ID.nl logo
Bescherm je pc tegen malware en hackers
© Reshift Digital
Huis

Bescherm je pc tegen malware en hackers

Zijn het geen hackers of criminele organisaties die je systeem trachten binnen te dringen om privacygevoelige informatie te ontfutselen, dan is het misschien wel de overheid. Vind je dat niemand het recht heeft om je te bespioneren, dan is het meer dan ooit zaak je systeem goed te beveiligen. Hoe bescherm je je pc tegen malware en hackers? Wij leggen het uit.

Tip 01: Misvattingen

Veel gebruikers voelen zich helemaal niet bedreigd door hackers en andere, al dan niet criminele organisaties. Jammer genoeg berust deze overtuiging vaak op enkele diepgewortelde misvattingen. Zo achten gebruikers de kans uiterst klein dat hun eigen systeem het doelwit van hackers wordt. Immers, het internet bestaat uit vele miljoenen computers en bovendien bevat hun computer nauwelijks of geen informatie die voor hackers de moeite kan lonen. Toch?

Wie zo denkt verliest daarbij uit het oog dat hackers geautomatiseerde tools inzetten waarmee ze snel veel systemen tegelijk op mogelijke zwakke plekken – zogenoemde aanvalsvectoren – kunnen scannen. En elke pc (ook de jouwe) bevat gegevens die voor hackers interessant kunnen zijn, zoals opgeslagen wachtwoorden, privacygevoelige informatie die ze handig kunnen gebruiken bij identiteitsdiefstal, creditcardnummers etc.

Het zegt misschien genoeg dat het gemiddeld zo’n zeven minuten duurt voor een nieuw geïnstalleerd en onbeveiligd systeem in het vizier komt van hackers. En wellicht nog erger: doorgaans duurt het circa 200 dagen voor een gebruiker beseft dat zijn systeem werd aangetast.

©PXimport

Tip 02: Aanvalsvectoren

Het kan al een heel verschil uitmaken als je goed op de hoogte bent van de manieren waarop hackers zoal een computer trachten binnen te dringen. Hoe beter je je bewust bent van deze aanvalsvectoren, hoe efficiënter je je kunt beveiligen. Wat zijn de meest gebruikte toegangswegen?

E-mails: wellicht de makkelijkste manier is het versturen van e-mails met een malafide bijlage, vaak gemaskeerd als een interessant programma of document. Het openen van zo’n bijlage is genoeg om de hacker op afstand toegang tot je systeem te geven. Erg ‘populair’ zijn ook phishing-mails (zie ook pagina ##): berichten met links naar malafide websites of sites die als twee druppels water lijken op die van je bank of een andere vertrouwde instantie, zodat je daar nietsvermoedend op probeert in te loggen.

Websites: al surfend kun je natuurlijk ook ongewild terechtkomen op sites die bijvoorbeeld Trojaanse paarden bevatten: programma’s die wellicht nuttig zijn, maar die tegelijk ook duistere bijbedoelingen hebben. Het komt zelfs voor dat compleet legitieme sites heimelijk worden gehackt en met kwaadaardige code zijn geïnjecteerd. Verder zijn er ook nog talrijke valse profielen op sociale netwerksites die doorlinken naar malafide webpagina’s.

Poortscans: minder bekend bij het grote publiek zijn allerlei scantools, waaronder het populaire en gratis Nmap. Hiermee kunnen hackers in korte tijd bij een heleboel computers op afstand controleren welke poorten eventueel open staan en welke services daarop actief zijn (zie tip 5). Je hebt natuurlijk pech als blijkt dat zo’n service een veiligheidslek bevat dat de hacker handig kan misbruiken.

©PXimport

Maak je geen illusies: hackers zijn ook in jouw systeem geïnteresseerd

-

Tip 03: Gezond verstand

Zodra je de belangrijkste aanvalsvectoren kent, kun je je beveiliging erop aanpassen. En dat hoeft trouwens niet altijd high-tech te zijn. De belangrijkste beveiliging is je gezond verstand. Dat houdt onder meer in dat je (onverwachte) bijlagen niet zomaar opent, dat je niet zonder meer klikt op links in e-mails en social-mediaberichten en dat je niet zomaar ingaat op aanbiedingen in advertenties. Verder moet je op je hoede zijn voor zogenoemde social-engineeringtechnieken, waarbij de aanvaller je vertrouwen tracht te winnen. Een bekend fenomeen zijn de telefoontjes van een helpdesk als die van Microsoft, waarbij men je probeert te overtuigen allerlei handelingen op je pc uit te voeren (zodat men malware op je pc kan installeren).

Minstens even vanzelfsprekend is dat je een up-to-date antivirus- en antimalwarescanner draait, die continu op de achtergrond naar potentiële bedreigingen speurt. Wil je testen of je scanner wel alert is, dan kun je hier een volkomen onschuldig nepvirus proberen te downloaden: elk antivirusprogramma hoort hierop te reageren!

Maar zelfs met een degelijk antivirusprogramma in de aanslag raden we je sterk aan elk programma dat je via het internet downloadt eerst te uploaden naar een gratis controledienst zoals www.virustotal.com. Die test je upload meteen met ruim 60 antivirusengines.

©PXimport

Tip 04: Updates

Om het risico op veiligheidslekken en exploits zo klein mogelijk te houden, is het cruciaal dat je je systeem zelf zo goed mogelijk up-to-date houdt. Het is weliswaar zo dat het sinds Windows 10 erg lastig is je besturingssysteem niét up-to-date te houden, maar wil je dat toch snel controleren en eventuele updates forceren, kies dan Instellingen / Bijwerken en beveiliging / Windows Update / Naar updates zoeken.

Maar alleen je Windows te updaten is niet genoeg: ook al je software zoals browsers, extensies, pdf-lezers, Java etc moet je continu bijwerken. Tegenwoordig is het wel zo dat heel wat programma’s zichzelf regelmatig updaten, waaronder zowat alle browsers, maar het is geen slecht idee dat geregeld te controleren. Dat kan bijvoorbeeld met een gratis tool als Secunia Personal Software Inspector. Deze toepassing gaat voor allerlei bekende applicaties na of ze nog wel up-to-date zijn en zal eventuele updates voor jou downloaden en installeren. Je beslist zelf in hoeverre je dat proces wilt automatiseren.

©PXimport

Administrator

Veel gebruikers beseffen niet dat áls malware en hackers eenmaal binnen zijn op je systeem zij in principe dezelfde machtigingen en mogelijkheden hebben als het account waarmee de gebruiker op dat moment bij zijn systeem is aangemeld. Wil je de mogelijkheden van deze ongenode gasten beperken, meld je je dan voor dagelijks gebruik zoveel mogelijk aan met een standaardaccount en dus niet met een administrator-account. Je maakt zo’n (standaard)account als volgt aan. Ga naar Instellingen en kies achtereenvolgens Accounts / Gezin en andere personen / Iemand anders aan deze pc toevoegen. Ervan uitgaande dat je met een lokaal account wilt aanmelden, klik je hier op Ik beschik niet over de aanmeldgegevens van deze persoon en op Gebruiker zonder Microsoft-account toevoegen. Vul een naam en wachtwoord (2x) in en bevestig met Volgende. Wil je alsnog het accounttype aanpassen, klik dan dit account aan en kies Accounttype wijzigen.

©PXimport

Tip 05: Poortscan

Zoals gezegd maken hackers gretig gebruik van geautomatiseerde hacktools, waaronder programma’s die systemen op mogelijke open poorten scannen. Een ‘poort’ is weinig meer dan een connectie tussen een apparaat en het internet waarover data kan worden getransporteerd. Elke computer heeft er maar liefst 65.536. Blijkt op een van deze poorten bijvoorbeeld een service te draaien met een bekend beveiligingslek, dan is het voor een hacker eenvoudig om via die weg je systeem binnen te dringen. Zowel het scanproces als het eigenlijke exploitatieproces kunnen verregaand geautomatiseerd worden. Zorg dus dat er geen services – en dus open poorten – actief zijn, tenzij je die absoluut nodig hebt. En ga in dat geval na of de service wel helemaal up-to-date is en vrij van bekende exploits.

Je doet er goed aan af en toe te controleren of en zo ja welke poorten er van buitenaf bereikbaar zijn. Dat kan door zelf een poortscan op je thuisnetwerk los te laten. Een prima hulpmiddel hiervoor is ShieldsUP. Klik hier op Proceed en vervolgens op All Service Ports. In het kader ‘Poortstatus’ lees je meer over de interpretatie van de resultaten. Check niet alleen je eigen computer, maar ook je router en andere netwerkapparaten!

©PXimport

Open poorten? Check niet alleen je eigen systeem, maar ook je router en andere netwerkapparaten!

-

Poortstatus

Een poortscan van ShieldsUP resulteert in een raster met 1056 blokjes, waarbij elk blokje voor een poort staat, genummerd van 0 tot 1055. Je hoeft de muis maar boven zo’n blokje te houden om het nummer af te lezen. Klik op zo’n blokje voor meer feedback. Idealiter zijn alle poorten groen gekleurd, dat zijn stealth-poorten die helemaal geen teken van leven geven wanneer een poortscanner aanklopt. Bij een blauw vakje is de poort weliswaar ook gesloten, maar de hacker weet dan dát er een poort – en dus een systeem – achter zit. Bij een rood vakje is het even opletten geblazen: die poort staat blijkbaar open en er is een service actief. Wil je weten welke applicaties verantwoordelijk zijn voor de geopende poorten, start dan Windows Broncontrole via Windows-toets+R en het commando perfmon /res. Op het tabblad Netwerk, in de rubriek Listener-poorten vind je de processen terug die op de betreffende poorten aan het ‘luisteren’ zijn. Het kan gebeuren dat op uw eigen pc geen enkele poort geopend is, maar dat ShieldsUP toch een paar rode vakjes toont. In dat geval dien je de configuratie van je router na te kijken: ook daar kunnen namelijk poorten open staan, vaak in de vorm van poortdoorverwijzingen of een zogenoemde DMZ-functie. Raadpleeg zo nodig de handleiding bij je router.

©PXimport

Tip 06: Firewall

De eenvoudigste en tegelijk meest trefzekere manier om te voorkomen dat er ongewild poorten open staan in je Windows-systeem is het activeren van een firewall (plus het uitschakelen van overtollige services en internetapplicaties). Bovendien voldoet de ingebouwde Windows-firewall prima. Tenzij je een externe firewall hebt geïnstalleerd (zoals de gratis Comodo Firewall) of de firewall die is meegekomen met je beveiligingssuite), moet je er natuurlijk wel zeker van zijn dat de Windows-firewall daadwerkelijk is ingeschakeld. Druk op Windows-toets+S, tik firewall in en klik op Status van firewall controleren. Ga na of de firewall daadwerkelijk actief is voor je netwerkprofielen. Zowel Particuliere netwerken als Gast of openbare netwerken zijn in dat geval van een groen schildje voorzien. Klik op Windows Defender Firewall in- of uitschakelen als je de firewall-status alsnog wilt wijzigen. Controleer daarna of ShieldsUP een andere resultaat laat zien na het activeren van de firewall.

©PXimport

Tip 07: Firewall-schil

Ben je er nog niet helemaal gerust op, dan kun je een stapje verdergaan. Een nuttige toevoeging voor wat gevorderde gebruikers is TinyWall. Die biedt een grafische schil rond de Windows-firewall, vooral dan voor de meer geavanceerde mogelijkheden (die je vanuit Windows bereikt via Status van firewall controleren / Geavanceerde instellingen).

Houd er wel rekening mee dat TinyWall standaard de beveiliging van het (uitgaande) verkeer aanscherpt: programma’s die data naar buiten sturen (zoals browsers), krijgen lik op stuk. Gelukkig biedt TinyWall diverse opties om een en ander bij te sturen. Vanuit het contextmenu kun je bijvoorbeeld Whitelist volgens venster selecteren, waarna je met de muis in het venster van het geopende programma klikt: TinyWall voegt onmiddellijk een uitzonderingsregel aan de firewall toe. Een handig alternatief – met name voor apps die geen eigen programmavenster hebben – is Whitelist volgens proces of Whitelist volgens uitvoerbaar bestand: het volstaat dan het bijbehorende proces of exe-bestand te selecteren.

Overigens is er ook de optie Verander staat, Auto leren. Het verkeer van alle programma’s die zijn opgestart of die je opstart zolang deze modus actief is, wordt dan automatisch doorgelaten en die applicaties komen vanzelf op de uitzonderingslijst terecht. Je moet er dan natuurlijk wel zeker van zijn dat er op dat moment geen kwaadwillende toepassingen actief zijn.

Mocht je TinyWall niet naar wens geconfigureerd krijgen en je ondervindt problemen na de verwijdering, dan kun je desnoods de Windows-firewall resetten via Status van firewall controleren / Standaardwaarden herstellen.

©PXimport

Tip 08: Anti-ransomware

Een van de meest verraderlijke vormen van malware is ransomware: software die erop gericht is je data door middel van versleuteling ontoegankelijk te maken, waarna de makers je geld trachten af te persen om je (heel misschien) de decryptiesleutel te bezorgen.

Gelukkig zit er sinds de Fall Creators Update van Windows 10 een beveiliging ingebouwd die specifiek is gericht tegen ransomware. Open het Windows Defender-beveiligingscentrum en kies Virus- en bedreigingsbeveiliging / Instellingen voor virus- en bedreigingsbeveiliging. Zet de schuifknop bij Beheerde maptoegang (of Controlled folder access) aan en bevestig je keuze. De bescherming is onmiddellijk actief. Wil je weten welke mappen standaard worden beschermd, klik dan op Beschermde mappen: via de plus-knop kun je ook eigen datamappen toevoegen. Je zult merken dat onbekende applicaties of processen niet langer naar deze mappen kunnen schrijven, tenzij je dat bewust toestaat. Je kunt betrouwbare software aan de lijst met vertrouwde toepassingen toevoegen: klik dan op Een app toestaan via Beschermde mappen, druk op de plus-knop en verwijs naar het gewenste programma.

Mocht je deze beveiliging te hinderlijk vinden, dan heb je aan Cybereason RansomwareFree een vriendelijker alternatief. Deze tool creëert een aantal dummy-databestanden en zodra een of ander proces (zoals dat van ransomware) die wijzigt, krijg je hiervan een melding en kun je dat proces meteen blokkeren.

©PXimport

Ransomware vereist specifieke maatregelen evenals een slimme back-upstrategie

-

Tip 09: Back-upstrategie

Blijven we nog even bij ransomware. Zelfs als je extra beveiligingsmaatregelen activeert zoals beschreven in tip 8, blijft de beste garantie tegen dataverlies nog altijd het maken van back-ups. Maar … let op: als ransomware eenmaal actief op je systeem is, kan die alle gegevens bereiken die je (met jouw account) vanaf dat systeem zonder extra inloggen ook kunt benaderen. Dat houdt dus in dat ransomware net zo goed je back-ups op je externe schijf (als die nog is aangesloten) en wellicht ook de back-ups op een gedeelde map (zoals op je nas) kan bereiken. En jawel, ook de data die je via een lokale synchronisatie in de cloud hebt staan!

Welk back-upprogramma je ook gebruikt, je zorgt er dus maar beter voor dat je na de back-up je externe schijf meteen loskoppelt of dat je de back-uplocatie met een afzonderlijke set inloggegevens afschermt. Op een nas kan dat door een extra account te maken dat exclusief toegang krijgt tot de back-uplocatie. Je dient dit account op te geven in je back-upprogramma.

Jammer genoeg is zelfs deze beveiliging niet waterdicht. Immers, is ransomware je systeem binnengedrongen, dan kan die alsnog toeslaan zodra je de externe schijf weer aankoppelt of zodra je bepaalde inloggegevens hebt ingevoerd. Idealiter beschik je daarom over meerdere back-ups, het liefst op diverse media die niet (zomaar) vanaf je systeem bereikbaar zijn. Houd het veilig!

©PXimport

▼ Volgende artikel
Waar voor je geld: 5 fonduesets voor een gezellige avond
© M.studio - stock.adobe.com
Huis

Waar voor je geld: 5 fonduesets voor een gezellige avond

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

▼ Volgende artikel
Van papier tot pixels: altijd je administratie op orde
© px.palette
Huis

Van papier tot pixels: altijd je administratie op orde

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Wat gaan we doen?

We geven diverse tips en tools om administratieve en andere papieren documenten efficiënt en ordelijk te digitaliseren. Dat gaat van scannen en OCR’en tot organiseren, automatiseren, back-uppen en meer.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Er bestaan ook heel wat printers met een ingebouwde scanner.

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

NAPS2 is prima opensource-scansoftware, met geïntegreerde meertalige OCR-module.

Pdf-printer

De focus van dit artikel ligt op papieren brondocumenten, maar we willen zeker ook (de gratis versie van) PDFCreator vermelden (www.pdfforge.org/pdfcreator). Je kunt deze namelijk als virtuele printer installeren om zo allerlei documenttypen om te zetten naar PDF(/A).

Start na installatie de app, open het tabblad Printer, vink PDFCreator aan en kies via de moersleutel het bestaande profiel PDF/A (archiefbestand). Bevestig met Opslaan en sluit de app. Open nu een document in een willekeurige toepassing, open het afdrukvenster en selecteer PDFCreator als printer. Een dialoogvenster opent waarin je het document meteen kunt opslaan als PDF/A-bestand (standaardversie 2b, maar dit is aanpasbaar via het uitklapmenu).

Je kunt zo’n virtuele printer ook inzetten om documenten automatisch als PDF/A op te slaan in een zelf te bepalen map. Maak hiervoor in PDFCreator op het tabblad Profielen een nieuw profiel aan (bijvoorbeeld PDF/A in map Facturen), kies bijvoorbeeld PDF/A-2b als formaat en geef tevens een specifieke opslaglocatie op. Koppel dit profiel op het tabblad Printer aan een nieuwe virtuele printer (bijvoorbeeld PDF/A-facturen). Zo maak je meerdere profielen en printers aan, waarbij elk PDF/A-bestand automatisch in een andere map terechtkomt.

Je kunt ook meerdere virtuele printers aanmaken, telkens met een aangepast profiel.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Met (het gratis) Adobe Scan kun je ook meerdere pagina’s laten OCR’en en in één pdf bewaren.

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

TagSpaces is een krachtige taggingtool, maar met een zekere leercurve.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Met het juiste filter kun je ook vanuit de Verkenner naar tags binnen pdf-documenten zoeken.

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Sneller zoeken binnen een logische mappenstructuur (en met labels).

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Organiseer je bestanden automatisch op basis van eigen, gecombineerde zoekfilters.

DMS

Met de tips rond doorzoekbaar maken, taggen en ordenen uit dit artikel, en met tools als TagSpaces en File Juggler, raak je al ver. Wil je je administratie nog professioneler organiseren, dan kom je uit bij een volwaardig Document Management System, kortweg DMS. Flexibele opensource-tools zijn bijvoorbeeld Papermerge en Paperless NGX. Beide installeer je het makkelijkst op Windows via Docker (Docker Desktop for Windows, met WSL2).

Na installatie bereik je het browserdashboard van de tool standaard via http://<ip-adres>:8000. Beide tools bieden OCR aan om gescande documenten doorzoekbaar te maken. Je documenten kunnen ook automatisch worden verwerkt op basis van eigen filters, en er zijn krachtige zoekopties ingebouwd. Beide tools kun je meteen uitproberen via een online demo (log in met demo / demo).

Een krachtig DMS als Paperless-ngx maakt het bijhouden van je administratie veel efficiënter.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Agent Ransack laat gecombineerde en krachtige filters toe en zoekt ook in metadata.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Duplicati is een betrouwbare, gebruiksvriendelijke en flexibele back-uptool.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).

Ook in NAPS2 kun je pdf-documenten met een wachtwoord beveiligen.