Tekstverwerkers als Microsoft Word of LibreOffice Writer zijn prima te gebruiken om langere teksten netjes op te maken of zelfs mooi vorm te geven. Maar zodra het aankomt op het echte ‘desktoppublishing’, het ontwerpen van professioneel ogende (print)publicaties, wordt het wat lastiger. Dan ben je beter af met een gespecialiseerd dtp-pakket. We leggen uit hoe je een tijdschrift ontwerpen kunt met het gratis Scribus.

Tip 01: Installatie

De beste dtp-softwarepakketten zijn QuarkXPress en Adobe InDesign, maar het nadeel daarvan is dat ze behoorlijk prijzig zijn. Het opensource-programma Scribus mag dan iets minder krachtig zijn, het is wel helemaal gratis. De eerste versie verscheen al zo’n 20 jaar geleden voor Linux, maar intussen zijn er ook edities voor macOS en Windows beschikbaar. 

We gaan aan de slag met deze laatste, waarvoor er zowel een 32- als 64bit-versie beschikbaar is, evenals een portable editie. Zo’n anderhalf jaar geleden verscheen versie 1.5.7. Die is weliswaar nog steeds in bèta, maar naar onze ervaring al behoorlijk stabiel. Download Scribus hier. Wij kiezen voor Windows 64 Bit (7, 8, 10). Kies, nadat je het exe-bestand binnengehaald hebt, tijdens de installatie voor Nederlands en bij voorkeur ook voor Full (met vier vinkjes).

De allereerste opstart duurt behoorlijk lang, omdat Scribus een ‘font cache’ creëert. Krijg je de melding dat Ghostscript ontbreekt, dan kun je die later installeren (kies hier de AGPL Release). Deze module is bijvoorbeeld nodig voor de import van eps-afbeeldingen en om voorvertoningen van PostScript Print te bekijken.

©PXimport

Tip 02: Sjabloon

Wanneer je Scribus opstart, verschijnt direct het venster ‘Nieuw document’, maar om het programma eerst wat beter in de vingers te krijgen, kun je dit gerust weer sluiten.

Selecteer in het hoofdvenster Bestand / Nieuw van sjabloon. Kies hier bijvoorbeeld Brochures. Je zult zien dat er twee afzonderlijke ontwerpen te vinden zijn: het voorblad (cover) en een ontwerp voor de eigenlijke inhoudspagina’s (het binnenwerk). Dat is niet geheel toevallig. Binnen de dtp-wereld hanteer je voor het voorblad en de inhoudspagina’s altijd een verschillend ontwerp, en dat gaan we dus ook in dit artikel doen. 

Open gerust een paar sjablonen en bekijk hoe ze zijn samengesteld. Zo’n sjabloon vertelt je al veel over hoe Scribus, en ook de meeste andere dtp-pakketten, werken. Je voorziet het bestand eerst van de nodige kaders, waarna je de gewenste afbeeldingen of tekst hierin plaatst. 

Met de vergrootglasknoppen onderaan kun je snel in- en uitzoomen. Merk ook op dat veel sjablonen uit twee delen bestaan: een voor de linker- en een voor de rechterpagina’s. Bij gedrukte publicaties verschilt namelijk de lay-out van linker- en rechterpagina’s. 

©PXimport

Tip 03: Documenteigenschappen

Na de eerste kennismaking met dtp en Scribus, is het de hoogste tijd om zelf aan de slag te gaan. Kies hiervoor Bestand / Nieuw. Wij gaan uit van een dubbelzijdige publicatie, en kiezen dus voor Facing pages. Eerste pagina is stel je in op Rechter pagina, dit wordt de cover. Ga na of Grootte en Oriëntatie naar wens zijn: standaard is dat A4 (kies Aangepast om zelf de breedte en hoogte in mm in te vullen) en Staand.

Bij Marge hulplijnen vul je de marges in tot aan het afdrukbare gedeelte. Wil je de publicatie straks op je eigen printer afdrukken, haal de juiste waarden dan op met de knop Printer marges. Op het tabblad Afloop kun je nog de snijmarges instellen. Op www.bit.ly/snijmarges bijvoorbeeld vind je meer uitleg over snijmarges.

©PXimport

Tip 04: Afbeeldingsframe

Na je bevestiging met OK staat het document voor je klaar, maar uiteraard is dit nog leeg en moet je dit zelf opvullen met allerlei afbeeldingen en tekst. Elk van deze objecten breng je, zoals gezegd, in een kader onder. Selecteer Beeld / Grid and Guides / Raster tonen en Hulplijnen tonen om die kaders precies de juiste plek neer te kunnen zetten.

Stel dat je een achtergrondafbeelding voor je cover wilt. Je kiest dan Invoegen / Afbeeldingsframe en sleept dit kader over de pagina. Met F2 roep je een handig eigenschappenvenster op waarin je onder meer het kader een naam kunt geven. Rechtsklik nu op dit kader, kies Afbeelding verkrijgen en importeer de afbeelding. 

Klik met rechts op de afbeelding en kies Afbeelding aan frame aanpassen om het de maximale grootte binnen het kader te geven of kies Content properties (F3) / Vrije schaal om de grootte handmatig aan te passen. Hier tref je ook de knop Afbeeldingseffecten aan, met een stuk of twaalf ‘special effects’. 

Vanuit het eigenschappenvenster van het kader kun je verder nog allerlei andere aspecten aanpassen, zoals de positie, rotatie, slagschaduw, lijn, transparantie enzovoort.

©PXimport

Tip 05: Vormen en kleuren

Met alleen een achtergrondafbeelding heb je natuurlijk nog geen cover ontworpen. Daar moeten uiteraard nog andere onderdelen bij, zoals een (onder)titel of titels van artikelen die je in je publicatie behandelt. Hiervoor kun je vormen gebruiken. Die voeg je toe via Invoegen / Vorm / Standaardvormen. Je vindt er naast enkele driehoeken, ook een cirkel en een rechthoek. 

Teken de gewenste vorm op de cover en benoem elk kader via het bijbehorende eigenschappenvenster. Je kunt in dit venster ook de lijn- en vulkleur naar wens aanpassen. Het aantal kleuren lijkt beperkt, maar dat is maar schijn. Ga naar Bewerken en kies Kleuren en vulling. Klik op een willekeurige kleur en kies Toevoegen. Kies een geschikte kleur – bij voorkeur uit het Kleurmodel CMYK – en geef die een naam. Bevestig met OK (2x).

Wil je snel meerdere vormen op je pagina invoegen, dan kan dat als volgt. Selecteer de eerste vorm en ga naar het menu Item / Duplicate/Transform / Dupliceren. Deze gedupliceerde vorm kun je eenvoudig verder aanpassen vanuit het eigenschappenvenster. 

Om ongewenste wijzigingen aan een vorm te voorkomen, vind je in de rubriek X, Y, Z van het eigenschappenvenster enkele knoppen, zoals Naar voorgrond, Naar achtergrond (handig bij deels overlappende vormen), Horizontaal / Verticaal spiegelen en Object vergrendelen of losmaken.

©PXimport

Tip 06: Tekstframe

Het is een goed idee om bijvoorbeeld tekst en (achtergrond)afbeeldingen in afzonderlijke lagen te plaatsen, zodat bewerkingen op de ene laag de andere niet verstoren. Een extra laag creëer je vanuit het menu Vensters / Lagen / Voeg nieuwe laag toe. Dubbelklik in de kolom Naam om de laag te benoemen. Vanuit de statusbalk onderin maak je de gewenste laag actief. 

Vervolgens kies je Invoegen / Tekstframe en teken je een geschikt kader voor je tekst. Dubbelklik hierin om je tekst in te tikken of, beter nog, druk in de gereedschapsbalk op het knopje Edit Text with Story Editor (sneltoets Ctrl+T), voor de ingebouwde teksteditor. Ben je klaar, druk in dit venster dan op het knopje met het vinkje.

Vanuit het venster Content Properties kun je deze tekst nu mooi vormgeven, vanuit rubrieken als Kleur & effecten, Alinea-effecten, Kolommen & Tekstafstanden en Geavanceerde instellingen. In deze laatste categorie kun je onder meer de regel- en letterafstand aanpassen. Om aanpassingen uitsluitend op een tekstselectie uit te kunnen voeren, druk je in de gereedschapsbalk op het knopje Frameinhoud bewerken (sneltoets E).

©PXimport

Tip 07: Sjabloonhulplijnen

Als je tevreden bent over je cover, kun je verder met het binnenwerk; de inhoud van je publicatie. Je zou die pagina’s een voor een kunnen ontwerpen, maar veel gemakkelijker is het om met paginasjablonen te werken. Eén voor elke pagina die je min of meer van dezelfde lay-out wilt voorzien. Ga hiervoor naar het menu Bewerken / Sjablonen, druk op het knopje Voeg een nieuw paginasjabloon toe, geef het sjabloon een naam en kies Linkerpagina (of Rechterpagina).

Om alvast bepaalde onderdelen, zoals tekstkolommen (waarover meer in tip 9), een geschikte plaats te geven, kun je het beste werken met hulplijnen. Open hiervoor het menu Pagina en kies Hulplijnen beheren. Druk op de knop Toevoegen bij Horizontalen en/of Verticalen en vul de afstand vanaf de bladrand in. Plaats een vinkje bij Hulplijnen vastzetten om te voorkomen dat je ze per ongeluk verplaatst. Via Verwijderen haal je een verkeerd geplaatste hulplijn weer weg. Sluit dit dialoogvenster zodra je alle hulplijnen geplaatst hebt. Zet tot slot in het Pagina-menu een vinkje bij Magnetische huplijnen om objecten gemakkelijk netjes te kunnen uitlijnen.

Zodra je publicatie uit meerdere pagina’s bestaat, wil je ze waarschijnlijk een nummering meegeven. Dat kan als volgt. Maak op je paginasjabloon een klein tekstkader, bijvoorbeeld linksonder (op een linkerpagina). Met de sneltoets Ctrl+Alt+Shift+P kun je vervolgens automatisch een paginanummer aan dat kader toevoegen. 

Herhaal deze procedure voor pagina’s met een andere lay-out en voor de rechterpagina’s als je een dubbelzijdige publicatie maakt. Overigens kent Scribus nog heel wat andere handige en aanpasbare sneltoetsen. Je vindt ze via Bestand / Voorkeuren / Sneltoetsen.

©PXimport

Tip 08: Paginabeheer

Heb je alle hulplijnen, paginanummers en eventueel andere terugkerende objecten op je paginasjabloon toegevoegd, druk dan onderaan het venster Paginasjablonen beheren op de knop Terug naar normale paginamodus. Om ervoor te zorgen dat je voor een nieuwe pagina automatisch het juiste paginasjabloon gebruikt, ga je naar Venster en kies je Paginatablet. 

In het dialoogvenster Rangschik pagina’s vind je de aangemaakte paginasjablonen terug. Klik er eventueel met rechts eentje aan en kies Paginavoorbeelden tonen om de visuele weergave ervan te bekijken. Je hoeft nu alleen maar het gewenste sjabloon uit het bovenste paneel naar het onderste paneel te verslepen, tot je een blauw vakje ziet verschijnen. Om een pagina weer weg te halen, versleep je hem naar het vuilnisbakicoontje rechtsonder.

©PXimport

Tip 09: Kolommen en stijlen

Om nu tekstkolommen aan je pagina toe te voegen, teken je een kader dat je mooi langs de in tip 7 gezette hulplijnen plaatst. Doordat je daar ook de magnetische hulplijnen aangezet hebt, ‘klikt’ zo’n kader er vaak meteen aan vast. Het kader kun je verder instellen in het venster Teksteigenschappen (F3). Open daarna de rubriek Kolommen & tekstafstanden, waar je bij Kolommen het gewenste aantal tekstkolommen invult (bijvoorbeeld 2). Bij Tussenruimte vul je de afstand in mm in die overeenkomt met de afstand tussen de eerder getekende hulplijnen.

Creëer nu ook op de andere pagina’s tekstkaders. Dat kan op de zojuist beschreven werkwijze, maar sneller is het via het menu Bewerken / Kopiëren en Bewerken / Plakken of via het menu Item / Dublicate/Transform / Dupliceren, waarna je het gedupliceerde kader naar de gewenste plek versleept. In principe kun je nu je tekst in de kolommen ‘gieten’, maar het is handiger om eerst de alineastijlen van die tekst vast te leggen. Ga hiervoor naar Bewerken / Stijlen (F4).

In het venster Stijl manager druk je op de knop Nieuw en kies je Alineastijl. Geef de stijl een geschikte naam mee en stel alle eigenschappen naar wens in op de tabbladen Eigenschappen, Alinea-effecten en Tekenstijl. Bevestig met Gereed. Je kunt op deze manier diverse stijlen ontwerpen voor alineateksten, koppen, onderschriften enzovoort.

©PXimport

Tip 10: Opvulling

Nu je kaders, kolommen en stijlen gemaakt hebt, is het tijd je publicatie van de eigenlijke tekst te voorzien. Zorg ervoor dat je de tekst al ergens klaar hebt staan, bijvoorbeeld in een Word-document, zodat je hem eenvoudig kunt importeren in Scribus. Om de tekst te importeren, klik je met rechts in een tekstkolom en kies je Tekst verkrijgen, waarna je naar het tekstbestand verwijst. 

Om nu een eerder gemaakte tekststijl op deze tekst toe te passen, selecteer je het tekstkader en open je het venster met de teksteigenschappen. Bovenaan kies je vervolgens de gewenste stijl uit het uitklapmenu. Je zult zien dat de stijl direct op je tekst wordt toegepast.

Het zal je dan ook opgevallen zijn dat de tekst zich mooi over de aangemaakte tekstkolommen spreidt. Zie je onderaan de meest rechtse kolom een rood kruisje, dan vertelt dat je dat de volledige tekst niet in de kolommen past. Je kunt dan het font verkleinen, maar er is een betere oplossing.

Selecteer het tekstkader, druk in de gereedschapsbalk op het knopje Tekstframes koppelen (sneltoets N) en klik met de aangepaste cursor op het tekstkader (op een volgende pagina) waarin je de tekst verder wilt laten doorlopen. Herhaal dit tot alle tekst is geplaatst.

©PXimport

Tip 11: Tekstomloop

Als je een afbeelding in je publicatie wilt zetten, is het wel zo mooi als de tekst netjes rond de afbeelding komt te staan. Teken daarvoor via Invoegen / Afbeeldingsframe een kader over je tekst (en kolommen). Rechtsklik in dit kader, kies Afbeelding verkrijgen, kies een afbeelding van je computer en bewerk het indien nodig (zie tip 4). Om de tekst nu rond in plaats van onder de toegevoegde afbeelding te zetten, selecteer je het betreffende afbeeldingskader en roep je via F2 de Eigenschappen op. 

Lukt het niet het afbeeldingskader te selecteren, ga dan naar Venster / Outline, en klik daar op het kader (of enig ander object). In het Eigenschappen-venster open je de rubriek Vorm en klik je bij Text Flow een van de andere icoontjes aan, tot de tekst netjes langs de afbeelding loopt.

©PXimport

Tip 12: Export

Is je publicatie helemaal af? Dan wil je hem ongetwijfeld heelhuids bij de drukker krijgen. En die verwacht een pdf-versie van je publicatie, met de juiste instellingen. Dat is gelukkig geen probleem voor Scribus. Open het menu Bestand en kies Exporteren / Opslaan als PDF. Scribus voert nu een zogenoemde preflightcontrole uit. Die kun je overigens ook op elk moment zelf uitvoeren via Bestand / Output Preview / PDF. 

Afhankelijk van de gekozen pdf-versie (raadpleeg hiervoor de dienst waar je je publicatie af wilt laten drukken), wijst Scribus je op mogelijke problemen, zoals een te lage afbeeldingsresolutie of een onlogisch gekozen paginasjabloon. Werk deze fouten eerst weg voordat je de publicatie als pdf op gaat slaan. Vervolgens kun je alle pdf-onderdelen naar wens instellen, op tabbladen als Algemeen, Fonts, Veiligheid, Kleur en Pre-press. 

©PXimport

Lange documenten in Word voorzie je natuurlijk van paginanummers. Maar wat als je project begint met een voorblad en een inhoudsopgave? Dan wil je de paginanummering misschien pas later laten starten, bijvoorbeeld bij het eerste hoofdstuk. Gelukkig kun je zelf bepalen vanaf welke pagina de nummering begint en hoe die wordt weergegeven.

Stap 1: Sectie-einde

Stel dat je de paginanummering pas op pagina vier wilt laten beginnen. Plaats dan de cursor aan het einde van de tekst op de derde pagina. Ga naar het tabblad Indeling, klik op Eindemarkeringen en kies onder Sectie-einden de optie Volgende pagina. Zo voeg je een sectie-einde toe tussen pagina drie en vier.

Stap 2: Ontkoppel de sectie

Klik in de kop- of voettekst van pagina vier. Je ziet nu het label Koptekst (Sectie 2) of Voettekst (Sectie 2) verschijnen. Zodra je dit doet, opent automatisch het tabblad Koptekst en voettekst. Klik op Aan vorige koppelen in de groep Navigatie om de kop- en voettekst van deze sectie los te koppelen van de vorige. Zo voorkom je dat de paginanummers ook op de eerste drie pagina’s verschijnen.

Stap 3: Nummering plaatsen

Plaats de cursor opnieuw in de kop- of voettekst van pagina vier waar je de nummering wilt starten. Ga naar Paginanummer, kies waar je het nummer wilt tonen (bovenaan of onderaan) en kies een stijl. Je ziet nu waarschijnlijk dat pagina vier het cijfer 4 krijgt. Dat wil je aanpassen. Klik opnieuw op Paginanummer en kies Opmaak paginanummers. Selecteer hier Beginnen bij en vul het gewenste startnummer in – in dit voorbeeld: 1. Klik op OK. Nu begint de nummering pas op pagina vier, met het cijfer 1.

De eerste drie pagina’s hebben nu geen nummering. Als je die drie pagina’s door middel van Romeinse cijfers wilt nummeren, dan ga je terug naar de allereerste pagina en weer klik je op Paginanummer. Je beslist of de nummering boven- of onderaan de pagina moet komen. In het pop-up venster Opmaakpaginanummers selecteer je bovenaan de Romeinse stijl en in het vak Beginnen bij selecteer je 1.

Vroeg of laat moet je bepaalde informatie digitaal delen. Denk aan contracten, medische gegevens of vertrouwelijke rapporten. Dat is vaak ook precies het moment waarop het mis kan gaan. Eén foutieve klik en je bestand belandt in verkeerde handen. Gelukkig zijn er slimme en relatief eenvoudige manieren om het risico te beperken, zonder paranoïde toestanden.

Lees ook: 20 tips om je online privacy te waarborgen

Om te voorkomen dat vertrouwelijke informatie terechtkomt bij onbevoegden, gebruik je bij voorkeur een combinatie van beveiligingsmaatregelen. Versleutel je bestanden vóór verzending, gebruik wachtwoorden of toegangsrechten en kies voor veilige overdrachtsdiensten in plaats van standaardmail. Beperk daarnaast de toegang tot enkel de juiste personen of groepen. Zo houd je je data echt privé, ook na verzending. 

Metadata verwijderen

Welke versie van Windows je ook gebruikt: als je gevoelige bestanden deelt, is het verstandig om eerst de metadata te wissen. Wanneer je een bestand aanmaakt, slaat het systeem automatisch extra gegevens op, zoals de naam van de auteur, de datum van de laatste wijziging, de computernaam en meer. Deze metadata kunnen onbedoeld gevoelige informatie prijsgeven.

Gelukkig kun je deze metadata in Windows Verkenner eenvoudig verwijderen. Navigeer naar het bestand dat je wilt delen. Klik er met de rechtermuisknop op en kies Eigenschappen. Of gebruik de toetscombinatie Alt+Enter. Ga naar het tabblad Details. Klik onderaan op Eigenschappen en persoonlijke gegevens verwijderen. Hier kun je ook de optie Maak een kopie waarbij alle mogelijke eigenschappen zijn verwijderd selecteren. Bevestig met OK. Hierdoor ontvang je een kopie van het bestand zonder de metadata.

➡️7-Zip

Installeren

Ben je van plan om een bestand via internet te versturen? Dan is versleuteling een slimme zet. Door een bestand te versleutelen, voorkom je dat onbevoegden toegang krijgen tot de inhoud, zelfs als ze dat per ongeluk in handen krijgen. Hoewel Windows 11 zelf versleutelingsopties biedt, zijn die alleen bedoeld voor lokale opslag en dus niet geschikt voor bestanden die je wilt delen. Gebruik daarom een externe tool zoals 7-Zip, een gratis, opensource-programma dat uitstekend werkt voor veilige compressie én encryptie.

7-Zip installeer je via de Opdrachtprompt: Open het Startmenu en zoek naar Opdrachtprompt. Klik met de rechtermuisknop op het resultaat en kies Als administrator uitvoeren. Typ de volgende opdracht en druk op Enter: winget install --id 7zip.7zip.

De tool wordt automatisch gedownload en geïnstalleerd. Zodra 7-Zip klaarstaat, kun je je bestand inpakken in een met een wachtwoord beveiligd archief (7z of zip) met sterke AES-256-encryptie. Op die manier kun je het bestand veilig versturen, bijvoorbeeld via e-mail of een cloudservice, mits je het wachtwoord apart en veilig deelt.

Versleutelen

Om 7-Zip te starten, zoek je via Startmenu naar 7-Zip File Manager. Open de app en navigeer naar het bestand dat je wilt beveiligen. Selecteer dat en klik op de groene knop Toevoegen. Onderaan, in het gedeelte Versleuteling, vul je een wachtwoord in om het bestand te beveiligen. Typ het wachtwoord twee keer ter bevestiging.

Je kunt ervoor kiezen om het wachtwoord zichtbaar te maken, zodat je zeker weet dat je geen typfouten maakt. Daarnaast kun je ook de bestandsnaam versleutelen. Dat zorgt ervoor dat zelfs de naam van het bestand niet meer herkenbaar is, wat de inhoud extra goed afschermt voor nieuwsgierige ogen. Het resultaat is een versleuteld archiefbestand - een soort digitale container - dat alleen geopend kan worden met het ingestelde wachtwoord.

Standaard blijft het originele, niet-versleutelde bestand behouden. Wil je dat automatisch laten verwijderen? Vink dan in het venster Toevoegen aan archief de optie Bestanden na inpakken verwijderen aan. Zo blijft enkel de beveiligde versie over.

Versleutelen en splitsen

Wil je nog een extra beveiligingslaag toevoegen? Dan kun je het bestand niet alleen versleutelen met 7-Zip, maar ook opsplitsen in meerdere delen. Vervolgens kun je elk deel apart versturen, eventueel zelfs op verschillende momenten of via verschillende kanalen.

Open opnieuw 7-Zip en voeg het bestand toe dat je op deze manier wilt beveiligen. Stel een encryptiewachtwoord in en bevestig dat. In het veld Opsplitsen in volumes, bytes kies je de gewenste bestandsgrootte per deel. Dit is vooral handig voor grote bestanden. Stel dat het originele bestand 40 MB groot is. Als je 10 MB opgeeft, maakt 7-Zip er automatisch vier gelabelde delen van.

Voor maximale veiligheid kun je elk deel via een andere dienst of e-mailaccount verzenden. De ontvanger selecteert alle delen in 7-Zip (houd hiervoor de Ctrl-toets ingedrukt tijdens het aanklikken) en kiest daarna Uitpakken. Zodra het juiste wachtwoord wordt ingevoerd, worden de delen automatisch samengevoegd en ontsleuteld.

➡️OneDrive

Machtigingen

Met OneDrive stel je eenvoudig machtigingenin waarmee je bepaalt wie er toegang krijgt tot het bestand dat je eerder met 7-Zip hebt versleuteld. Het delen kun je op elk moment weer stopzetten. Open OneDrive via verkenner en navigeer naar de map waarin de versleutelde container staat. Klik met de rechtermuisknop op het bestand en kies voor Delen.

In het pop-upvenster voer je het e-mailadres in van de persoon met wie je het bestand wilt delen. Je kunt ook meerdere e-mailadressen of een mailgroep invoeren. Klik vervolgens op het potloodicoon om aan te geven of de ontvanger het bestand mag Bewerken of Alleen mag bekijken. Ben je klaar? Klik dan op Verzenden. De ontvanger krijgt een e-mail met een link om het bestand te downloaden.

➡️Outlook

E-mailversleuteling

Heb je een Microsoft 365-abonnement? Dan kun je gebruikmaken van de ingebouwde versleutelfunctie in Outlook om je e-mails en bijlagen extra te beveiligen.

Open de Outlook-app en klik op Nieuwe e-mail om een nieuw bericht op te stellen.Ga eventueel naar het tabblad Invoegen en kies Bestand bijvoegen.Selecteer via Op deze computer zoeken het gewenste bestand en klik op Openen.

Daarnaga je naar het tabblad Opties bovenaan het Lint.Klik op de knop Versleutelen. Je kunt hier ook kiezen uit verschillende beveiligingsniveaus.Maak je bericht af zoals gewoonlijk en klik op Verzenden.De e-mail wordt nu automatisch versleuteld verstuurd. De inhoud is onderweg beschermd en kan alleen worden geopend door de bedoelde ontvanger.

Beveiligingsopties

Onder de knop Versleuteling zie je drie opties als je een Microsoft 365 Family- of Personal-abonnement gebruikt. De eerste optie is Niet doorsturen. Hierdoor blijft je bericht versleuteld binnen Microsoft 365 en kan de ontvanger het niet kopiëren of naar anderen doorsturen. Kies je Versleutelen, dan kunnen ontvangers met een Outlook.com- of Microsoft 365-account de bijlagen downloaden vanuit Outlook.com of de mobiele Outlook-app.

Wie een andere e-mailclient gebruikt, zoals Gmail, Thunderbird of Apple Mail, ontvangt een bericht dat er een Microsoft Office 365-versleutelde e-mail op hem wacht. Als de ontvanger op de link Bericht lezen klikt, dan schakelt hij naar het Microsoft 365 Portal voor berichtversleuteling en daar moet hij zich aanmelden met een eenmalige wachtwoordcode. Die code ontvangt hij in zijn e-mailclient en daarmee kan hij dan het bericht op de portal openen.

De derde optie is Geen machtiging ingesteld en daarmee verwijder je eerdere machtigingen. De versleutelfunctie in Outlook is ideaal voor wie snel en zonder technische omwegen gevoelige informatie wil delen binnen een professionele context. Je hoeft geen extra tools te installeren.

➡️Gmail

Vertrouwelijke modus

De extra beveiliging in Gmail heet Vertrouwelijke modus. Hiermee versleutel je je berichten, zodat alleen de bedoelde ontvanger ze kan lezen, zelfs als iemand anders toegang krijgt tot diens mailbox. Klik op Opstellen om een nieuw bericht te maken. Vul het e-mailadres van de ontvanger in, kies een onderwerp en typ je bericht. Voor je op Verzenden klikt, activeer je de extra beveiliging. Onderaan het berichtvenster zie je een aantal grijze knoppen. Helemaal rechts staat een pictogram van een slot met een wijzerplaat. Klik daarop om de Vertrouwelijke modus in te schakelen.

Gebruik je de mobiele app? Tik dan op de drie puntjes rechtsboven en kies daar het slotje. Ontvangers kunnen deze mail vervolgens niet doorsturen, kopiëren, afdrukken of downloaden. Er verschijnt ook een pop-upvenster waarin je de vervaltijd van het bericht instelt. Je kunt kiezen uit: 1 dag, 1 week, 1 maand, 3 maanden of 5 jaar. Na afloop van de gekozen periode verdwijnt het bericht automatisch uit de postbus.

Sms-beveiliging

In hetzelfde pop-upvenster kun je een extra beveiligingslaag toevoegen via de optie Toegangscode vereisen. Vink hier de optie Sms-toegangscode aan. De ontvanger kan het bericht dan pas lezen nadat hij of zij een code invoert die via sms op de mobiele telefoon wordt bezorgd. Hiermee voeg je een tweede beveiligingsfactor toe, wat het voor een indringer vrijwel onmogelijk maakt om toegang te krijgen. Die moet immers niet alleen de mailbox, maar ook de sms-berichten van de ontvanger onderscheppen. Dat is een bijzonder lastige combinatie.

Klik op Opslaan en vervolgens op Verzenden. Op dit moment kun je eventueel nog de vervaltijd van het bericht aanpassen. Dan verschijnt er nu een tweede pop-upvenster waarin je het telefoonnummer van de ontvanger moet invoeren. Klik opnieuw op Verzenden. De ontvanger krijgt vervolgens een e-mail met daarin een knop om het vertrouwelijke bericht in de browser te openen. Is sms-verificatie ingeschakeld? Dan ziet de ontvanger ter bevestiging de laatste twee cijfers van zijn of haar gsm-nummer. Na een klik op Send passcode wordt de toegangscode per sms verstuurd.

Lees ook: 20 (écht) onmisbare tips voor Gmail

Documenten ondertekenen op je iPhone? Zo maak je een handtekening aan

➡️Proton Mail

Zwitserse veiligheid

De grote mailproviders maken er geen geheim van dat ze het e-mailverkeer scannen. Volgens eigen zeggen doen ze dat om hun dienstverlening te verbeteren. Daarbij richten ze zich vooral op de metadata van berichten: wie met wie communiceert, wanneer en hoe vaak. Ben je op je privacy gesteld, dan geeft dit idee een onbehaaglijk gevoel, zeker wanneer het om vertrouwelijke informatie gaat.

In dat geval kun je overstappen naar een ultraveilige aanbieder zoals Proton Mail (https://proton.me), een dienst die privacy centraal stelt. De servers staan in Zwitserland, waardoor de dienst onderworpen is aan een van de strengste privacywetgevingen ter wereld. Proton Mail werkt standaard met end-to-end-encryptie. Bij gewone e-mails is de verbinding tussen jou en de server meestal wel versleuteld met TLS (Transport Layer Security), maar de e-mail zelf wordt op de server in leesbare vorm opgeslagen.

End-to-end-encryptie (E2EE) bij e-mail betekent dat alleen de afzender en de beoogde ontvanger de inhoud van het bericht kunnen lezen. Zelfs de e-maildienst zelf kan niet zien wat er in de e-mail staat, omdat de versleuteling pas wordt verwijderd op het toestel van de ontvanger.

De gratis versie, Proton Free, biedt dezelfde sterke beveiliging als de betaalde formules, maar met enkele beperkingen. Je beschikt over één e-mailadres en 1 GB e-mailopslag. Daar staat tegenover dat je volledig reclamevrij werkt, niet gevolgd wordt en je berichten niet worden geanalyseerd of gelogd. Wie meer nodig heeft, kan upgraden naar een betaald abonnement, zoals Mail Plus (3,99 euro per maand bij jaarlijkse betaling).