ID.nl logo
Waar moet je op letten bij de aankoop van een Windows 11-pc?
© Reshift Digital
Huis

Waar moet je op letten bij de aankoop van een Windows 11-pc?

De introductie van een nieuwe besturingssysteem is vaak een mooi moment om een nieuwe pc aan te schaffen. In het geval van Windows 11 geldt dat nog sterker, want voor het eerst in jaren stelt Microsofts nieuwe besturingssysteem duidelijk strengere eisen aan je hardware. Waar moet je op letten als je een pc wilt aanschaffen voor Windows 11 en in hoeverre is je huidige pc geschikt?

Waar je een oudere, ooit voor Windows 7 geschikte of aangeschafte, pc tot nu toe meestal probleemloos met Windows 10 kon gebruiken, is een overstap naar Windows 11 niet meer zo evident. Met Windows 11 richt Microsoft zich niet alleen op het toevoegen van nieuwe mogelijkheden, maar juist ook op meer veiligheid. Het zijn daarom niet zozeer zaken als processorkracht, geheugenhoeveelheid of opslagcapaciteit die bepalen of je bestaande pc geschikt is voor Windows 11.

Heb je een nieuwe pc nodig, dan sta je wel voor een uitdaging als je zelf een systeem wilt samenstellen. Helaas zijn op het moment van schrijven diverse componenten nog steeds lastig verkrijgbaar en vooral losse videokaarten zijn erg schaars en prijzig. Als je een pc nodig hebt omdat je huidige systeem niet geschikt is voor Windows 11, dan heb je natuurlijk geen keuze. Gelukkig zijn laptops wel goed verkrijgbaar.

De systemen en laptops die we verderop presenteren op basis van de informatie in het artikel moet je zien als een leidraad. Je hebt waarschijnlijk zelf een voorkeur voor wat je bijvoorbeeld een mooie behuizing vindt en wellicht heb je ook een favoriete moederbordfabrikant. Bij laptops wisselen de configuraties, dus kijk goed wat er verkrijgbaar is. Verder verschijnen er natuurlijk ook kant-en-klare desktop-pc’s met Windows 11 op de markt. Het voordeel van een kant-en-klaar-systeem (en laptop) is dat je de benodigde Windows-licentie meegeleverd krijgt. Of je een licentie van je bestaande systeem kunt meenemen naar een nieuw zelfbouwsysteem hangt af van het type licentie dat op je huidige systeem draait. Als je een losse retail-licentie hebt, dan kun je deze overzetten. Anders zul je een nieuwe Windows-licentie moeten kopen voor je zelfbouw-pc.

Windows 11: tips, nieuws, systeemeisen en meer

©PXimport

Hogere systeemeisen?

Op zichzelf is Windows 11 een doorontwikkeling van Windows 10 en niet veel zwaarder voor je systeem dan Windows 10. Vergelijkbaar met wat we eerder zagen bij de overstap van Windows 8.1 naar Windows 10. Heb je nu dus een pc die Windows 10 draait en voldoet deze aan de vereisten om Windows 11 te installeren, dan kun je grofweg vergelijkbare prestaties verwachten. Dat Windows 11 niet heel zwaar is, zie je terug in de minimale systeemeisen. Die zijn wel wat hoger dan die voor Windows 10, maar een dualcore-processor met een kloksnelheid van 1 GHz in combinatie met 4 GB RAM en een opslagcapaciteit van 64 GB zijn al jaren geen wereldschokkende systeemeisen. Vermoedelijk voldoet de pc die je momenteel gebruik ruimschoots aan de minimaal gestelde eisen. Het zijn daarom juist de secundaire eigenschappen die zorgen voor een betere beveiliging, zoals UEFI Secure Boot, TPM en ondersteuning voor virtualisatie, die echt zorgen voor strengere systeemeisen ten opzichte van Windows 10.

TPM 2.0 is op zichzelf niets nieuws, voor kant-en-klare Windows 10-pc’s en laptops is zo’n module in beginsel al sinds 2016 verplicht. Ook als je een niet al te oude zelfbouw-pc hebt, is de kans groot dat je systeem voorzien is van TPM 2.0. Recente platformen van zowel Intel als AMD, waar de door Microsoft vereiste processors onder vallen, bieden namelijk ingebouwde TPM-functionaliteit vanuit de firmware. Intel noemt dit Platform Trust Technology (PTT), terwijl AMD het Firmware Trusted Platform Module (fTPM) noemt. In de biosinstellingen van je systeem kom je die termen tegen of gewoon iets als TPM 2.0. Je vindt de instellingen doorgaans onder de geavanceerde instellingen of beveiligingsinstellingen.

©PXimport

Is je pc geschikt?

Bij de aankondiging van Windows 11 bood Microsoft in de vorm van de PC Health Check-app een tooltje aan waarmee je kon controleren of je pc aan de gestelde systeemvereisten voldoet. Dit tooltje bleek niet heel goed te werken, waarna het weer werd ingetrokken. Als je dit leest, zou een verbeterde versie weer beschikbaar moeten zijn via www.tiny.cc/pccheck. Daarnaast is er als alternatief het tooltje WhyNotWin11, dat je vindt via www.bit.ly/wnwin11. Dit tooltje laat je per eis duidelijk zien of je systeem eraan voldoet. Twijfel je of je pc geschikt is voor Windows 11, dan kun je natuurlijk afwachten totdat de gratis upgrade beschikbaar komt en dan kijken of je systeem kan worden bijgewerkt naar Windows 11.

©PXimport

Processor

Hoewel de doorsnee-processor al jarenlang snel genoeg is voor de meest voorkomende werkzaamheden, is het nog altijd het belangrijkste component bij het kiezen van een nieuw systeem. Als je een nieuwe pc koopt, dan kies je uiteraard voor een van de platformen op de officieel ondersteunde lijst (zie elders in dit nummer). Een dualcore raden we je in 2021 met voor multicore ontworpen software niet meer aan, zorg dat je nieuwe pc minimaal een quadcore-processor heeft. Alleen op instaplaptops kun je soms nog niet om een dualcore-processor heen. Quadcore-processors beginnen zeker voor desktop-pc’s tot de onderkant van de markt te horen, want processors met zes of acht cores zijn inmiddels behoorlijk betaalbaar. Stel je zelf een systeem samen, let dan ook op de processorkoeler. Bij boxed processors wordt vaak een koeler meegeleverd. Zo’n meegeleverde koeler voldoet uiteraard om de processor te gebruiken, maar daar is vaak alles mee gezegd. Meegeleverde koelers maken relatief veel geluid, waardoor het al snel interessant is om zelf een losse processorkoeler te kopen. Met die kanttekening dat de koelers die AMD meelevert nog best aardig zijn, dus je kunt dat altijd proberen voordat je een los exemplaar aanschaft.

Dit artikel is geschreven op basis van de beschikbaarheid van Intels elfde generatie Core-processors en AMD’s Ryzen 5000-generatie. Intel lanceert naar verwachting de twaalfde generatie Core-processors eind dit jaar op basis van een hybride architectuur met langzamere en snellere cores. Waarschijnlijk is er meer bekend over de lancering van de nieuwe Intel-generatie op het moment dat je dit leest.

©PXimport

Werkgeheugen

Windows 11 vereist minimaal 4 GB geheugen, maar dat raden we je alleen aan als je een heel krap budget of heel weinig eisen hebt. Al jarenlang is 8 GB te beschouwen als de standaardhoeveelheid geheugen en voor normaal licht (kantoor)gebruik raden we je dan ook minimaal 8 GB RAM aan. Gebruik je je pc voor zwaardere taken als foto- en videobewerking of gaming, dan kun je het best voor minimaal 16 GB kiezen. Een desktop-pc kun je in de toekomst upgraden als de hoeveelheid RAM niet afdoende blijkt te zijn, bij de meeste laptops kan dat niet en zit je vast aan de keuze die je bij aanschaf maakt. Hou daar dus rekening mee als je twijfelt tussen 8 of 16 GB RAM. Zorg er bij een desktop-pc voor dat je voor een setje geheugen van twee modules kiest. Zo maak je gebruik van dualchannel, wat de prestaties ten goede komt. Voor ieder moederbord vind je op de pagina van de fabrikant lijsten met geheugenmodules die zeker werken in combinatie met het moederbord.

Opslag

In de systeemeisen raadt Microsoft je minimaal 64 GB opslag. Een ssd is niet per se noodzakelijk, maar Microsoft raadt dit wel ten zeerste aan en Windows 11 is uiteraard ontworpen met een ssd in het achterhoofd. Een exemplaar van 64 GB is wel heel erg minimaal, want het besturingssysteem zelf neemt al zo’n 20 GB in bij een schone installatie en je wilt natuurlijk ook wat programma’s installeren. Net als bij Windows raden we je een ssd van zo’n 256 GB aan als absoluut minimum. Als je nu een nieuwe pc koopt, dan is het verstandiger om te kiezen voor een ssd met een capaciteit van 500 GB of 1 TB. Zo weet je zeker dat je, ook als je een aantal programma’s of spellen installeert, genoeg opslagruimte hebt. Uiteraard kun je de opslagcapaciteit van een desktopsysteem eenvoudig vervangen of uitbreiden. Vervangen kan gelukkig bij de meeste laptops ook, want over het algemeen wordt tegenwoordig gebruikgemaakt van een M.2-ssd.

Grafische kaart

De grafische kaart moet voor gebruik met Windows 11 compatibel zijn met DirectX 12 en stuurprogramma’s hebben die voldoen aan WDDM 2.x. Dat zou in de praktijk niet zo’n probleem moeten zijn, want grafische kaarten voldoen hier al jaren aan. De geïntegreerde gpu’s in de ondersteunde processorgeneraties voldoen hier sowieso aan en op het gebied van losse grafische kaarten is ondersteuning voor DirectX 12 al jarenlang aanwezig. Toch werken mogelijk niet alle grafische kaarten met DirectX12-ondersteuning, want AMD en Nvidia ondersteunen op het moment van schrijven alleen kaarten vanaf respectievelijk de RX 400-reeks (uit 2016) en GeForce GTX 600-reeks (uit 2012) met nieuwe stuurprogramma’s. Of je een losse grafische kaart nodig hebt, hangt af van waar je de pc voor gebruikt. Vrijwel alle werkzaamheden kun je prima doen met de geïntegreerde gpu’s in zowel processors van Intel als AMD. Behalve laptopprocessors zijn ook veel desktopprocessors voorzien van een gpu. Prettig, want losse grafische kaarten zijn op het moment van schrijven door schaarste in de markt erg prijzig. Alleen als je wilt gamen of vooral echt zwaardere grafische programma’s als Adobe Premiere wilt gebruiken, raden we je een losse grafische kaart aan.

©PXimport

Laptop: beeldscherm

Bij een laptop is het scherm uiteraard een belangrijke eigenschap. Bij duurdere laptops zit het met de beeldkwaliteit doorgaans wel goed en wordt er over het algemeen een ips-paneel gebruikt. Uiteraard is niet ieder ips-paneel kwalitatief even goed en geschikt voor fotobewerking, maar voor normaal gebruik voldoet het vrijwel altijd. Bij goedkopere laptops worden er nog tn-panelen gebruikt. Hoewel het ook met deze schermtechnologie op zich prima mogelijk is om gewoon een goed scherm te maken, worden er in goedkopere laptops vaak ook goedkopere tn-panelen gebruikt met een matige kleurweergave en inkijkhoek. Met zo’n scherm doe je jezelf geen plezier. Kies daarom als het even kan voor een ips-scherm, dan heb je meer zekerheid dat je een goed scherm in handen krijgt. Een andere overweging die je kunt maken is of je een aanraakscherm wilt. Net als zijn voorganger is Windows 11 ontworpen voor aanraakschermen. Zo zijn Microsofts eigen laptops voorzien van een aanraakscherm.

Desktop: moederbord, voeding en behuizing

Bij een moederbord heb je uiteraard de juiste socket voor de gekozen processor nodig. Moderne Intel-processors gebruiken LGA 1200, terwijl AMD AM4 gebruikt. Intel-moederborden voor de laatste generatie processors gebruiken de H510-, B560-, H570- of Z590-chipset. Bij AMD is de A520-chipset het eenvoudigere model, terwijl luxere borden van de B550- of X570-chipset voorzien zijn. Borden op basis van de goedkoopste chipsets zijn vaak wel erg basaal, waardoor je bij Intel al snel op minimaal een B560 komt en bij AMD op een B550. Uiteraard controleer je of de gekozen processor in combinatie met het moederbord werkt. Let daarnaast vooral op het aantal aansluitingen. Biedt het bord bijvoorbeeld genoeg usb-aansluitingen en zijn deze van het juiste type. Luxere moederborden bieden ten opzichte van goedkopere exemplaren snellere usb-aansluitingen en zaken als wifi 6 en een multigigabit-netwerkaansluiting.

Desktop-pc

Instapsysteem

Op het moment dat je op zoek bent naar een goedkoper systeem, kom je al snel uit bij een op Intel gebaseerd systeem, omdat goedkopere AMD-processors slecht leverbaar zijn. Intels Core i3-10105 is een quadcore-processor. Omdat het een processor van de tiende generatie is, kun je veilig kiezen voor een moederbord van de voorgaande generatie, dat wellicht wat goedkoper is. We combineren de processor met 8 GB RAM en een M.2-ssd van 500 GB. Als je echt niet veel meer doet dan wat surfen of een briefje tikken, dan kun je geld besparen door te kiezen voor een dualcore Pentium-processor of een kleinere ssd.

©PXimport

Algemeen gebruik

De desktop-pc voor algemeen gebruik is geschikt om allerlei taken zonder problemen uit te voeren. We willen een processor die geschikt is voor multicore-gebruik met zes cores, die ook voorzien is van een geïntegreerde gpu, zodat je niet per se een videokaart nodig hebt. Intel biedt met de Core i5-11400 een interessante processor, die voorzien is van zes cores en hiermee een prima basis vormt voor een modern systeem. Let erop dat er ook een i5-11400F zonder ingebouwde gpu is. In combinatie met 8 of 16 GB RAM en een fraaie ssd heb je hiermee een fijn systeem.

Luxe systeem

Wil je een wat snellere pc, dan kom je al snel uit bij de processors van AMD. We houden in onze adviezen (helaas) rekening met de schaarste van grafische kaarten. AMD heeft met respectievelijk de Ryzen 5 5600G en de Ryzen 7 5700G processors met een geïntegreerde gpu in het assortiment. Combineer die met 16 GB RAM en een vlotte ssd en je hebt een erg fijn systeem in handen. Wil je liever een losse grafische kaart, zoals een NVIDIA GeForce RTX 3060, omdat je bijvoorbeeld wilt gamen, dan kun je beter voor de snellere Ryzen 5 5600X of Ryzen 7 5800X zonder geïntegreerde gpu kiezen. Let er dan wel op dat je een iets krachtigere voeding nodig hebt, want een losse grafische kaart gebruikt behoorlijk wat energie. Vraag eventueel advies aan de winkel waar je de componenten koopt.

©PXimport

Laptop

Instaplaptop

Een instaplaptop heb je voor circa 500 euro in huis. Bij nog goedkopere laptops ga je echt duidelijke concessies doen op het gebied van afwerking of specificaties. In deze prijsklasse kun een laptop kopen voorzien van een recente Core i3-processor of een AMD Ryzen 3, 4 GB RAM en een ssd van zo’n 256 GB. Met wat zoeken vind je mogelijk ook modellen met 8 GB RAM of een krachtigere processor. Een nadeel van de Core i3-processor voor laptops is dat het dualcores zijn die wel vier threads ondersteunen. Qua scherm is Full HD tegenwoordig gelukkig standaard in deze prijsklasse. Wel heb je in deze prijsklasse een relatief hoge kans op een tn-paneel. Dat kan een overweging zijn als de rest van de specificaties aansluit bij je wensen. Let er verder op dat je nieuwe laptop usb-c heeft.

©PXimport

Laptop voor algemeen gebruik

In deze prijsklasse vind je prima laptops die alles in huis hebben om comfortabel op te werken. Zo zijn er zelfs laptops te koop met processors voorzien van zes of zelfs acht cores in de vorm van de AMD Ryzen 5 5500U of AMD Ryzen 7 5700U in combinatie met 16 GB RAM. Qua opslag maakt deze prijsklasse ook een mooie stap en is een ssd van 512 GB mogelijk. Qua scherm mag je in deze prijsklasse een Full-HD-scherm op basis van ips-technologie verwachten.

Je vind in deze prijsklasse ook convertible laptops met een aanraakscherm. Een concessie die je dan soms wel moet doen, is dat deze vooral verkrijgbaar zijn op basis van Intel Core i5 quadcore-processors. Laptops die nog een paar honderd euro duurder zijn, zijn doorgaans wat dunner en steviger gebouwd.

Krachtige (gaming)laptop

Als derde categorie willen we vanwege de marktsituatie de gaminglaptop onder de aandacht brengen. Gaminglaptops zijn relatief goed verkrijgbaar en doen qua kracht nauwelijks onder voor hun desktoptegenhangers. Je haalt dus bijzonder krachtige hardware in huis waar je uiteraard op kunt gamen, maar die ook prima inzetbaar is voor geavanceerdere foto- en videobewerking. AMD biedt snelle processors met 6 of 8 cores met respectievelijk de Ryzen 5 5600H en Ryzen 7 5800H, terwijl Intel daar de Core i5-11400H en Core i7-11800H tegenover zet. Gecombineerd met 16 GB RAM en een Nvidia RTX 3060 heb je een systeem in huis waar je eigenlijk alles mee kunt. Behalve gaminglaptops komen er dit jaar ook steeds meer creatorlaptops op de markt, die zijn voorzien van vergelijkbare krachtige hardware.

©PXimport

▼ Volgende artikel
Waar voor je geld: 5 fonduesets voor een gezellige avond
© M.studio - stock.adobe.com
Huis

Waar voor je geld: 5 fonduesets voor een gezellige avond

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

▼ Volgende artikel
Van papier tot pixels: altijd je administratie op orde
© px.palette
Huis

Van papier tot pixels: altijd je administratie op orde

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Wat gaan we doen?

We geven diverse tips en tools om administratieve en andere papieren documenten efficiënt en ordelijk te digitaliseren. Dat gaat van scannen en OCR’en tot organiseren, automatiseren, back-uppen en meer.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Er bestaan ook heel wat printers met een ingebouwde scanner.

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

NAPS2 is prima opensource-scansoftware, met geïntegreerde meertalige OCR-module.

Pdf-printer

De focus van dit artikel ligt op papieren brondocumenten, maar we willen zeker ook (de gratis versie van) PDFCreator vermelden (www.pdfforge.org/pdfcreator). Je kunt deze namelijk als virtuele printer installeren om zo allerlei documenttypen om te zetten naar PDF(/A).

Start na installatie de app, open het tabblad Printer, vink PDFCreator aan en kies via de moersleutel het bestaande profiel PDF/A (archiefbestand). Bevestig met Opslaan en sluit de app. Open nu een document in een willekeurige toepassing, open het afdrukvenster en selecteer PDFCreator als printer. Een dialoogvenster opent waarin je het document meteen kunt opslaan als PDF/A-bestand (standaardversie 2b, maar dit is aanpasbaar via het uitklapmenu).

Je kunt zo’n virtuele printer ook inzetten om documenten automatisch als PDF/A op te slaan in een zelf te bepalen map. Maak hiervoor in PDFCreator op het tabblad Profielen een nieuw profiel aan (bijvoorbeeld PDF/A in map Facturen), kies bijvoorbeeld PDF/A-2b als formaat en geef tevens een specifieke opslaglocatie op. Koppel dit profiel op het tabblad Printer aan een nieuwe virtuele printer (bijvoorbeeld PDF/A-facturen). Zo maak je meerdere profielen en printers aan, waarbij elk PDF/A-bestand automatisch in een andere map terechtkomt.

Je kunt ook meerdere virtuele printers aanmaken, telkens met een aangepast profiel.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Met (het gratis) Adobe Scan kun je ook meerdere pagina’s laten OCR’en en in één pdf bewaren.

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

TagSpaces is een krachtige taggingtool, maar met een zekere leercurve.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Met het juiste filter kun je ook vanuit de Verkenner naar tags binnen pdf-documenten zoeken.

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Sneller zoeken binnen een logische mappenstructuur (en met labels).

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Organiseer je bestanden automatisch op basis van eigen, gecombineerde zoekfilters.

DMS

Met de tips rond doorzoekbaar maken, taggen en ordenen uit dit artikel, en met tools als TagSpaces en File Juggler, raak je al ver. Wil je je administratie nog professioneler organiseren, dan kom je uit bij een volwaardig Document Management System, kortweg DMS. Flexibele opensource-tools zijn bijvoorbeeld Papermerge en Paperless NGX. Beide installeer je het makkelijkst op Windows via Docker (Docker Desktop for Windows, met WSL2).

Na installatie bereik je het browserdashboard van de tool standaard via http://<ip-adres>:8000. Beide tools bieden OCR aan om gescande documenten doorzoekbaar te maken. Je documenten kunnen ook automatisch worden verwerkt op basis van eigen filters, en er zijn krachtige zoekopties ingebouwd. Beide tools kun je meteen uitproberen via een online demo (log in met demo / demo).

Een krachtig DMS als Paperless-ngx maakt het bijhouden van je administratie veel efficiënter.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Agent Ransack laat gecombineerde en krachtige filters toe en zoekt ook in metadata.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Duplicati is een betrouwbare, gebruiksvriendelijke en flexibele back-uptool.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).

Ook in NAPS2 kun je pdf-documenten met een wachtwoord beveiligen.