Je mailbox is net als je huiskamer: die moet je goed opgeruimd houden, anders wordt het binnen de kortste keren een grote chaos. Het verschil is echter dat je niet woont in je mailbox en je dus niet constant met die puinbak geconfronteerd wordt, tot je ineens iets nodig hebt of moet opruimen omdat de box vol raakt. Dat kan een flink karwei zijn, gelukkig hoef je dat niet in je eentje op te knappen, er zijn handige extensies en apps voor. Wij zetten tien extensies om je mail op te ruimen voor je op een rij.

Webmail

1 Cleanfox

Naar alle waarschijnlijkheid zit je mailbox vol met allerlei nieuwsbrieven die je nooit hebt weggegooid. Cleanfox kan daar iets aan doen en is één van de weinige diensten die niet alleen werkt in Gmail, maar daarnaast ook in andere diensten zoals Outlook.com, iCloud etc. Om Cleanfox te gebruiken, klik je op de maildienst van je keuze op de site van Cleanfox en verschaf je de dienst vervolgens toegang tot je mailbox. Het scannen kan een paar minuten duren. Je krijgt vervolgens een lijst te zien met alle nieuwsbrieven waarop je geabonneerd bent. Je kunt ervoor kiezen om alleen de mails weg te gooien of om je rechtstreeks uit te schrijven. Het uitschrijven zelf kan even duren, maar tot die tijd worden alle mails van de betreffende maildienst naar je prullenbak gestuurd.

©PXimport

2 Mailstrom

Ook deze dienst werkt met zowel Gmail en Outlook, maar is in tegenstelling tot Cleanfox niet gratis. De dienst werkt nét even anders, want waar Cleanfox je stap voor stap door het proces loopt, heb je bij Mailstrom zelf meer de controle. Je kunt aangeven in wat voor categorie je wilt opschonen (reclame, sociaal etc.). Met Cleanfox knal je sneller door je postvak heen, maar Mailstrom laat je wat preciezer zoeken en filteren. Je kunt de dienst gratis testen, maar na 1250 verwijderde mails moet je betalen (het instapabonnement is zo’n 5 euro per maand).

©PXimport

3 The Email Game

Deze dienst werkt volgens het principe van gamificatie, oftewel het probeert een spelletje te maken van het verwerken van e-mail, zodat je eerder geneigd bent om dat vaker te doen. Deze dienst zorgt er niet zozeer voor dat je alles archiveert, maar wel dat je alles zo snel mogelijk beantwoordt. Zodra je inlogt, start een race tegen de klok en krijg je mails uit je Postvak IN voorgeschoteld. De bedoeling is dat je deze zo snel mogelijk beantwoordt, hoe sneller hoe meer punten. Wat je met die punten kunt? Net zo weinig als met bijvoorbeeld de badges in je favoriete fitness-app, maar tóch werkt het motiverend.

©PXimport

4 Unroll.me

Wat interessant is aan deze dienst, is dat het verder gaat dan alleen het uitschrijven bij nieuwsbrieven en het verwijderen van de berichten die daarbij horen. Unroll.me heeft namelijk ook een interessante functie genaamd Rollup. Met deze functie laat je de nieuwsbrieven die je maar soms interessant vindt, maar waarbij je je tóch liever niet wilt uitschrijven, verzamelen in een Daily Digest. In dat geval krijg je dus één mail, van Unroll.me met daarin mails van de door jou geselecteerde diensten.

©PXimport

5 Drag

De werking van deze extensie uit de Chrome Webstore is heel anders, maar wel verbazend effectief. We hebben allemaal van die mailtjes die we bewaren, omdat we er later nog wel ‘iets’ mee gaan doen. Maar later komt nooit en voor je het weet heb je een lijst met honderden van dat soort e-mails. Met Drag kun je daar iets aan doen. Deze extensie legt een laag over je e-mail heen en deelt je Gmail in drie kolommen in: To Do, Doing en Done. Het idee is simpel: al je mail komt binnen in To Do, als je er mee bezig bent sleep je hem naar Doing en als het klaar is sleep je het naar Done. Kinderlijk eenvoudig, maar het werkt heel goed.

©PXimport

6 Checker Plus

Deze extensie uit de Chrome Webstore doet in principe niet zoveel met je mailbox, maar zorgt ervoor dat je eenvoudiger en sneller op mail kunt reageren, zodat het nooit een rommeltje wordt. In plaats van dat je telkens Gmail moet openen, voegt deze extensie een knop toe in je browser, met notificatiefunctie. Zodra er een mail binnenkomt, kun je daar direct op reageren en deze bijvoorbeeld archiveren, zonder Gmail te hoeven openen.

©PXimport

7 Find Big Mail

Deze extensie gebruiken wij al jaren. Het kan prima zijn dat je geen moeite hebt met die wirwar aan mails in je Gmail-account, maar als je account volloopt qua opslagcapaciteit dan wordt dat natuurlijk wél een probleem. Met deze extensie vind je in een handomdraai mails met grote bijlagen, die vervolgens worden verzameld in een Gmail-filter zodat je ze eenvoudig kunt verwijderen. Zo maak je in recordtempo ruimte vrij zonder dat je bang hoeft te zijn dat je waardevolle mails weggooit.

©PXimport

8 Spark

Je smartphone is natuurlijk ook een perfect instrument om e-mail snel te bewerken, niet in de laatste plaats dankzij de mogelijkheid om te vegen. Spark is een superhandige app die werkt met alle populaire webmaildiensten. De app deelt niet alleen je e-mail heel praktisch in, maar past ook de notificaties aan. Zo krijg je dus bijvoorbeeld wel notificaties als vrienden en familie je mailen, maar niet van nieuwsbrieven, notificaties van je sociale media etc. Daarnaast bevat de app een handige snoozefunctie, zodat je berichten tijdelijk kunt verbergen als je even geen tijd hebt, om ze later terug te laten komen als ongelezen bericht.

9 Google Inbox

Een andere app die erg handig is voor Gmail, is een app van de makers van Gmail zelf, genaamd Inbox. Het handige van deze app is dat mails worden samengevoegd in één berichtkop rond een bepaald thema, zodat je dus in één bericht al je socialemedia-updates kunt lezen, in een ander bericht al je reclamemail etc. Eigenlijk is dat dan gewoon een soort map, maar dan vermomd als e-mailbericht. Daarnaast worden bijlagen in de inbox getoond, zodat je veel al als preview kunt zien zonder het bericht te openen. De fijnste functie vinden we echter het vegen: je scant door je inbox, zet die drie mailtjes die je wilt bewaren vast, en druk op Vegen om de rest te verwijderen. Superefficiënt.

10 IFTTT

Tot slot nog een methode die nét even wat anders is, maar wel superhandig. Wanneer je mail verwijdert, bestaat er altijd de angst dat je die ene bijlage later nog nodig hebt. Die angst is weg als je al je bijlagen automatisch laat opslaan, bijvoorbeeld in Google Drive. Dat kan met een dienst als IFTTT (If This, Then That). Ga naar www.ifttt.com, maak een account aan en klik op Search bovenin. Typ Gmail attachments en zoek naar het recept genaamd Save new e-mail attachments to Google Drive. De site vertelt je precies wat je moet doen en daarna worden al je bijlagen opgeslagen in Google Drive en kun je mails dus zonder angst verwijderen.

©PXimport

De Sony ULT Field 3 lijkt op het eerste gezicht wat onopvallend, maar de reflecterende ULT-knop heeft een hoop te bieden. Die belooft een diepe, voelbare bas, wat samen met zijn robuuste, waterdichte bouw de belangrijkste beloftes van dit model zijn.

De Sony ULT Field 3 is een compacte en draagbare bluetoothspeaker met een adviesprijs van 199 euro. Op het eerste gezicht is dit een onopvallende luidspreker, met twee opvallende elementen. Zowel het Sony-logo als de bijzondere ULT-knop zijn voorzien van reflecterend materiaal, waardoor die een andere kleur dan zilver laten zien wanneer het licht erop valt. We zien groene, blauwe, roze en gele tinten voorbijkomen, waardoor het model toch een unieke uitstraling heeft. Om die ULT-knop (ULT staat trouwens voor Ultimate) is overigens een hoop te doen: dit is namelijk een centraal element.

Sony ULT Field 3

Wanneer je die knop indrukt, dan activeer je volgens Sony een diepe en voelbare bas. Daar vertellen we verderop in deze recensie meer over. De speaker beschikt daarnaast over Sound Field Optimization, dat het geluid aanpast aan de omgeving. Ook daar zou dan een betere geluidservaring uit moeten komen. Via de gratis te downloaden Sony Music Connect-app kun je een zevenbands equalizer gebruiken. Dit kun je alleen doen wanneer je de ULT-modus niet geactiveerd hebt, aangezien die de muziekbeleving al grotendeels aanpast voor je.

©Wesley Akkerman

Je kunt de Sony ULT Field 3 zowel binnen als buiten gebruiken, dankzij het IP67-certificaat. Het apparaat is niet alleen stof- en waterdicht, maar ook schokbestendig en roestvrij. De accu gaat tot 24 uur mee, maar dat is mede afhankelijk van het volume en overige instellingen. Voor een dagje weg is de accuduur meer dan prima. Je kunt de speaker bovendien als powerbank inzetten, voor als je onderweg je smartphone moet opladen. Sony levert tot slot een schouderband mee, wat het draagbare karakter van de Field 3 verder benadrukt.

Tweedeling van het geluid

De geluidskwaliteit van de speaker draait om de tweedeling die de ULT-knop creëert. Zodra je die functie activeert, dan hoor je een behoorlijke basversterking en vollere middentonen, zonder dat de zang aan helderheid verliest. Zonder die modus klinkt de muziek gedetailleerd, maar ook merkbaar vlakker. Prima voor op de achtergrond, maar de audio mist dan wel wat impact. Bij sommige genres, zoals hiphop, kan de verhoogde bas de vocalen soms wat overstemmen. De equalizer biedt in die gevallen dan helaas ook niet altijd soelaas.

©Wesley Akkerman

Je kunt het apparaat zowel liggend als staand gebruiken, maar we hebben gemerkt dat horizontaal gebruik fijner klinkt. Het volume kan ook lekker hoog, zonder dat dit ten koste gaat van de kwaliteit, waardoor je deze speaker prima in een tuin zou kunnen gebruiken. Ondanks dat we ons nooit ondergedompeld voelen in het geluid, zijn we toch positief over de Sony ULT Field 3. Dit is typisch zo'n speaker die je onderweg meeneemt of ergens neerzet waar je geen andere speakers kunt installeren. Denk dan aan de badkamer of misschien wel een slaapkamer.

De speaker bedienen

Je bedient de Sony ULT Field 3 op twee manieren: via de Music Connect-app of via de strip bovenop. Binnen de applicatie regel je diverse instellingen, zoals de bluetoothkwaliteit en geluidsoptimalisatie. We hebben de optimalisatie op een gegeven moment uitgeschakeld en gemerkt dat de speaker dan beter klinkt dan voorheen. Verder is het zo dat je zowel die stand als de ULT-knop moet uitschakelen om de equalizer te kunnen gebruiken. Dat is best jammer, zeker in het geval van ULT. Je eigen instellingen evenaren die van de Sony-geluidsoptie namelijk niet.

©Wesley Akkerman

De meeste functies zijn gelukkig direct toegankelijk via de knoppenstrip bovenop het apparaat. Hier vind je de standaard bediening en de specifieke ULT-toets. Aan de achterzijde bevindt zich een handige usb-c-poort voor het opladen van zowel de speaker als je telefoon. Daarnaast beschikt dit model over bluetooth multipoint (waardoor je gemakkelijk twee apparaten aansluit) en Party Connect. Door die laatste functie sluit je de ULT Field 3 naadloos aan op andere Sony-speakers die over dezelfde functionaliteit beschikken (bijna honderd momenteel).

Sony ULT Field 3 kopen?

Voor 199 euro (online al voor minder te vinden) is de Sony ULT Field 3 zeker een aanrader. De speaker transformeert met de ULT-knop van een subtiele achtergrondspeler naar een krachtpatser met een diepe bas. Gecombineerd met zijn robuuste bouw, lange accuduur en handige multipoint-connectiviteit, biedt hij een zeer compleet pakket. Het voornaamste nadeel is de beperkte equalizer, die je dwingt te kiezen. De luidspreker is minder geschikt voor de audiofielen onder ons – maar voor alle andere mensen is dit echt geen verkeerde aankoop.

Je stem gebruiken om supersnel te typen wordt steeds makkelijker en veelzijdiger! De dicteerfunctie in Microsoft Word is zowel beschikbaar in de desktop-, web- als mobiele versie. Bovendien kan deze toepassing een audio-opname transcriberen en samenvatten.

Microsoft Word luistert naar je. Letterlijk. Het programma kan de tekst die je uitspreekt direct uitschrijven. Ook kan het een opname van een monoloog of zelfs een gesprek tussen verschillende mensen uitwerken. De spraakherkenning maakt deel uit van Microsoft 365 voor Windows en macOS. Het werkt ook op Microsoft Word online en in de mobiele Word-app voor Android en voor de iPad en iPhone.

Start met dicteren

Start Microsoft Word en open een nieuw leeg document. In het tabblad Start in de groep Spraak klik je op Dicteren. Als je deze knop ingedrukt houdt, heb je de keuze tussen Dicteren en Transcriberen. Op die tweede optie komen we dadelijk terug. Nadat je Dicteren hebt geselecteerd, verschijnt er een werkbalkje waarin een pictogram van een microfoon staat. Klik op deze knop en begin met praten.

Belangrijk: spreek ook alle leestekens uit die je wilt toevoegen. Klik opnieuw op het pictogram van de microfoon als je klaar bent met dicteren. Het is tijdens het inspreken mogelijk om via het toetsenbord tekst te corrigeren of gewoon iets extra bij te typen. Dan moet je natuurlijk even zwijgen en als je klaar bent, plaats je de cursor op de plek waar je verder wilt gaan met dicteren.

Wanneer de microfoonknop blauw is, weet je dat de opname loopt.

Instellingen regelen

In het werkbalkje staat een tandwieltje waarmee je de instellingen van de dicteerfunctie regelt. Bovenaan selecteer je de Gesproken taal. De functie is standaard ingesteld in het Nederlands. Daaronder kies je de microfoon die je aanspreekt. In dit voorbeeld werken we bijvoorbeeld met een laptop, waarop we een externe microfoon hebben aangesloten. Wij hebben er in de instellingen voor gezorgd dat Word onze woorden via een goede externe microfoon opvangt en niet via de interne microfoon van de laptop.

Daaronder kun je de Automatische interpunctie inschakelen. Met automatische interpunctie hoef je de leestekens als punt en komma in principe niet uit te spreken. De interpunctie wordt dan bepaald door de pauzes tijdens het dicteren. De onderste functie, Gevoelige woordgroepen filteren, gebruik je om grof taalgebruik te censureren. Wanneer de spraakherkenning een grof woord waarneemt, wordt de gemaskeerde versie getypt. Als je bijvoorbeeld het F-woord uitspreekt, typt Word ****. Ook deze optie staat standaard ingeschakeld.

Let erop dat de juiste microfoon is ingesteld.

Interpunctie

Zelfs als je de Automatische interpunctie hebt ingeschakeld, kun je voor de duidelijkheid toch nog de leestekens uitspreken. Word begrijpt dat en plaatst deze niet dubbel. Bij het inspreken van leestekens moet je ervoor zorgen dat ze op een manier worden uitgesproken die past bij hoe de dicteerfunctie ze verwerkt. Als je bijvoorbeeld zegt: “Nu moet je een komma plaatsen”, dan schrijft de dicteerfunctie deze woorden letterlijk uit in plaats van dat er daadwerkelijk een komma wordt ingevoegd.

De dicteerfunctie begrijpt daarnaast diverse opdrachten, zoals nieuwe regel, nieuwe alinea, euroteken, apostrof s, enkel aanhalingsteken, afbreekstreepje, vierkante haak openen, vierkante haak sluiten, aanhalingsteken open en aanhalingsteken sluiten. Tekst opmaken in vet of cursief en woorden verwijderen lukten bij ons met de dicteerfunctie niet. Dat moesten we handmatig doen. Na het inspreken kun je de tekst ter controle nog even laten voorlezen door Word. Gebruik de toetscombinatie Ctrl+A om alles te selecteren. Daarna ga je naar het tabblad Controleren en je klikt op de knop Voorlezen.

De dicteerfunctie begrijpt ook speciale tekens.

Opname voor transcriptie

Microsoft Word kan ook opnamen transcriberen. Transcriberen is alles wat wordt uitgesproken omzetten in tekst. Je kunt hiervoor een live-opname maken of een bestaand audiobestand importeren. Windows heeft voor het opnemen een uitstekende tool in het systeem zitten. In Windows 10 heet deze toepassing Voicerecorder, in Windows 11 heet de nieuwe versie Geluidsrecorder.

Plug een microfoon in en open de app. In de linkerbenedenhoek controleer je of Geluidsrecorder de juiste microfoon gebruikt. Vervolgens start je de opname met de rode knop onderaan of door de toetscombinatie Ctrl+R (met de R van record) in te drukken. Om de opname te pauzeren, gebruik je de Pauzeknop of druk je op Alt+P. Herhaal dit om de opname verder te zetten. Ben je klaar, dan druk je op de Stop-knop, of druk op Enter of Escape.

In de nieuwe versie van Geluidsrecorder wordt het geluid met een diagram weergegeven.

Benoemen en lokaliseren

In de linkerkolom van de app lees je de namen van de opname. Iedere opname krijgt standaard de naam Aan het opnemen gevolgd door de datum en tijd. Ook zie je hoelang de opname duurt. Geef het bestand dat je dadelijk wilt transcriberen een eigen naam door met de rechtermuisknop in de linkerkolom op het bestand te klikken. Selecteer vervolgens de opdracht Naam wijzigen. Typ een nieuwe naam en bevestig.

Alle opnamen worden samen opgeslagen. Klik met de rechtermuisknop op het geluidsbestand dat je nodig hebt en selecteer in het contextmenu de opdracht Weergeven in map. Windows Verkenner opent de juiste map. Eventueel kun je het bestand hier kopiëren om het bijvoorbeeld tijdelijk op je bureaublad te plaatsen.

Via de rechtermuisknop open je de locatie waar het geluidsbestand staat.

Transcriptie starten

Terug naar Microsoft Word waar je de opdracht Transcriberen onder de knop Dicteren terugvindt. Deze functie zit in de Windows-versie van Microsoft Word, maar niet in de macOS-variant. Wat die laatste betreft, geen nood. De Apple-club die deze functie toch wil gebruiken, kan net zo goed een beroep doen op de webversie van Word die minstens even goed werkt. Ga naar https://office.com en klik op de knop Aanmelden. Typ het e-mailadres en wachtwoord van je Microsoft-account en klik op Aanmelden.

Klik nu links op het Word-pictogram, open een nieuw leeg document en daarna vind je ook hier in het tabblad Start de knop Dicteren / Transcriberen. Het maakt niet uit of je de online- of desktop-versie gebruikt. Door op de knop Transcriberen te klikken, opent aan de rechterkant een zijbalk waar je eerst de taal selecteert voor de transcriptie. In het keuzemenu vind je de lijst van alle talen waaronder het Nederlands. Deze lijst is alfabetisch gerangschikt, maar Nederlands staat hier net onder Deens. Waarschijnlijk is dit een overblijfsel van de alfabetische rangschikking op basis van de term ‘Dutch’.

Selecteer de taal om het audiobestand te interpreteren en start de opname.

Live-opname starten

Wil je rechtstreeks gesproken tekst transcriberen? Klik dan op de blauwe knop Opname starten. Hiermee opent rechts het deelvenster Transcribe. Laat het deelvenster open tijdens de opname. Je ziet in het midden een blauwe microfoonknop. Als je daarop klikt, kun je de opname pauzeren. Klik er opnieuw op om door te gaan. Je kunt zo vaak starten en stoppen als je zelf wilt. Ondertussen loopt een teller die aangeeft hoelang de opname bezig is.

In tegenstelling tot bij de dicteerfunctie wordt tekst die je uitspreekt nog niet automatisch in het geopende Word-document toegevoegd. Alle geluidsopnamen die je op deze manier maakt, worden opgeslagen als wav-bestanden in de cloud in de map Onedrive / Documenten / Geluidsopnamen. Ben je klaar, dan gebruik je de knop Nu opslaan en een transcriptie maken. Zodra het bestand is geüpload, gaat Word aan de slag met het converteren van de gesproken tekst naar geschreven woorden. Voor langere opnamen kan het transcriberen echt even duren.

Tijdens de opname loopt een teller die de duur aangeeft.

Transcriptie invoegen

Het resultaat krijg je te zien in de rechterbalk. Bovenaan staan de besturingsknoppen om de audio te beluisteren. Daaronder lees je de transcriptie. Is de tekst door dezelfde persoon ingesproken, dan lees je naast iedere tijdstempel Spreker 1.

Het transcript wordt opgeslagen en je kunt dit deelvenster sluiten en later teruggaan. Om de transcriptie in het Word-document in te sluiten klik je op de knop Toevoegen aan het document. Daarmee verschijnt er een keuzemenu met vier opties: Alleen tekst, Met sprekers, Met tijdcodes en Met tijdscodes en sprekers. Geef aan wat je nodig hebt. In het Word-bestand staat bovenaan een link naar het wav-bestand met de opname en daaronder komt de uitgeschreven versie. Helemaal rechts onderaan in de zijbalk staat de knop om een Nieuwe transcriptie te starten.

Er zijn vier manieren om de transcriptie in de Word-tekst toe te voegen.

Opname inladen

De functie werkt ook met audio-opnamen die je vooraf hebt gemaakt met Windows Geluidsrecorder zoals we eerder hebben uitgelegd. Op die manier maak je rustig de opname om die achteraf thuis te verwerken. Nadat je in het tabblad Start de opdracht Dicteren / Transcriberen hebt gekozen, selecteer je eerst weer de taal en daarna gebruik je de knop Audio uploaden.

Voor de gelegenheid hebben we een dialoog opgenomen tussen twee personen. Opnieuw verschijnt het geluidsbestand bovenaan en de transcriptie in de zijbalk. Deze keer zie je duidelijk wat Spreker 1 heeft gezegd en hoe Spreker 2 heeft gereageerd. Om duidelijker te maken wie wat gezegd heeft, ga je met de muisaanwijzer over Spreker 1 en gebruik je het potloodje dat verschijnt. Op die manier wijzig je ‘Spreker 1’ bijvoorbeeld in de naam van deze persoon. Vink daarbij de optie Alles wijzigen Spreker 1 aan, zodat de aanpassing in de volledige transcriptie wordt uitgevoerd. Wanneer je met de muisaanwijzer over zo’n stukje tekst gaat, zie je niet alleen het potloodje, maar ook een plusteken. Door daarop te klikken voeg je dit stukje tekst toe aan het document zonder de link naar het audiofragment. Doorloop de tekst in de rechterbalk. Zitten er nog fouten in de tekst, dan kun je die daar corrigeren voordat je de inhoud toevoegt aan het openstaande Word-document.

Het is mogelijk om de aanduiding ‘Spreker 1’ en ‘Spreker 2’ te vervangen door namen of persoonsaanduidingen.

Transcriptie samenvatten

Heb je op deze manier een transcriptie gemaakt van een vergadering, dan kan dit behoorlijk uit de klauwen lopen. Om de tekst samen te vatten, zodat de lezer van dit verslag niet alles woordelijk moet verwerken, kun je een beroep doen op de AI van Copilot. Klik in het tabblad Start op de knop Copilot en voer een prompt in. Een prompt is een geschreven opdracht. Geef bijvoorbeeld als prompt: Dit document samenvatten. Klik op Enter en laat AI het werk doen.

Je kunt altijd Copilot inschakelen om een transcriptieverslag te laten samenvatten.