De (draadloze) netwerkdekking in huizen neemt toe, terwijl talloze elektronicamerken zich mengen in de markt voor betaalbare ip-camera’s. Kortom, een goed moment om huis en haard beter te bewaken. We nemen enkele van de beste beveiligingscamera's onder de loep.

Het toevoegen van een ip-camera aan het netwerk is tegenwoordig een koud kunstje. Je selecteert een positie met voldoende netwerkdekking en maakt via een mobiele app de configuratie in orde. Op plekken zonder stroom gebruik je een exemplaar met geïntegreerde accu of power over ethernet-ondersteuning.

Sommige bewakingscamera’s zijn onderdeel van een uitgebreider alarmsysteem, waarbij je de woning kunt beveiligen met raam/deur-contacten, bewegingsmelders en een sirene. Dergelijke alarmsystemen bevatten doorgaans een basisstation dat alle bewakingsapparaten met elkaar verbindt. Losse ip-camera’s zijn in allerlei varianten te koop. Populair zijn de zogeheten pan & tilt-modellen, zodat de camera op afstand kan draaien en kantelen. Producten die door middel van een groothoeklens een vaste hoek in beeld brengen zijn uiteraard ook volop beschikbaar.

Verder is de resolutie een belangrijke overweging. Betaalbare camera’s met een full-hd-lens zijn inmiddels zo’n beetje gemeengoed, maar deze apparaten veroorzaken ondanks compressie via de h.264-codec wel een hogere netwerkbelasting. Zeker bij gebruik van meerdere bewakingscamera’s op een 100Mbit-netwerk liggen er in combinatie met overige netwerkactiviteiten capaciteitsproblemen op de loer. Voor de opslag van beelden ligt het gebruik van een nas of pc voor de hand. Lokaal opslaan op een micro-sd-kaart is eventueel een eenvoudig alternatief.

D-Link DCS-8525LH (148,95 euro)

©PXimport

Dankzij rotatiemogelijkheden op een ronde voet hebben pan & tilt-camera’s altijd een groot bereik. Zo kan de DCS-8525LH zowel links als rechts 170 graden draaien, zodat je zo nodig de volledige ruimte in beeld brengt. Voor connectiviteit met het netwerk is er een 802.11n-adapter ingebouwd met uitsluitend ondersteuning voor de 2,4GHz-band. Opvallend genoeg is er ook een bluetooth4.0-ontvanger aanwezig. Voor een bekabelde verbinding bevat het apparaat een 10/100Mbit-ethernetpoort.

Zoals eigenlijk bij alle moderne ip-camera’s het geval is, gebruikt ook dit exemplaar de h.264-codec voor het uitzenden en opslaan van opnamen. Er zijn twee videoprofielen, namelijk 1080p op 30 fps en 720p op 15 fps. Voor het lokaal bewaren van beelden beschikt het apparaatje over een micro-sd-kaartslot, al kun je ook D-Links eigen clouddienst gebruiken. Zonder abonnementskosten heb je met een ‘mydlink Cloud’-account toegang tot video-opnamen van de laatste 24 uur. Dankzij de geïntegreerde microfoon maakt de DCS-8525LH ook geluidsopnames. Daarnaast stuur je audio desgewenst de andere kant op, zodat je via het ingebouwde speakertje bijvoorbeeld aanwijzingen kunt geven.

Rondom de cmos-lens bevinden zich tien infraroodleds, zodat objecten in het donker op een afstand van maximaal vijf meter nog zichtbaar zijn. Na bewegings- of geluidsdetectie stuurt deze ip-camera pushberichten naar een smartphone. Houd er rekening mee dat de kunststof behuizing alleen geschikt is voor binnenshuis.

Netgear Arlo Pro 2 Duo Pack (619 euro)

©PXimport

Wie meerdere bewakingscamera’s nodig heeft, kan het Arlo 2 Pro-starterspakket van Netgear overwegen. De twee bijgesloten camera’s staan draadloos in verbinding met een basisstation, dat via ethernet is aangesloten op een router of switch. Het basisstation zendt hiervoor een 802.11n-netwerk op de 2,4GHz-band uit. Je gebruikt in dit bewakingsnetwerk maximaal vijftien Arlo Pro 2-camera’s. De ip-camera is klein van stuk en weegt slechts 136 gram.

Dankzij de magnetische kogelconstructie is de montage laagdrempelig en haal je het apparaatje zo nodig eenvoudig van de muur. De Arlo Pro 2 heeft niet continu netvoeding nodig, want er is een accu met een capaciteit van 2440 mAh ingebouwd. Zeker wanneer de ip-camera alleen bij bewegingsdetectie opnamen maakt, houdt de batterij het wel een tijdje vol. Optioneel is er ook een compact zonnepaneel verkrijgbaar. Dankzij de weerbestendige behuizing met ip65-certifering houd je dus ook op ‘afgelegen’ plekken een oogje in het zeil, al is het bereik van het basisstation natuurlijk wel beperkt. De cmos-sensor heeft een kijkhoek van 130 graden en is geschikt voor full-hd-beelden. Netgear bewaart zonder abonnementskosten alle opgenomen video’s een week lang in de cloud.

Overigens gaat het uitsluitend om opnamen waarbij de Arlo Pro 2 beweging heeft waargenomen. Helaas heeft de ip-camera geen kaartlezer, dus er is altijd een netwerkverbinding vereist. Je kunt overigens wel twee usb-opslagdragers aan het basisstation koppelen voor het opslaan van beelden. Verder ondersteunt iedere Arlo Pro 2 tweewegaudio en bevat het basisstation een sirene met een geluidsniveau van ruim honderd decibel.

Ezviz C3S (89,99 euro)

©PXimport

Ezviz bewijst met de C3S dat een eenvoudige buitencamera met ip66-certificering (stof- en waterbestendig) niet duur hoeft te zijn. Aansluiten op het stroomnet is niet nodig, want dit model beschikt over een 10/100Mbit-ethernetpoort met ondersteuning voor power over ethernet. Let overigens wel goed op, want verwarrend genoeg is er onder dezelfde productnaam een soortgelijke camera met een 802.11n-adapter (zonder poe) verkrijgbaar.

De cmos-lens neemt beelden op in full hd met een maximale framesnelheid van 30 fps. Voor de compressie van de beelden doet deze ip-camera een beroep op de veelgebruikte h.264-codec. Dankzij ondersteuning voor 120db-wdr (wide dynamic range) corrigeert de lens sterk overlichte en onderbelichte beelden. Met een diagonale kijkhoek van 107,5 graden is de kijkhoek relatief bescheiden, maar gelukkig kun je met de meegeleverde montagekit wel nauwkeurig de richting bepalen. Voor lokale opslag van videobestanden bevat de C3S een micro-sd-kaartslot met een maximale capaciteit van 128 GB.

Het apparaat werkt eventueel ook samen met de optioneel verkrijgbare Ezviz NVR X3-recorder en deur/raam-contacten. Zoals je van een moderne buitencamera mag verwachten, ondersteunt ook dit model bewegingsdetectie. Met behulp van infraroodverlichting neemt de camera in het donker objecten waar tot zo’n dertig meter afstand.

Foscam C1 Lite (54,95 euro)

©PXimport

De C1 Lite is weliswaar al een tijdje op de markt, maar deze binnencamera is vanwege zijn lage aanschafprijs zeer populair onder consumenten. Er zijn om die reden nog voldoende verkooppunten. Als je goed zoekt, vind je dit product ver onder de adviesprijs van ruim vijftig euro. Uiteraard heeft deze lage prijs wel wat consequenties. Zo gaat de resolutie niet verder dan 1280 x 720 pixels en heeft het micro-sd-kaartslot een capaciteit van slechts 32 GB. Daarnaast ontbreekt er nachtzicht, wat de C1 Lite minder geschikt maakt als waakhond.

Vanwege de aanwezigheid van een microfoon en speaker is er wel tweewegaudio mogelijk. Voor communicatie met het netwerk bevat dit apparaatje een 802.11n-adapter die overweg kan met de 2,4GHz-band. Aansluiten via ethernet is niet mogelijk. De diagonale kijkhoek van 115 graden is voldoende om een bescheiden kamer in beeld te brengen. Voor het weergeven en opslaan van video’s gebruikt de C1 Lite de h.264-codec.

Zoals we van Foscam gewend zijn, hoeven gebruikers voor de installatie alleen maar een qr-code met hun smartphone-camera te scannen. Bij bewegingsdetectie waarschuwt de ip-camera zijn gebruikers via pushmeldingen, e-mail en/of ftp. Deze binnencamera is verkrijgbaar in een witte en een zwarte uitvoering.

Alecto DVC-255IP (193,99 euro)

©PXimport

De DVC-255IP van het Nederlandse merk Alecto is op brede schaal verkrijgbaar en dit product is zelfs bij veel bouwmarkten te vinden. Het betreft een beweegbare buitencamera waarop je een zichtbare wifi-antenne kunt bevestigen. Hiermee communiceert het apparaat met draadloze netwerken op de 2,4GHz-band. Wie liever niet afhankelijk is van een storingsgevoelige wifi-verbinding, kan de camera ook met een netwerkkabel op de 10/100Mbit-ethernetpoort aansluiten.

Voor de montage is een positie hoog aan de muur het beste, waarna je via de bedieningsfuncties van een mobiele app de gewenste hoek bepaalt. De lens kan 355 graden horizontaal en 120 graden verticaal bewegen. De vaste horizontale kijkhoek bedraagt negentig graden. Aan de hand van 36 infraroodleds is ‘s nachts filmen geen enkel probleem, waarbij er een afstand geldt van maximaal achttien meter. In tegenstelling tot de meeste ip-camera’s is er geen kaartlezer ingebouwd, maar de DVC-255IP heeft wel intern 8 GB ruimte voor het opslaan van video’s.

Filmen doet dit Alecto-product in een resolutie van 1280 x 960 pixels op een framesnelheid van 30 fps. Wil je opslagruimte besparen, dan kun je eventueel ook een lagere resolutie selecteren. De behuizing van de DVC-255IP is weerbestendig en beschikt over een ip44-certificering.

Honeywell Lyric C2 (149,99 euro)

©PXimport

Nagenoeg alle ip-camera’s hebben bewegingsdetectie aan boord, maar hoe zit het eigenlijk met geluid? De Honeywell Lyric C2 is in dat opzicht een stuk slimmer dan de meeste concurrenten. Zo verstuurt dit model pushnotificaties bij huilende baby’s, rookalarmen en koolmonoxidemelders. Het is wel belangrijk om te weten dat deze ip-camera lang niet op alle melders aanslaat. Op de website staat een lijst met compatibele apparaten. Verder bedraagt de gehoordrempel 20 decibel.

Honeywell heeft een groothoeklens met een kijkhoek van 145 graden ingebouwd. In combinatie met de full-hd-lens en nachtzicht van tien meter voldoet de Lyric C2 prima voor bewakingsdoeleinden in een binnenruimte. De wifi-mogelijkheden zijn goed voor elkaar, want de ingebouwde 802.11n-adapter ondersteunt zowel de 2,4GHz- als de 5GHz-band. Maar helaas is aansluiten via ethernet dan weer niet mogelijk. Naast geluidsdetectie heeft deze ip-camera meer slimme functies in huis. Zo kun je bijvoorbeeld bepaalde waarschuwingszones instellen, waarbinnen je wilt controleren op bewegingsdetectie.

Daarnaast (de)activeert de ip-camera via de geofencing-functie zichzelf automatisch wanneer je de woning betreedt of juist verlaat. Er is een micro-sd-kaartslot aanwezig met een maximale capaciteit van 64 GB. Opvallend is dat de fabrikant standaard al een geheugenkaart van 8 GB meelevert. Als alternatief kun je de beelden zonder extra kosten voor 24 uur in de cloud opslaan.

Hikvision DS-2CD2785FWD-IZS (549 euro)

©PXimport

Ip-camera’s met 4k-ondersteuning winnen langzaam maar zeker terrein. Met name Hikvision heeft verschillende geschikte modellen in zijn assortiment, waarbij het Chinese merk zich vooral richt op de zakelijke markt. Daar zijn de prijzen dan ook naar, want deze DS-2CD2785FWD-IZS is met zijn 549 euro behoorlijk duur. De behuizing is weer- en vandalismebestendig (certificeringen ip67 en ik10), zodat deze ip-camera zich goed leent voor bewaking van openbare plekken.

Het betreft een zogeheten domecamera die je aan de muur of het plafond kunt ophangen. De camera beweegt 355 horizontaal en 75 graden verticaal, zodat je de hoek naar eigen wens kunt aanpassen. Een wifi-module ontbreekt, dus in dit geval is aansluiten via de 10/100Mbit-ethernetpoort noodzakelijk. Dankzij ondersteuning voor power over ethernet werkt deze ip-camera zonder netvoeding. De cmos-lens ondersteunt verschillende resoluties, met 3840 × 2160 pixels als hoogste waarde. Houd in dat geval wel rekening met een maximale framerate van 20 fps.

Om ‘lichtfouten’ te corrigeren, ondersteunt dit model 120db-wdr. Uiteraard ontbreken functies voor bewegingsdetectie en een nachtmodus niet. Zelfs gezichtsherkenning en diefstaldetectie zijn mogelijk. Als videocodec voor de weergave van beelden kun je kiezen tussen h.264 en h.265. Videobestanden bewaar je rechtstreeks op een micro-sd-kaart van maximaal 128 GB, of breng je ergens in je netwerk onder.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).