Als je aan een softwareproject wilt bijdragen, dien je vaak eerst een volledige ontwikkelomgeving op te zetten op je computer. GitHub Codespaces neemt je dat uit handen: je zet eenvoudig een ontwikkelomgeving in de cloud op, met toegang vanaf elke computer. Zo weet je zeker dat je overal dezelfde configuratie hebt en onmiddellijk aan de slag kunt.

Als je meehelpt met de ontwikkeling van een of meer softwareprojecten, dan herken je zeker de uitdaging van altijd de juiste ontwikkeltools voorhanden te hebben. Het ene project werkt bijvoorbeeld met Python 3.12, terwijl het andere nog niet compatibel is met Python 3.12. En dan hebben we het nog niet over verschillen in versies van allerlei softwarebibliotheken. Bovendien vragen sommige projecten een nogal omslachtige of complexe installatie van de nodige ontwikkeltools.

Nu kun je als oplossing voor dit probleem deze hele ontwikkelomgeving per project waaraan je meewerkt met Docker in een container draaien. Die container draai je dan lokaal op je computer of in de cloud, waarmee je een consistente ontwikkelomgeving hebt. Je hoeft daardoor zelf niets meer te installeren of up-to-date te houden. Dit principe is uitgewerkt in een specificatie met instellingen voor zogenoemde ontwikkelcontainers, Development Containers, of kortweg devcontainers.

1 GitHub Codespaces

Voor projecten die hun broncode in een repository op GitHub publiceren, is het heel eenvoudig om een devcontainer in de cloud te gebruiken. GitHub biedt deze functionaliteit aan onder de naam GitHub Codespaces. Je start een devcontainer op de servers van GitHub en betaalt per uur dat je die draait en per gigabyte opslag die je gebruikt.

Standaard krijg je 15 GB opslag per maand gratis. Voor een dualcoresysteem geeft GitHub 60 uur gratis per maand weg, wat voor niet-professioneel gebruik zeker moet volstaan.

Verbinden met de codespace doe je of in je browser of in een code-editor, zoals Visual Studio Code. Je stopt een codespace eenvoudig wanneer je 'm niet meer nodig hebt en GitHub stopt ze ook automatisch na een half uur inactiviteit. Je data hierin blijven overigens behouden. Pas na dertig dagen inactiviteit verwijdert GitHub je codespace.

2 Codespace voor een repository

Als je een repository op GitHub in je browser bezoekt, zie je rechts boven de middelste kolom een groene knop Code. Klik je daarop, dan krijg je standaard in het eerste tabblad Local de url’s te zien om de code te ‘klonen’ met Git via https of ssh en de opdracht om hetzelfde te doen met het opdrachtregelprogramma GitHub CLI. Onderaan heb je ook een klassieke downloadlink naar een zip-bestand van de code. Zodra je de code op een van deze manieren op je computer hebt gedownload, sta je dus voor de taak om de ontwikkelomgeving hiervoor te installeren en te configureren.

Maar als je op het tweede tabblad onder Code klikt, met de naam Codespaces, kun je een nieuwe codespace voor de repository aanmaken. Je moet hiervoor wel een (gratis) GitHub-account hebben en ingelogd zijn. We laten in dit artikel zien hoe je een codespace aanmaakt en ermee werkt voor de repository Home Assistant Core. Open hier dus het tabblad Codespaces en klik op de groene knop Create codespace on dev. Die dev staat voor de standaard Git-branch van de repository.

3 Je eerste codespace

GitHub Codespaces maakt nu een codespace voor de repository op basis van de configuratie, doorgaans in de directory .devcontainer. Je krijgt nu een webgebaseerde versie van de code-editor Visual Studio Code in je browser te zien. Helemaal links staat een zijbalk met icoontjes voor de belangrijkste onderdelen van de code-editor, zoals de bestandsverkenner (die standaard open staat), de zoekfunctie en extensies.

Rechts vind je de editor, die standaard het README-bestand van de repository opent. Onderaan zie je de terminal, waarin in het begin een opdracht wordt uitgevoerd om de devcontainer te configureren en alle vereiste ontwikkeltools te installeren. Zodra dat is voltooid, toont de terminal een prompt met je GitHub-gebruikersnaam, de huidige directory en de Git-branch waarin je momenteel werkt, zoals dev. Met een klik op de drie horizontale lijnen linksboven kun je altijd het menu van Visual Studio Code openen.

4 Configuratie van de devcontainer

Als je wilt weten wat de devcontainer op de achtergrond precies opstart, open dan de configuratie. Die staat of in het bestand devcontainer.json in de directory .devcontainer, of in het bestand .devcontainer.json in de bovenste directory van het project. Dit is een JSON-bestand volgens de eerder in dit artikel genoemde specificatie.

In de configuratie vind je onder meer een verwijzing naar het Docker-bestand voor de container, en de opdrachten (vaak shellscripts) die worden uitgevoerd na het maken en starten van de container. Er staat ook in welke poorten de applicatie gebruikt.

Verder vind je in het configuratiebestand een lijst van extensies voor Visual Studio Code die automatisch worden geïnstalleerd bij het aanmaken van de codespace, evenals aangepaste instellingen voor de code-editor.

5 Werken in een codespace

Hoe werk je nu in zo’n codespace? De meeste projecten zijn zodanig geconfigureerd dat je in de zijbalk op het icoontje van het driehoekje met de kever (Run and Debug) kunt klikken en vervolgens bovenaan op het driehoekje (Run). Het programma start dan, met de wijzigingen die je eventueel in de code hebt aangebracht. In de terminal rechtsonder verschijnt de uitvoer van het programma, met eventuele foutmeldingen. Bovenaan in het midden staat een kleine balk met icoontjes om onder meer het programma te herstarten of te stoppen.

Als het gaat om een programma dat netwerkpoorten opent, krijg je deze te zien als je onderaan in plaats van het tabblad Terminal het tabblad Ports kiest. GitHub Codespaces stuurt deze poorten automatisch door naar een domein waarop je ze kunt bezoeken. Ctrl-klik in de lijst met poorten op een url bij de betreffende poort om ze te bezoeken. Mogelijk moet je de applicatie nog wel configureren om met een reverse proxy te werken.

6 Visual Studio Code

Voor wie liever niet in een browser werkt, biedt GitHub Codespaces nog andere mogelijkheden. Gebruik je bijvoorbeeld Microsofts code-editor Visual Studio Code op je computer, installeer daarin dan de extensie GitHub Codespaces. Dat doe je door in Visual Studio Code in de linkerzijbalk op het icoontje van de blokjes (Extensions) te klikken, dan te zoeken naar de extensie GitHub Codespaces en daarbij op Install te klikken.

Klik na de installatie in de zijbalk op het icoontje van het beeldscherm (Remote Explorer), klik bovenaan op het uitklapmenu en kies GitHub Codespaces. Klik daarna op de knop Sign in to GitHub en bevestig in de webpagina die in je browser wordt geopend dat je Visual Studio Code toegang tot je GitHub-account wilt geven. Je krijgt nu in de Remote Explorer al je codespaces te zien. Blijf er even met je muiscursor over hangen en klik dan op het icoontje van de stekker dat verschijnt om met de codespace te verbinden. Dit start de codespace ook op indien deze al is gestopt.

7 Codespaces in Visual Studio Code

Hoewel het in Visual Studio Code lijkt alsof je lokaal werkt, moet je je er goed van bewust zijn dat alle code die je ziet wanneer je met een codespace bent verbonden zich op GitHub Codespaces bevindt. Ook het uitvoeren van de code gebeurt in de cloud en niet op je eigen computer. Bovendien worden alle opdrachten die je in de terminal van Visual Studio Code intypt in de codespace uitgevoerd en niet op je eigen computer.

Om de verbinding met je codespace te verbreken, klik je links weer op het icoontje Remote Explorer en dan op het icoontje van de twee stekkers. Vanaf dat moment werk je weer op je lokale bestandssysteem met Visual Studio Code. Je kunt overigens in Remote Explorer wanneer je met je muiscursor over je codespace blijft hangen de codespace stoppen met een klik op het stopicoontje. Verwijderen kan ook: klik er met rechts op en kies dan Delete Codespace.

Interessant om ook te lezen: Kasm: experimenteren en veilig werken in een geïsoleerde omgeving

8 Op de opdrachtregel

GitHub heeft ook een opdrachtregelprogramma waarmee je in de terminal met je codespaces kunt werken. Volg de installatie-instructies van GitHub CLI en open een nieuw terminalvenster. Log in op je GitHub-account met de opdracht:

Volg de instructies en bevestig in je browser dat je GitHub CLI toegang wilt geven tot je GitHub-account.

Je kunt een lijst opvragen van je huidige codespaces met de opdracht:

Dit toont voor al je codespaces de naam, de repository, de branch en de toestand (actief of gestopt). Je kunt ook met ssh (Secure SHell) op een codespace inloggen. Voer daarvoor deze opdracht uit en selecteer de gewenste codespace uit de lijst:

Indien de codespace niet actief is, wordt deze eerst gestart. Dit werkt alleen als de codespace een ssh-server draait. Je kunt ook een codespace stoppen met deze opdracht (waarbij je achter de optie -c de naam van de codespace opneemt):

9 Standaard devcontainer

Ook voor repository’s die geen configuratie voor een devcontainer hebben, kun je een codespace starten. We illustreren dit met de repository Bluetooth Numbers Database van Nordic Semiconductor. Maak op dezelfde manier als in stap 2 een codespace met een klik op Create codespace on master. De standaardbranch is hier namelijk master.

Omdat de repository geen devcontainer heeft geconfigureerd, start GitHub Codespaces een virtuele machine op met een standaardimage van het besturingssysteem. Daarin zijn de nodige ontwikkeltools voor Python, Node.js, JavaScript, TypeScript, C++, Java, C#, F#, .NET Core, PHP, Go, Ruby en Conda geïnstalleerd. Voor de meeste repository’s kun je dus direct aan de slag om eraan te werken in de cloud.

10 Je eigen devcontainer definiëren

Voor je eigen projecten kun je ook zelf een devcontainer definiëren, waarmee je dan een codespace aanmaakt. De eenvoudigste manier daarvoor is dat je je repository in Visual Studio Code opent, lokaal of terwijl je in een codespace werkt. Doe je dat lokaal, dan moet je eerst de extensie Dev Containers in Visual Studio Code installeren.

Open het opdrachtpalet met Ctrl+Shift+P (of F1 in de browser) en zoek op dev container. Als je lokaal werkt, klik je op Dev Containers: Add Dev Container Configuration Files. Als je in een codespace werkt, klik je op Codespaces: Add Dev Container Configuration Files. Klik op Create a new configuration, waarna je een lijst met enkele voorgedefinieerde devcontainers krijgt. Klik op Show All Definitions om ze allemaal te bekijken. Nu kun je beginnen met typen om te filteren op de gewenste container. Voor een Python-project typ je bijvoorbeeld python, waarna je een van de Python-containers uit de lijst kiest of op het icoontje met de i klikt voor documentatie over de betreffende container.

11 Devcontainer aanmaken

We kiezen hier voor de devcontainer Python 3 devcontainers van het devcontainers-project. Als je erop klikt, kun je nog de versie kiezen. De standaardversie 3.12-bullseye draait Debian 11 (codenaam bullseye) met Python 3.12. Nadat je een keuze hebt gemaakt, kun je nog extra pakketten aanvinken om te installeren. Klik op OK, waarna Visual Studio Code een bestand devcontainer.json in de map .devcontainer aanmaakt.

Als je de repository lokaal in Visual Studio Code hebt geopend, krijg je de vraag om het project opnieuw te openen om het te ontwikkelen in een container. Daarvoor heb je Docker op je computer nodig. Heb je de repository in een codespace geopend, dan zal Visual Studio Code vragen om je container opnieuw te bouwen met de nieuwe configuratie. Klik dan op Rebuild now. Daarna draait je codespace niet meer het standaardimage, maar jouw gekozen image.

12 Aangepaste configuratie

Je kunt het configuratiebestand devcontainer.json nog uitgebreid aanpassen. Voor de documentatie van de mogelijkheden bezoek je het best de specificatie van Development Containers. Met forwardPorts kun je poorten waarop je programma luistert, forwarden naar lokale poorten op je computer. En met postCreateCommand definieer je welke opdrachten er na het aanmaken van de devcontainer moeten worden uitgevoerd. Hierin handel je bijvoorbeeld de installatie van Python-pakketten af die je project nodig heeft.

In customizations kun je instellingen voor een code-editor aanpassen. Voor Visual Studio Code stel je hier bijvoorbeeld in welke extensies je in de codespace wilt installeren. Maar ook instellingen voor de editor zelf zijn hier mogelijk, zoals welke formatter er voor code gebruikt wordt en of die automatisch wordt opgeroepen wanneer je bestanden opslaat.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).