Windows zelf heeft niet zoveel in huis wat video en audio monteren betreft. Gelukkig zijn er allerlei leuke en gratis tools die zich prima in Windows en soms ook andere besturingssystemen laten installeren. ID.nl heeft er vijftien voor je verzameld.

Er zijn weliswaar apps als Mediaspeler en Video-editor, maar veel meer heeft Windows of Microsoft standaard niet te bieden op het vlak van multimedia. Je moet dus op zoek naar externe tools, en de apps uit dit artikel bewijzen dat gratis ook gewoon goed kan zijn. Laten we beginnen met enkele specifieke audiotools. 

Boosten 

Windows heeft weliswaar een tool om het geluid in te stellen – klik met rechts op het luidsprekericoon en kies Geluidsinstellingen (klik zeker ook even op Meergeluidsinstellingen in de rubriek Geavanceerd) – maar met de app FxSound kan het nog beter. Je selecteert je geluidskaart, je stelt Clarity, Ambiance, Surround Sound, Dynamic Boost en Bass Boost optimaal in en je legt deze instellingen vast. Of je kiest een van de beschikbare voorinstellingen, zoals Gaming, Movies en Music. Op www.fxsound.com/presents vind je een dozijn of wat extra presets. Je kunt op de site trouwens ook terecht voor een ‘learning center’ met allerlei (troubleshooting)tips.

www.fxsound.com 

Creatief bewerken 

Een heuse audio-editor mag natuurlijk niet ontbreken. De allerbekendste is Audacity, maar we stellen je hier graag een interessant alternatief voor: Ocenaudio. De app ondersteunt zowat alle bekende audioformaten en vanuit een heldere interface kun je uiteenlopende audiobewerkingen uitvoeren, met een royaal aanbod aan filters. De app ondersteunt VST-plug-ins, en een spectogram toont je de geluidsgolven, zodat je de verschillende geluidsniveaus nauwgezet kunt optimaliseren. Zowat alle mogelijke functies laten zich tevens aansturen door (instelbare) sneltoetsen.

www.ocenaudio.com(ook portable, macOS en Linux)

Taggen 

Heb je veel muziekbestanden geript of gedownload, dan wil je die natuurlijk snel terugvinden en dan kun je eigenlijk niet zonder audiotags. TagScanner is hiervoor uitstekend uitgerust. De app kan met tags van uiteenlopende audioformaten overweg, zoals id3, Vorbis, ape, wma en mp4. Je ook zelf albumhoezen en songteksten toevoegen. Je kunt probleemloos meerdere songs tegelijk van tags voorzien. Hebben je audiobestanden al duidelijke bestandsnamen, dan kun je TagScanner automatisch en in batch tags op basis van die namen laten genereren. Je beslist hierbij zelf welke onderdelen je wilt opnemen, zoals titel, album, artiest enzovoort. 

www.xdlab.ru (ook portable)

Radio opnemen 

Je kunt audio ook opnemen met een tool als het eerder genoemde Audacity, maar als je specifiek naar muziekgenres zoekt, is dit nogal bewerkelijk en ben je beter af met NexusRadio. Je vindt hier bijna veertig genres, waaronder 90s, Blues, Jazz, Metal enzovoort. Zodra je een genre hebt geselecteerd, verschijnen de bijbehorende internetradiostations, die je op diverse criteria kunt sorteren. Dubbelklik op een station om het live te beluisteren (hoewel lang niet alle stations altijd beschikbaar zijn). Vanuit het contextmenu kun je zo’n station opnemen, inclusief audiotags, en je kunt zulke opnames bovendien inplannen.

www.nexusradio.com

Afspelen 

Windows Mediaspeler werkt op zich prima, maar qua flexibiliteit en functionaliteit doet die duidelijk onder voor VLC media player. Niet alleen kan deze met zowat alle mogelijke videoformaten overweg, je kunt bovendien netwerkstreams afspelen of de videobeelden streamen naar diverse apparaten, zoals een Chromecast. Verder kun je beeld, geluid en ondertitels synchroniseren en de media van allerlei effecten voorzien. De app laat zich gedetailleerd instellen, zowel wat betreft de interface (via talrijke online thema’s), de mediaweergave als de bediening (via sneltoetsen). 

www.videolan.org

Converteren 

Het kan gebeuren dat je pc of afspeelapparaat niet goed met een mediabestand overweg kan vanwege niet-ondersteunde codecs. Converteren naar een ander formaat biedt vaak een uitweg, en dat is precies wat je met Any Video Converter kunt doen. Je voegt een of meer video’s (of audiobestanden) toe en je kiest een doelformaat. Dit kan een preset zijn, maar je kunt ook zelf alle audio- en videoparameters instellen. Het is tevens mogelijk een verschillende uitvoer voor de diverse bronbestanden te kiezen. Een video bijknippen, roteren, optimaliseren of een logo toevoegen, is eveneens mogelijk.

www.any-video-converter.com

Opnemen 

Sommige online video’s kun je direct downloaden, maar bij veel sites is dit niet zomaar mogelijk. De app Any Video Recorder biedt een even simpele als doeltreffende uitweg: je laat de app het videobeeld detecteren of je trekt op je scherm zelf een kader rond het beeld dat je wilt opnemen. De tool laat je zelf het aantal frames per seconde (fps) evenals de video bitrate (Kbps) instellen, maar daarmee heb je de instelopties wel gehad. Het standaard uitvoerformaat is mp4. 

www.any-video-recorder.com

Knippen 

Om fragmenten uit een video te knippen en die eventueel als afzonderlijke bestanden te bewaren, is LossLessCut prima geschikt, temeer er geen kwaliteitsverlies optreedt. Je hoeft slechts de begin- en eindpunten aan te duiden, waarna je de geselecteerde fragmenten afzonderlijk bewaart of tot één video aan elkaar rijgt. Standaard is het uitvoerformaat mp4, maar je kunt ook mov of mkv kiezen. Deze tool is ook in te zetten als je meerdere audiosporen aan een video wilt koppelen, en het is eveneens mogelijk een audiospoor als een afzonderlijk m4a-bestand te bewaren. 

www.videohelp.com(ook portable, macOS en Linux)

Miniaturen 

Je hebt een reeks video’s gemaakt en daar had je graag een aantal representatieve miniatuurfoto’s van gehad. Je kunt dit handmatig doen, maar het kan ook volautomatisch met Auto Movie Thumbnailer. Logischerwijze voeg je eerst je videomap(pen) toe en na een druk op de knop levert dit voor elke toegevoegde video een jpg-bestand met een reeks miniatuurfoto’s op. Je bepaalt zelf hoeveel er dat precies moeten zijn. Het aantal kan eventueel ook afhankelijk zijn van de lengte van de video. Verder kun je ook nog lettertype, achtergrondkleur, afbeeldingskwaliteit, tijdstempels enzovoort instellen. 

funk.eu/amt/

Downloaden 

We kunnen ons best voorstellen dat je sommige video’s van streamingsites graag ook offline wilt bekijken. Dat betekent downloaden, en dat doet de opdrachtregeltool YT-DLP als geen ander. De mogelijkheden zijn legio, maar je moet dus wel de syntax kennen. Een overzicht van de parameters krijg je met het commando: yt-dlp --help. We beperken ons hier tot twee basale voorbeelden: zo krijg je een overzicht van de audio- en videoformaten waarin je de clip kunt downloaden inclusief een id met yt-dlp.exe -F <url_van_video>. Om het vervolgens te downloaden volstaat: yt-dlp.exe -f <id> <url_van_video>. Let wel, de parameters zijn hoofdlettergevoelig. 

https://github.com/yt-dlp/yt-dlp

Screencasts opnemen 

Of je nu screencasts wilt opnemen of je wilt je opnames live naar een videoplatform streamen, met OBS Studio zit je gebeiteld. Het is niet het makkelijkste programma maar je inspanningen worden beloond. Zo kun je probleemloos een video opnemen waarin je tegelijk een programmavenster, een logo en een miniatuur-webcambeeld toont. Je beelden bijknippen, schalen en verplaatsen vormt evenmin een probleem. Er zijn diverse effecten beschikbaar, waaronder chromakey, evenals filters voor bijvoorbeeld kleurcorrectie of transparantie. Rechtstreeks streamen kan ook, en OBS Studio ondersteunt heel wat diensten, waaronder YouTube en Twitch. 

www.obsproject.com (ook macOS en Linux)

Ondertitelen 

Om video’s te ondertitelen, kun je handmatig de ondertitels met eventuele tijdcodes in een tekstbestand intikken, maar het werkt veel handiger met een desktop-tool als Subtitle Edit. Met kleurcodes geeft de tool aan als een ondertitel bijvoorbeeld te lang wordt. Je kunt deze dan eventueel opsplitsen. Het is ook mogelijk allerlei opmaakcodes in je titels op te nemen, maar weet dat niet alle videospelers die codes ondersteunen. De app geeft je eveneens de mogelijkheid om een ondertitelbestand te openen en dat automatisch in de gewenste doeltaal om te zetten. 

www.nikse.dk/subtitleedit(ook portable)

Snel bewerken 

Gaat het je niet zozeer om subtiele videobewerkingen, maar wil je vooral snel resultaat bij ingrepen als het bijknippen, opsplitsen, combineren of het toevoegen van audio of tekst, dan dient de opensource-app Avidemux zich aan. Je kunt uit talrijke filters kiezen met rubrieken als Transform, Colors, Noise, Subtitles en Artistic en het resultaat meteen bekijken. Het is mogelijk meerdere filters op dezelfde video toe te passen. Je kunt het resultaat in diverse bestandscontainers bewaren, waaronder mkv, flv, mov en webm. 

https://sourceforge.net/projects/avidemux/(ook macOS)

Bewerken (beginners) 

Met Avidemux kun je weliswaar filters en effecten op je video’s loslaten, maar een echte video-editor, met tijdlijn, meerdere videosporen enzovoort, is het niet. OpenShot is wel een heuse editor en bovendien gebruiksvriendelijk. Je kunt je video op allerlei manieren aanpassen, zoals bijsnijden, roteren, schalen enzovoort. Dankzij een onbeperkt aantal audio- en videosporen kun je heel creatief uit de hoek komen. Verder zijn er talloze transities beschikbaar evenals een fraaie reeks effecten, onder meer voor animatie (zoals het Ken Burns-effect) en een ChromaKey-effect (groen scherm). Je kunt het resultaat bovendien naar verschillende formaten exporteren.

www.openshot.org 

Bewerken (pro’s) 

Ben je op zoek naar een semiprofessionele video-editor, dan zit je goed met DaVinci Resolve – het exe-bestand van 3 GB geeft al aan dat het niet zomaar een tool is en bovendien worden nog extra onderdelen geïnstalleerd. De leercurve is behoorlijk steil, vooral vanwege de wat onconventionele workflow, maar je inspanningen worden beloond met onder meer prima synchronisatiemogelijkheden voor video en audio, een uitstekend kleurbeheer en krachtige animatie-opties. Het zal je niet verbazen dat dit een ferm systeem vereist, graag een quadcore met 16 GB RAM en 4 GB videogeheugen. 

https://www.blackmagicdesign.com/products/davinciresolve(ook macOS, Linux)

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).