Steeds meer diensten werken gedeeltelijk of zelfs volledig online. Bekende voorbeelden zijn Gmail en Outlook.com, maar er meer pareltjes. We bespreken het beste online gereedschap waarvoor je alleen een browser nodig hebt. De tools zijn gratis, handig en je hoeft er niets voor te installeren!

Tip 01: Prachtig affiche

Er valt weleens een uitnodiging voor een of ander feest op de deurmat waarvan je denkt: 'Hoe hebben ze dat gemaakt?' Als je even de tijd neemt om met Canva te werken, merk je dat je geen cursus hoeft te volgen om zelf ook snel iets moois in elkaar te zetten. Je kunt Canva gebruiken voor affiches, kaarten, Facebook-omslagen en nog veel meer. Kies een achtergrond, selecteer je foto's en maak de tekst op. Sleep alle elementen snel op de gewenste plek, pas eventueel effecten toe en je bent klaar! Lees ok: De 13 beste freeware-tips van september.

Sommige elementen van Canva zijn niet gratis, alles met de aanduiding 'Free' is dat wel. Gebruik je toch betaalde elementen (bijvoorbeeld stockfoto's of een sjabloon)? Dan betaal je hier bijvoorbeeld 1 dollar voor bij het downloaden van je creatie.

©PXimport

Tip 01 Gebruik Canva om een nieuwe Facebook-omslag te maken of prachtige affiches in elkaar te zetten.

Tip 02: Fotobewerken

Steeds meer websites bewijzen dat computerprogramma's verouderd zijn. Befunky.com lacht programma's uit waarmee je collages kunt maken of foto's kunt verbeteren. De dienst is zeer gebruiksvriendelijk. Binnen een paar muisklikken heb je je foto toegevoegd en experimenteer je met effecten, verbeteringen of sfeeraanpassingen. Ook kun je snel een collage in elkaar zetten en dat doet het altijd erg goed met babyfoto's, uitnodigingen voor een feestje of ander project met een persoonlijk tintje.

Sommige onderdelen van befunky.com zijn alleen voor premiumgebruikers, maar met de gratis versie kun je al veel mooi dingen maken. Werken met geavanceerde lagen (bekend van 'Photoshop en co') is er niet bij. Alle functies werken intuïtief. Het uitproberen van filters en effecten is eenvoudig. Met de knop Undo maak je je laatste aanpassing ongedaan en kun je fijn verder spelen.

©PXimport

Tip 02 BeFunky biedt uitgebreid gereedschap om snel je foto's en te voorzien van prachtige effecten.

Tip 03: Poster maken

De meeste printers hebben een mogelijkheid om posters te maken. Hierbij wordt een foto over meerdere A4'tjes verdeeld zodat je ze later zelf aan elkaar kunt plakken. Het resultaat is niet altijd fraai en het kost veel inkt als de afdrukken mislukken. Rasterbator voorkomt deze verspilling en geeft een veel beter resultaat dan de meeste printerprogramma's.

Upload je foto naar Rasterbator en geef aan over hoeveel A4'tjes je de afbeelding wilt verspreiden. Je kunt de foto rasteren voor een fraai resultaat of geen effecten toepassen. Dit laatste is alleen aan te raden als je een foto met hoge resolutie gebruikt. Rasterbator maakt de poster voor je aan, waarna je deze kunt downloaden als pdf-bestand, compleet met snijlijnen. Bij elke stap zie je een voorbeeldweergave van het eindresultaat. Inspiratie nodig? Gebruik in Google de zoekterm 'Rasterbator' en kijk bij foto's om te zien wat je allemaal met Rasterbator kunt maken.

©PXimport

Tip 03 Rasterbator maakt een poster-pdf van uw foto op meerdere A4tjes.

Tip 04: Download van YouTube

Er zijn veel programma's om filmpjes van YouTube te halen en te bewaren op je computer. Dankzij ClipConverter.cc hoef je niets te installeren. Kopieer het adres van het YouTube-filmpje en plak dit op de website van ClipConverter.cc. Bevestig met Verder. De dienst bekijkt de downloadmogelijkheden. Kies vervolgens voor bijvoorbeeld mp4 om het filmbestand binnen te halen of voor mp3 als je er liever een muziekbestand van wilt maken. In dit laatste geval geeft ClipConverter.cc suggesties voor de beste kwaliteitsinstelling van het mp3-bestand. Het is uiteraard niet toegestaan om (auteurs)rechten of andere regels te overtreden.

©PXimport

Tip 04 ClipConverter.cc download filmpjes van YouTube als muziek- of videobestand.

Tip 05: Ringtone

Het woordje 'ringtone' is een beetje besmet. Er is veel geld mee verdiend door een kleine groep mensen via allerlei vage abonnementsconstructies. Met Audio Cutter heb je geen last van deze ellende. De dienst stelt je in staat om direct een ringtone te maken van je eigen mp3'tje. Voeg het muziekbestand toe door het te uploaden of pluk de mp3 van je Dropbox of Google Drive. Geef aan waar je wilt dat de ringtone begint en eindigt. Met de knoppen Fade in en Fade out verwijder je een eventueel hard begin of einde. Download je ringtone vervolgens in een van de bekende formaten, bijvoorbeeld mp3, aac of iPhone-formaat. Audio Cutter ondersteunt geen links van YouTube, maar als je de vorige tip combineert met Audio Cutter kun je ook eenvoudig ringtones maken van een YouTube-filmpje.

©PXimport

Tip 05 Audio Cutter maakt van een mp3-fragment een fraaie ringtone.

Tip 06: Anoniem surfen

Als je websites bezoekt laat je sporen achter, onder andere bij de server die de webpagina aanbiedt. Dit kun je nauwelijks voorkomen, maar het is wel eenvoudig om de sporen te verdoezelen. De server 'ziet' welk IP-adres je internetverbinding gebruikt. Dit is te herleiden naar je woonplaats of zelfs je straat. Surf naar www.iplocation.net om te zien hoeveel informatie het IP-adres van je internetverbinding over jouw daadwerkelijke locatie prijsgeeft.

Dankzij www.proxysnel.nl en www.hide.me kun je websites bezoeken met een 'vreemd' IP-adres. Surfen gaat langzamer en sommige websites werken niet volledig, maar je IP-adres (en dus een stukje van je fysieke identiteit) blijft verborgen. Bij hide.me kun je ook het land aangeven waarvandaan je de site wilt bekijken, bijvoorbeeld vanuit de VS of Duitsland. Beiden diensten zijn ook handig om slim om te gaan met 'landblokkades', een censuurtechniek die door sommige websites wordt toegepast.

©PXimport

Tip 06 Gebruik ProxySnel of een andere web-proxy als je even anoniem(er) wilt surfen.

Tip 07: Vergaderen

Soms is het prettig om even samen te komen aan één tafel om iets door te spreken of te vergaderen. In veel gevallen kan dit ook uitstekend op afstand, maar is telefonisch overleg net iets te karig. Dankzij GoToMeeting Free kun je vanuit je browser samenkomen in een virtuele omgeving, om vanuit hier te chatten (inclusief beelden via de webcam) en het beeldscherm te delen. Dit laatste kan op op meerdere manieren. Je kunt een document delen, een geopend programma delen of een stukje van je scherm. De omgeving werkt intuïtief.

Registratie is niet nodig, maar wel handig omdat je dan onder andere je naam kunt aanpassen. Zonder registratie krijg je een willekeurige naam toebedeeld en dat werkt niet handig in het chatvenster. GoToMeeting Free is gratis tot drie gebruikers.

©PXimport

Tip 07 GoToMeeting Free is handig voor studiegroepjes of kleine bedrijven om snel virtueel samen te komen, elkaar te zien/spreken en beeldscherm te delen.

Tip 08: Nieuwsbrief

Verstuur je nieuwsbrieven vanuit een e-mailprogramma namens jezelf, eigen bedrijf of een vereniging? Stop er vandaag nog mee! Een echte professionele nieuwsbrief (mailinglist) regel je met MailChimp. Iedereen kan snel met deze dienst werken en het kost weinig moeite om een fraaie nieuwsbrief te versturen die goed getoond wordt op alle schermen: desktop, mobiel en tablet. Leden kunnen zich aanmelden en ook eenvoudig weer afmelden. Dit laatste is een vereiste tegenwoordig, want niemand zit te wachten op ongewenste berichten. Je kunt gratis 12.000 mails per maand versturen aan maximaal 2.000 mensen. Wil je meer, dan zijn er daarvoor betaalde abonnementen.

©PXimport

Tip 08 Verstuur professionele nieuwsbrieven met MailChimp.

Tip 09: Takenlijstjes

Ligt je bureau nog vol papierenlijstjes en merk je dat deze 'techniek' om dingen gedaan te krijgen steeds vaker faalt? Probeer dan Trello! Trello biedt een slimme manier om takelijstjes te ordenen. Je kunt meerdere lijstjes aanmaken, bijvoorbeeld voor een studiegroep, werkproject of een boodschappenlijst. De dienst werkt intuïtief, iedereen kan er snel mee aan de slag. Ook is het mogelijk om samen te werken. Zo kun je met meerdere mensen een lijst opstellen voor een project, de taken verdelen en het project samen tot een succes maken. Wil je een vliegende start maken met Trello, dan zijn de instructiefilmpjes op YouTube een aanrader.

©PXimport

Tip 09 Dankzij Trello schep je orde in je eigen chaos en kun je gestructureerd werken aan takenlijstjes en projecten.

Tip 10: Word naar pdf

Als je regelmatig pdf's wilt maken, is een pdf-printer de beste keuze. Een goed voorbeeld hiervan is doPDF. Na de installatie heb je een virtuele printer tot je beschikking. Alles wat je hierop afdrukt kun je opslaan als pdf-bestand. Voor wie slechts incidenteel een Word-bestand wil omzetten naar pdf, is ConvertOnlineFree handig. Je upload een Word-document naar de site, waarna de dienst het bestand omzet naar pdf-formaat. Dit neemt slechts enkele seconden in beslag, waarna je het pdf-bestand direct kunt downloaden.

©PXimport

Tip 10 ConvertOnlineFree maakt van een Word-document een pdf-bestand.

Tip 11: Pdf naar Word

Als je de inhoud van een pdf-bestand wilt bewerken, heb je een speciaal programma nodig, want Word kan pdf-bestanden niet openen. Je kunt een pdf-bestand ook laten omzetten naar een Word-document. Dit is lastiger dan andersom. Bij ConvertOnlineFree (zie tip 10) is er een optie om dit voor elkaar te krijgen, maar het werkt lang niet zo goed als bij PDF Online. Na het uploaden van je pdf-document maakt PDF Online er snel een Word-bestand van. Bij PDF Online blijft de opmaak van complete pdf-documenten met tabellen en afbeeldingen meestal goed behouden.

©PXimport

Tip 11 PDF Online maakt van een pdf-bestand een Word-document zodat je de inhoud kunt aanpassen in Microsoft Word.

Tip 12: Pdf 'invullen'

Voor sommige registraties of aanmeldingen wordt er van je verwacht om een pdf in te vullen. Het is vervelend als blijkt dat de aangeboden pdf het niet toestaat om teksten in te typen. Je moet de pdf uitprinten, met de hand invullen en opsturen. Via de website www.pdfescape.com kun je in een pdf-document nieuwe teksten toevoegen. Zo vul je toch nog redelijk snel een formulier in. Met enige oefening lukt het zelfs op een handtekeningkrabbeltje te zetten op het bekende stippellijntje. Download het pdf-bestand vervolgens en verstuur het digitaal als bijlage bij een mailtje of print het alsnog ingevuld uit.

©PXimport

Tip 12 Problemen met het invullen van een pdf-document? Met PDFescape lukt het via een omweggetje wel!

Tip 13: Geheimpje

Het is nooit verstandig om wachtwoorden en andere zeer persoonlijke gegevens te versturen via internet. Als het dan toch moet, doe het dan wel veilig. Via de diensten van One-Time Secret kun je berichten versturen die zichzelf vernietigen nadat ze gelezen zijn. Denk maar aan James Bond of Mission Impossible! Typ op de website een stukje tekst dat je wilt versturen. Voeg eventueel een wachtwoord toe en One-Time Secret geeft je een weblink. Deze verstuur je via mail of via een chatvenster naar degene die het bericht mag lezen. Door op de link te klikken wordt het geheim één keer getoond en vervolgens automatisch vernietigd. Registratie is niet nodig, maar wel handig omdat je een paar extra functies krijgt. Zo kun je je geheime bericht 'verbranden', ongeacht of het gelezen is. Ook blijft het bericht standaard veertien dagen actief in plaats van een week.

©PXimport

Tip 13 One-Time Secret stelt je in staat om een 'geheim' berichtje te sturen dat maar één keer gelezen kan worden.

Tip 14: Tijdelijk mailadres

De meeste diensten in dit artikel kun je direct gebruiken, een registratie is niet nodig. Als een dienst dit wel vereist, wordt vaak om je mailadres gevraagd. Je krijgt bijvoorbeeld een activatielink toegestuurd. Als geen zin hebt om je persoonlijke mailadres op te geven kun je terecht bij 10 Minute Mail of Guerrilla Mail. Beiden diensten geven je een tijdelijk mailadres. De inbox verschijnt direct in je browser.

Je kunt geen mail versturen namens je tijdelijke adres, maar wel ontvangen. Het adres verloopt vanzelf en is bedoeld om registratielinks te ontvangen zodat je een dienst in gebruik kunt nemen. De dienst 10 Minute Mail is iets overzichtelijker dan Guerrilla Mail. We noemen beiden diensten omdat sommige websites tijdelijke maildiensten herkennen en blokkeren. Meestal lukt het wel om met één van deze diensten om een activatielink te ontvangen.

©PXimport

Tip 14 Gebruik een tijdelijk mailadres op alle websites waar je je persoonlijke mailadres liever niet achterlaat.

Tip 15: P2p-versturen

Iedereen is bekend met WeTransfer.com, de ultieme dienst om grote bestanden van A naar B te krijgen. Een klein nadeel van deze dienst is dat er gebruik wordt gemaakt van een tussenserver. Hierop wordt jouw bestand geplaatst, waarna de geadresseerde een link krijgt via mail naar dit bestand. Dankzij Reep.io kun je bestanden versturen tussen twee browsers en wordt de tussenserver overgeslagen. Dit principe wordt ook wel peer-to-peer of p2p genoemd. Reep.io is vooral handig als je controle wilt houden over hetgeen je verstuurt. Het kan ook tijd sparen omdat je het bestand niet eerst hoeft te uploaden alvorens je het verstuurt.

Surf naar Reep.io en zet het bestand klaar dat je wilt versturen. Het is mogelijk om een wachtwoord in te stellen. De website geeft je een link die je kunt delen via een chatvenster of e-mail. De ontvanger klikt op de link en kan het bestand direct binnenhalen vanaf jouw computer. Zodra je je browser sluit, wordt het bestand niet langer gedeeld.

©PXimport

Tip 15 Reep.io verstuurt grote bestanden tussen twee browsers.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).