Behalve de pc is ook de NAS een belangrijk doelwit van cybercriminelen. Met malware of door gebruik te maken van fouten in de besturingssoftware of configuratie proberen ze toegang te krijgen tot het apparaat en daarna tot de gegevens op de NAS. Voorkomen blijft lastig, maar je kunt het ze wel maximaal moeilijk maken. Je NAS beveiligen doe je zo.

Dat we onze Windows-pc moeten beveiligen en beschermen is inmiddels bij iedereen bekend. Zelfs de beveiliging van het (draadloze) netwerk krijgt steeds vaker de aandacht die het verdient. Dat geldt minder voor de NAS. Dit was al een alleskunner en de functionaliteit is de laatste jaren alleen maar gegroeid. Meer functionaliteit maakt de NAS een interessantere aanschaf, waarbij de NAS-fabrikanten in een wedloop zijn geraakt om maar als eerste zoveel mogelijk functionaliteit aan de software van hun NAS-apparaten toe te voegen. Dit ging duidelijk ten koste van kwaliteit en meermaals bleek dan ook de beveiliging van de besturingssoftware onvoldoende om hackers en vooral ransomware buiten te houden. Inmiddels hebben de NAS-fabrikanten het proces van maken en testen van hun software flink verbeterd, maar dat wil nog niet zeggen dat een NAS zomaar veilig is. De software moet correct geconfigureerd worden en dat is met de toegenomen functionaliteit moeilijker dan het vroeger was.

©PXimport

01 Software-updates

Het is met de software voor de NAS niet anders dan met alle andere software, patchen, patchen, patchen! Alleen worden voor een NAS geen hotfixes en patches uitgebracht, maar nieuwere versies van de besturingssoftware. Een NAS bijwerken met de nieuwste beveiligingsupdates betekent dus altijd het upgraden naar een nieuwere versie van de besturingssoftware van de NAS.

Het updaten van de software op de NAS gaat via de webinterface. Voor dit artikel gaan we uit van Synology en QNAP, maar de stappen en maatregelen zijn op elke NAS van toepassing, ook van andere fabrikanten. Soms zullen bepaalde menu’s wat anders heten. Ga op de NAS naar Configuratiescherm / Systeem / Bijwerken en herstellen en kijk of er een nieuwere versie van het NAS-besturingssysteem beschikbaar is. De NAS controleert dit zelf, maar werkt dat niet, dan kan de firmware ook handmatig van de site van de fabrikant worden gedownload en daarna de upgrade handmatig worden uitgevoerd. Klik op Downloaden om de update naar de NAS te halen en kies er daarna voor deze te installeren. Na de upgrade is bijna altijd een reboot van de NAS nodig. Deze is belangrijk, zonder de reboot is de nieuwe firmware nog niet actief en zijn oude kwetsbaarheden dus niet verholpen.

©PXimport

Automatisch updaten

Omdat er best veel tijd kan zitten tussen het moment dat er een update voor de NAS uitkomt en het moment dat je zelf inlogt op de beheeromgeving van een NAS, is het beter het installeren van de software-updates automatisch te laten gebeuren. Bij Synology ga je naar Bijwerken en herstellen / Instellingen voor bijwerken en selecteer je de optie De nieuwe update automatisch installeren. In DSM 7 biedt Synology de mogelijkheid te kiezen tussen het automatisch installeren van alleen belangrijke updates van DSM en packages, alle updates of alleen geïnformeerd te worden over de updates. Om de tijd dat een NAS achterloopt met de software-updates zo kort mogelijk te houden, kies je liefst voor Dagelijks en een gepast moment in de nacht of dag.

Bij QNAP regel je dit via Configuratiescherm / Firmware update / Auto update. QNAP biedt nog de keuze tussen het installeren van de aanbevolen versie en de meest recente versie. QNAP adviseert zelf hier de aanbevolen versie te kiezen.

©PXimport

02 Update packages en apps

Wat geldt voor de besturingssoftware van de NAS, geldt ook voor de apps en packages die op de NAS geïnstalleerd worden om extra functionaliteit toe te voegen. En ook de apps voor iOS en Android voor gebruik op smartphone en tablets dienen allemaal geüpdatet te worden. Voor de apps en packages op de NAS open je het Package Center of het App Center. Hier staan de beschikbare updates, het is mogelijk deze een voor een te installeren, maar sneller en handiger gaat het via de optie Update Alles. Updaten van de mobiele apps gaat via de instellingen op smartphones en tablets.

©PXimport

03 Blijf op de hoogte

Om niet verrast te worden door updates is het aan te bevelen de configuratie van de NAS zo aan te passen dat systeemberichten automatisch worden verstuurd. Dit kan via e-mail, maar ook via sms en soms ook nog andere opties. QNAP regelt alle meldingen in het Meldingscentrum, dat heel veel controle geeft over de meldingen en de manier van verzenden. Wel is het best complex om alles goed te configureren. Bovenin het scherm kan de manier van communiceren worden geconfigureerd via de opties E-mail / SMS / Instant Messaging / Push Service. Kies hier het soort communicatie dat je wilt gebruiken en selecteer daarna bij Algemene Melding Instellingen dat je in elk geval over de items Antivirus, Beveiliging, Firmware en Firmware-update geïnformeerd wilt worden.

Bij Synology loopt dit via Configuratiescherm / Melding. Een waarschuwing via sms vereist veelal een abonnement bij een sms-provider, voor Instant Messaging wordt vaak Facebook of Skype gebruikt. E-mail en ook pushnotificaties via een app van de NAS-fabrikant is vaak het beste alternatief. QNAP heeft de QManager en Synology zet momenteel vol in op bewaking via Active Insight.

©PXimport

NAS en back-up

De bereikbaarheid in het netwerk en de opslagcapaciteit maakt dat menig NAS gebruikt wordt voor het bewaren van back-ups. Ook fabrikanten promoten dit. Waar ze minder helder over zijn, is dat back-up op een NAS alleen nog geen goede back-up is. Om de gegevens echt te beveiligen zijn extra maatregelen nodig. Begin met de 3-2-1-regel: bewaar altijd 3 kopieën, op minstens 2 verschillende media en bewaar minstens 1 kopie buiten het eigen huis. Maar denk ook na over de rol van de NAS hierbij. Wees terughoudend een NAS met back-ups ook andere taken te geven. Kijk of die niet beter door een tweede NAS of bijvoorbeeld een Raspberry Pi uitgevoerd kunnen worden.

04 Minimaliseer de services

Hoewel na een standaardinstallatie het aantal functies van de NAS beperkt is, is het nog maar de vraag of ze allemaal nodig zijn. Bovendien worden bij de configuratie en zeker door het installeren van apps en packages, nog meer functies toegevoegd. Voor een overzicht van alle actieve diensten op de NAS kijk je bij Synology in het Configuratiescherm / Infocenter onder Service. Via de puntjes rechtsboven kunnen nog extra kolommen worden toegevoegd. Zo zie je snel of iets via het netwerk bereikbaar is. Hier kunnen services worden uitgeschakeld door het vinkje in de kolom Inschakelen weg te halen.

QNAP biedt dit overzicht wel via Configuratiescherm / Systeem / Systeemstatus / Systeemdiensten, maar de mogelijkheid ze hier uit te zetten ontbreekt. Omdat elke extra functie de aanvalsmogelijkheden van de NAS vergroot, is het belangrijk kritisch te kijken naar de toegevoegde onderdelen. Zeker onderdelen die niet meer of nog niet gebruikt worden, kunnen beter worden uitgeschakeld of zelfs helemaal verwijderd. Voor een overzicht van de geïnstalleerde uitbreidingen ga je naar Package Center / Geïnstalleerd of App Center / Mijn apps.

©PXimport

05 Accounts

Een belangrijke stap in het beveiligen van de NAS, is het hernoemen van het admin-account. Echt hernoemen is het overigens niet en het admin-account laat zich niet verwijderen. De beste werkwijze is om een nieuw account te maken met een niet voor de hand liggende naam, dat toe te voegen aan de admin-groep en daarna het standaard admin-account uit te schakelen. Bij Synology gaat dit via het de route Configuratiescherm / Gebruikers of Configuratiescherm / Gebruiker en groep (in DSM 7). Ook bij QNAP volg je het pad Configuratiescherm / Gebruikers. Daarna uitloggen van het oude admin-account en inloggen met het nieuwe. Controleer of de rechten goed staan en je bijvoorbeeld de configuratie kunt aanpassen. Open daarna opnieuw het onderdeel met de gebruikers en selecteer het admin-account en schakel het uit.

Behalve het maken van een nieuw admin-account is er nog een belangrijke stap: voorkomen dat bij normaal gebruik van de NAS het account met de admin-rechten gebruikt wordt. Maak voor jezelf een persoonlijk account aan dat niet (!) in de admin-groep zit en doe dit voor elke gebruiker. Log zodra je niet meer bezig bent met het beheren van de NAS maar deze gewoon gebruikt, uit van het account met de admin-rechten en gebruik dan het reguliere gebruikersaccount. Gebruik je de NAS voor back-ups, maak dan een (standaard) gebruiker met de naam backup en geef deze een eigen map en gebruik dit account in de back-upsoftware. Gebruik dus ook hiervoor niet een account met admin-rechten.

©PXimport

Groepen

Tot de standaardadviezen voor gebruikers en groepen op een NAS behoort het niet gebruiken van de standaard gebruikersgroepen zoals de standaard groep users. Elk account, ook dat van de admins, komt in deze groep. Pas liever niet de rechten van de groep aan, elke gebruiker erft dan die rechten, wat al snel tot conflicten leidt met nieuwe rechten van een gebruiker. Maak liever nieuwe groepen aan voor de standaardgebruikers en als je nog een stap verder wilt gaan, ook voor specifieke toepassingen. Geef rechten aan die groepen en maak gebruikers er lid van. Wees terughoudend met het geven van rechten. Om bestanden op de NAS op te slaan, is bijvoorbeeld toegang tot de besturingssystemen DSM of QTS ook als standaardgebruiker niet nodig.

©PXimport

06 Wachtwoorden en 2FA

Behalve goede accounts zijn ook de wachtwoorden bij die accounts van belang. Gebruik sterke wachtwoorden en gebruik bij voorkeur ook 2FA (tweefactorauthenticatie), minimaal voor de groep Administrator en voor accounts met veel rechten. Instellen gaat via Configuratiescherm / Beveiliging / Account / 2-stapsverificatie. Het activeren van de tweefactorauthenticatie verloopt in een aantal stappen. De NAS zelf moet e-mails kunnen versturen. Daarna kan worden ingesteld welke groepen of accounts met 2FA moeten inloggen en daarna krijgt elke gebruiker de volgende keer dat hij inlogt de mogelijkheid zijn eigen 2FA-methode te kiezen en te koppelen.

Synology biedt meerdere opties, Approve sign-in en OTP werken met de Synology Secure SignIn-app (iOS en Android) of een andere authenticatie-app zoals Google of Microsoft Authenticator. Je kunt ook kiezen voor de optie Hardwarebeveiligingssleutel (zoals een YubiKey) of een andere dienst zoals Windows Hello of Touch ID op macOS. Vergeet niet een back-upmailadres te configureren in de laatste stap van de wizard, deze is nodig wanneer je kiest voor gebruik van een app en de telefoon zou verliezen.

Bij QNAP open je de Opties bij het huidige profiel en kies je Verificatie in 2 stappen / Beginnen, waarna je de mogelijkheid krijg een QR-code te scannen om de gebruiksgegevens te koppelen aan een van de eerdergenoemde authenticatie-apps, en zelfs de app Synology Secure SignIn werkt prima in combinatie een QNAP-NAS. QNAP gebruikt beveiligingsvragen of e-mail als back-up.

©PXimport

07 Internettoegang

Het beste beveiligingsadvies is een NAS niet toegankelijk te maken vanaf internet. Is toegang toch nodig, gebruik dan liever niet de diensten die de fabrikanten hiervoor aanbieden. Gebruik dan liever VPN voor toegang tot het thuisnetwerk inclusief de NAS. Gebruik hiervoor een VPN-server op de router of gebruik een Raspberry Pi of de VPN-server op de NAS. Om ongeoorloofde toegang te voorkomen, schakel je ook de UPnP-service uit, hetzelfde geldt voor SSH en Telnet. Deze laatste services zijn maar zelden nodig en kunnen dan beter vlak voor de sessie ingeschakeld worden en direct erna weer uitgeschakeld. Bij Synology vind je alle opties voor de internettoegang via Configuratiescherm / Externe toegang. Bij QNAP schakel je via Configuratiescherm / Netwerk en bestandsservices / Servicedetectie de optie UPnP uit. Alle internetopties vallen onder myQNAPcloud, evenals opnieuw UPnP bij Automatische routerconfiguratie.

©PXimport

08 Hulp van QNAP en Synology

Behalve de vele configuratiewijzingen die helpen de NAS veilig te maken, is er ook rechtstreekse hulp van de NAS-fabrikanten zelf. QNAP levert de module Malware Remover, die de NAS dagelijks scant op vooral ransomware. Synology heeft de module Security Advisor, die behalve op malware ook op andere opties scant, zoals de software-updates, account- en netwerkinstellingen. Via de optie Geavanceerd kan de scan worden ingesteld op wekelijks of dagelijks, en kunnen rapporten worden gedeeld per e-mail of opgeslagen op de NAS. Verder hoort bij het beheer van een NAS alles wat ook bij een andere server belangrijk is. Controleer de logboeken met systeemmeldingen bij het aanmelden en volg belangrijke meldingen die via e-mail of een andere communicatiekanaal worden ontvangen zeker op.

©PXimport

Back-upstrategie

Gebruik je de NAS voor back-ups, dan is er behalve de 3-2-1-regel nog wel een belangrijke stap en dat is het bepalen van de juiste back-upstrategie. Veel back-upsoftware helpt hierbij, maar het is belangrijk er ook zelf na te denken. Dit doe je in vier stappen:

1. Bepaal welke gegevens je wilt back-uppen;

2. Bepaal hoe vaak je die gegevens wilt back-uppen;

3. Kies de methode voor back-up en herstel;

4. Test en bewaak het back-uppen.

Controleer dus geregeld dat de back-ups worden gemaakt en controleer regelmatig dat je de gegevens ook daadwerkelijk kunt terugzetten.

09 Let op S.M.A.R.T.

Bij beveiliging denken we vooral aan hackers, maar bij een NAS is het noodzakelijk verder te kijken. Voor de beveiliging van de gegevens op de NAS is het zeer belangrijk ook naar de hardware te kijken en die geregeld te controleren. Dat geldt vooral voor de harde schijven in de NAS. Elke harde schijf gaat ooit stuk, dus is het belangrijk de gezondheid van elke schijf te monitoren. De NAS gebruikt hiervoor S.M.A.R.T. (Self-Monitoring Analysis and Reporting Technology), een techniek om de gezondheid, temperatuur en de verbruiksstatus van een harde schijf te beoordelen en alarm te slaan zodra een kritische waarde wordt overschreden.

Je kunt de levensduur van de schijven al flink oprekken door speciale NAS-schijven te gebruiken, zoals de modellen Western Digital Red en Seagate IronWolf. Deze zijn geoptimaliseerd voor het gebruik in een NAS. Seagate heeft zelfs een eigen gezondheidssysteem dat nog verdergaat dan het S.M.A.R.T.-systeem.

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt of je van extra gemakken voorzien. Nu de meteorologische hefst is begonnen en de temperaturen verder dalen is het tijd om te kijken of je je huis beter kunt verwarmen. Met een extra elektrisch kacheltje bijvoorbeeld.

In de koudere maanden van het jaar kan het soms heerlijk zijn om een extra warmtebron in huis te hebben. Bijverwarming is dan een uitkomst. Of je nu een koude hoek in de woonkamer wilt opwarmen, je thuiskantoor wilt verwarmen zonder de thermostaat in de hele woning omhoog te zetten, of gewoon snel wat extra warmte wilt creëren; er is een grote verscheidenheid aan elektrische kachels beschikbaar. Wij vonden vijf verschillende soorten bijverwarming, van keramische ventilatorkachels tot infrarood panelen om de ruimtes in je huis snel te verwarmen.

De'Longhi TCH8993ER.BC

Met een vermogen van 2400 watt kan deze keramische torenkachel van De'Longhi snel een grote ruimte verwarmen. Deze kachel is bovendien uitgerust met een Eco-Energy functie, die ervoor zorgt dat hij de gewenste temperatuur bereikt met zo min mogelijk energieverbruik. Dit is niet alleen goed voor je portemonnee, maar ook voor het milieu. De kachel heeft ook een handige afstandsbediening, zodat je vanuit je luie stoel de instellingen kunt aanpassen. Verder beschikt dit model over een tip-over-beveiliging, een geruststellende gedachte als je huisdieren of kleine kinderen hebt. De kachel schakelt zichzelf automatisch uit als hij per ongeluk omvalt. Door de keramische technologie wordt de lucht niet uitgedroogd en verbranden er geen stofdeeltjes, wat zorgt voor een schonere en aangenamere warmte.

Wattage: 2400W
Type verwarming: Keramische torenkachel
Beveiligingsopties: Omvallen en oververhitting

Inventum KC222WOS Ceramic Fan Heater

De Inventum KC222WOS is een compact model. Deze keramische kachel heeft niet alleen twee warmtestanden (1200 en 2000 watt), maar ook een handige oscillatiefunctie. Met de 60° draaibeweging wordt de warme lucht gelijkmatig over een groter gebied verspreid, waardoor je minder last hebt van koude plekken in de ruimte. Verder is de temperatuur traploos instelbaar, wat de kachel zeer flexibel in gebruik maakt. Ook dit apparaat is voorzien van belangrijke veiligheidsfuncties zoals omvalbeveiliging en oververhittingsbeveiliging. Dit betekent dat de kachel automatisch uitschakelt bij te hoge temperaturen of als hij per ongeluk omvalt. De geïntegreerde handgreep en het lichte gewicht maken het eenvoudig om de kachel van de ene naar de andere kamer te verplaatsen.

Wattage: 1200W en 2000W
Type verwarming: Keramische ventilator
Beveiligingsopties: Omvallen en oververhitting

Princess 348254 Slimme infrarood paneelverwarming

Een heel andere manier van verwarmen vind je bij deze Princess 348254. In tegenstelling tot convectorkachels die de lucht verwarmen, richten infrarood panelen zich op het direct verwarmen van mensen en objecten in de kamer. De warmte is direct voelbaar en bovendien droogt de lucht niet uit. Dit model is ook nog eens 'slim'. Met de bijbehorende app kun je de kachel namelijk overal bedienen, of je nu op de bank zit of onderweg bent. Zo kun je de kachel aanzetten voordat je thuiskomt, zodat je in een heerlijk warme kamer binnenstapt. Het paneel is met 540 watt relatief energiezuinig en kan zowel aan de muur worden bevestigd als vrijstaand worden gebruikt.

Wattage: 540W
Type verwarming: Infrarood
Beveiligingsopties: Oververhitting

ICQN Infraroodkachel

De ICQN infraroodkachel richt op het verwarmen van een klein kantoor of een aparte ruimte in huis. Met een vermogen van 900 watt levert deze kachel gerichte warmte. Het compacte en lichte ontwerp maakt het apparaat zeer handzaam en gemakkelijk te verplaatsen naar elke plek waar je extra warmte nodig hebt. De kachel werkt via een infraroodpaneel, dat warmte uitstraalt die direct op objecten en mensen gericht is, vergelijkbaar met de warmte van de zon. Dit betekent dat je de warmte meteen voelt zodra je het aanzet.

Wattage: 900W
Type verwarming: Infrarood
Beveiligingsopties: Omvallen en oververhitting

Inventum KC221W

Deze compacte keramische kachel is perfect voor het snel verwarmen van kleine tot middelgrote ruimtes, zoals een caravan, zolderkamer, of studeerkamer. Met een maximaal vermogen van 2000 watt genereert hij snel een aangename temperatuur. De kachel heeft twee warmtestanden en een aparte ventilatorstand voor in de zomer, zodat je er het hele jaar door plezier van hebt. Dankzij de traploos instelbare thermostaat kun je de temperatuur nauwkeurig naar wens instellen, en de kachel zorgt er zelf voor dat de ruimte op die temperatuur blijft. Een controlelampje laat je zien wanneer het apparaat in werking is. Het geïntegreerde handvat maakt hem gemakkelijk te verplaatsen en de omvalbeveiliging en oververhittingsbeveiliging zorgen voor een veilige gebruikservaring. Een no-nonsense kachel die doet wat hij moet doen.

Wattage: 2000W
Type verwarming: Keramische kachelventilator
Beveiligingsopties: Omvallen en oververhitting

WhatsApp gebruik je vooral om te appen, maar het kan ook je handigste metgezel zijn. Door ideeën, taken en documenten direct in je eigen chat te zetten, ontstaat een systeem dat je altijd bij de hand hebt. In dit artikel lees je hoe je WhatsApp verandert in een slim notitieboek waarmee je gedachten en bestanden nooit meer zoekraken.

Ook interessant: Chatfilters in WhatsApp: zo houd je je chats overzichtelijk

WhatsApp is de plek waar we eindeloos appen: van gênante groepsfoto’s tot boodschappenlijstjes van je partner. Maar dezelfde app kan meer, véél meer. Zie het als je digitale notitieboekje: altijd open, altijd bij de hand en verrassend krachtig. Waar veel notitie-apps al snel vergeten worden, schuift WhatsApp elke dag vanzelf je scherm in. Dat maakt de drempel om iets vast te leggen lager dan ooit. En het mooiste? Je hoeft geen nieuwe app te leren gebruiken, want WhatsApp zit vermoedelijk al diep in je dagelijkse routine.

Praat met jezelf

De slimste chat is er eentje met jezelf. Dat klinkt misschien een beetje raar, maar het werkt verrassend goed. In recente versies van WhatsApp kun je simpelweg je eigen naam kiezen in het contactenoverzicht en een gesprek starten. Lukt dat niet, stuur dan een berichtje naar je eigen nummer (al is het maar 'hallo') en je hebt je persoonlijke notitieboek geopend. Vanaf dat moment staat er een privéruimte voor je klaar waarin je ideeën, lijstjes en bestanden kwijt kunt. Zet die chat bovenaan vast, zodat hij nooit wegzakt tussen familieberichten, werkdiscussies en de eindeloze stroom aan grappige gifjes van vrienden. Het voelt in eerste instantie een beetje gek, maar na een week wil, nee kún je niet meer zonder.

Snel noteren zonder gedoe

Een idee is vaak vluchtig. Je staat bij de kassa, bent onderweg met de trein of ligt net in bed om te gaan slapen als je opeens denkt: dit moet ik onthouden! Het noteren mislukt meestal niet door een gebrek aan apps, maar door de extra moeite die het kost. Geloof ons, WhatsApp maakt dat verschil. Je opent de app toch al tientallen keren per dag, dus een korte notitie intikken is geen extra drempel. Begin met een korte eerste regel die fungeert als titel, plak er een link of losse gedachte onder en klaar. Voeg een foto of screenshot toe als geheugensteuntje. Heb je geen zin om te typen? Neem een spraakbericht op. Later kun je die afspelen op je laptop en desnoods omzetten naar tekst (superhandig: je kunt spraakberichten direct in WhatsApp laten transcriberen). Het voelt minder aan als 'notities maken' en meer als gewoon appen, en juist dat maakt het zo laagdrempelig.

Structuur die niet in de weg zit

De grootste valkuil van digitale notities is overstructureren. Je begint enthousiast met mappen, categorieën en kleurcodes, en drie weken later is het systeem te ingewikkeld om nog bij te kunnen houden. Bij WhatsApp werkt dat anders. Begin met één centrale notitie-chat en gebruik simpele labels als 'Werk', 'Idee' en 'Boodschappen'. Dankzij de zoekfunctie vind je berichten razendsnel terug. Toch behoefte aan meer onderverdeling? Maak dan aparte themagroepen met alleen jezelf. Voeg kort iemand toe, verwijder die weer en je hebt een solo-chat met een duidelijke naam en profielfoto. Een geel vlak voor 'Bonnetjes', een rood vlak voor 'Reiskosten': herkenbaar in één oogopslag. Zo heb je structuur zonder dat het systeem in de weg zit.

©Yuri Arucrs peopleimages.com

Takenlijst in WhatsApp-stijl

WhatsApp is geen taken-app, maar je kunt de functies slim inzetten. Markeer actiepunten met een ster en gebruik de antwoord-functie om updates en voortgang eraan vast te knopen. Stel: je noteert 'Bel de loodgieter' en krijgt later extra informatie. Door die informatie als reply op het oorspronkelijke bericht te zetten, blijft de hele geschiedenis bij elkaar. Klaar met de taak? Verwijder de ster of sluit af met een korte reply: 'Gedaan, 17 september'. Zo blijft je takenlijst overzichtelijk en in samenhang. Je ziet niet alleen wat je moest doen, maar ook hoe het liep. Dat geeft meer grip dan losse to-dolijstjes die uit elkaar vallen.

Je eigen archiefkast

Iedereen heeft bonnetjes, facturen, pdf's en foto's van whiteboards die ergens rondslingeren. WhatsApp kan die rol van digitale schoenendoos verrassend goed overnemen. Alles wat je in je notitie-chat plaatst, wordt automatisch gesorteerd op type. Zoek je dat ene aankoopbewijs? Open de mediabibliotheek, filter op documenten en je hebt het binnen seconden teruggevonden. Ook foto's, links en screenshots kun je daar terugvinden. Door de ingebouwde documentmodus van de camera worden scans vlak en goed leesbaar, zodat je geen aparte scan-app meer nodig hebt. Je notitie-chat groeit zo ongemerkt uit tot een compleet persoonlijk archief, zonder dat het chaotisch aanvoelt.

©PaeGaG - stock.adobe.com

Extra vaart met WhatsApp Web

Op je telefoon is WhatsApp al handig, maar pas op de laptop of desktop gaat het echt vliegen. Via WhatsApp Web of de desktop-app kopieer je moeiteloos lange teksten, codefragmenten en bestanden naar je notitie-chat. Andersom stuur je materiaal net zo makkelijk weer terug naar andere programma’s. De zoekfunctie werkt veel fijner met een toetsenbord en met sneltoetsen kun je in een oogwenk informatie uit elke app doorsluizen naar WhatsApp. Het voelt bijna alsof je een lichte projectmanagementtool gebruikt, maar dan in een jasje dat je al jaren kent.

Automatiseren voor luie slimmeriken

Deelknoppen en snelkoppelingen maken het nóg efficiënter. In Android deel je vanuit vrijwel elke app direct naar WhatsApp en stel je jouw notitie-chat in als standaardontvanger. Binnen iOS maak je via Opdrachten een actie die geselecteerde tekst met één tik doorstuurt naar jouw notitie-chat. Daarmee bespaar je tientallen kleine handelingen per dag. En maak er een ritueel van: schrijf elke avond drie korte regels (Wat gedaan, wat geleerd, wat morgen) en je notitie-chat wordt vanzelf een logboek dat overzicht en rust geeft. Geen rommel, maar een lopend dagboek waar je later veel aan hebt.

Veilig en privé

Wie WhatsApp als notitieboek gebruikt, moet ook nadenken over veiligheid. Zet verdwijnende berichten uit, zodat je informatie niet per ongeluk verdwijnt. Zorg dat end-to-end versleutelde back-ups actief zijn en beveilig die met een wachtwoord of herstelsleutel die je in je wachtwoordmanager opslaat. Activeer app-vergrendeling met vingerafdruk of gezichtsherkenning en laat de telefoon-encryptie standaard aan staan. Zo weet je zeker dat je notities net zo goed beschermd zijn als je persoonlijke gesprekken. Handig én geruststellend.

©Farknot Architect - stock.adobe.

Opruimen zonder moeite

Let op, want na een paar weken kan je notitie-chat flink uitdijen. Plan daarom regelmatig een korte opruimsessie van twee minuten in. Gebruik de zoekfunctie om grote video's te vinden en te verwijderen, archiveer oude notities of sluit ze af met een update. Wil je terug naar een specifiek moment, dan kun je in de zoekfunctie gericht naar een maand springen en snel door die periode bladeren. Zo blijft je notitie-chat overzichtelijk en bruikbaar in plaats van een digitale stortplaats.

De valkuilen ontwijken

Het lijkt simpel, maar er zijn valkuilen. De grootste fout is versnipperen: een beetje in WhatsApp, een beetje in Evernote (gebruikt iemand dat nog?) en wat losse mails. Kies één hoofdsysteem en houd je daaraan. Anders verlies je het overzicht. Een tweede fout is het gebruik van titelloze notities. Losse zinnen zonder duidelijke eerste regel zijn later onvindbaar. En tot slot vergeten veel mensen hun notitie-chat vast te pinnen, waardoor hij wegzakt in de massa. Het zijn kleine dingen, maar ze maken het verschil tussen een systeem dat werkt en een systeem dat verwatert.

Tadaa, je nieuwe gewoonteboek

Productiviteit draait om frictie wegnemen. WhatsApp open je sowieso al tientallen keren per dag, vaak zonder na te denken. Als je die gewoonte benut, verandert de app ongemerkt in een slim notitieboek. Begin met één chat met jezelf, pin hem vast, gebruik labels en maak gebruik van de zoekfunctie en mediabibliotheek. Binnen een week voelt het aan alsof WhatsApp niet langer alleen een praatpaal is, maar ook je persoonlijke geheugen. Een gewoonteboek dat je eindelijk wél volhoudt.