15 tips voor PowerPoint en Word

1 Afbeeldingsmasker

Door maskers (vormen met transparante vlakken) in te zetten, kun je plaatjes op een andere manier weergeven. We nemen een rechthoek als voorbeeld. Ga naar Invoegen en kies Vormen / Rechthoek: afgeronde hoeken. Teken en schaal de rechthoek. Roteren is eveneens mogelijk, via Opmaak / Draaien / Meer opties voor draaien. Klik met rechts op de rechthoek en kies Vorm opmaken. Bij Opvulling selecteer je Opvulling met afbeelding of bitmappatroon. Klik op Bestand om een afbeelding te importeren. Je kunt ook meerdere objecten combineren tot één masker. Selecteer alle objecten, klik met rechts op je selectie en kies Groeperen / Groeperen. Je kunt nu Vorm opmaken selecteren en een plaatje kiezen.

2 Tekstmasker

Een masker maken op basis van tekst kan ook. Tik je tekst in en teken een vorm die je tekst bedekt. Sleep met de muisaanwijzer zodat tekst en vorm worden geselecteerd. Bij Hulpmiddelen voor tekenen ga je naar Opmaak en kies je Vormen samenvoegen / Fragmenteren. Selecteer nu uitsluitend de rechthoek en verwijder die met de Delete-toets. Eventueel selecteer en verwijder je opvullingen in gesloten letters. Kies Vormen samenvoegen / Verenigen. Klik met rechts op de tekst en kies Vorm opmaken. Je kunt het (tekst)object nu doorzichtig maken, maar het ook opvullen met een afbeelding of patroon.

3 Grafische tabel

Je kunt ook tabellen invoegen, maar een ‘vorm’ biedt meer opmaakmogelijkheden. Selecteer je tabel en kopieer die naar het klembord. Ga naar de betreffende dia en kies bij Start de optie Plakken speciaal / Afbeelding (enhanced metabestand). De tabel wordt nu als een vorm opgenomen. Klik die met de rechtermuisknop aan, kies Groeperen / Groep opheffen en bevestig met Ja. Klik met rechts op een tabelobject en kies Vorm opmaken. Er komen nu allerlei stijlopties beschikbaar, zoals Opvulling met kleurovergang.

4 Gestileerde plaatjes

Je hebt afbeeldingen in PowerPoint geïmporteerd en die wil je op een originele manier op je dia plaatsen, bij voorkeur met dezelfde afmetingen. Selecteer alle plaatjes, open Hulpmiddelen voor afbeeldingen en kies Afbeeldingsindeling. Kies een lay-out en rechtsklik op een lege plek binnen de nieuw gecreëerde ‘smart art’. In het contextmenu selecteer je Groeperen / Groep opheffen. Herhaal deze actie voor de groep van afbeeldingen en tekstobjecten. Zo nodig verwijder je overtollige objecten.

5 Lichtkrant

Stel, je wilt een grafische lichtkrant in je PowerPoint-dia. Importeer dan alle afbeeldingen, schaal die tot dezelfde grootte en positioneer ze naast elkaar. Verplaats alle plaatjes tot voorbij de diarand. Selecteer alle afbeeldingen en kies in het contextmenu Groeperen / Groeperen. Open Animaties en kies Binnenvliegen. Klik op Deelvenster Animatie en kies Na vorige starten. Selecteer Effectopties en stel de Richting in op Van rechts of Van links: kies Van links als je plaatje rechts van de dia staat of omgekeerd. Ga naar Tijdsinstelling en stel de Duur in.

6 Opsomming

Je hebt een opsomming gemaakt en je wilt het vorige item laten dimmen telkens als je de muis toets indrukt. Selecteer alle opsommingselementen, ga naar Animaties en kies de animatie Verschijnen. Alle items zijn nu geselecteerd in het Deelvenster Animatie. Vervolgens klik je bij Animaties op het pijltje bij Begin en selecteer je Bij klikken. In het deelvenster selecteer je alle items behalve het laatste. Klik met rechts op je selectie en kies Effectopties. Bij Na animatie selecteer je een lichte kleur, via Meer kleuren. Bevestig met OK.

7 Interactie

Het is mogelijk ‘live’ tekst of cijfers in te vullen op een dia. Ga naar Bestand en kies Opties / Lint aanpassen. Bij Hoofdtabbladen plaats je een vinkje bij Ontwikkelaars en bevestig je met OK. Ga naar Ontwikkelaars en klik op het AB-knopje Tekstvak (ActiveX-besturingselement), waarna je een tekstvak in je dia tekent, bijvoorbeeld op een grafisch scorebord. Laat dit tekstvak geselecteerd en klik in het Ontwikkelaars-lint op Eigenschappen. Hier stel je EnterKeyBehavior in op True. Voor meerdere regels stel je MultiLine in op True. Bij Fonts kies je een lettertype en bij TextAlign selecteer je fmTestAlignCenter voor tekstcentrering. Stel desgewenst Scrollbars in op Both. Sluit het dialoogvenster af: je kunt nu tijdens de presentatie in zo’n tekstvak tikken.

8 Fonts

Op internet vind je talrijke Windows-fonts, bijvoorbeeld op www.dafont.com. Maar wanneer je die presentatie vanaf een andere pc geeft, krijg je die fonts waarschijnlijk niet te zien. Dat kun je voorkomen. Ga naar Bestand en kies Opties. Ga naar Opslaan en plaats een vinkje bij Lettertypen in het bestand insluiten. Hierbij laat je het best de optie Alleen de in deze presentatie gebruikte tekens insluiten (voor kleinere bestanden) geselecteerd. Bevestig met OK.

9 Speciale fontfuncties

Word bevat krachtige functies om fonts te stileren. We geven een voorbeeld ter inspiratie. Ga naar Ontwerpen, klik op het pijltje bij Thema’s en kies bijvoorbeeld het thema Metropolitan. Tik tekst in en selecteer een tweetal regels. Ga naar Start en klik op het pijlknopje rechtsonder Lettertype. Hier selecteer je bijvoorbeeld Gabriola met een fontgrootte van 48 punt. Open het tabblad Geavanceerd en stel bijvoorbeeld de volgende waarden in: Schaal op 90%, Afspatiëring voor lettertypen op 14 punten, Tekenafstand op Versmald, Stijlsets op 6. Bevestig met OK. Klik nu op het knopje Teksteffecten en typografie in de rubriek Lettertypen en kies een stijl uit of experimenteer zelf met de mogelijkheden.

10 Verborgen tekst

Als je bepaalde tekststukken liever verborgen houdt, selecteer dan die tekst, ga naar Start, klik op het pijlknopje rechtsonder bij Lettertype en zet een vinkje bij Verborgen tekst. Om de tekst weer zichtbaar te maken, ga je naar Bestand / Opties en kies je Weergave. Bij Deze opmaakmarkeringen altijd op het scherm weergeven plaats je een vinkje bij Verborgen tekst. Wil je de tekst wel afdrukken, maar toch onzichtbaar houden op het scherm, zet dan eveneens een vinkje bij Verborgen tekst, maar dan wel bij Afdrukopties.

11 WordArt

In Word zijn fraaie teksteffecten mogelijk, zoals woorden rond een cirkelvormige afbeelding. Tik alvast twee woorden in, selecteer het eerste, open Invoegen en klik bij de categorie bij Tekst op het knopje WordArt invoegen. Kies een geschikte stijl. Herhaal dit voor het andere woord. Selecteer nu het bovenste object, ga naar Opmaak en stel de Grootte in, bijvoorbeeld 10 op 10 cm. Op ditzelfde tabblad klik je bij Stijlen voor WordArt op Teksteffecten en kies je Transformeren / Boog. Doe hetzelfde voor het onderste object, maar kies voor Boog: omlaag. Plaats beide onder elkaar, maar zorg voor wat tussenruimte. Hier teken je dan een cirkelvorm met Invoegen / Vormen / Ovaal, die je eventueel opvult met een afbeelding, via Vormopvulling / Afbeelding.

12 Miniboekje

Je wilt een miniboekje samenstellen, met een halve A4-bladzijde voor elke pagina. Stel dan je document op zoals gebruikelijk, maar vergeet niet dat de eerste pagina als voorblad zal fungeren. Ga vervolgens naar Bestand en kies Afdrukken. Klik op Pagina-instelling. Open het tabblad Marges, selecteer bij Meerdere pagina’s de optie Katern, zodat de bladspiegel Liggend wordt. Wellicht wil je de Rugmarge iets verbreden (bijvoorbeeld 0,8 cm). Laat Vellen per boekje ingesteld op Alles en bevestig met OK. Bij printerinstellingen selecteer je bij Pagina’s de optie Dubbelzijdig afdrukken – Pagina’s omdraaien langs korte zijde. Druk het document af en vouw de bladen tot een boekje.

13 Eenvoudig invulformulier

In Word kun je ook een invulformulier creëren. Daarvoor moet je eerst het tabblad Ontwikkelaars zichtbaar maken (zie tip 7). Vervolgens open je het document of het sjabloon waarop je het formulier wilt baseren. Plaats de cursor op de locatie waar je een formulierveld wilt, open Ontwikkelaars en kies Inhoudsbesturingselement voor tekst met opmaak (of zonder opmaak) als je de ontvangers tekst wilt laten invullen. Er zijn trouwens nog andere besturingselementen, zoals keuzelijsten met invoervak, vervolgkeuzelijsten en selectievakjes. Om onderdelen van zo’n element aan te passen, schakel je bij Ontwikkelaars de Ontwerpmodus in. Klik vervolgens met rechts op het element en kies Eigenschappen.

14 Keuzerondjes

Bij de besturingselementen tref je selectievakjes aan, maar wat als je keuzerondjes wilt waarbij de ene keuze de andere uitschakelt? Dan klik je in de categorie Besturingselementen op Oudere hulpprogramma’s / Keuzerondje (ActiveX-besturingselement). Herhaal deze actie tot alle keuzerondjes zijn geplaatst. Activeer de Ontwerpmodus, rechtsklik op een keuzerondje en kies Keuzerondje-object / Bewerken. Je kunt de tekst nu aanpassen. Verlaat de ontwerpmodus en controleer of alles behoorlijk functioneert.

15 Invulformulier beveiligen

Je wilt natuurlijk vermijden dat ontvangers je invulformulier zomaar aanpassen. Open hiervoor het tabblad Ontwikkelaars, zorg dat de ontwerpmodus is uitgeschakeld en klik bij Beveiligen op Bewerking beperken. Plaats een vinkje bij Alleen bewerkingen van dit type toestaan in het document en selecteer Formulieren invullen. Bevestig met Ja, afdwingen van beveiliging starten en voorzie een wachtwoord (2x). Wil je het formulier alsnog bewerken, klik dan bij Bewerking beperken op Beveiliging stoppen en vul het wachtwoord in.