Wil je af en toe een foto opleuken of corrigeren zonder dat je daarom dure en ingewikkelde software moet kopen? PicMonkey is haast kinderlijk eenvoudig en werkt volledig in je browser. Je hoeft zelfs geen account aan te maken en de gratis versie volstaat voor de meeste taken.

Surf naar de online fotobewerker www.picmonkey.com en selecteer wat je wilt doen: een foto bewerken (Edit), een portret verbeteren (Touch Up), een nieuw ontwerp maken (Design) of een collage samenstellen (Collage). Afhankelijk van de module die je kiest, krijg je zo dadelijk een andere set gereedschappen ter beschikking. Je kunt straks niet zomaar van de ene module naar de andere schakelen. Het is uiteraard wel mogelijk om een bewerkte foto te bewaren om die daarna te openen in een andere module. Onder iedere keuze verschijnt een nieuwe knop om de foto te laden die je onder handen wilt nemen. PicMonkey kan vijf bronnen aanspreken: de harde schijf van je computer, je Dropbox-opslagruimte, OneDrive, Flickr en Facebook.

©PXimport

In de module Design vertrek je vanaf één deze basisafmetingen of een zelfgekozen afmeting.

Kroontje

De basisversie van deze online fotobewerker is gratis. Bij sommige functies zie je een kroon-icoontje in de linkerbenedenhoek. Dat wil zeggen dat je deze functie in de gratis versie niet kunt gebruiken maar wel in de Royale-versie. Deze 'koninklijke' versie kost 33 dollar per jaar of 4,99 dollar per maand. Je mag de Royale-editie één maand gratis proberen. Je beschikt dan over meer mogelijkheden en je bent meteen de reclamebanners aan de zijkanten kwijt. Om af en toe een foto te optimaliseren hoef je niet te betalen, want met de gratis editie kom je al heel ver.

©PXimport

Autocorrectie

Het concept van PicMonkey is behoorlijk foolproof. Aan de linkerkant zitten de functies en helemaal bovenaan staat de knop Auto adjust. Het is een goed idee om de automatische piloot van het programma te proberen. In 80% van de gevallen worden de belichting en de kleuren beter. Valt het resultaat van de autocorrectie toch tegen, dan kun je met de pijltjes Undo en Redo teruggaan of vooruitgaan in de geschiedenis van de bewerkingen. Rechtsonder in beeld zie je in welke mate de foto op je beeldscherm is verkleind. Je kunt die instelling wijzigen en op die manier in- of uitzoomen.

©PXimport

Kies een aap

In dit artikel laten we de foto-aap vlot kiekjes slikken die we vorige zomer met de spiegelreflexcamera hebben geschoten. Er is een tijd geweest dat online fotobewerkers uitsluitend bedoeld waren voor lage-resolutiefoto's, dat is met PicMonkey niet het geval. Wil je de foto's bijvoorbeeld op Facebook publiceren, dan hoef je die grote afmetingen niet te behouden. Door op het tandwiel te klikken, wijzig je de afmetingen van het plaatje. Hoe kleiner de afmetingen, hoe vlotter deze online tool zal werken. In de Image Settings heb je de keuze uit drie apen. De kleinste, Jack (3 megapixel), werkt het snelst en is geschikt voor standaardafdrukken. Wil je iets groter, tot 7 megapixel, dan kies je Bubbles. Wil je afbeeldingen bewerken tot 16 megapixel dan selecteer je King Kong. Je kunt aanvinken dat het programma je moet waarschuwen wanneer je beter een 'andere aap' kiest omdat het programma anders te langzaam wordt.

Uitsnijden

Je vertrekt bij de basisbewerkingen. In de linkerkolom vind je de zogenaamde Basic Edits. Met de knop Crop wijzig je de compositie door de foto uit te snijden. Over de afbeelding verschijnen hulplijnen om de foto volgens de 'regel van derden' uit te snijden. Meestal wordt de compositie interessanter wanneer je belangrijke elementen van de foto op de snijpunten van deze lijnen positioneert. Bij een portretfoto kun je bijvoorbeeld het gezicht (of bij een close-up één van de ogen) van het model exact op een snijpunt plaatsen. Tijdens het uitsnijden kun je in de opties de proporties vastleggen. Hierdoor zorg je dat de foto zijn oorspronkelijke verhouding blijft behouden, maar je kunt ook kiezen voor een vierkant of de verhoudingen 3x4, 3x5 en 4x5. In dezelfde functie is het mogelijk om de optie Scale te gebruiken, hierdoor verklein je de foto tot de pixelafmetingen die je ingeeft.

©PXimport

Blog

Als je de basisfuncties van PicMonkey eenmaal in de vingers hebt, ben je klaar voor de fijne kneepjes. Je vindt prachtig online lesmateriaal in The PicMonkey Blog. Het gaat om een interessante collectie video- en gewone tutorials voor allerlei creatieve hoogstandjes. Hier leer je hoe je complexe bewerkingen uitvoert met dit eenvoudige programma.

Roteren

Met de functie Rotate laat je je foto draaien. Wanneer je bijvoorbeeld een foto liggend hebt genomen die je eigenlijk staand wilt hebben, kun je dat met deze tool aanpassen. Bovendien zijn er in deze functie twee knoppen om de afbeelding horizontaal of verticaal te spiegelen.

Een vaak voorkomende fout bij foto's die je snel uit het vuistje hebt genomen, is dat de horizon niet recht is. Daartoe dient de schuifbalk Straighten. Wanneer je dit schuifje beweegt, verschijnt een raster waarop je de horizon haarfijn kunt uitlijnen.

©PXimport

Belichting en kleur

Wanneer de lichtomstandigheden niet ideaal zijn, krijg je soms fletse kleuren of kleurzweem. Begin met Exposure en probeer eerst de knop Auto adjust om de correctie op basis van automatische analyse aan te pakken. Daarna kun je met schuifjes de helderheid, het contrast, de schaduwen en de hooglichten corrigeren. Met schaduwen bedoelen we de donkerste tinten en hooglichten betekent het tegenovergestelde. Onmiddellijk verschijnt het resultaat in voorvertoning op de foto. Bij Colors laat je weer eerst de automatische piloot het proberen. Hier beschik je ook nog over een Neutral picker. In deze foto zat een rode zweem over de foto. Selecteer Neutral picker en klik op een tint in de foto die neutraal grijs of wit moet worden. Op die basis worden automatisch alle andere kleuren gecorrigeerd.

©PXimport

Scherpte

Wanneer een afbeelding verkleind op je beeldscherm te zien is, kun je de scherpte onmogelijk beoordelen. Het komt regelmatig voor dat je dan denkt dat de foto scherp is, maar op de afdruk valt dit dik tegen. De enige manier om scherpte juist te beoordelen is wanneer 1 pixel van de foto overeenstemt met 1 pixel van het computerscherm. Dit noemen we de 100%-weergave. Klik op het pijltje onderaan rechts en zoom in tot 100%. Daarna kun je met de functie Unsharp mask of met de schuifregelaar de scherpte een beetje opdrijven. Doe dit niet te veel, dit geeft een lelijk effect, plus: een echt onscherpe foto kun je hiermee niet scherp maken.

©PXimport

Effecten

Het toverstafje in de linkerkolom is de knop naar de effecten. Er zijn effecten bij waarvoor je vroeger behoorlijk wat kennis van beeldbewerking moest hebben. Nu pas je ze met één klik toe: Orton, Cross Process, Sepia, Zwart-wit enzovoort. Telkens kun je de intensiteit van het effect traploos regelen. Bovendien beschik je over een penseel om het effect plaatselijk toe te passen, of om net het tegenovergestelde te doen: te markeren waar het effect niet mag verschijnen. Wanneer je het effect bevestigt, kun je er probleemloos een ander effect overheen plaatsen.

©PXimport

Structuur en kaders

PicMonkey komt met een ruime bibliotheek aan structuren, zogenaamde textures. Je zult ze niet zo vaak gebruiken omdat het resultaat snel kitscherig oogt. Wil je toch een bepaalde sfeer meegeven, kies dan een textuur en wijzig de Blend Mode. Dat is de overvloeimodus. Hiermee bepaal je in hoeverre de textuur inwerkt op de foto. De overvloeimodus Multiply zal de foto donkerder maken, terwijl dezelfde textuur in modus Screen (Bleken) de foto lichter maakt. Wie er behoefte aan heeft, kan de foto afwerken met een sierlijst, al is de keuze aan lijsten wel erg beperkt.

©PXimport

Cosmetica

In de linkerbalk vind je een knop in de vorm van een lippenstift. Via deze knop kom je bij de verschillende functies om portretten te verbeteren. Hier zit bijvoorbeeld de tool om rode oogjes te verwijderen, om tanden witter te maken, om glans op de huid aan te pakken en om oogschaduw en blush aan te brengen. Nu noemen we de gratis functies, want in deze groep zijn veel tools voorzien van het fameuze 'kroontje', waarvoor je dus moet betalen. Er is ook een tool om iemand slanker te maken, maar dit is boerenbedrog. De foto wordt gewoon een beetje smaller.

©PXimport

Collage

Het is mogelijk een combinatie van foto's te maken in een soort collage. Hiervoor kies je helemaal in het begin van de module voor Collage. Daarna selecteer je met de Ctrl-toets ingedrukt (OS X: Cmd-toets) alle foto's die je wilt gebruiken. We raden aan om geen erg grote bestanden te nemen wanneer je een samenstelling van vijf of meer bestanden wilt maken. Wil je een collage met veel foto's, dan moet je de afmetingen van deze foto's vooraf even verkleinen zodat het programma het aankan. De afbeeldingen verschijnen in miniatuur in de linkerbalk. Daarna kies je de knop Lay-outs om een indeling te selecteren voor de collage. Keer terug met de knop Images en sleep de foto's in de juiste vakken. Wanneer je met de muisaanwijzer over een afbeelding in de collage gaat, verschijnt de knop Edit om deze foto nog aan te passen. Met de knop Background kun je de achtergrondkleur en de vorm van de fotovakken aanpassen.

©PXimport

Delen

Je kunt rechtstreeks vanuit het programma foto's delen via e-mail of op social-mediasites. Gebruik daartoe de knop Share. Vervolgens kom je bij knoppen naar Facebook, Twitter, Pinterest, Flickr, Tumblr, We Heart It en e-mail.

©PXimport

Opslaan

Om het resultaat op te slaan, klik je bovenaan op Save, waarna je een nieuw venster krijgt. Hier kun je het bestand een naam geven en heb je de keuze tussen jpg- en png-formaat. Selecteer ook de uitvoerkwaliteit: Roger, Pierce of Sean. Wie je ook kiest, je zult merken dat de afmetingen van de foto onveranderd blijven, alleen de bestandsgrootte wijzigt. Dezelfde jpg-foto in Roger-kwaliteit is 424 KB, in Pierce-kwaliteit 618 KB en Sean levert een bestand op van 2,4 MB. Het verschil zit hem in de compressie. Hoe hoger de compressie (Roger), hoe kleiner het bestand, maar hoe meer onzuiverheden. Hoe kleiner de compressie (Sean) hoe zuiverder het resultaat. Je kunt eventueel de dimensies van de foto in dit venster nog wijzigen. Ben je tevreden, dan klik je op de knop Save to my computer zodat het bewerkte bestand wordt gedownload.

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).