Hoe belangrijk is antivirus nog? De dreiging van malware lijkt geen thema meer, nu Microsoft de beveiliging van Windows steeds beter op orde heeft. Bovendien voorziet het bedrijf de laatste releases van Windows zelf al van antivirus, die het ook nog eens goed doet in verschillende tests. Volstaat Microsoft Defender of is een ander product toch beter?

Twee derde van alle Nederlanders ontvangt weleens een phishingmail, een frauduleus WhatsAppbericht of een nep-sms ‘van de bank’. Waren deze berichten eerder nog gemakkelijk te ontmaskeren, steeds vaker zijn ze nauwelijks van echt te onderscheiden. Iedereen loopt dan ook dagelijks het risico erin te trappen en dat kan ernstige gevolgen hebben. Financieel tot wel duizenden euro’s schade, maar ook emotioneel, wanneer belangrijke bestanden zoals jaren aan digitale foto’s pas weer toegankelijk zijn nadat er is betaald.

Dreigingsbeeld

Maar hoe groot is nu die dreiging echt? Wij vroegen het John Pescatore, Director of Emerging Security Trends bij het opleidingsinstituut voor cybersecurity SANS. Volgens Pescatore zijn phishingaanvallen waarbij een crimineel zich voordoet als een vertrouwde persoon of zakelijke relatie, en dan probeert een gebruikersnaam en wachtwoord te ontfutselen, voor consumenten het meest bedreigend. De schade wordt daarbij onnodig vergroot doordat mensen vaak wachtwoorden hergebruiken. Volgens Pescatore richten criminelen zich op twee zaken. “De eerste zijn identiteitsgegevens zoals namen, telefoonnummers, bank- en creditkaartaccounts. Deze worden aan andere criminelen verkocht of zelf gebruikt voor fraude of financiële transacties. Het tweede doel is alles waar een privépersoon op vertrouwt en waar hij toe bereid is losgeld voor te betalen als een crimineel het met ransomware versleutelt.”

Identiteit steeds belangrijker

Een belangrijke maatregel tegen cybercrime is de beveiliging van alle apparaten die verbonden zijn met het internet. Dit geldt zeker voor de computer die als relatief open systeem meer en vaker kwetsbaarheden heeft en gevoelig is voor misbruik. Een virusscanner is daarom een verplicht onderdeel van die bescherming. Aanvankelijk berustte de werking vooral op zogeheten signatures of virushandtekeningen, kleine stukjes die code genoeg zijn om de virussen aan te herkennen. Tegenwoordig wordt veel meer naar de reputatie van een bestand gekeken, wordt het in de cloud in een sandbox getest en wordt vooral ook op het gedrag gelet.

Ontwikkelingen in de markt

Hoewel het voor de hand ligt dat een besturingssysteem zijn eigen bescherming regelt, levert Microsoft pas sinds Windows 10 standaard antivirus met het besturingssysteem mee. Microsoft Defender was lang het lachertje van de beveiligingsindustrie, maar behaalt inmiddels vergelijkbare scores als betaalde antivirusproducten. Microsoft Defender is bovendien gratis en dat laat de markt voor antivirusproducten niet onberoerd. Enkele fabrikanten, zoals F-Secure en McAfee hebben zakelijke en consumentenproducten losgekoppeld. Niet alleen om het risico te spreiden, maar ook om gericht te kunnen ontwikkelen voor de consumenten. Andere merken zoeken steun bij elkaar, zoals Norton dat inmiddels met Avast, AVG, Avira en CCleaner tot Gen Digital behoort. Dat deed ook BullGuard, maar dat merk is al van de markt gehaald.

Testmethode

Alle geteste pakketten hebben we gebruikt en beoordeeld op functionaliteit en gebruiksgemak. Elke leverancier in deze test biedt meerdere beveiligingssuites met verschillende functionaliteit. Per leverancier hebben wij het product getest met de meeste securityfuncties. Had een ander pakket wel meer functionaliteit, maar niet specifiek voor beveiliging (bijvoorbeeld systeemoptimalisatie), dan is het minder uitgebreide pakket beoordeeld. VPN is hierbij buiten beschouwing gelaten. Ter vergelijking hebben we ook Windows Defender in de tabel opgenomen.

Uiteraard is ook de beveiliging zelf belangrijk. Voor de test van de kwaliteit van de beveiliging is gebruikgemaakt van de testresultaten van de professionele antiviruslabs AV-Test en AV-Comparatives. Beide labs testen continu een grote set beveiligingsproducten op detectie, impact op het systeem, gebruiksvriendelijkheid en doen ook aanvullende tests. De resultaten zijn op hun websites voor iedereen te lezen.

Acronis Cyber Protect Home Office Advanced / Premium

Acronis Cyber Protect Home Office is een zeer uitgebreid back-upprogramma met anti-ransomware en antivirus. Behalve bestanden en mappen kan het ook partities, schijven en zelfs de hele computer back-uppen en herstellen. Dat geldt zelfs voor een eventueel besmette Windows-installatie en dat is een belangrijk voordeel van Acronis CPHO boven de meeste andere back-upprogramma’s. Er zijn drie versies van Cyber Protect Home Office en alle drie bevatten antiransomware, maar alleen Advanced en Premium bevatten ook echt antivirus. Het verschil tussen de laatste twee zit in enkele zeer geavanceerde back-upfuncties en 1 TB in plaats van slechts 50 GB cloudopslag. Als beveiligingssuite is Cyber Protect Home Office bijna te onzichtbaar. Identiteitsbescherming ontbreekt nog, dat wordt nu alleen in de VS aangeboden. Nieuwe gebruikers kunnen beter geholpen worden het maximale uit het programma te halen. Kies je voor Cyber Protect Home Office, dan wil je als het eens misgaat wel zeker weten dat je de goede back-ups hebt gemaakt. Dat is nu door de technische insteek van het programma niet gegarandeerd.

Pluspunten

Minpunten

F-Secure Total

Ook F-Secure heeft afscheid genomen van de zakelijke producten en richt zich nu met Internet Security en F-Secure Total volledig op consumenten. Internet Security doet alleen antivirus en antiransomware, Total bevat ook privacy- en identiteitsbescherming. Het is de completere keuze met antiphishing, veilig bankieren, ouderlijk toezicht, een wachtwoordmanager, een scanner voor identiteitsgegevens in datalekken en een uitgebreide én onbeperkte VPN. Het programma is eenvoudig te gebruiken, maar kan via de instellingen helemaal worden aangepast.

Pluspunten

Minpunten

Bitdefender Premium Security Plus

Premium Security Plus is een zeer uitgebreid beveiligingspakket zonder overbodige franje. Het biedt antivirus en een ransomwarebescherming die beschadigde bestanden automatisch terugzet. Verder is alles wat je aan beveiliging en privacybescherming wilt hebben aanwezig, zoals de webcam- en microfoonbeveiliging, antidiefstal, een kwetsbaarhedenscanner, een wachtwoordmanager, ouderlijk toezicht en bankierenbescherming. Dit alles in een heldere en overzichtelijke interface. De identiteitsbescherming is daarbij zeer uitgebreid. De onbeperkte VPN is een leuk extraatje. Een voorbeeld van hoe beveiliging wel moet. Back-up ontbreekt en de privacybescherming zou geïntegreerd mogen worden in de app, deze is nu alleen via de online portal beschikbaar.

Pluspunten

Minpunten

Avira Prime

Op het moment dat de meeste concurrenten het aan Windows overlaten, introduceert Avira een nieuwe firewall. Avira is vooral bij de andere Gen Digital-producten gaan shoppen, want net als de firewall is ook de ‘veilige browser’ een kopie van hetzelfde onderdeel bij Avast en AVG. Het heeft dus ook dezelfde irritaties, zoals de ‘veilige’ Avira Safe Search-zoekmachine die toch vooral meer advertenties en minder goede zoekresultaten oplevert. De webcambeveiliging ontbreekt helaas. Dat geldt dan weer niet voor de wachtwoordmanager, de software-updater, enkele onderdelen om de prestaties van het systeem te verbeteren en de privacy-assistent die op het darkweb speurt naar gestolen identiteitsgegevens.

Pluspunten

Minpunten

Eset Smart Security Premium

Eset is een genot om zaken mee te doen. Navolgbare prijzen voor elk gewenst aantal pc’s én een logische opbouw in de producten waarvan Smart Security Premium ook echt de meeste beveiligingsfuncties biedt. Het beschermt tegen virussen en malware en gebruikt daarvoor ook geavanceerde technieken als machine learning, reputatiescanning en sandboxing in de cloud. Aanvullend is er veilig internetbankieren, wordt phishing bestreden en is er een wachtwoordmanager. Het gebruiksgemak scoort net even lager dan enkele concurrenten. Nog dit jaar gaat Eset over naar drie nieuwe pakketten: Home Security Essential, Security Premium en Security Ultimate. De laatste biedt dan ook VPN en krijgt in 2024 identiteitsbescherming.

Pluspunten

Minpunten

G Data Total Security

G Data Total Security is het meest uitgebreide pakket dat wordt aangeboden. De wachtwoordmanager is het meest relevante deel van de extra’s, voor versleuteling van lokale bestanden en controle van usb-apparaten geldt dat minder. Als enige in de test scant G Data met twee engines, de eigen engine en die van Bitdefender. Gezien de goede resultaten van de Bitdefender-engine, is de vraag waarom G Data dit nog altijd doet. In het verdere gebruik voelt het product wat gedateerd aan. De wachtwoordmanager is beperkt en met de back-upfunctie lukt het niet verbinding met een NAS te maken. Specifieke functies voor indentiteitsbewaking ontbreken. Zo lijkt Internet Security uiteindelijk toch de beste keuze te zijn, omdat de beveiligingsfuncties wel goed werken, maar de rest beter moet.

Pluspunten

Minpunten

Avast Premium Security en AVG Internet Security

Avast en AVG waren al nagenoeg hetzelfde programma voordat ze samen opgingen in Gen Digital. AVG is iets opgeruimder en vriendelijker dan Avast, dat werkelijk in elk scherm wel probeert je tot aankoop van aanvullende functies en pakketten te verleiden. Dit is het vervelendste wanneer beide programma’s melden dat er fouten zijn, maar ze deze pas na aanschaf van een extra pakket kunnen oplossen. Of wanneer de nieuwe veilige bankmodus met elke browser werkt, maar de lay-out je toch verleidt de Avast/AVG Secure Browser te installeren.

Het is jammer dat beide programma’s zo misbruikt worden als aanzet voor koppelverkoop, want de beveiligingsfuncties zoals de webcambeveiliging en de sandbox om verdachte programma’s te testen zijn overwegend best bruikbaar. Het was al bekend dat AVG en Avast anonieme gebruikersgegevens verhandelden, maar nu is Avast zelfs voor de rechter gedaagd voor het verkopen van die gegevens aan derden. De pr van moederbedrijf Gen Digital traineerde de communicatie hierover zolang dat er op het moment van schrijven nog altijd geen inhoudelijke reactie was.

Pluspunten

Minpunten

McAfee+ Advanced

Bijna afgeschreven toen Intel het losliet, laat McAfee zien springlevend te zijn. Het vernieuwt dit najaar het hele productaanbod en richt zich zeer nadrukkelijk op privacy en identiteitsbescherming. Dat gaat zelfs zover dat, wanneer je identiteit gestolen wordt, experts van McAfee je helpen het te herstellen. Het bedrijf introduceert een ‘persoonlijke beschermingsscore’ die afhankelijk van de instellingen en acties die je uitvoert, hoger of lager wordt. Van de focus op apparaten naar focus op mensen dus, al blijven apparaten belangrijk. De nieuwe versies ondersteunen namelijk nu ook computers met een ARM-processor, zoals sommige Windows-laptops en Chromebooks. Lastig is dat een deel van de functionaliteit in het programma zit en een deel online is. Dit leidt tot veel wisselen en soms niet weten waar een functie zit. Het verschil tussen McAfee+ Premium, Advanced en Ultimate zit ’m vooral in de hulp bij incidenten. Premium is de eenvoudigste en deze zal voor de meeste mensen voldoende zijn. McAfee is ongekend innovatief, maar moet haar gebruikers onderweg niet verliezen. Als dat lukt, zet het een nieuwe standaard.

Pluspunten

Minpunten

Norton 360 Premium

Behalve Norton Antivirus zijn er drie smaken Norton 360: Standard, Deluxe en Premium. Het verschil zit ’m niet in de antivirus en antiransomware, maar in aantallen apparaten, wel of geen VPN en de bewaking voor gelekte privégegevens. Waren de Norton-programma’s enkele jaren geleden nog heel overzichtelijk en zakelijk, inmiddels zijn ze dat niet meer. Net als bij McAfee schakel je tussen programma’s en onlinediensten en bij Norton ook nog tussen Engels en Nederlands. En alsof dat niet genoeg is, begint het nu ook met reclames voor aanvullende producten, zoals Norton Driver Updater, Utilities en Antitrack. Zelfs enige scareware dat het systeem zonder deze extra’s niet optimaal presteert, is aanwezig. Norton 360 is geen slecht beveiligingsproduct, maar de ervaring gaat hiermee wel snel achteruit. Dat we ook na vele weken vragen aan hun pr, nog geen enkel antwoord hebben op onze vragen, past daar wel bij.

Pluspunten

Minpunten

Trend Micro

Bij Trend Micro zijn de consumenten en de zakelijke producten al heel lang van elkaar gescheiden en dat resulteert in een wat eigenzinnig antivirusproduct met een beperkte aanvullende functionaliteit. Zo is er wel een privacyscanner, maar deze controleert alleen of de accountinstellingen van Facebook, Twitter en LinkedIn optimaal zijn. De andere sociale media doen niet mee en zoeken naar gelekte informatie is er al helemaal niet bij. Er is een speciale browser voor veilig online betalen, maar die opent niet als je naar een banksite gaat. Dat moet je zelf doen. Om gegevens tegen ransomware te beschermen, moet de gebruiker zelf specifieke mappen aanwijzen die extra bewaakt moeten worden.

Pluspunten

Minpunten

Resultaten

In onderstaande afbeelding vind je de testresultaten van de beveiligingsproducten. 

Conclusie

De kwaliteit van de beveiligingsmaatregelen in Windows is de laatste jaren snel beter geworden. Wie dat wil, kan nu zelfs zonder extra maatregelen veilig computeren. De aanbieders van antivirusproducten weten dit en leggen steeds minder nadruk op de pure bescherming tegen virussen en ransomware. Hun kansen liggen bij de nieuwe dreigingen zoals phishing en identiteitsfraude. De snelheid en kwaliteit waarin zij deze omslag maken, wisselt. Wie nu een allround beveiligingsproduct zoekt dat goede bescherming biedt en nieuwe uitdagingen niet uit de weg gaat, is met Bitdefender Premium Security Plus het best geholpen, maar ook F-Secure Total is een prima keuze. McAfee+ is het meest innovatief, maar heeft nog even de tijd nodig om te laten zien of de omslag echt succesvol is.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).