Behalve de pc is ook de NAS een belangrijk doelwit van cybercriminelen. Met malware of door gebruik te maken van fouten in de besturingssoftware of configuratie proberen ze toegang te krijgen tot het apparaat en daarna tot de gegevens op de NAS. Voorkomen blijft lastig, maar je kunt het ze wel maximaal moeilijk maken. Je NAS beveiligen doe je zo.

Dat we onze Windows-pc moeten beveiligen en beschermen is inmiddels bij iedereen bekend. Zelfs de beveiliging van het (draadloze) netwerk krijgt steeds vaker de aandacht die het verdient. Dat geldt minder voor de NAS. Dit was al een alleskunner en de functionaliteit is de laatste jaren alleen maar gegroeid. Meer functionaliteit maakt de NAS een interessantere aanschaf, waarbij de NAS-fabrikanten in een wedloop zijn geraakt om maar als eerste zoveel mogelijk functionaliteit aan de software van hun NAS-apparaten toe te voegen. Dit ging duidelijk ten koste van kwaliteit en meermaals bleek dan ook de beveiliging van de besturingssoftware onvoldoende om hackers en vooral ransomware buiten te houden. Inmiddels hebben de NAS-fabrikanten het proces van maken en testen van hun software flink verbeterd, maar dat wil nog niet zeggen dat een NAS zomaar veilig is. De software moet correct geconfigureerd worden en dat is met de toegenomen functionaliteit moeilijker dan het vroeger was.

©PXimport

01 Software-updates

Het is met de software voor de NAS niet anders dan met alle andere software, patchen, patchen, patchen! Alleen worden voor een NAS geen hotfixes en patches uitgebracht, maar nieuwere versies van de besturingssoftware. Een NAS bijwerken met de nieuwste beveiligingsupdates betekent dus altijd het upgraden naar een nieuwere versie van de besturingssoftware van de NAS.

Het updaten van de software op de NAS gaat via de webinterface. Voor dit artikel gaan we uit van Synology en QNAP, maar de stappen en maatregelen zijn op elke NAS van toepassing, ook van andere fabrikanten. Soms zullen bepaalde menu’s wat anders heten. Ga op de NAS naar Configuratiescherm / Systeem / Bijwerken en herstellen en kijk of er een nieuwere versie van het NAS-besturingssysteem beschikbaar is. De NAS controleert dit zelf, maar werkt dat niet, dan kan de firmware ook handmatig van de site van de fabrikant worden gedownload en daarna de upgrade handmatig worden uitgevoerd. Klik op Downloaden om de update naar de NAS te halen en kies er daarna voor deze te installeren. Na de upgrade is bijna altijd een reboot van de NAS nodig. Deze is belangrijk, zonder de reboot is de nieuwe firmware nog niet actief en zijn oude kwetsbaarheden dus niet verholpen.

©PXimport

Automatisch updaten

Omdat er best veel tijd kan zitten tussen het moment dat er een update voor de NAS uitkomt en het moment dat je zelf inlogt op de beheeromgeving van een NAS, is het beter het installeren van de software-updates automatisch te laten gebeuren. Bij Synology ga je naar Bijwerken en herstellen / Instellingen voor bijwerken en selecteer je de optie De nieuwe update automatisch installeren. In DSM 7 biedt Synology de mogelijkheid te kiezen tussen het automatisch installeren van alleen belangrijke updates van DSM en packages, alle updates of alleen geïnformeerd te worden over de updates. Om de tijd dat een NAS achterloopt met de software-updates zo kort mogelijk te houden, kies je liefst voor Dagelijks en een gepast moment in de nacht of dag.

Bij QNAP regel je dit via Configuratiescherm / Firmware update / Auto update. QNAP biedt nog de keuze tussen het installeren van de aanbevolen versie en de meest recente versie. QNAP adviseert zelf hier de aanbevolen versie te kiezen.

©PXimport

02 Update packages en apps

Wat geldt voor de besturingssoftware van de NAS, geldt ook voor de apps en packages die op de NAS geïnstalleerd worden om extra functionaliteit toe te voegen. En ook de apps voor iOS en Android voor gebruik op smartphone en tablets dienen allemaal geüpdatet te worden. Voor de apps en packages op de NAS open je het Package Center of het App Center. Hier staan de beschikbare updates, het is mogelijk deze een voor een te installeren, maar sneller en handiger gaat het via de optie Update Alles. Updaten van de mobiele apps gaat via de instellingen op smartphones en tablets.

©PXimport

03 Blijf op de hoogte

Om niet verrast te worden door updates is het aan te bevelen de configuratie van de NAS zo aan te passen dat systeemberichten automatisch worden verstuurd. Dit kan via e-mail, maar ook via sms en soms ook nog andere opties. QNAP regelt alle meldingen in het Meldingscentrum, dat heel veel controle geeft over de meldingen en de manier van verzenden. Wel is het best complex om alles goed te configureren. Bovenin het scherm kan de manier van communiceren worden geconfigureerd via de opties E-mail / SMS / Instant Messaging / Push Service. Kies hier het soort communicatie dat je wilt gebruiken en selecteer daarna bij Algemene Melding Instellingen dat je in elk geval over de items Antivirus, Beveiliging, Firmware en Firmware-update geïnformeerd wilt worden.

Bij Synology loopt dit via Configuratiescherm / Melding. Een waarschuwing via sms vereist veelal een abonnement bij een sms-provider, voor Instant Messaging wordt vaak Facebook of Skype gebruikt. E-mail en ook pushnotificaties via een app van de NAS-fabrikant is vaak het beste alternatief. QNAP heeft de QManager en Synology zet momenteel vol in op bewaking via Active Insight.

©PXimport

NAS en back-up

De bereikbaarheid in het netwerk en de opslagcapaciteit maakt dat menig NAS gebruikt wordt voor het bewaren van back-ups. Ook fabrikanten promoten dit. Waar ze minder helder over zijn, is dat back-up op een NAS alleen nog geen goede back-up is. Om de gegevens echt te beveiligen zijn extra maatregelen nodig. Begin met de 3-2-1-regel: bewaar altijd 3 kopieën, op minstens 2 verschillende media en bewaar minstens 1 kopie buiten het eigen huis. Maar denk ook na over de rol van de NAS hierbij. Wees terughoudend een NAS met back-ups ook andere taken te geven. Kijk of die niet beter door een tweede NAS of bijvoorbeeld een Raspberry Pi uitgevoerd kunnen worden.

04 Minimaliseer de services

Hoewel na een standaardinstallatie het aantal functies van de NAS beperkt is, is het nog maar de vraag of ze allemaal nodig zijn. Bovendien worden bij de configuratie en zeker door het installeren van apps en packages, nog meer functies toegevoegd. Voor een overzicht van alle actieve diensten op de NAS kijk je bij Synology in het Configuratiescherm / Infocenter onder Service. Via de puntjes rechtsboven kunnen nog extra kolommen worden toegevoegd. Zo zie je snel of iets via het netwerk bereikbaar is. Hier kunnen services worden uitgeschakeld door het vinkje in de kolom Inschakelen weg te halen.

QNAP biedt dit overzicht wel via Configuratiescherm / Systeem / Systeemstatus / Systeemdiensten, maar de mogelijkheid ze hier uit te zetten ontbreekt. Omdat elke extra functie de aanvalsmogelijkheden van de NAS vergroot, is het belangrijk kritisch te kijken naar de toegevoegde onderdelen. Zeker onderdelen die niet meer of nog niet gebruikt worden, kunnen beter worden uitgeschakeld of zelfs helemaal verwijderd. Voor een overzicht van de geïnstalleerde uitbreidingen ga je naar Package Center / Geïnstalleerd of App Center / Mijn apps.

©PXimport

05 Accounts

Een belangrijke stap in het beveiligen van de NAS, is het hernoemen van het admin-account. Echt hernoemen is het overigens niet en het admin-account laat zich niet verwijderen. De beste werkwijze is om een nieuw account te maken met een niet voor de hand liggende naam, dat toe te voegen aan de admin-groep en daarna het standaard admin-account uit te schakelen. Bij Synology gaat dit via het de route Configuratiescherm / Gebruikers of Configuratiescherm / Gebruiker en groep (in DSM 7). Ook bij QNAP volg je het pad Configuratiescherm / Gebruikers. Daarna uitloggen van het oude admin-account en inloggen met het nieuwe. Controleer of de rechten goed staan en je bijvoorbeeld de configuratie kunt aanpassen. Open daarna opnieuw het onderdeel met de gebruikers en selecteer het admin-account en schakel het uit.

Behalve het maken van een nieuw admin-account is er nog een belangrijke stap: voorkomen dat bij normaal gebruik van de NAS het account met de admin-rechten gebruikt wordt. Maak voor jezelf een persoonlijk account aan dat niet (!) in de admin-groep zit en doe dit voor elke gebruiker. Log zodra je niet meer bezig bent met het beheren van de NAS maar deze gewoon gebruikt, uit van het account met de admin-rechten en gebruik dan het reguliere gebruikersaccount. Gebruik je de NAS voor back-ups, maak dan een (standaard) gebruiker met de naam backup en geef deze een eigen map en gebruik dit account in de back-upsoftware. Gebruik dus ook hiervoor niet een account met admin-rechten.

©PXimport

Groepen

Tot de standaardadviezen voor gebruikers en groepen op een NAS behoort het niet gebruiken van de standaard gebruikersgroepen zoals de standaard groep users. Elk account, ook dat van de admins, komt in deze groep. Pas liever niet de rechten van de groep aan, elke gebruiker erft dan die rechten, wat al snel tot conflicten leidt met nieuwe rechten van een gebruiker. Maak liever nieuwe groepen aan voor de standaardgebruikers en als je nog een stap verder wilt gaan, ook voor specifieke toepassingen. Geef rechten aan die groepen en maak gebruikers er lid van. Wees terughoudend met het geven van rechten. Om bestanden op de NAS op te slaan, is bijvoorbeeld toegang tot de besturingssystemen DSM of QTS ook als standaardgebruiker niet nodig.

©PXimport

06 Wachtwoorden en 2FA

Behalve goede accounts zijn ook de wachtwoorden bij die accounts van belang. Gebruik sterke wachtwoorden en gebruik bij voorkeur ook 2FA (tweefactorauthenticatie), minimaal voor de groep Administrator en voor accounts met veel rechten. Instellen gaat via Configuratiescherm / Beveiliging / Account / 2-stapsverificatie. Het activeren van de tweefactorauthenticatie verloopt in een aantal stappen. De NAS zelf moet e-mails kunnen versturen. Daarna kan worden ingesteld welke groepen of accounts met 2FA moeten inloggen en daarna krijgt elke gebruiker de volgende keer dat hij inlogt de mogelijkheid zijn eigen 2FA-methode te kiezen en te koppelen.

Synology biedt meerdere opties, Approve sign-in en OTP werken met de Synology Secure SignIn-app (iOS en Android) of een andere authenticatie-app zoals Google of Microsoft Authenticator. Je kunt ook kiezen voor de optie Hardwarebeveiligingssleutel (zoals een YubiKey) of een andere dienst zoals Windows Hello of Touch ID op macOS. Vergeet niet een back-upmailadres te configureren in de laatste stap van de wizard, deze is nodig wanneer je kiest voor gebruik van een app en de telefoon zou verliezen.

Bij QNAP open je de Opties bij het huidige profiel en kies je Verificatie in 2 stappen / Beginnen, waarna je de mogelijkheid krijg een QR-code te scannen om de gebruiksgegevens te koppelen aan een van de eerdergenoemde authenticatie-apps, en zelfs de app Synology Secure SignIn werkt prima in combinatie een QNAP-NAS. QNAP gebruikt beveiligingsvragen of e-mail als back-up.

©PXimport

07 Internettoegang

Het beste beveiligingsadvies is een NAS niet toegankelijk te maken vanaf internet. Is toegang toch nodig, gebruik dan liever niet de diensten die de fabrikanten hiervoor aanbieden. Gebruik dan liever VPN voor toegang tot het thuisnetwerk inclusief de NAS. Gebruik hiervoor een VPN-server op de router of gebruik een Raspberry Pi of de VPN-server op de NAS. Om ongeoorloofde toegang te voorkomen, schakel je ook de UPnP-service uit, hetzelfde geldt voor SSH en Telnet. Deze laatste services zijn maar zelden nodig en kunnen dan beter vlak voor de sessie ingeschakeld worden en direct erna weer uitgeschakeld. Bij Synology vind je alle opties voor de internettoegang via Configuratiescherm / Externe toegang. Bij QNAP schakel je via Configuratiescherm / Netwerk en bestandsservices / Servicedetectie de optie UPnP uit. Alle internetopties vallen onder myQNAPcloud, evenals opnieuw UPnP bij Automatische routerconfiguratie.

©PXimport

08 Hulp van QNAP en Synology

Behalve de vele configuratiewijzingen die helpen de NAS veilig te maken, is er ook rechtstreekse hulp van de NAS-fabrikanten zelf. QNAP levert de module Malware Remover, die de NAS dagelijks scant op vooral ransomware. Synology heeft de module Security Advisor, die behalve op malware ook op andere opties scant, zoals de software-updates, account- en netwerkinstellingen. Via de optie Geavanceerd kan de scan worden ingesteld op wekelijks of dagelijks, en kunnen rapporten worden gedeeld per e-mail of opgeslagen op de NAS. Verder hoort bij het beheer van een NAS alles wat ook bij een andere server belangrijk is. Controleer de logboeken met systeemmeldingen bij het aanmelden en volg belangrijke meldingen die via e-mail of een andere communicatiekanaal worden ontvangen zeker op.

©PXimport

Back-upstrategie

Gebruik je de NAS voor back-ups, dan is er behalve de 3-2-1-regel nog wel een belangrijke stap en dat is het bepalen van de juiste back-upstrategie. Veel back-upsoftware helpt hierbij, maar het is belangrijk er ook zelf na te denken. Dit doe je in vier stappen:

1. Bepaal welke gegevens je wilt back-uppen;

2. Bepaal hoe vaak je die gegevens wilt back-uppen;

3. Kies de methode voor back-up en herstel;

4. Test en bewaak het back-uppen.

Controleer dus geregeld dat de back-ups worden gemaakt en controleer regelmatig dat je de gegevens ook daadwerkelijk kunt terugzetten.

09 Let op S.M.A.R.T.

Bij beveiliging denken we vooral aan hackers, maar bij een NAS is het noodzakelijk verder te kijken. Voor de beveiliging van de gegevens op de NAS is het zeer belangrijk ook naar de hardware te kijken en die geregeld te controleren. Dat geldt vooral voor de harde schijven in de NAS. Elke harde schijf gaat ooit stuk, dus is het belangrijk de gezondheid van elke schijf te monitoren. De NAS gebruikt hiervoor S.M.A.R.T. (Self-Monitoring Analysis and Reporting Technology), een techniek om de gezondheid, temperatuur en de verbruiksstatus van een harde schijf te beoordelen en alarm te slaan zodra een kritische waarde wordt overschreden.

Je kunt de levensduur van de schijven al flink oprekken door speciale NAS-schijven te gebruiken, zoals de modellen Western Digital Red en Seagate IronWolf. Deze zijn geoptimaliseerd voor het gebruik in een NAS. Seagate heeft zelfs een eigen gezondheidssysteem dat nog verdergaat dan het S.M.A.R.T.-systeem.

©PXimport

Lange documenten in Word voorzie je natuurlijk van paginanummers. Maar wat als je project begint met een voorblad en een inhoudsopgave? Dan wil je de paginanummering misschien pas later laten starten, bijvoorbeeld bij het eerste hoofdstuk. Gelukkig kun je zelf bepalen vanaf welke pagina de nummering begint en hoe die wordt weergegeven.

Stap 1: Sectie-einde

Stel dat je de paginanummering pas op pagina vier wilt laten beginnen. Plaats dan de cursor aan het einde van de tekst op de derde pagina. Ga naar het tabblad Indeling, klik op Eindemarkeringen en kies onder Sectie-einden de optie Volgende pagina. Zo voeg je een sectie-einde toe tussen pagina drie en vier.

Stap 2: Ontkoppel de sectie

Klik in de kop- of voettekst van pagina vier. Je ziet nu het label Koptekst (Sectie 2) of Voettekst (Sectie 2) verschijnen. Zodra je dit doet, opent automatisch het tabblad Koptekst en voettekst. Klik op Aan vorige koppelen in de groep Navigatie om de kop- en voettekst van deze sectie los te koppelen van de vorige. Zo voorkom je dat de paginanummers ook op de eerste drie pagina’s verschijnen.

Stap 3: Nummering plaatsen

Plaats de cursor opnieuw in de kop- of voettekst van pagina vier waar je de nummering wilt starten. Ga naar Paginanummer, kies waar je het nummer wilt tonen (bovenaan of onderaan) en kies een stijl. Je ziet nu waarschijnlijk dat pagina vier het cijfer 4 krijgt. Dat wil je aanpassen. Klik opnieuw op Paginanummer en kies Opmaak paginanummers. Selecteer hier Beginnen bij en vul het gewenste startnummer in – in dit voorbeeld: 1. Klik op OK. Nu begint de nummering pas op pagina vier, met het cijfer 1.

De eerste drie pagina’s hebben nu geen nummering. Als je die drie pagina’s door middel van Romeinse cijfers wilt nummeren, dan ga je terug naar de allereerste pagina en weer klik je op Paginanummer. Je beslist of de nummering boven- of onderaan de pagina moet komen. In het pop-up venster Opmaakpaginanummers selecteer je bovenaan de Romeinse stijl en in het vak Beginnen bij selecteer je 1.

Vroeg of laat moet je bepaalde informatie digitaal delen. Denk aan contracten, medische gegevens of vertrouwelijke rapporten. Dat is vaak ook precies het moment waarop het mis kan gaan. Eén foutieve klik en je bestand belandt in verkeerde handen. Gelukkig zijn er slimme en relatief eenvoudige manieren om het risico te beperken, zonder paranoïde toestanden.

Lees ook: 20 tips om je online privacy te waarborgen

Om te voorkomen dat vertrouwelijke informatie terechtkomt bij onbevoegden, gebruik je bij voorkeur een combinatie van beveiligingsmaatregelen. Versleutel je bestanden vóór verzending, gebruik wachtwoorden of toegangsrechten en kies voor veilige overdrachtsdiensten in plaats van standaardmail. Beperk daarnaast de toegang tot enkel de juiste personen of groepen. Zo houd je je data echt privé, ook na verzending. 

Metadata verwijderen

Welke versie van Windows je ook gebruikt: als je gevoelige bestanden deelt, is het verstandig om eerst de metadata te wissen. Wanneer je een bestand aanmaakt, slaat het systeem automatisch extra gegevens op, zoals de naam van de auteur, de datum van de laatste wijziging, de computernaam en meer. Deze metadata kunnen onbedoeld gevoelige informatie prijsgeven.

Gelukkig kun je deze metadata in Windows Verkenner eenvoudig verwijderen. Navigeer naar het bestand dat je wilt delen. Klik er met de rechtermuisknop op en kies Eigenschappen. Of gebruik de toetscombinatie Alt+Enter. Ga naar het tabblad Details. Klik onderaan op Eigenschappen en persoonlijke gegevens verwijderen. Hier kun je ook de optie Maak een kopie waarbij alle mogelijke eigenschappen zijn verwijderd selecteren. Bevestig met OK. Hierdoor ontvang je een kopie van het bestand zonder de metadata.

➡️7-Zip

Installeren

Ben je van plan om een bestand via internet te versturen? Dan is versleuteling een slimme zet. Door een bestand te versleutelen, voorkom je dat onbevoegden toegang krijgen tot de inhoud, zelfs als ze dat per ongeluk in handen krijgen. Hoewel Windows 11 zelf versleutelingsopties biedt, zijn die alleen bedoeld voor lokale opslag en dus niet geschikt voor bestanden die je wilt delen. Gebruik daarom een externe tool zoals 7-Zip, een gratis, opensource-programma dat uitstekend werkt voor veilige compressie én encryptie.

7-Zip installeer je via de Opdrachtprompt: Open het Startmenu en zoek naar Opdrachtprompt. Klik met de rechtermuisknop op het resultaat en kies Als administrator uitvoeren. Typ de volgende opdracht en druk op Enter: winget install --id 7zip.7zip.

De tool wordt automatisch gedownload en geïnstalleerd. Zodra 7-Zip klaarstaat, kun je je bestand inpakken in een met een wachtwoord beveiligd archief (7z of zip) met sterke AES-256-encryptie. Op die manier kun je het bestand veilig versturen, bijvoorbeeld via e-mail of een cloudservice, mits je het wachtwoord apart en veilig deelt.

Versleutelen

Om 7-Zip te starten, zoek je via Startmenu naar 7-Zip File Manager. Open de app en navigeer naar het bestand dat je wilt beveiligen. Selecteer dat en klik op de groene knop Toevoegen. Onderaan, in het gedeelte Versleuteling, vul je een wachtwoord in om het bestand te beveiligen. Typ het wachtwoord twee keer ter bevestiging.

Je kunt ervoor kiezen om het wachtwoord zichtbaar te maken, zodat je zeker weet dat je geen typfouten maakt. Daarnaast kun je ook de bestandsnaam versleutelen. Dat zorgt ervoor dat zelfs de naam van het bestand niet meer herkenbaar is, wat de inhoud extra goed afschermt voor nieuwsgierige ogen. Het resultaat is een versleuteld archiefbestand - een soort digitale container - dat alleen geopend kan worden met het ingestelde wachtwoord.

Standaard blijft het originele, niet-versleutelde bestand behouden. Wil je dat automatisch laten verwijderen? Vink dan in het venster Toevoegen aan archief de optie Bestanden na inpakken verwijderen aan. Zo blijft enkel de beveiligde versie over.

Versleutelen en splitsen

Wil je nog een extra beveiligingslaag toevoegen? Dan kun je het bestand niet alleen versleutelen met 7-Zip, maar ook opsplitsen in meerdere delen. Vervolgens kun je elk deel apart versturen, eventueel zelfs op verschillende momenten of via verschillende kanalen.

Open opnieuw 7-Zip en voeg het bestand toe dat je op deze manier wilt beveiligen. Stel een encryptiewachtwoord in en bevestig dat. In het veld Opsplitsen in volumes, bytes kies je de gewenste bestandsgrootte per deel. Dit is vooral handig voor grote bestanden. Stel dat het originele bestand 40 MB groot is. Als je 10 MB opgeeft, maakt 7-Zip er automatisch vier gelabelde delen van.

Voor maximale veiligheid kun je elk deel via een andere dienst of e-mailaccount verzenden. De ontvanger selecteert alle delen in 7-Zip (houd hiervoor de Ctrl-toets ingedrukt tijdens het aanklikken) en kiest daarna Uitpakken. Zodra het juiste wachtwoord wordt ingevoerd, worden de delen automatisch samengevoegd en ontsleuteld.

➡️OneDrive

Machtigingen

Met OneDrive stel je eenvoudig machtigingenin waarmee je bepaalt wie er toegang krijgt tot het bestand dat je eerder met 7-Zip hebt versleuteld. Het delen kun je op elk moment weer stopzetten. Open OneDrive via verkenner en navigeer naar de map waarin de versleutelde container staat. Klik met de rechtermuisknop op het bestand en kies voor Delen.

In het pop-upvenster voer je het e-mailadres in van de persoon met wie je het bestand wilt delen. Je kunt ook meerdere e-mailadressen of een mailgroep invoeren. Klik vervolgens op het potloodicoon om aan te geven of de ontvanger het bestand mag Bewerken of Alleen mag bekijken. Ben je klaar? Klik dan op Verzenden. De ontvanger krijgt een e-mail met een link om het bestand te downloaden.

➡️Outlook

E-mailversleuteling

Heb je een Microsoft 365-abonnement? Dan kun je gebruikmaken van de ingebouwde versleutelfunctie in Outlook om je e-mails en bijlagen extra te beveiligen.

Open de Outlook-app en klik op Nieuwe e-mail om een nieuw bericht op te stellen.Ga eventueel naar het tabblad Invoegen en kies Bestand bijvoegen.Selecteer via Op deze computer zoeken het gewenste bestand en klik op Openen.

Daarnaga je naar het tabblad Opties bovenaan het Lint.Klik op de knop Versleutelen. Je kunt hier ook kiezen uit verschillende beveiligingsniveaus.Maak je bericht af zoals gewoonlijk en klik op Verzenden.De e-mail wordt nu automatisch versleuteld verstuurd. De inhoud is onderweg beschermd en kan alleen worden geopend door de bedoelde ontvanger.

Beveiligingsopties

Onder de knop Versleuteling zie je drie opties als je een Microsoft 365 Family- of Personal-abonnement gebruikt. De eerste optie is Niet doorsturen. Hierdoor blijft je bericht versleuteld binnen Microsoft 365 en kan de ontvanger het niet kopiëren of naar anderen doorsturen. Kies je Versleutelen, dan kunnen ontvangers met een Outlook.com- of Microsoft 365-account de bijlagen downloaden vanuit Outlook.com of de mobiele Outlook-app.

Wie een andere e-mailclient gebruikt, zoals Gmail, Thunderbird of Apple Mail, ontvangt een bericht dat er een Microsoft Office 365-versleutelde e-mail op hem wacht. Als de ontvanger op de link Bericht lezen klikt, dan schakelt hij naar het Microsoft 365 Portal voor berichtversleuteling en daar moet hij zich aanmelden met een eenmalige wachtwoordcode. Die code ontvangt hij in zijn e-mailclient en daarmee kan hij dan het bericht op de portal openen.

De derde optie is Geen machtiging ingesteld en daarmee verwijder je eerdere machtigingen. De versleutelfunctie in Outlook is ideaal voor wie snel en zonder technische omwegen gevoelige informatie wil delen binnen een professionele context. Je hoeft geen extra tools te installeren.

➡️Gmail

Vertrouwelijke modus

De extra beveiliging in Gmail heet Vertrouwelijke modus. Hiermee versleutel je je berichten, zodat alleen de bedoelde ontvanger ze kan lezen, zelfs als iemand anders toegang krijgt tot diens mailbox. Klik op Opstellen om een nieuw bericht te maken. Vul het e-mailadres van de ontvanger in, kies een onderwerp en typ je bericht. Voor je op Verzenden klikt, activeer je de extra beveiliging. Onderaan het berichtvenster zie je een aantal grijze knoppen. Helemaal rechts staat een pictogram van een slot met een wijzerplaat. Klik daarop om de Vertrouwelijke modus in te schakelen.

Gebruik je de mobiele app? Tik dan op de drie puntjes rechtsboven en kies daar het slotje. Ontvangers kunnen deze mail vervolgens niet doorsturen, kopiëren, afdrukken of downloaden. Er verschijnt ook een pop-upvenster waarin je de vervaltijd van het bericht instelt. Je kunt kiezen uit: 1 dag, 1 week, 1 maand, 3 maanden of 5 jaar. Na afloop van de gekozen periode verdwijnt het bericht automatisch uit de postbus.

Sms-beveiliging

In hetzelfde pop-upvenster kun je een extra beveiligingslaag toevoegen via de optie Toegangscode vereisen. Vink hier de optie Sms-toegangscode aan. De ontvanger kan het bericht dan pas lezen nadat hij of zij een code invoert die via sms op de mobiele telefoon wordt bezorgd. Hiermee voeg je een tweede beveiligingsfactor toe, wat het voor een indringer vrijwel onmogelijk maakt om toegang te krijgen. Die moet immers niet alleen de mailbox, maar ook de sms-berichten van de ontvanger onderscheppen. Dat is een bijzonder lastige combinatie.

Klik op Opslaan en vervolgens op Verzenden. Op dit moment kun je eventueel nog de vervaltijd van het bericht aanpassen. Dan verschijnt er nu een tweede pop-upvenster waarin je het telefoonnummer van de ontvanger moet invoeren. Klik opnieuw op Verzenden. De ontvanger krijgt vervolgens een e-mail met daarin een knop om het vertrouwelijke bericht in de browser te openen. Is sms-verificatie ingeschakeld? Dan ziet de ontvanger ter bevestiging de laatste twee cijfers van zijn of haar gsm-nummer. Na een klik op Send passcode wordt de toegangscode per sms verstuurd.

Lees ook: 20 (écht) onmisbare tips voor Gmail

Documenten ondertekenen op je iPhone? Zo maak je een handtekening aan

➡️Proton Mail

Zwitserse veiligheid

De grote mailproviders maken er geen geheim van dat ze het e-mailverkeer scannen. Volgens eigen zeggen doen ze dat om hun dienstverlening te verbeteren. Daarbij richten ze zich vooral op de metadata van berichten: wie met wie communiceert, wanneer en hoe vaak. Ben je op je privacy gesteld, dan geeft dit idee een onbehaaglijk gevoel, zeker wanneer het om vertrouwelijke informatie gaat.

In dat geval kun je overstappen naar een ultraveilige aanbieder zoals Proton Mail (https://proton.me), een dienst die privacy centraal stelt. De servers staan in Zwitserland, waardoor de dienst onderworpen is aan een van de strengste privacywetgevingen ter wereld. Proton Mail werkt standaard met end-to-end-encryptie. Bij gewone e-mails is de verbinding tussen jou en de server meestal wel versleuteld met TLS (Transport Layer Security), maar de e-mail zelf wordt op de server in leesbare vorm opgeslagen.

End-to-end-encryptie (E2EE) bij e-mail betekent dat alleen de afzender en de beoogde ontvanger de inhoud van het bericht kunnen lezen. Zelfs de e-maildienst zelf kan niet zien wat er in de e-mail staat, omdat de versleuteling pas wordt verwijderd op het toestel van de ontvanger.

De gratis versie, Proton Free, biedt dezelfde sterke beveiliging als de betaalde formules, maar met enkele beperkingen. Je beschikt over één e-mailadres en 1 GB e-mailopslag. Daar staat tegenover dat je volledig reclamevrij werkt, niet gevolgd wordt en je berichten niet worden geanalyseerd of gelogd. Wie meer nodig heeft, kan upgraden naar een betaald abonnement, zoals Mail Plus (3,99 euro per maand bij jaarlijkse betaling).