Op je computer, tablet en mobiel staat genoeg informatie die je waarschijnlijk liever voor jezelf houdt. Denk aan persoonlijke gegevens, zoals je identiteitsbewijs, financiële gegevens, foto’s, video’s en correspondentie. De oplossing? Een omgeving creëren waarin je je bestanden optimaal beveiligt, vergrendelt en afschermt.

Uiteraard beveilig je je apparaten met een pincode of wachtwoord. Er zijn echter ook slimme manieren om je kostbare bestanden nog beter te beschermen. In dit artikel bekijken we de handige mogelijkheden voor de computer, tablet en telefoon. Houd er rekening mee dat je eventuele wachtwoorden goed bewaart. Als je je wachtwoord onverhoopt kwijtraakt, is de kans namelijk klein dat je nog toegang krijgt tot je data.

Persoonlijke kluis

Als je Microsoft OneDrive voor je online opslag gebruikt, dan kun je de Persoonlijke kluis activeren. Hierin plaats je je documenten, foto’s en video’s. De app van OneDrive werkt op onder meer Windows, iPhone en Android. De Persoonlijke kluis is standaard uitgeschakeld; je moet deze dus wel nog even aanzetten.

Uiteraard is OneDrive zelf ook beveiligd, maar met de Persoonlijke kluis voeg je nog een extra beveiligingslaag toe. De kluis is beveiligd met een tweestapsverificatie, ongeacht of je al bent aangemeld op je computer of telefoon. Ook wordt de map na drie minuten automatisch op je mobiel vergrendeld. Bij de computer is dit na twintig minuten. Verlies je je laptop of telefoon, dan is de kans dus kleiner dat kwaadwillenden de geopende map kunnen bekijken. Gebruik je de Persoonlijke kluis op je mobiel, dan kun je deze ontgrendelen via biometrie, zoals je vingerafdruk.

Prettig aan OneDrive is de mogelijkheid om de dienst op zowel je computer als telefoon te gebruiken. In het systeemvak van de Windows-taakbalk open je de OneDrive-app. Als je de Persoonlijke kluis nog niet hebt gebruikt, verschijnt er nu een uitnodiging voor de kluis en klik je op Aan de slag. Zie je de melding niet of heb je deze in het verleden weggeklikt? Open dan Verkenner (gebruik hiervoor de toetscombinatie Windows-toets+E) en zoek aan de linkerkant naar OneDrive. Klik op Persoonlijke kluis. Doorloop vervolgens de stappen van de wizard.

OneDrive controleert je identiteit en stelt de tweefactorauthenticatie in, als dit nog niet is gebeurd. Die tweefactorauthenticatie wordt telkens gebruikt bij het openen van de kluis. Hierna wordt de Persoonlijke kluis geopend en kun je je bestanden erin onderbrengen. Je kunt de Persoonlijke kluis ook activeren via je telefoon. De stappen zijn vergelijkbaar, maar in dit geval vraagt OneDrive je om ook een pincode aan te maken.

Sesam open u

Het openen van de kluis is vanaf nu eenvoudig. Klik met de rechtermuisknop op het pictogram van OneDrive in het systeemvak en kies Persoonlijke kluis ontgrendelen. Nadat je je hebt geverifieerd, opent het venster met bestanden. Zoals je hebt gelezen, werkt de Persoonlijke kluis ook op je mobiele apparaten, zoals Android-telefoon en iPhone. In de app van OneDrive kies je voor de tab Bestanden. Tik hierna op Persoonlijke kluis.

Via je telefoon kun je snel belangrijke persoonlijke documenten – zoals paspoort en rijbewijs – scannen en opslaan in de kluis. In het hoofdscherm van Persoonlijke kluis vind je een overzicht van aanbevolen bestanden. Tik op Scannen bij een document om het vast te leggen. De lijst met suggesties is groter dan standaard wordt getoond. Tik op Alle suggesties weergeven om de volledige lijst te zien. Maak je gebruik van de gratis versie van OneDrive, dan kun je maximaal drie bestanden in de vergrendelde map plaatsen. Bij de betaalde versie van de opslagdienst is er geen limiet.

Extra instellingen

De mobiele versie van de Persoonlijke kluis kent iets meer instelmogelijkheden om de beveiliging nóg strenger te maken. Open de instellingen van OneDrive en blader naar de sectie Beveiliging. Tik op Persoonlijke kluis. Activeer de optie Vergrendelen bij afsluiten, zodat de map altijd wordt vergrendeld als je de app niet meer gebruikt. Tik hierna op Kluis automatisch vergrendelen. Nu kun je de standaardperiode van drie minuten aanpassen in een kortere en daarmee strengere tijdsduur, bijvoorbeeld 1 minuut of 2 minuten. De andere kant op kan ook: maximaal 10 minuten is mogelijk.

Je kunt overigens de kluis op elk moment eerder afsluiten. Tik hiervoor in het scherm van de Persoonlijke kluis op de titel bovenin en kies Vergrendelen. Wil je de Persoonlijke kluis beveiligen met een pincode en niet meer met je vingerafdruk? Zet dan in het instellingenscherm de schuif op Uit bij Biometrie gebruiken. In hetzelfde scherm vind je ook de mogelijkheid om de Persoonlijke kluis uit te schakelen, als je deze niet meer wilt gebruiken. Tik op Persoonlijke kluis uitschakelen.

Foto’s beveiligen

Google Foto’s biedt je de mogelijkheid om persoonlijke foto’s in een afgeschermde map te plaatsen. Deze functie kun je activeren als je de app gebruikt op je iPhone vanaf versie 15, of op je Android-toestel vanaf versie 6. Eenmaal geactiveerd, worden de vergrendelde foto’s niet meer getoond in het overzichtsvenster en niet meer opgenomen in andere functies, zoals herinneringen. Google Foto’s schermt het materiaal ook af voor de zoekfunctie van je telefoon en voor de andere apps die toegang tot je foto’s vragen.

Open Google Foto’s en tik op Bieb. Tik op Vergrendeld en daarna op Vergrendelde map instellen. De app vraagt of je een back-up wilt maken van de inhoud. Ook de back-up wordt vergrendeld. Je kunt hiermee je foto’s meenemen naar een nieuw apparaat. Je behoudt met deze optie ook de foto’s als je de app verwijdert: het is dus verstandig om te kiezen voor Back-up aanzetten.

Zodra de vergrendelde map is geactiveerd, plaats je hierin de foto’s die je wilt afschermen. Tik op Items verplaatsen. Je map met huidige foto’s verschijnt. Selecteer de foto’s en kies voor Verplaatsen. Je kunt de foto’s ook later verplaatsen vanuit de overzichtsweergave. Tik dan lang op een foto en kies in de menubalk voor Verplaatsen naar vergrendelde map.

Direct vergrendelen

Afhankelijk van je telefoon, kun je de foto’s tijdens het maken direct in de vergrendelde map laten zetten. Onder meer de eigen Pixel-telefoons van Google bieden deze functionaliteit. Open de app Camera en houd je vinger ingedrukt als je links in het venster tikt op de laatst gemaakte foto. De optie Opslaan in verschijnt. Kies voor Vergrendelde map. Je ziet aan het slotje dat de foto in de vergrendelde map is gezet.

Uiteraard heb je in Google Foto’s toegang tot de map met gearchiveerde items. Deze verschilt van de vergrendelde map. Items in de archiefmap kunnen in theorie nog wel worden geopend door andere apps en andere gebruikers. Ook kunnen deze nog worden getoond bij een zoekactie.

Apples vergrendelde map

Maak je gebruik van een iPhone, iPad of macOS? Apple biedt je een aantal opties om je foto’s af te schermen. Bij de recentste versies van deze besturingssystemen (vanaf versie 16) is er de standaard vergrendelde map Verborgen aanwezig. Je hoeft deze map dus niet apart te activeren. De werking is relatief eenvoudig.

Open de app Foto’s en selecteer het materiaal dat je wilt afschermen. Tik vervolgens op de knop Meer (herkenbaar aan de drie puntjes) en kies Verberg. Bevestig met een tik op Verberg foto’s. Je kunt de map nu openen via de app Foto’s. Zorg ervoor dat de mapweergave links in het scherm wordt getoond (via de deelvensterknop linksboven). In de sectie Andere tik je op Verborgen. Geef de vereiste pincode op of gebruik Face ID om je identiteit te verifiëren.

Mogelijk vind je het niet prettig dat de map Verborgen continu zichtbaar is in de gebruikersomgeving. Gelukkig kun je de vergrendelde map verbergen. Open de instellingen van iOS en kies Foto’s. Zet de schuif op Uit bij Toon verborgen album. Op een Mac is dit andersom: hierbij wordt de map standaard niet getoond, tenzij je deze via het instellingenvenster voor Foto’s weer zichtbaar maakt.

Iobit Protected Folder

Om een afgeschermde map te maken met bestanden, kun je ook gebruikmaken van Iobit Protected Folder. De software werkt op zowel Windows 10 als Windows 11 en stelt je in staat om belangrijke bestanden af te schermen met een wachtwoord. Op de website van de makers vind je een proefversie. Ben je tevreden met de werking, dan kun je het programma voor ongeveer 20 euro aanschaffen.

Eenmaal geïnstalleerd, geef je een sterk wachtwoord op. Hierna opent het hoofdvenster. Klik op Add om je bestanden toe te voegen. Je kunt de bestanden ook zelf naar het venster slepen. Zoals voor alle programma’s geldt: controleer de werking eerst met testbestanden en nog niet met je waardevolle documenten. Pas wanneer je tevreden bent over de werking, ga je aan de slag met de daadwerkelijke bestanden.

Onder in het venster lees je op welke wijze de bestanden zijn beveiligd. Zo zie je bij Status de termen Hide, Deny Read en Deny Write staan. De map wordt verborgen en zonder toegang kunnen er geen bestanden worden toegevoegd of aangepast.

Heb je de map gevuld met de bestanden die je wilt beschermen? Kies dan voor Lock & Exit. Via Options (rechtsboven in het venster) zet je de beveiliging nog meer naar je hand. Standaard wordt de vergrendelde map verborgen in Verkenner. Wil je de map wel zien, zet dan de schuif op Off bij Hide for Explorer or other programs.

VeraCrypt

VeraCrypt mag niet ontbreken in onze tocht langs de beste manieren om je persoonlijke gegevens extra af te schermen. Met het programma maak je versleutelde volumes op je harde schijf. Vergelijk het met een partitie die extra is afgeschermd. Eerlijk is eerlijk: VeraCrypt is in de praktijk hoofdzakelijk gericht op de wat meer gevorderde gebruiker, want het aantal mogelijkheden is heel uitgebreid.

VeraCrypt maakt gebruik van containers: dit zijn de afgeschermde gedeelten waarin je de bestanden plaatst. Na installatie kies je voor Volume maken: je geeft in de wizard aan welke onderdelen moeten worden beschermd. Kies daarna voor Een versleutelde bestandscontainer aanmaken.

Overigens kun je ook een volledige partitie afschermen, dan kies je voor Een niet-systeempartitie/schijf versleutelen. Volg de stappen van de wizard om de container te maken en je bestanden te versleutelen. Ook hier geldt: probeer het eerst altijd met testbestanden en pas met de persoonlijke bestanden als je zeker bent van je zaak.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).