Op Instagram kom je de fraaiste foto's tegen. Blader door prachtige natuurfoto's of neem een kijkje in iemands leven in een ver land. Ook jij kunt je mooiste platen op dit sociale netwerk laten zien. In dit artikel 22 tips voor zowel nieuwe als bestaande Instagrammers.

Tip 01: Vierkant in beeld

Instagram is een sociaal netwerk waarop het volledig om beeld draait. Tot een jaar geleden waren foto's op Instagram altijd vierkant. Dat was even wennen, omdat camerafoto's normaal gesproken langwerpig zijn. Inmiddels kun je ook staande of liggende foto's maken. Lees ook: Welke smartphone heeft de beste camera?

Een voordeel van vierkante foto's is dat het niet uitmaakt hoe je de telefoon vasthoudt, er is geen onderscheid meer tussen liggende en staande foto's. Fotografeer je vanuit de Instagram-app, dan zie je op het scherm nog steeds een vierkant beeld. Dat maakt het makkelijk om een mooie compositie te maken. Behalve foto's kun je trouwens ook korte filmpjes maken. Instagram is er voor zowel iOS als Android, terwijl er voor Windows Phone een bèta-versie bestaat. Dit artikel baseren we op de iPhone-versie van de app. Hier en daar zijn er kleine verschillen met andere platformen.

©PXimport

Tip 01 Het vierkante formaat wordt nog steeds veel gebruikt.

Tip 02: Klikken en delen

Een foto delen op Instagram verloopt via een aantal vaste stappen. Eerst start je de camera via een druk op het pictogram met de blauwe achtergrond onderin het scherm. Zodra je een foto hebt gemaakt, kom je op het Filter-scherm terecht. Hier voeg je de effecten toe waar Instagram zo bekend om is. Op het volgende scherm geef je een onderschrift op, dus een toepasselijk stukje tekst waarin je bijvoorbeeld een toelichting geeft over wat er op de foto te zien is. Via het pijltje linksboven in beeld kun je steeds terugkeren naar de voorgaande stappen. Als laatste plaats je de foto op Instagram via een tik op Delen. We gaan in dit artikel uiteraard nog dieper op deze stappen in.

Tip 03: Uit het midden

We zijn gewend om het onderwerp exact in het midden te zetten. Plaats je het meer naar de zijkant, dan blijkt een foto vaak veel interessanter om naar te kijken. Verder plaats je een horizon bij voorkeur op een derde vanaf boven. Als het om de mooie wolkenlucht gaat, dan zet je hem juist op een derde van onderen. Is er een mooie reflectie te zien, dan krijg je symmetrie met een horizon in het midden. Tijdens het fotograferen met de Instagram-app kun je een raster aanzetten via het blauwe raster-pictogram naast de voorbeeldweergave. Dat helpt enorm om mooiere composities te maken. De hulplijnen zitten precies op een derde van het beeld.

©PXimport

Tip 04: Bestaande foto's

Je mag ook bestaande foto's op Instagram plaatsen. Druk zodra de camera is geactiveerd op de miniatuur links van de afdrukknop. Je ziet dan miniaturen uit het fotoalbum met erboven een voorbeeldweergave. Wil je naar een ander album? Tik op de scheidingsbalk onder het voorbeeld, zodat je alleen nog maar miniaturen ziet. Tik dan op het pijltje in de scheidingsbalk, kies een album en de gewenste foto. De voorbeeldweergave komt dan vanzelf weer tevoorschijn. Met je vingers zoom en schuif je tot het mooiste deel van de foto in het vierkante kader past. In principe kun je dus met elke camera-app fotograferen, of zelfs foto's van je camera naar je telefoon overzetten om die te gebruiken.

©PXimport

Tip 05 De sterkte van filters is zelf aan te passen.

Tip 05: Filters

Zodra een foto is genomen of uitgekozen selecteer je een filter. Je kunt ze stuk voor stuk aflopen tot je het mooiste effect hebt. Tik twee keer op hetzelfde filter en er verschijnt een schuifregelaar waarmee je de sterkte instelt. Met het vierkantje naast de regelaar voeg je een kader toe.

Elk effect heeft een eigen kader, je kunt ze dus niet onderling combineren. Houd een filter ingedrukt en versleep hem om je favoriete filters vooraan in de rij te zetten. Of sleep een ongewenst filter omhoog om hem te verbergen. Ook helemaal achteraan is via Beheren aan te passen welke filters je ziet.

Tip 06: Optimaliseren

Foto's hebben zeker niet altijd een speciaal effect nodig. Wil je geen filter hebben, laat de keuze dan gewoon op Normal staan. Maar wacht nog even met direct publiceren, want via ditzelfde scherm kun je een foto ook nog optimaliseren. Tik op het zonnetje om alleen de helderheid aan te passen. Tik op de steeksleutel om een heel rijtje nuttige bewerkingen te zien. Zo kun je de helderheid en het contrast aanpassen, de warmte en de verzadiging van kleuren veranderen, de foto scherper maken, maar ook de belichting van schaduwen en lichte gebieden afzonderlijk aanpakken. Bewerkingen kun je oneindig aanpassen en ook weer ongedaan maken.

©PXimport

Tip 07 Zet gebouwen weer netjes rechtop.

Tip 07: In perspectief

Er zijn drie slimme bewerkingen die we apart noemen. Met Vignette voeg je donkere hoeken toe. Hierdoor gaat de aandacht van de kijker vanzelf naar het lichtere midden. Met Tilt shift vervaag je een foto deels, zodat het lijkt of je een miniatuurwereld hebt vastgelegd. Via Aanpassen zet je een scheve foto netjes recht. Daarnaast kun je het perspectief corrigeren. Staat een gebouw scheef of lijkt het achterover te vallen? Dan heb je de telefoon niet exact recht naar voren gericht. Kies boven het draaiwiel voor Verticaal perspectief of Horizontaal perspectief en in een mum van tijd zet je alles kaarsrecht. Fantastisch! Linksboven in beeld kun je nog drie varianten van rasterlijnen aanzetten om je bij deze klus te helpen.

Tip 08: Delen

Na het bewerken van je foto, kom je op het scherm Delen met terecht. Hier kun je een fotobijschrift toevoegen. Het is niet verplicht, maar het wordt gewaardeerd als je hier iets vertelt over wat er op de foto te zien is. Daarnaast kun je de zogeheten hashtags toevoegen. Net als op Twitter zijn dat steekwoorden die voorafgegaan worden door een #-teken. Hashtags zijn de ultieme manier om jouw foto's onder de aandacht te brengen. Dit is waar mensen wereldwijd op zoeken, dus kies ze zorgvuldig. Analyseer je foto en bedenk steekwoorden waar men op zou kunnen zoeken. Je mag er maximaal dertig opgeven. Op ditzelfde scherm kun je de foto rechtstreeks doorzetten naar andere sociale netwerken, zoals Facebook, Twitter en Flickr.

Tip 09: Lekker wegdromen

Op Instagram kun je heerlijk ronddolen tussen prachtige foto's en een kijkje nemen in het leven van anderen. Tik linksonder op het vergrootglas om een stroom van recente foto's te zien. Rechtstreeks zoeken kan ook via het invoerveld boven aan het scherm. Via tabbladen kun je op Gebruikers en op Hashtags zoeken. Zo ontdek je snel het mooiste beeld en de interessante mensen om te volgen. Let tijdens het bekijken van foto's van anderen ook eens op de bijschriften en hashtags die ze gebruiken. Zo leer je hoe je jouw foto's nog beter vindbaar maakt en kun je soortgelijk beeld makkelijker opsporen.

Tip 10: Liken

©PXimport

Tip 11 Vergeet niet je profiel in te vullen.

Vinden Instagrammers jouw foto leuk, dan kunnen ze hem liken. Je krijgt er een melding van op jouw telefoon en je ziet likes netjes bij elkaar als je rechtsonderin op de tekstballon met het hartje tikt. Over het algemeen waarderen Instagrammers het als jij dan ook even een kijkje neemt bij hun foto's. Dat kan eenvoudig door op de naam bij de like te tikken. Dubbeltikken op een foto volstaat om hem te liken. Vaak komt die persoon daarna nog even terug om jouw fotoverzameling aandachtiger te bekijken en zo sprokkel je extra likes bij elkaar. Reacties bij foto's achterlaten kan ook. Wil je iemand in een reactie vermelden of bedanken? Vermeld de naam dan met een @-teken ervoor, net als in Twitter.

Tip 11: Profiel

Tik je op het hoofdscherm van Instagram rechtsonder op het poppetje, dan zie je alle foto's die jij op Instagram hebt geplaatst. Ook is jouw profiel hier te zien. Een duidelijk profiel geeft anderen inzicht in wat ze kunnen verwachten als ze jou gaan volgen. Tik daarom op Je profiel bewerken en geef in de omschrijving aan wie je bent of wat voor soort foto's je zoal plaatst. Richt jij je op een internationaal publiek, dan schrijf je dit het liefst in het Engels. Wil je niet dat zomaar iedereen je foto's ziet, maar alleen door jou goedgekeurde volgers? Schakel dan Berichten zijn privé in.

Tip 12: Vrienden

Wil je snel je al je vrienden vinden om ze te volgen op Instagram? Tik rechtsonder op het poppetje en daarna bovenin op het tandwiel. Kies Personen zoeken om te volgen. Vervolgens kun je je vriendenlijst uit Facebook en ook het adresboek van je telefoon importeren en door Instagram laten doorzoeken op bestaande gebruikers. Zodoende hoef je niet alle bekenden handmatig op te snorren. Op hetzelfde scherm zie je ook een lijstje met personen die Instagram speciaal voor jou aanbeveelt.

©PXimport

Tip 13 Een overzicht van foto's die je hebt geliked.

Tip 13: Onterechte like

Geeft Instagram te veel meldingen op je telefoon, heb je per ongeluk een twijfelachtige foto geliked, of wil je inzage hebben in waar jouw Instagram-foto's gedeeld worden? Dit regel je allemaal via de instellingen van de app. Tik op het poppetje onderin en daarna op het tandwiel bovenin.

Bij Berichten die je leuk vindt zie je alle foto's waar je twee keer op getikt hebt. Handig om een favoriete foto weer terug te vinden. Een onterechte like kun je hier intrekken door de foto op te vragen en onderin op Vind ik leuk te tikken. Je schakelt de like hiermee als het ware uit. Het rode hartje op de donkere achtergrond wordt nu weer lichtgrijs.

Tip 14: Meldingen

Via Gekoppelde accounts (zie vorige tip) beheer je de koppelingen met andere sociale netwerken zoals Facebook en Twitter. Je bepaalt sowieso altijd zelf waar een foto verschijnt. Dat geef je namelijk aan op het moment dat je een foto deelt op Instagram (zie tip 8). Bij Instellingen voor pushmeldingen bepaal je waar je meldingen van wilt krijgen, zodat je niet overspoeld wordt en het overzicht verliest. En wil je alleen de vierkante plaatjes bewaren die je met Instagram schiet, of ook de originele rechthoekige foto's? Dit regel je via de schakelaar Oorspronkelijke foto's opslaan. Het is slim om dit ingeschakeld te laten. Je kunt een foto dan altijd opnieuw bewerken en andere effecten aanbrengen.

©PXimport

Tip 15 Bepaal of je de fotolocatie bekend wilt maken.

Tip 15: Locatiegegevens

Deel je foto's die gemaakt zijn met je smartphone? Dan zitten er vrijwel zeker locatiegegevens in. Perfect als je de Eiffeltoren of Euromast op de plaat zet, maar wat als je thuis foto's maakt? Wil je dat iedereen weet waar jij woont? Op het scherm Delen met waar je de foto-omschrijving en hashtags intikt (zie tip 8), kun je Toevoegen aan fotokaart uitzetten om dit te voorkomen. Wil je wel locatiegegevens gebruiken en er meteen een leuke naam aangeven omdat je er vaker fotografeert, dan tik je dit in bij Geef deze locatie een naam.

Tip 16: Locatie aanpassen

Staat een foto al op Instagram, dan zijn de locatiegegevens altijd nog aan te passen of te verwijderen. Tik op het poppetje en bekijk de foto die je wilt aanpassen. Scrol indien nodig omlaag, zodat je rechtsonderin op het pictogram met drie puntjes kunt tikken. Kies vervolgens Bewerken. Als de locatie een naam heeft, zie je die linksboven de foto onder je eigen naam. Tik erop en kies Locatie verwijderen of Locatie wijzigen. Tijdens het wijzigen kun je zoeken op adressen en namen, of je huidige locatie gebruiken. Heeft de locatie geen naam of bevat de foto geen locatiegegevens? Tik dan op Locatie toevoegen om een (andere) locatie op te geven.

©PXimport

Tip 17 Locatiegegevens verwijderen kan op meerdere manieren.

Tip 17: Locatie verwijderen

Een locatie verwijderen werkt als volgt. Tik weer op het poppetje, maar daarna op de locatieballon boven jouw foto's. Op een wereldkaart zie je foto's die locatiegegevens hebben. Zoom eventueel in tot je de gezochte foto('s) ziet. Locatiegegevens verwijderen kan nu op twee manieren. Allereerst kun je onderin op het pictogram met de negen kleine blokjes tikken. Een matrix met miniaturen verschijnt, maar alleen van foto's die je nu op de kaart ziet. Tik op Bewerken en haal vinkjes weg bij foto's waar de locatie uitgehaald moet worden. Tik op Klaar en bevestig dat je dit wilt doen. De tweede manier is dat je op de kaart op Bewerken tikt. Tik je vervolgens op een foto waarop een groen rondje met het cijfer één is te zien, dan kleurt dat grijs en het cijfer verandert in nul (oftewel: geen locatiegegevens). Staat er een hoger cijfer in het rondje, dan is het een groepje foto's. Je moet dan nogmaals Bewerken kiezen en haalt vinkjes bij de miniaturen weg.

Tip 18: Features

Er bestaan accounts die het beste werk van anderen verzamelen. Met vaak tienduizenden of honderdduizenden volgers. Het is superleuk als jij het voor elkaar krijgt in zo'n fotogalerij te pronken. Zoiets heet een feature en je zet er jezelf en je foto's flink mee in de belangstelling. Kies dus wel je allerbeste foto uit. Voorwaarde om mee te doen is dat je het account volgt en een specifieke hashtag bij de foto opneemt. Welke hashtag dat is, lees je in het profiel en meestal ook bij de foto's die zijn herplaatst. Er bestaan enorm veel van dit soort accounts. Zoals @igersamsterdam met de mooiste foto's van Amsterdam en @igersholland voor Nederlands beeld. Bij @seemycity kun je met een foto van elke (wereld)stad terecht, terwijl @phototag_h2o beelden toont die iets met water te maken hebben. Voor nagenoeg elk onderwerp bestaat een groep.

Tip 19: Rechthoekig

Op Instagram kom je niet alleen telefoonfoto's tegen. Ook foto's gemaakt met spiegelreflexen en andere camera's zijn er populair. Je hoeft de plaatjes alleen even over te zetten naar je telefoon om ze te delen, bijvoorbeeld via Dropbox. Instagram maakt foto's altijd vierkant. Soms wil je dat niet, met name als je iets heel zorgvuldig in beeld hebt gebracht. De oplossing is door net als bij (oudere) televisieprogramma's balken toe te voegen, zodat de foto alsnog in een vierkant past. Of je voegt rondom randen toe zodat het op een Polaroid-foto lijkt. Dat kan met een fotobewerker, maar het werkt simpeler met een app. Zoals Squaready op de iPhone en Square InstaPic op Android.

Tip 20: Gramblr

Eenmalig een foto van je pc naar Instagram brengen is goed te doen, maar als het vaker voorkomt, is een tooltje wel zo handig. Grabmlr is zo'n tooltje. Het programma is beschikbaar voor Windows en OS X en laat je in één keer foto's vanaf je pc of Mac naar Instagram uploaden. Je hebt beschikking over een flink arsenaal aan filters en andere effecten. En als je bent ingelogd en je Instagram-account hebt gekoppeld, is delen ook een fluitje van een cent.

©PXimport

Tip 20 Met Gramblr upload je in één keer foto's van je pc naar Instagram.

Tip 21: Website

Delen op Instagram doe je via een telefoon. Toch bestaat er ook een website. Op www.instagram.com kun je je met je account aanmelden om een overzicht te krijgen van foto's die geplaatst zijn door iedereen die je volgt. Naast het bekijken van deze tijdlijn, kun je ook je profiel bijwerken. Het is apart dat het niet rechtstreeks kan, maar voeg je een gebruikersnaam toe achter het adres, dan kun je iemands foto's bekijken. Die van jezelf bijvoorbeeld, of van een willekeurige andere Instagrammer. Bijvoorbeeld www.instagram.com/keeskrick. Je kunt foto's en filmpjes zodoende ook op een groter beeldscherm bekijken.

©PXimport

Tip 21 Via de website iemands foto's bekijken kan met een omweg.

Tip 22: Account verwijderen

Als je genoeg hebt van Instagram, kun de app op twee manieren aan de wilgen hangen. Het is niet mogelijk om vanuit de Instagram-app je account te deactiveren. Hiervoor moet je naar de website van Instagram gaan en op de dienst inloggen. Dit kan vanaf je computer of je mobiele apparaat. Klik of druk rechts bovenaan op je gebruikersnaam en kies Profiel bewerken. Selecteer vervolgens Mijn account tijdelijk uitschakelen en volg de instructies op het scherm. Ben je er helemaal klaar mee? Op deze pagina kun je je account definitief verwijderen.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).