de kunststof behuizing is voorzien van een laagje stof. Dit materiaal voelt niet zo stevig aan zoals we bij veel bluetooth-speakers van onder andere JBL tegenkomen. Nou is dat niet zo'n probleem, want ten opzichte van weerbestendige speakers heeft dit exemplaar natuurlijk minder te lijden.

©Maikel Dijkhuizen

Verbinden en luisteren

De configuratie en bediening van het apparaat gebeurt via de Amazon Alexa-app op een smartphone. Dat gaat erg vlot. Na verbinding met wifi downloadt de Echo Dot Max eerst een firmwareupdate. In de behuizing zit trouwens een rappe wifi6E-adapter, waardoor het apparaat overweg kan met de snelste draadloze netwerken. Al met al duurt de configuratie slechts enkele minuten.

Je koppelt Spotify of een andere muziekdienst eenvoudig aan je Amazon-account. Zeg vervolgens hardop waarnaar je wilt luisteren. Met een spraakopdracht als “Alexa, speel Coldplay” hoor je binnen enkele ogenblikken de bijbehorende deuntjes. Gebruik je stem ook om bijvoorbeeld een liedje te skippen of het volume te wijzigen. De microfoon is zéér gevoelig. Zelfs zacht uitgesproken (fluister)opdrachten op enkele meters afstand verwerkt de speaker zonder morren.

Lees ook: Van mobiel naar desktop: waarom je Spotify op je pc moet proberen

De behuizing is weliswaar compact, maar toch slaagde Amazon erin om een tweeter en woofer te integreren. Kijken we binnen dezelfde prijscategorie naar de enigszins vergelijkbare Apple HomePod Mini, dan biedt dit nieuwe model van Amazon dus een extra audiodriver. Voor zo'n kleine speaker in deze prijsklasse hoef je uiteraard geen wonderen te verwachten, maar voor het opzetten van een achtergrondmuziekje voldoet dit product prima. Met name de hoge tonen klinken erg helder. Als we geconcentreerd luisteren, horen we ook een beetje bas. Deze lage tonen zijn ietwat ondervertegenwoordigd. Verder gaat het geluid op een hoog volume galmen en vervormen.

©Maikel Dijkhuizen

Smartspeaker met Alexa

Lange tijd legde Alexa van Amazon het af tegen de spraakassistenten van Google en Apple, maar sinds 2024 verstaat Alexa eindelijk ook Nederlands. Daarmee is de Echo Dot Max een serieus alternatief voor smartspeakers van de eerdergenoemde merken. Je kunt in de Alexa-app onder andere een wekker, timer, herinnering, agenda-afspraak en boodschappenlijst instellen.

De behuizing heeft een temperatuursensor, zodat je naar de kamertemperatuur kunt vragen. Je kunt ook allerlei andere verzoeken doen. Vraag bijvoorbeeld naar de weersverwachting of naar de leeftijd van een BN'er. Helaas gaat niet iedere stemopdracht even vlekkeloos. Zo weigert ons testmodel om een overzicht van het laatste nieuws af te spelen.

Een nuttige optie is dat je in huis andere smarthome-apparaten met Alexa-ondersteuning kunt bedienen, zoals slimme lampen, stekkers en thermostaten. Dat werkt eveneens via spraakopdrachten. Misschien komt de geïntegreerde aanwezigheidssensor goed van pas, zodat de smartspeaker geschikte apparaten zelfstandig kan in- en uitschakelen.

Amazon Echo Dot Max kopen?

Zoek je een slimme luidspreker met een redelijke audiokwaliteit voor het luisteren van achtergrondmuziek? Dan is de Amazon Echo Dot Max een interessante kandidaat. Dankzij een zeer gevoelige microfoon laat je allerlei stemopdrachten op deze smartspeaker los. Meestal verwerkt de Echo Dot Max probleemloos deze commando's, al gaat er soms ook weleens iets fout.

Heb je een pc met weinig opslagruimte dan loont het wellicht om in Windows 11 de bestandscompressie in te schakelen. Dan hebben we het niet over zip-archieven, maar de NTFS-compressie waarmee je bestanden, mappen en zelfs volledige schijven kunt verkleinen.

Eerst een waarschuwing

Dankzij compressie is het mogelijk om meer data op te slaan op dezelfde ruimte. In Windows 11 kun je NTFS (New Technology File System) aanspreken. Het nadeel van deze methode is dat het extra rekenkracht vraagt iedere keer dat je zo'n gecomprimeerd bestand opent. Hetzelfde gebeurt wanneer je na de bewerking het bestand sluit en er recompressie wordt toegepast. Gebruik deze methode dus voor data die je lange tijd niet gebruikt en waar extra laadtijd nauwelijks hinderlijk is.

Je kunt op deze manier ook een volledige schijf comprimeren, maar we raden af om dit met de opstartschijf te doen. Gebruik deze functie niet op usb-sticks en alleen op snelle schijven zoals ssd's. Het prestatieverlies zou teveel doorwegen. Bij jpg-afbeeldingen of mp3- of mp4-mediabestanden is de winst verwaarloosbaar.

Map comprimeren

Open Windows Verkenner en navigeer naar de map waarvan je de inhoud wilt verkleinen. Klik met de rechtermuisknop op de map en in het snelmenu selecteer je Eigenschappen. Open het tabblad Algemeen en klik op Geavanceerd. Bij de Geavanceerde kenmerken zie je onderaan Compressie en versleutelingskenmerken. Plaats een vinkje bij Inhoud comprimeren om schijfruimte vrij te maken. Klik op OK en klik daarna op Toepassen.

Selecteer indien nodig de optie Wijzigingen toepassen op deze map, submappen en bestanden en klik op de OK-knop. Net zoals voorheen kun je zo'n map openen en de bestanden bekijken in Verkenner. Om de volledige map te decomprimeren, open je opnieuw de Eigenschappen en volg je de beschreven stappen.

Station comprimeren

Het is mogelijk om een volledige schijf te comprimeren. Open Windows Verkenner en klik op Deze pc in het linkerdeelvenster. Klik met de rechtermuisknop op de opslagschijf die je wilt comprimeren. Selecteer onder het gedeelte Apparaten en stations de optie Eigenschappen. Daarna kun je opnieuw de optie aanvinken: Dit station comprimeren om schijfruimte te besparen.