De beste tips voor productief Word-gebruik

Microsoft Word is een van de meest gebruikte toepassingen ter wereld. Jammer is dat veel mensen dit programma gebruiken zoals ze het altijd al hebben gedaan, en dus niet profiteren van al die handige en tijdbesparende functies waarover elke nieuwe versie van Word beschikt ...

Tip 01: Sjabloon van Microsoft

Een van de belangrijkste manieren om in Word tijd te besparen, is beginnen met een sjabloon. Hierdoor beschik je al over een documentbasis met structuur en een opmaak waaraan je je eigen inhoud kunt toevoegen. Er zijn drie bronnen voor sjablonen: de Microsoft-bibliotheek (online en offline), sjablonen van derden en sjablonen die je zelf maakt.

Om een sjabloon van Word zelf te kiezen, ga je via het tabblad Bestand naar Nieuw en typ je een of twee trefwoorden in het zoekvak, of je kiest een categorie eronder. Word zoekt ook in de bibliotheek met sjablonen die online staat. Zodra je een sjabloon ontdekt dat je bevalt, selecteer je deze en klik je op Maken. Het sjabloon wordt geopend in het huidige Word-venster, waarna je elementen kunt wijzigen en aanpassen.

Tip 02: Sjabloon van derden

Vind je in de duizenden sjablonen van Microsoft toch niet wat je zoekt, dan zijn er nog allerlei websites die zowel betaalde als gratis Word-sjablonen aanbieden. Ook deze moet je dan eerst downloaden.

Bij Vertex42 blader je door heel veel gratis sjablonen voor notulen van vergaderingen, overeenkomsten, facturen, brieven, cv’s enzovoort. Bij de factuursjablonen wordt bijvoorbeeld automatisch de berekening ingevuld. Ook op Template.net kies je uit gratis en betaalde Word-sjablonen voor brochures, rapporten, enquêtes en meer. Smile Templates is nog zo’n bron waar je gratis sjablonen haalt, die soms voorzien zijn van betaalde opties om bijvoorbeeld het ontwerp te laten aanpassen in de kleuren van je organisatie.

Tip 03: Eigen sjablonen

Ben je tevreden over een bepaalde opmaak die je zelf hebt ontworpen, maak er dan een sjabloon van. Dat is veiliger dan dat je steeds met hetzelfde document begint en het telkens onder een andere naam bewaart. Je vermijdt dat je het oorspronkelijke document ooit per vergissing overschrijft.

Maak het document op waarvan je een sjabloon wilt maken en klik op Bestand / Opslaan als / Computer / Bladeren. Bij Opslaan als kies je als optie Word-sjabloon (*.dotx). De opslaglocatie zal dan automatisch verspringen naar de map waar Word al haar nieuwe sjablonen zoekt. Geef het ontwerp een nieuwe naam, sla het op en sluit het bestand af.

Om nadien je sjabloon te gebruiken, open je een nieuw Word-bestand. In het venster Nieuw zie je een heleboel sjablonen staan onder de tab Beschikbaar, maar als je op Persoonlijk klikt, zul je je eigen sjablonen zien. Pik er een uit en er zal een splinternieuw document openen met de inhoud van het sjabloon. Je kunt dit document bewerken, maar je werkt nooit in het oorspronkelijke sjabloon-bestand; dat blijft beschermd.

Tip 04: Doe het met stijl

Stijlen zorgen er niet alleen voor dat je tekstopmaak een consistente en professionele look krijgt, maar ze verhogen ook de snelheid en efficiëntie waarmee je dat doet. Is het document opgemaakt, dan kun je er een aantal automatische functies op loslaten, en zo bijvoorbeeld een inhoudsopgave laten genereren.

Selecteer het stukje tekst waaraan je een stijl wilt toekennen en selecteer in het tabblad Start de groep Stijlen. Je kunt op het pijltje naast het stijlvak klikken om meer opties te zien. Op die manier krijgen bijvoorbeeld de kopjes met de stijl Kop 1 een bepaalde opmaak, een subkopje wordt Kop 2 enzovoort.

Het is natuurlijk mogelijk dat het lettertype, de lettergrootte en de kleur van deze stijl je niet bevallen. Dat geeft niet, want als je met de rechtermuisknop op de naam van de stijl klikt in het tabblad Start, dan kun je deze stijl volledig aanpassen. De wijzigingen worden meteen doorgevoerd op alle tekst waarop je deze stijl hebt toegepast, zonder dat je die tekst nog hoeft te selecteren.

Tip 05: Standaardstijlsets

Om de opmaak van de verschillende stijlen aan te passen, kun je gebruikmaken van de verschillende standaardstijlsets in Word. Open het tabblad Ontwerpen en ga naar de groep Documentopmaak. Hier kun je de gewenste stijlset selecteren. Je krijgt nog meer sets te zien door op het pijltje naast het venster te klikken. Een stijlset bepaalt hoe de titel, kop 1, kop 2 enzovoort eruitziet.

Ben je toch niet helemaal tevreden met de standaardstijlset die je hebt geselecteerd, dan is het mogelijk om zo’n set aan te passen. Je kunt het gebruikte kleurenpalet wijzigen, een ander lettertype selecteren en de alinea-afstand aanpassen. Ga hiervoor naar het tabblad Ontwerpen in de groep Documentopmaak en gebruik daar de knoppen Kleuren, Lettertype, Alinea-afstand en Effecten, en kies Als standaard instellen.

Tip 06: Hoofd- of kleine letters

Wil je het hoofdlettergebruik voor bepaalde tekstdelen aanpassen, bijvoorbeeld voor een titel of een kop? Of heb je een stukje getypt terwijl de Caps Lock per ongeluk was ingeschakeld? Dat kun je eenvoudig herstellen zonder dat je de tekst handmatig hoeft te wijzigen.

Selecteer de tekst waar het om gaat en ga naar het tabblad Start. Open nu het vervolgkeuzemenu Hoofdletter wijzigen en kies het gewenste hoofdlettergebruik. Je hebt de keuze uit: Zoals in een zin. (begin met een hoofdletter en dan kleine letters), kleine letters, HOOFDLETTERS, Alles Met Beginhoofdletter en oMKERINGLETTERS.

Tip 07: AutoTekst

In de praktijk gebruik je vaak dezelfde tekstfragmenten: dezelfde aanhef, dezelfde slotformule, adresgegevens, handtekening … Al die elementen kun je vastleggen door middel van AutoTekst, zodat je ze eindeloos kunt hergebruiken.

Begin met het selecteren van de tekst die je wilt opslaan. In ons voorbeeld slaan we de slotformulering en de persoonlijke gegevens op, waaronder de handtekening. Open daarvoor het menu Snelonderdelen in het tabblad Invoegen en ga naar AutoTekst, waar je de optie Selectie opslaan in galerie Snelonderdelen kiest. Geef het AutoTekst-item een naam en eventueel een beschrijving in het vak Nieuwe bouwsteen maken. Laat de andere standaardinstellingen gewoon zoals ze zijn. Bevestig met OK om de invoer op te slaan.

De volgende keer dat je deze gegevens wilt toevoegen, hoef je die niet meer te typen of te plakken. Je plaatst de muisaanwijzer op de juiste positie, gaat naar Invoegen / Snelonderdelen en je kiest in de galerij de AutoTekst die je nodig hebt.

Tip 08: Automatisch opslaan

Groot is de frustratie als je door een stroomstoring of een computercrash helemaal opnieuw moet beginnen, omdat je het document bent vergeten op te slaan. Gelukkig heeft Word een manier om je werk automatisch op te slaan naar een online account, zoals Microsoft OneDrive of SharePoint.

Eerst activeer je de schakelaar Automatisch opslaan; die vind je in de titelbalk van Word. Vervolgens kies je een opslaglocatie (zoals OneDrive of SharePoint) en vanaf dat moment wordt je werk regelmatig geüpload. Daarnaast slaat Word ook een AutoHerstel-bestand lokaal op.

Kijk ook even in de Instellingen voor Automatisch opslaan. Daarvoor moet je via Bestand naar Opties. Kies links voor Opslaan. De AutoHerstel-opties bevinden zich aan de rechterkant. Selecteer daar hoe vaak Word zo’n veiligheidskopie moet maken, bijvoorbeeld iedere 10 minuten. Hier zie je ook op welke locatie Word dit bestand zal opslaan.

Tip 09: Werkbalk Snelle toegang

Alle applicaties van Microsoft 365 beschikken over de werkbalk Snelle toegang. Daar wordt in het algemeen weinig gebruik van gemaakt, terwijl je er veel tijd mee kunt besparen. De werkbalk Snelle toegang is bedoeld voor de opdrachten waar je altijd lang naar moet zoeken voordat je ze hebt gevonden. Het zorgt dat je de gezochte opdracht overal snel bij de hand hebt. De werkbalk Snelle toegang staat in de bovenste balk van het scherm, dus nog boven de tabbladen.

Veronderstel dat je graag vanuit deze werkbalk het Adresboek wilt openen. Dan kun je deze knop toevoegen aan de werkbalk Snelle toegang. Klik op het pijltje dat naar beneden wijst in deze werkbalk, dat is de knop Werkbalk Snelle toegang aanpassen en kies vervolgens Meer opdrachten. Hierdoor kom je bij alle opdrachten die beschikbaar zijn in Word. Die lijst is ontzettend lang en daarom kun je, net daarboven bij Kies opdrachten uit, de primaire lijst instellen op Alle opdrachten, Populaire opdrachten, Opdrachten die niet in het lint staan enzovoort.

Wij willen de opdracht Adresboek toevoegen, dus stellen we de lijst in op de modus Alle opdrachten en drukken de A-toets in om meteen naar de opdrachten te gaan die met deze letter beginnen. Heb je de gewenste opdracht gevonden, dan selecteer je die en klik je op de knop Toevoegen. Hierdoor komt die opdracht ook in de rechterlijst te staan, waar je alle actieve opdrachten voor de werkbalk Snelle Toegang vindt. Klik op OK om te bevestigen en je zult zien dat er in de werkbalk Snelle Toegang een nieuwe pictogram is bijgekomen om rechtstreeks het adresboek te openen.

Tip 10: Pas de statusbalk aan

De statusbalk is de onderste balk van het Word-venster. Die balk wordt weinig gebruikt, terwijl die juist zo handig is om de documentdetails in één oogopslag te bekijken.

Misschien moet je het aantal woorden of karakters in de tekst in de gaten houden, of wil je zien op welke regel je bent, of wil je snel in- en uitzoomen ... Je bepaalt zelf welke informatie te lezen is in die statusbalk. Klik met de rechtermuiskop op de statusbalk om een lijst te krijgen van alle functies te zien die beschikbaar zijn in de statusbalk. Plaats een vinkje bij de informatie die je aan de statusbalk wilt toevoegen.

Tip 11: Sneller navigeren

Werk je in een lijvig document, dan komt het Navigatiedeelvenster goed van pas. Je krijgt dit venster te zien als je Beeld / Navigatiedeelvenster weergeven activeert, of door Ctrl+F in te drukken. In deze zijbalk zie je de structuur van het document op voorwaarde dat je met stijlkenmerken (Kop 1, Kop 2 enzovoort) hebt gewerkt. Door in het Navigatiedeelvenster op zo’n kop of subkop te klikken, schakel je automatisch naar het juiste fragment in het document.

Tip 12: Opvultekst

Stel, je hebt enkele tekstvakken geplaatst en je wilt zien hoe het document er met tekst en opmaak uit zal zien, maar je hebt nog geen tekst geschreven. In dat geval kan Word je helpen door tekstvulling te plaatsen.

Typ hiervoor =rand() en druk daarna op Enter. Word zal nu vijf alinea’s met drie tot vier zinnen tekst genereren. Het is ook mogelijk om meer alinea’s en zinnen te genereren door tussen de haakjes getallen te noteren. Typ je bijvoorbeeld =rand(2,5), dan zullen er twee alinea’s van elk vijf zinnen worden gegenereerd.

Tip 13: Inhoudsopgave

Niets is eenvoudiger dan een inhoudsopgave maken in Word, mits je de stijlen maar consequent hebt toegepast. Plaats de muisaanwijzer op de plek waar de inhoudsopgave moet komen, dat zal meestal aan het begin van het document zijn. Ga naar Verwijzingen / Inhoudsopgave.

Wanneer je nadien nog wijzigingen in het document aanbrengt die de inhoudsopgave zouden beïnvloeden, kun je dit gemakkelijk updaten door met de rechtermuisknop op de inhoudsopgave te klikken en de opdracht Veld bijwerken te selecteren.

Tip 14: Bronvermeldingen

Bronvermeldingen en het maken van een uitvoerige bibliografie is monnikenwerk. Gelukkig kun je ook dit met Word een stuk vereenvoudigen. Zelfs als je de APA-regels bent vergeten (de manier waarop in een wetenschappelijke tekst verwezen moet worden naar andere literatuur), dan nog klaart Microsoft Word de klus voor je.

Op de plaats waar het citaat moet komen kies je Citaat invoegen / Nieuwe bron toevoegen. Bij Type bron selecteer je de aard van de bron: een sectie uit een boek, een artikel uit een tijdschrift of krant, een rapport, een website … Daarna vul je gewoon alle vakken in, bijvoorbeeld de naam van de website/het boek/het tijdschrift, het jaar, de maand, de dag en de url. Word zal op basis van de APA-regels de bronvermelding opslaan, het citaat nummeren en op de juiste plaats aanbrengen.

Om op het einde een lijst van de bronnen te maken, plaats je de cursor op de plek waar die bibliografie moet komen. Vervolgens ga je naar het tabblad Verwijzingen, waar je op de knop Bibliografie klikt. Daar kies je de stijl van de bronvermelding, zoals APA, Chicago of MLA, en Word zal de lijst op de juiste manier genereren.

Tip 15: Encyclopedische kennis

Het overkomt iedereen weleens dat je een tekst in Word moet lezen met termen of namen die je je niet kent. Geen probleem, in plaats van die gegevens te googelen, selecteer je ze in het document en klik je erop met de rechtermuisknop. In het contextmenu gebruik je de opdracht Opzoeken. Nu wordt het resultatenvenster geopend met meer informatie over dat woord of de woordgroep, waaronder definities, Wikipedia-artikelen en de belangrijkste gerelateerde zoekopdrachten van internet.