Freewaremakers zijn meestal enthousiaste computergebruikers die niet programmeren uit winstbejag, maar hun vaardigheden inzetten om iets te verbeteren. Dankzij de gratis programma’s wordt computeren leuker en handiger! We bespreken de beste freeware van dit moment en nieuwe versies van ‘evergreens’.  

Hier vind je de beste gratis freewaretips van 2021

Tip 01: Extended Godmode - Onder controle

Geschikt voor: Windows 8.x, 10

Windows kent vele instellingsmogelijkheden die, heel toepasselijk, te vinden zijn via Instellingen, een optie die je vindt wanneer je rechtsklikt op het Startmenu in Windows 10. Maar er zitten binnen Windows ook allerlei verborgen instellingen die je alleen via een commando kunt benaderen. Om een gestroomlijnder toegang tot die overdaad aan instellingen te krijgen, werd ooit het programma Godmode ontwikkeld, genoemd naar een onderdeel in sommige games waarmee je de hele wereld naar je hand kunt zetten.

Inmiddels is dat concept nog verder verbeterd tot het portable programma Extended Godmode. Met dit handzame programmaatje krijg je toegang tot alle onderdelen van Windows om het systeem naar je hand te zetten, problemen op te lossen en overzichten op te vragen. Bovendien kun je een zoekopdracht ingeven, zodat je snel bij het gewenste onderdeel kunt vinden. Via het menu kun je het klassieke configuratiescherm openen en vind je allerlei tools voor systeembeheer.

Extended Godmode doet zelf niets, maar biedt wel toegang tot tools die bij ondeskundig gebruik problemen kunnen veroorzaken. Pas dus op met wat je doet.

©PXimport

Tip 02: CentBrowser - Bladeren

Geschikt voor: Windows 8.x, 10

Sommige mensen kiezen ervoor om gebruik te maken van de met Windows meegeleverde browser Edge. Dat zijn er echter lang niet zo veel als het aantal mensen dat kiest voor Chrome. Toch zijn dat niet de enige opties die je hebt. Naast bekende namen als Opera en Firefox of Safari als je met Apple-apparatuur werkt, zijn er ook heel wat minder bekende namen. Een van die namen is het betrekkelijk nieuwe Cent Browser.

Cent Browser is gebaseerd op Chromium, wat ook de basis vormt voor Chrome, Edge en Opera. Omdat Chromium opensource is, kan iedereen het systeem gebruiken om een volwaardige browser te ontwikkelen. En dat is precies wat de makers van Cent Browser gedaan hebben. Een prettige eigenschap is dat de browser volledig portable is, zodat je hem vanaf een usb-stick kunt openen zonder daarbij sporen achter te laten. Daarnaast kent de browser een efficiënte manier van bedienen. Zo kun je dankzij muisgebaren bijvoorbeeld rechtstreeks vanuit de browser schermafdrukken maken of pagina’s opslaan als pdf-bestand.

©PXimport

Tip 03: FreeVImager - Kijk maar

Geschikt voor: Windows 8.x, 10

Eenvoudig foto’s bekijken op de pc gaat natuurlijk prima met het gelijknamige programma binnen Windows, maar veel andere mogelijkheden biedt dat programma niet. Wie meer met z’n foto’s wil kunnen doen, zal toch iets anders moeten zoeken. FreeVImager biedt een aantal interessante functies.

Kijken we alleen naar de mogelijkheden als fotoviewer, dan heeft FreeVImager een streepje voor omdat het ook alle foto’s in onderliggende mappen toont, iets dat lang niet elk programma doet. Koppelen we dat aan de mogelijkheid om afbeeldingen als diashow te bekijken (met zelf in te stellen duur en overgangseffect), dan kun je dus met slechts enkele muisklikken een avondvullende voorstelling geven.

Wil je je foto’s niet alleen bekijken, maar ook een beetje oppeppen, dan biedt FreeVImager daarvoor een paar basisgereedschappen. Interessanter is dat je het programma kunt gebruiken om exif-gegevens te verwijderen (handig als je je foto’s online plaatst) en afbeeldingen kunt converteren, onder andere naar pdf. Dit alles kan bovendien in batch. Tot slot is er de mogelijkheid om foto’s waarvan locatiegegevens zijn opgeslagen, te laten zien in Google Maps.

©PXimport

Tip 04: LaunchBox - Spellencentrale

Geschikt voor: Windows 8.x, 10

Wie graag games speelt, is het ongetwijfeld niet ontgaan dat er steeds vaker aanvullende software nodig is. Waar je vroeger een spel simpelweg van een cd-rom kon starten, verloopt dat proces nu voor veel games via Steam. En als je spellen van Electronic Arts hebt, dan heb je Origin nodig, en zo zijn er meerdere aanbieders met hun eigen lanceerplatform dat voor automatische updates zorgt en je spelvoortgang bijhoudt. Wie dan ook nog retrogames speelt via meerdere emulators, zit al snel met een hele waslijst aan opstartprocedures. Zou het niet fijn zijn om daar enige ordening in aan te brengen?

Dat kan, en wel met LaunchBox. Oorspronkelijk is dit programma ontwikkeld om oude DOS-spellen te starten via de bekende DOSBox-emulator, maar inmiddels is het uitgegroeid tot een allround systeem waarin je vrijwel al je games kunt beheren, ongeacht het platform of de emulator waar ze bij horen. Niet alleen kun je zo je games gemakkelijk toegankelijk maken, maar een door gebruikers bijgehouden database zorgt ervoor dat je ook snel toegang hebt tot allerlei achtergrondinformatie.

©PXimport

Tip 05: Artomaton - Kunstje

Geschikt voor: iOS

Elke geavanceerde fotobewerker biedt de nodige filters aan waarmee je foto’s kunt omtoveren tot bijvoorbeeld een tekening of olieverfschilderij, en er zijn zelfs programma’s die alleen voor dat doel zijn ontwikkeld. Wat ze allemaal gemeen hebben, is dat ze hun kunstje alleen op stilstaand beeld kunnen loslaten. Hoe leuk zou het zijn om dergelijke filters ook op video’s los te kunnen laten? Dat kan nu, met de app Artomaton.

Artomaton maakt gebruik van kunstmatige intelligentie om op elk beeldje van een video een zelf in te stellen effect los te laten, zoals (kleur)potlood, houtskool of olieverf. De gratis app biedt vijf effecten en je kunt de videoframes laten tekenen of schilderen op elf verschillende materialen. Tegen een kleine betaling kun je dit uitbreiden met nog eens acht effecten en tien achtergronden, maar eigenlijk is het gratis aanbod al leuk genoeg.

Waar sommige gratis programma’s en apps nog weleens de onhebbelijke gewoonte hebben om het eindresultaat van een watermerk te voorzien, is dit bij Artomaton gelukkig niet het geval. 

©PXimport

Tip 06: CurrPorts - Poort

Geschikt voor: Windows 8.x, 10

Dat onze computer voortdurend met de buitenwereld in verbinding staat, heeft natuurlijk allerlei voordelen. Tegelijkertijd zorgt het ervoor dat je als gebruiker absoluut geen zicht meer hebt op de vele verbindingen die gelegd worden. Sommige verbindingen initieer je zelf door bijvoorbeeld een website te openen, maar het merendeel vindt op de achtergrond plaats, zonder dat je er weet van hebt. Over het algemeen gaat het daarbij om vertrouwde processen: Windows Defender die nieuwe virusdefinities ophaalt, de software van je videokaart die kijkt of er een nieuw stuurprogramma beschikbaar is enzovoort. Maar hoe weet je nu zeker of het alleen maar vertrouwde en betrouwbare verbindingen zijn? Dat kan met CurrPorts.

Dit kleine programmaatje houdt voortdurend bij welke tcp-poorten er worden geopend en geeft deze weer in een lange lijst die je op basis van allerlei kenmerken kunt sorteren en filteren. Vertrouw je een verbinding niet, dan kun je eenvoudig met F2 het ip-adres kopiëren en daarop in Google een whois-zoekopdracht loslaten. Vergeet niet het losse Nederlandse taalbestand te downloaden.

©PXimport

Tip 07: DarkWave Studio - Studiobaas

Geschikt voor: Windows 8.x, 10

Wie zelf op de pc hoogwaardige muziek wil maken, zal daarvoor in het algemeen een zogeheten DAW gebruiken; een Digital Audio Workstation. Over het algemeen zijn dat niet alleen prijzige programma’s, maar ze zijn vaak ook nog eens enorm in omvang. DarkWave Studio (DWS) is niet alleen gratis, maar ook verbluffend compact (een download van 2 MB). Wie denkt dat het product dan weinig mogelijkheden zal hebben, komt echter bedrogen uit.

DWS kan – zoals elk programma van dit soort – communiceren met externe midi-apparatuur. Dat betekent dat je stukjes muziek vanaf een midi-keyboard kunt inspelen en dat je deze opgenomen toetsaanslagen later weer ergens anders op (bijvoorbeeld de geluidskaart of een software-synthesizer) kunt afspelen. Bij dat afspelen kun je er vervolgens nog allerlei effecten op loslaten. Behalve met midi kan DWS ook uit de voeten met audio, zodat je meerdere geluidssporen kunt opnemen en mixen. En ook daarop kun je weer de nodige effecten loslaten.

Je kunt DWS uitbreiden met zogeheten vst-effecten en -instrumenten die op internet volop – ook gratis – te vinden zijn.

©PXimport

Tip 08: SeaMonkey - Meer dan surfen

Geschikt voor: Windows 8.x, 10

Aanvankelijk werd het deel van internet dat we ‘het web’ noemen, alleen gebruikt in de academische wereld om informatie uit te wisselen. Zo’n 30 jaar geleden werd het informatienetwerk ook toegankelijk voor anderen, en dus werd de eerste browser (gemaakt door de bedenker van het web) voor het publiek toegankelijk. Met de komst van meer internetters groeide echter ook de behoefte aan een meer gebruiksvriendelijk product en in 1994 sprong Netscape in dat gat. Het groeide dan ook al snel uit tot de populairste browser, totdat Microsoft roet in het eten gooide door Internet Explorer mee te leveren met Windows. Juridische procedures daarover konden het tij niet keren; Netscape was ten dode opgeschreven.

Dankzij de openbare broncode leefde het product voort als Firefox. Maar dat is alleen maar de browser. Tot de teloorgang was Netscape heel wat meer dat dat. Gelukkig is ook de rest van Netscape opgepikt door de opensource-gemeenschap, onder de naam SeaMonkey. Met dit programma herleeft het oude Netscape in volle glorie. Dat wil zeggen, je vindt een browser, mail- en newsreader, chatprogramma en webeditor in één handzaam bundeltje.

©PXimport

Tip 09: WizFile - Gevonden voorwerpen

Geschikt voor: Windows 8.x, 10

Wanneer je Windows netjes al je harde schijven laat indexeren, dan kun je via het zoekvak in Verkenner je bestanden terugvinden. Dat indexeren heeft uiteraard wel nadelen; een index neemt schijfruimte in beslag en Windows moet voortdurend alle veranderingen op de schijven bijhouden, wat rekenkracht en energie kost. Ben je alleen geïnteresseerd in (een deel van) bestandsnamen, dan is dat indexeren eigenlijk niet nodig. Deze namen staan ook in de inhoudsopgave van je harde schijven, en die moet Windows sowieso bijhouden om bestanden te kunnen vinden. Het simpelweg doorzoeken van zo’n inhoudsopgave is dan ook een oplossing die veel zoekprogramma’s gebruiken. WizFile is zo’n programma en het is adembenemend snel.

Standaard doorzoekt WizFile de inhoudsopgave van alle harde schijven (ook externe). Op ons systeem, met zo’n 14 TB aan opslag, duurde dat minder dan een minuut. Zijn de inhoudsopgaven ingelezen, dan geeft elke zoekopdracht direct resultaat. Laat je WizFile dus op de achtergrond draaien, dan hoef je nooit te wachten. De gevonden resultaten kun je uitgebreid filteren, bijvoorbeeld op bestandstype of datum.

©PXimport

Tip 10: TextConverter Basic - Teksten aanpassen

Geschikt voor: Windows 8.x, 10

Wanneer je iets in een echt tekstbestand (met de extensie txt) wilt aanpassen, open je het simpelweg in het aloude Kladblok, brengt de gewenste wijziging aan en slaat het weer op. Maar wat nu wanneer je in tientallen tekstbestanden dezelfde aanpassing moet doen, omdat je erachter bent gekomen dat je in allemaal dezelfde fout hebt gemaakt? Dan ben je mooi de pineut en wacht je een saaie en langdurige klus. Of toch niet?

Met het slimme en portable programma TextConverter Basic ben je gered. Dit handige gereedschap laat je namelijk in de gratis versie tien tekstbestanden tegelijk aanpassen (in de drie commerciële versies is dit aantal onbeperkt).

TextConverter biedt een uitgebreide lijst aan functies. Zo kun je losse woorden of uitdrukkingen zoeken en vervangen, maar ook complete regels. Ook kun je tekst invoegen in meerdere bestanden of er juist uit verwijderen. Daarnaast is het mogelijk om tekstbestanden te voorzien van regelnummers of een tekst weg te schrijven als afbeelding.

Een andere nuttige mogelijkheid is het samenvoegen van bestanden, iets wat zonder TextConverter ook maar een geestdodend klusje is.

©PXimport

Tip 11: W10Privacy - Privé

Geschikt voor: Windows 10

Met de komst van Windows 10 werden er meer gebruiksgegevens met Microsoft gedeeld dan ooit tevoren. Vaak zijn dat nuttige zaken die ervoor kunnen zorgen dat je systeem soepel en probleemloos blijft draaien, maar bijna net zo vaak gaat het om informatie waarvan het delen voor de gebruiker geen enkel voordeel oplevert. Twee vragen steken onmiddellijk de kop op: welke informatie kun je veilig weigeren en waar vind je alle relevante instellingen? Dat laatste is nogal een punt, want er is geen tabblad in de instellingen met een naam als Privacy of Gedeelde data. Gelukkig zijn er de laatste tijd wel enkele programma’s verschenen die de helpende hand bieden. W10Privacy is er zo een.

Verdeeld over een aantal tabbladen geeft dit programma je toegang tot alle Windows-instellingen die met privacy te maken hebben. Het toont je aan de hand van een kleurcode of het veilig is om een functie uit te zetten. Start je het programma als administrator, dan kun je eerst een herstelpunt maken. Altijd een goed idee als je wijzigingen aan het systeem gaat aanbrengen.

©PXimport

Tip 12: MediaPortal - Kijkbuis

Geschikt voor: Windows 8.x, 10

Door de komst van smart-tv’s en mediaspelers met internetfunctionaliteit is de grens tussen de klassieke tv en de pc steeds meer vervaagd. Een tv kan echter nog zo ‘smart’ zijn, zo slim als een pc zal hij niet snel worden, nog los van het feit dat de software van dergelijke tv’s snel veroudert en vaak maar kort updates ontvangt. De meest logische oplossing is dan ook om de media op je pc te bekijken, bijvoorbeeld met MediaPortal. Al heb je dan wel een tv-kaart in je pc nodig.

Is dat het geval, dan kun je MediaPortal gebruiken om naar zenders te kijken of de elektronische programmagids te raadplegen. Het programma kan zelfs met meerdere kaarten tegelijk werken, zodat je bijvoorbeeld naar het ene kanaal kunt kijken en een ander kunt opnemen. Daarnaast kun je het programma gebruiken om je eigen audio- en videocollectie mee te benaderen en beheren of om mee te streamen.

MediaPortal kent twee versies. De oudere versie 1 biedt veel plug-ins, maar de ontwikkeling stagneert. Versie 2 presteert beter als mediaserver.

©PXimport

Gevaarlijk?

Niet te snel klikken

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).