Behalve de pc is ook de NAS een belangrijk doelwit van cybercriminelen. Met malware of door gebruik te maken van fouten in de besturingssoftware of configuratie proberen ze toegang te krijgen tot het apparaat en daarna tot de gegevens op de NAS. Voorkomen blijft lastig, maar je kunt het ze wel maximaal moeilijk maken. Je NAS beveiligen doe je zo.

Dat we onze Windows-pc moeten beveiligen en beschermen is inmiddels bij iedereen bekend. Zelfs de beveiliging van het (draadloze) netwerk krijgt steeds vaker de aandacht die het verdient. Dat geldt minder voor de NAS. Dit was al een alleskunner en de functionaliteit is de laatste jaren alleen maar gegroeid. Meer functionaliteit maakt de NAS een interessantere aanschaf, waarbij de NAS-fabrikanten in een wedloop zijn geraakt om maar als eerste zoveel mogelijk functionaliteit aan de software van hun NAS-apparaten toe te voegen. Dit ging duidelijk ten koste van kwaliteit en meermaals bleek dan ook de beveiliging van de besturingssoftware onvoldoende om hackers en vooral ransomware buiten te houden. Inmiddels hebben de NAS-fabrikanten het proces van maken en testen van hun software flink verbeterd, maar dat wil nog niet zeggen dat een NAS zomaar veilig is. De software moet correct geconfigureerd worden en dat is met de toegenomen functionaliteit moeilijker dan het vroeger was.

©PXimport

01 Software-updates

Het is met de software voor de NAS niet anders dan met alle andere software, patchen, patchen, patchen! Alleen worden voor een NAS geen hotfixes en patches uitgebracht, maar nieuwere versies van de besturingssoftware. Een NAS bijwerken met de nieuwste beveiligingsupdates betekent dus altijd het upgraden naar een nieuwere versie van de besturingssoftware van de NAS.

Het updaten van de software op de NAS gaat via de webinterface. Voor dit artikel gaan we uit van Synology en QNAP, maar de stappen en maatregelen zijn op elke NAS van toepassing, ook van andere fabrikanten. Soms zullen bepaalde menu’s wat anders heten. Ga op de NAS naar Configuratiescherm / Systeem / Bijwerken en herstellen en kijk of er een nieuwere versie van het NAS-besturingssysteem beschikbaar is. De NAS controleert dit zelf, maar werkt dat niet, dan kan de firmware ook handmatig van de site van de fabrikant worden gedownload en daarna de upgrade handmatig worden uitgevoerd. Klik op Downloaden om de update naar de NAS te halen en kies er daarna voor deze te installeren. Na de upgrade is bijna altijd een reboot van de NAS nodig. Deze is belangrijk, zonder de reboot is de nieuwe firmware nog niet actief en zijn oude kwetsbaarheden dus niet verholpen.

©PXimport

Automatisch updaten

Omdat er best veel tijd kan zitten tussen het moment dat er een update voor de NAS uitkomt en het moment dat je zelf inlogt op de beheeromgeving van een NAS, is het beter het installeren van de software-updates automatisch te laten gebeuren. Bij Synology ga je naar Bijwerken en herstellen / Instellingen voor bijwerken en selecteer je de optie De nieuwe update automatisch installeren. In DSM 7 biedt Synology de mogelijkheid te kiezen tussen het automatisch installeren van alleen belangrijke updates van DSM en packages, alle updates of alleen geïnformeerd te worden over de updates. Om de tijd dat een NAS achterloopt met de software-updates zo kort mogelijk te houden, kies je liefst voor Dagelijks en een gepast moment in de nacht of dag.

Bij QNAP regel je dit via Configuratiescherm / Firmware update / Auto update. QNAP biedt nog de keuze tussen het installeren van de aanbevolen versie en de meest recente versie. QNAP adviseert zelf hier de aanbevolen versie te kiezen.

©PXimport

02 Update packages en apps

Wat geldt voor de besturingssoftware van de NAS, geldt ook voor de apps en packages die op de NAS geïnstalleerd worden om extra functionaliteit toe te voegen. En ook de apps voor iOS en Android voor gebruik op smartphone en tablets dienen allemaal geüpdatet te worden. Voor de apps en packages op de NAS open je het Package Center of het App Center. Hier staan de beschikbare updates, het is mogelijk deze een voor een te installeren, maar sneller en handiger gaat het via de optie Update Alles. Updaten van de mobiele apps gaat via de instellingen op smartphones en tablets.

©PXimport

03 Blijf op de hoogte

Om niet verrast te worden door updates is het aan te bevelen de configuratie van de NAS zo aan te passen dat systeemberichten automatisch worden verstuurd. Dit kan via e-mail, maar ook via sms en soms ook nog andere opties. QNAP regelt alle meldingen in het Meldingscentrum, dat heel veel controle geeft over de meldingen en de manier van verzenden. Wel is het best complex om alles goed te configureren. Bovenin het scherm kan de manier van communiceren worden geconfigureerd via de opties E-mail / SMS / Instant Messaging / Push Service. Kies hier het soort communicatie dat je wilt gebruiken en selecteer daarna bij Algemene Melding Instellingen dat je in elk geval over de items Antivirus, Beveiliging, Firmware en Firmware-update geïnformeerd wilt worden.

Bij Synology loopt dit via Configuratiescherm / Melding. Een waarschuwing via sms vereist veelal een abonnement bij een sms-provider, voor Instant Messaging wordt vaak Facebook of Skype gebruikt. E-mail en ook pushnotificaties via een app van de NAS-fabrikant is vaak het beste alternatief. QNAP heeft de QManager en Synology zet momenteel vol in op bewaking via Active Insight.

©PXimport

NAS en back-up

De bereikbaarheid in het netwerk en de opslagcapaciteit maakt dat menig NAS gebruikt wordt voor het bewaren van back-ups. Ook fabrikanten promoten dit. Waar ze minder helder over zijn, is dat back-up op een NAS alleen nog geen goede back-up is. Om de gegevens echt te beveiligen zijn extra maatregelen nodig. Begin met de 3-2-1-regel: bewaar altijd 3 kopieën, op minstens 2 verschillende media en bewaar minstens 1 kopie buiten het eigen huis. Maar denk ook na over de rol van de NAS hierbij. Wees terughoudend een NAS met back-ups ook andere taken te geven. Kijk of die niet beter door een tweede NAS of bijvoorbeeld een Raspberry Pi uitgevoerd kunnen worden.

04 Minimaliseer de services

Hoewel na een standaardinstallatie het aantal functies van de NAS beperkt is, is het nog maar de vraag of ze allemaal nodig zijn. Bovendien worden bij de configuratie en zeker door het installeren van apps en packages, nog meer functies toegevoegd. Voor een overzicht van alle actieve diensten op de NAS kijk je bij Synology in het Configuratiescherm / Infocenter onder Service. Via de puntjes rechtsboven kunnen nog extra kolommen worden toegevoegd. Zo zie je snel of iets via het netwerk bereikbaar is. Hier kunnen services worden uitgeschakeld door het vinkje in de kolom Inschakelen weg te halen.

QNAP biedt dit overzicht wel via Configuratiescherm / Systeem / Systeemstatus / Systeemdiensten, maar de mogelijkheid ze hier uit te zetten ontbreekt. Omdat elke extra functie de aanvalsmogelijkheden van de NAS vergroot, is het belangrijk kritisch te kijken naar de toegevoegde onderdelen. Zeker onderdelen die niet meer of nog niet gebruikt worden, kunnen beter worden uitgeschakeld of zelfs helemaal verwijderd. Voor een overzicht van de geïnstalleerde uitbreidingen ga je naar Package Center / Geïnstalleerd of App Center / Mijn apps.

©PXimport

05 Accounts

Een belangrijke stap in het beveiligen van de NAS, is het hernoemen van het admin-account. Echt hernoemen is het overigens niet en het admin-account laat zich niet verwijderen. De beste werkwijze is om een nieuw account te maken met een niet voor de hand liggende naam, dat toe te voegen aan de admin-groep en daarna het standaard admin-account uit te schakelen. Bij Synology gaat dit via het de route Configuratiescherm / Gebruikers of Configuratiescherm / Gebruiker en groep (in DSM 7). Ook bij QNAP volg je het pad Configuratiescherm / Gebruikers. Daarna uitloggen van het oude admin-account en inloggen met het nieuwe. Controleer of de rechten goed staan en je bijvoorbeeld de configuratie kunt aanpassen. Open daarna opnieuw het onderdeel met de gebruikers en selecteer het admin-account en schakel het uit.

Behalve het maken van een nieuw admin-account is er nog een belangrijke stap: voorkomen dat bij normaal gebruik van de NAS het account met de admin-rechten gebruikt wordt. Maak voor jezelf een persoonlijk account aan dat niet (!) in de admin-groep zit en doe dit voor elke gebruiker. Log zodra je niet meer bezig bent met het beheren van de NAS maar deze gewoon gebruikt, uit van het account met de admin-rechten en gebruik dan het reguliere gebruikersaccount. Gebruik je de NAS voor back-ups, maak dan een (standaard) gebruiker met de naam backup en geef deze een eigen map en gebruik dit account in de back-upsoftware. Gebruik dus ook hiervoor niet een account met admin-rechten.

©PXimport

Groepen

Tot de standaardadviezen voor gebruikers en groepen op een NAS behoort het niet gebruiken van de standaard gebruikersgroepen zoals de standaard groep users. Elk account, ook dat van de admins, komt in deze groep. Pas liever niet de rechten van de groep aan, elke gebruiker erft dan die rechten, wat al snel tot conflicten leidt met nieuwe rechten van een gebruiker. Maak liever nieuwe groepen aan voor de standaardgebruikers en als je nog een stap verder wilt gaan, ook voor specifieke toepassingen. Geef rechten aan die groepen en maak gebruikers er lid van. Wees terughoudend met het geven van rechten. Om bestanden op de NAS op te slaan, is bijvoorbeeld toegang tot de besturingssystemen DSM of QTS ook als standaardgebruiker niet nodig.

©PXimport

06 Wachtwoorden en 2FA

Behalve goede accounts zijn ook de wachtwoorden bij die accounts van belang. Gebruik sterke wachtwoorden en gebruik bij voorkeur ook 2FA (tweefactorauthenticatie), minimaal voor de groep Administrator en voor accounts met veel rechten. Instellen gaat via Configuratiescherm / Beveiliging / Account / 2-stapsverificatie. Het activeren van de tweefactorauthenticatie verloopt in een aantal stappen. De NAS zelf moet e-mails kunnen versturen. Daarna kan worden ingesteld welke groepen of accounts met 2FA moeten inloggen en daarna krijgt elke gebruiker de volgende keer dat hij inlogt de mogelijkheid zijn eigen 2FA-methode te kiezen en te koppelen.

Synology biedt meerdere opties, Approve sign-in en OTP werken met de Synology Secure SignIn-app (iOS en Android) of een andere authenticatie-app zoals Google of Microsoft Authenticator. Je kunt ook kiezen voor de optie Hardwarebeveiligingssleutel (zoals een YubiKey) of een andere dienst zoals Windows Hello of Touch ID op macOS. Vergeet niet een back-upmailadres te configureren in de laatste stap van de wizard, deze is nodig wanneer je kiest voor gebruik van een app en de telefoon zou verliezen.

Bij QNAP open je de Opties bij het huidige profiel en kies je Verificatie in 2 stappen / Beginnen, waarna je de mogelijkheid krijg een QR-code te scannen om de gebruiksgegevens te koppelen aan een van de eerdergenoemde authenticatie-apps, en zelfs de app Synology Secure SignIn werkt prima in combinatie een QNAP-NAS. QNAP gebruikt beveiligingsvragen of e-mail als back-up.

©PXimport

07 Internettoegang

Het beste beveiligingsadvies is een NAS niet toegankelijk te maken vanaf internet. Is toegang toch nodig, gebruik dan liever niet de diensten die de fabrikanten hiervoor aanbieden. Gebruik dan liever VPN voor toegang tot het thuisnetwerk inclusief de NAS. Gebruik hiervoor een VPN-server op de router of gebruik een Raspberry Pi of de VPN-server op de NAS. Om ongeoorloofde toegang te voorkomen, schakel je ook de UPnP-service uit, hetzelfde geldt voor SSH en Telnet. Deze laatste services zijn maar zelden nodig en kunnen dan beter vlak voor de sessie ingeschakeld worden en direct erna weer uitgeschakeld. Bij Synology vind je alle opties voor de internettoegang via Configuratiescherm / Externe toegang. Bij QNAP schakel je via Configuratiescherm / Netwerk en bestandsservices / Servicedetectie de optie UPnP uit. Alle internetopties vallen onder myQNAPcloud, evenals opnieuw UPnP bij Automatische routerconfiguratie.

©PXimport

08 Hulp van QNAP en Synology

Behalve de vele configuratiewijzingen die helpen de NAS veilig te maken, is er ook rechtstreekse hulp van de NAS-fabrikanten zelf. QNAP levert de module Malware Remover, die de NAS dagelijks scant op vooral ransomware. Synology heeft de module Security Advisor, die behalve op malware ook op andere opties scant, zoals de software-updates, account- en netwerkinstellingen. Via de optie Geavanceerd kan de scan worden ingesteld op wekelijks of dagelijks, en kunnen rapporten worden gedeeld per e-mail of opgeslagen op de NAS. Verder hoort bij het beheer van een NAS alles wat ook bij een andere server belangrijk is. Controleer de logboeken met systeemmeldingen bij het aanmelden en volg belangrijke meldingen die via e-mail of een andere communicatiekanaal worden ontvangen zeker op.

©PXimport

Back-upstrategie

Gebruik je de NAS voor back-ups, dan is er behalve de 3-2-1-regel nog wel een belangrijke stap en dat is het bepalen van de juiste back-upstrategie. Veel back-upsoftware helpt hierbij, maar het is belangrijk er ook zelf na te denken. Dit doe je in vier stappen:

1. Bepaal welke gegevens je wilt back-uppen;

2. Bepaal hoe vaak je die gegevens wilt back-uppen;

3. Kies de methode voor back-up en herstel;

4. Test en bewaak het back-uppen.

Controleer dus geregeld dat de back-ups worden gemaakt en controleer regelmatig dat je de gegevens ook daadwerkelijk kunt terugzetten.

09 Let op S.M.A.R.T.

Bij beveiliging denken we vooral aan hackers, maar bij een NAS is het noodzakelijk verder te kijken. Voor de beveiliging van de gegevens op de NAS is het zeer belangrijk ook naar de hardware te kijken en die geregeld te controleren. Dat geldt vooral voor de harde schijven in de NAS. Elke harde schijf gaat ooit stuk, dus is het belangrijk de gezondheid van elke schijf te monitoren. De NAS gebruikt hiervoor S.M.A.R.T. (Self-Monitoring Analysis and Reporting Technology), een techniek om de gezondheid, temperatuur en de verbruiksstatus van een harde schijf te beoordelen en alarm te slaan zodra een kritische waarde wordt overschreden.

Je kunt de levensduur van de schijven al flink oprekken door speciale NAS-schijven te gebruiken, zoals de modellen Western Digital Red en Seagate IronWolf. Deze zijn geoptimaliseerd voor het gebruik in een NAS. Seagate heeft zelfs een eigen gezondheidssysteem dat nog verdergaat dan het S.M.A.R.T.-systeem.

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).