Is jouw netwerk – bedraad of draadloos – nog wel in topconditie of heb je er al enige tijd niet meer naar omgekeken? Met enkele slimme stappen kun je de prestaties van je netwerk flink optimaliseren of krijg je meer inzicht en grip op je netwerk. Of het nu gaat om een vast of draadloos netwerk: voor elk wat wils!

Alles overzichtelijk

Benieuwd naar alle computers die op je netwerk actief zijn? Met Advanced IP Scanner breng je de netwerkcomputers haarfijn in kaart. Ook handig: er is een portable versie beschikbaar, zodat je niets hoeft te installeren. De app scant en geeft de gedetecteerde ip-adressen weer. Via de zoekfunctie bovenin kun je op zoek gaan naar specifieke machines binnen het netwerk. In de resultaten lees je bovendien van elke computer de fabrikant: handig als je moeite hebt met het identificeren van de verschillende computers.

Het hoofdvenster bestaat uit twee tabbladen. Op de eerste tab vind je de resultaten van de scan, terwijl het tweede tabblad ruimte biedt voor een lijst met favoriete computers. Je kunt de lijst met computers exporteren, bijvoorbeeld als je een overzicht wilt bijhouden van wat er binnen je netwerk draait. Je mag de software gratis gebruiken.

Aanpassen

Uiteraard kun je de ip-instellingen aanpassen via Windows, maar de makers van IP Config Tool maken het iets eenvoudiger. Met dit compacte programma kun je vanuit een centraal venster de ip-instellingen van de verschillende netwerkhardware in één keer aanpassen.

Kies eerst welke netwerkhardware je wilt aanpassen in de lijst Adapter. Dat kan bijvoorbeeld de vaste netwerkverbinding zijn of juist de draadloze netwerkkaart. Links in het venster verschijnen de huidige instellingen, waaronder het ip-adres en de DNS. Rechts in het venster geef je de nieuwe instellingen op. Je kunt bestaande gegevens eenvoudig van links naar rechts kopiëren als je ze niet wilt aanpassen.

Ook interessant is de ondersteuning van profielen. Hiermee sla je de instellingen op en kun je deze eenvoudig toepassen op andere netwerkhardware. Kies voor Save Profile (links in het venster). Om de instellingen later te gebruiken, kies je rechts in het venster voor Load Profile en selecteer je het gewenste profiel.

Netwerken in kaart

Wil je weten welke draadloze netwerken in je omgeving actief zijn? Met InSSIDer scan je je omgeving en maak je een overzicht van deze netwerken. Je gebruikt de app ook om in beeld te brengen hoe je eigen draadloze netwerk zich verhoudt tot andere netwerken in de buurt. Eventuele problemen, bijvoorbeeld als de netwerken gebruikmaken van hetzelfde kanaal en hierdoor minder vlot kunnen werken, kun je met InSSIDer achterhalen. Het programma geeft eventuele problemen weer en geeft een tekstuele toelichting. Dat maakt de app ook geschikt voor minder gevorderde gebruikers.

In het hoofdvenster zie je welke netwerken zijn aangetroffen. InSSIDer maakt hierbij onderscheid tussen 2,4GHz- en 5GHz-netwerken. Je eigen netwerk wordt gemarkeerd met een ster. Om de details van een specifiek netwerk te bekijken, klik je op het pictogram van de verrekijker. Nu zien je onder meer de signaalsterkte en het gebruikte kanaal. Kies hierna voor See All Channels. Dit onderdeel geeft je een totaaloverzicht van de kanalen en de mate waarin ze worden gebruikt. Dit is vooral handig als je op zoek bent naar een rustig kanaal voor je eigen draadloze netwerk.

In de kolom WiFi Utilization lees je hoe ‘zwaar’ het kanaal wordt belast. Bij Highest Signal lees je welk draadloos netwerk het meest intensief gebruikmaakt van het betreffende kanaal. Ook kun je computers op je netwerk detecteren. Open hiervoor de tab See All Clients (herkenbaar aan het pictogram van een laptop) en klik op de knop Enable LAN Discovery. Open hierna de tab Dashboard. Hier zie je onder Configuration Observations eventuele aanbevelingen en tips om het netwerk te verbeteren.

Ipconfig

Windows heeft zelf ook de nodige programma’s om je netwerk te beheren en te optimaliseren. We beginnen met Ipconfig. Dit eenvoudige programma geeft je informatie over de netwerkinstellingen, zoals het ip-adres en subnet. Je gebruikt het via de Opdrachtprompt. Open het startmenu en typ opdrachtprompt. Klik met de rechtermuisknop op Opdrachtprompt en kies Als administrator uitvoeren. Typ ipconfig en druk op Enter. Een overzicht van de netwerkinstellingen verschijnt. Ipconfig kan je meer bruikbare informatie geven. Typ ipconfig /all. Je ziet nu per netwerkonderdeel welke instellingen actief zijn. Gebruik je bijvoorbeeld een laptop met zowel een vaste netwerkaansluiting als een draadloze kaart, dan vind je hier de gegevens per adapter.

Soms komt het van pas om de netwerkinstellingen te herstellen, bijvoorbeeld bij een haperend netwerk. Ook hiervoor kun je Ipconfig inschakelen. Typ eerst ipconfig /release, gevolgd door Enter. Typ hierna ipconfig /renew. Grote kans dat eventuele netwerkproblemen hiermee worden opgelost. Heb je problemen met de DNS-instellingen, dan kun je Ipconfig ook gebruiken om deze instellingen te herstellen. Gebruik hiervoor de opdracht ipconfig /flushdns. Je leegt hiermee het DNS-cache, zodat je met een schone lei begint. Handig!

SmartWifi

Internetaanbieder Ziggo heeft een app beschikbaar, waarmee je de prestaties van je draadloze netwerk kunt verbeteren: SmartWifi. De app is beschikbaar voor Android- en iOS-apparaten en je vindt de nieuwste versie ervan in de appstores. Ben je een Ziggo-abonnee, dan kun je de app gebruiken.

SmartWifi is onderverdeeld in meerdere tabs. Op de tab Apparaten zie je welke apparaten momenteel met het netwerk zijn verbonden. Specifieke apparaten kun je desgewenst op pauze zetten, zodat ze tijdelijk de verbinding niet kunnen gebruiken. Ook kan de app een analyse van je draadloze netwerk maken, zodat je ziet op welke onderdelen je het netwerk kunt verbeteren. Ook kun je de app gebruiken om je Ziggo-netwerk verder in te stellen. Overigens is er ook een webvariant van SmartWifi beschikbaar.

Dataverbruik

Wil je weten hoeveel data de computers in het netwerk verbruiken? Windows kan je hierover meer vertellen. Open het startmenu en typ dataverbruik. Kies voor Overzicht van dataverbruik. Kies voor Dataverbruik. Linksboven vind je het totale verbruik van de afgelopen 30 dagen. Eronder vind je een overzicht van de verschillende programma’s en de hoeveelheid gegevens die ze via het netwerk hebben verstuurd.

Heeft de computer meerdere netwerkadapters, bijvoorbeeld voor een vaste aansluiting en een draadloze aansluiting, dan kun je de individuele statistieken hiervan weergeven. Selecteer de gewenste netwerkadapter via het keuzemenu rechtsboven in het venster. Ook vind je hier de knop Limiet invoeren. Deze komt van pas als je paal en perk wilt stellen aan de hoeveelheid gegevens die door de computer via het netwerk wordt verzonden. Bij Limiettype geef je aan hoe de limiet werkt (bijvoorbeeld Maandelijks). Geef hierna aan wanneer de limiet opnieuw wordt ingesteld en wat de uiteindelijke limiet moet zijn (in MB of GB). Bevestig met een klik op Opslaan.

Network Quality Monitor

Wil je de kwaliteit van je netwerk continu in het oog houden? Met het compacte programma Network Quality Monitor zie je realtime hoe het netwerk presteert en krijg je een melding als het netwerk hapert. Prettig is dat je hierbij zelf het kwaliteitsniveau instelt waarvoor je een melding wilt krijgen. Om het systeem niet te zwaar te belasten, kun je het controle-interval aanpassen.

Ga eerst aan de slag met de gratis versie. De app bestaat uit twee tabbladden. Kies Live Chart voor het overzicht van de netwerkprestaties. Kies de tab Configuration en gebruik de schuifregelaar om het interval te bepalen: standaard is dat elke seconde. Verderop in hetzelfde venster bepaal je of en wanneer je meldingen ontvangt. Zet de schuif op On en bepaal de drempelwaarden voor Excellent (uitstekend), Good (Goed) en Bad (Slecht).

NetLimiter

In- en uitgaand verkeer, apps die data verbruiken en blokkeringen door de firewall. Er gebeurt veel op het netwerk. Om hierop meer grip te krijgen, hebben de makers van NetLimiter een slim dashboard gemaakt waarop je alle relevante netwerkgegevens ziet. Je mag het programma gedurende een maand proberen en vindt de nieuwste versie via www.netlimiter.com.

Het hoofdvenster bestaat uit een overzicht van de computers en de verschillende programma’s en processen die de netwerkverbinding gebruiken. Klik op een onderdeel om rechts in het venster de bijbehorende details te zien. Rechtsonder vind een diagram waarin het realtime netwerkverkeer wordt getoond. NetLimiter toont zowel de download- als uploadwaarden.

NetLimiter is ook handig als je de toegang tot het netwerk voor een specifiek programma of proces wilt blokkeren. Klik met de rechtermuisknop op het item in de lijst links en kies voor Beëindig verbindingen. Op programmaniveau zie je een duidelijk overzicht op de tab Applicatielijst. Voor een nóg beter overzicht gebruik je filters. Onderin vind je de optie Filtered view. Klik hierop en vink de onderdelen aan die je graag wilt zien. Bijvoorbeeld alleen Desktop-app of juist alleen de processen: System service.

NetLimiter heeft een uitgebreid onderdeel met statistieken, die onder meer laten zien hoe het netwerkverkeer zich heeft ontwikkeld op uurniveau. Ook zie je welke programma’s de verbinding gebruiken. Je kunt zelf de perioden aanpassen, bijvoorbeeld om de statistieken van de afgelopen 24 uur of van de afgelopen 30 dagen te zien. Via de exportknop rechtsboven in het venster exporteer je de statistieken naar een kommagescheiden document.

Wireless Network Report

Meer weten over het draadloze netwerk? Windows kan een rapport voor je maken en je hiermee snel op de hoogte brengen van de instellingen. Je maakt het rapport via de Opdrachtprompt. Open het startmenu en typ opdrachtprompt. Klik erop met de rechtermuisknop en kies Als administrator uitvoeren. Typ de volgende opdracht:

Het rapport wordt gemaakt en wordt als bestand Wlan-report-latest.html opgeslagen in de map C:\ProgramData\Microsoft\Windows\WlanReport. Open het rapport in je browser. Je ziet onder meer hoe vaak er verbinding is gemaakt, welke netwerkprofielen zijn aangemaakt en hoelang een netwerksessie duurt. Bovenin het document vind je een grafische weergave van het netwerk en vraag je extra informatie op door met de muis over een gedeelte van de grafiek te schuiven. Klik op een tijdstip om de details te bekijken, zoals een verbindingslogboek.

Gedeelde netwerkbronnen

Op je netwerk kun je van alles delen: mappen, printers, computers. Windows kan je weliswaar een overzicht geven van al deze onderdelen, maar vaak gebeurt dit in afzonderlijke vensters. De makers van NetResView hebben deze informatie ondergebracht in één centraal venster. Zo zie je hier alle netwerkbronnen die via het netwerk te benaderen zijn. Ook vind je het bijbehorende ip-adres en een specificatie van de bron, bijvoorbeeld een netwerkmap of computer.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).