Heb je eindelijk de overstap van Windows 7 naar Windows 10 gemaakt? Of heb je een schone installatie van Windows 10 uitgevoerd om het jaar goed te beginnen? Lees dan dit artikel, want direct na een overstap of nieuwe installatie kun je op een flink aantal manieren je Windows 10 optimaliseren.

Tip 01: Standaard-apps

Windows 10 heeft standaard-apps in huis, bijvoorbeeld voor muziek, video, e-mail en browsen. Hiermee hoef je geen genoegen te nemen: mogelijk heb je je eigen favoriete apps die je veel liever gebruikt. Direct na een overstap naar Windows 10 of een frisse installatie is het tijd om deze apps goed in te stellen. Installeer eerst alle favoriete apps, zodat deze weer aanwezig zijn op de computer. Open het instellingenvenster (Windows-toets+I) en ga naar Apps, Standaard-apps. Kies nu per categorie de app die je wilt gebruiken. Zo kun je op dit moment apps instellen voor de categorieën E-mail, Kaarten, Muziekspeler, Fotoviewer, Videospeler en Webbrowser. Klik op een app om deze te veranderen. In het nieuw geopende venster kies je de app. Ook kun je kiezen voor Een app zoeken in de Microsoft Store. Hiermee open je de Microsoft-winkel en kun je de alternatieve app alsnog downloaden. Wil je op een later moment de situatie herstellen en weer alle Microsoft-apps gebruiken, dan klik je op de knop Opnieuw instellen. Je vindt deze knop onderin het instellingenvenster.

©PXimport

Tip 02: Opstarten

Tijdens de start van Windows worden aardig wat programma’s geladen, die al dan niet op de achtergrond actief blijven. Hoe meer programma’s, hoe slechter de prestaties van de computer. Blijf kritisch en laat alleen de programma’s opstarten die echt nodig zijn. In het instellingenvenster (Windows-toets+I) open je Apps, Opstarten. Hier vind je een overzicht van alle opstart-apps. Controleer eerst welke apps veel invloed hebben op het opstarten. Gebruik de optie Sorteren op om te sorteren op Invloed op opstarten. In de kolom rechts lees je ook welke invloed elke app heeft. Zet de schuif op Uit bij de opstart-apps waaraan je geen behoefte hebt. Opgeruimd staat netjes: voortaan starten alleen de apps op die je daadwerkelijk gebruikt. Je hoeft ook geen genoegen te nemen met de gratis apps die ongevraagd in het Startmenu verschijnen, zoals Candy Crush Saga. Kom je een dergelijke app tegen in het Startmenu? Klik erop met rechts en kies Verwijderen. Herhaal dit voor elke app die je tegenkomt en niet wilt gebruiken.

©PXimport

Tip 03: Zoeken 2.0

Het zoekmechanisme wordt met elke Windows-versie beter. Toch loont het de moeite om het direct na de overstap of schone installatie beter naar je hand te zetten. Open het instellingenvenster (Windows-toets+I) en open Zoeken. Rechts bepaal je hoe Windows moet zoeken. Bij Zoeken in Cloudinhoud bepaal je of Windows ook moet zoeken in online diensten zoals OneDrive en Outlook. Zet de schuif op Aan bij Microsoft-account en Werk-of schoolaccount. Klik hierna op de sectie Zoeken in Windows (links in het venster). Normaal zoekt Windows alleen in bibliotheken en op het bureaublad, maar dat kun je aanpassen. Klik op Hier zoeklocaties aanpassen. Een overzicht van locaties verschijnt. Klik op Wijzigen en zet vinkjes naast de locaties die ook moeten worden meegenomen. Klik op Alle locaties weergeven om de totale set mappen te tonen. Na terugkeer naar het venster Zoeken in Windows kun je ook kiezen voor Uitgebreid. Bij deze modus wordt de volledige computer doorzicht en geïndexeerd, maar dat heeft wel een negatieve invloed op de batterijduur en het processorgebruik. Kies je hiervoor dan kun je aangeven welke mappen niet moeten worden doorzocht: klik op Een uitgesloten map toevoegen. Blader naar de map waarvan je niet wilt dat deze wordt geïndexeerd, wijs deze aan en klik op Map selecteren. De map wordt dan toegevoegd.

©PXimport

Tip 04: Donkere modus

De afgelopen jaren is de donkere modus, waarbij het scherm voornamelijk donkere elementen gebruikt, vooral bij telefoons en tablets populair geworden. Die populariteit is ook de makers van Windows niet ontgaan: Windows kent nu ook een donkere modus. Open het instellingenvenster (Windows-toets+I) en ga naar Persoonlijke instellingen. Kies Kleuren. Bij Kies uw kleur selecteer je Donker. Zorg er ook voor dat andere apps de donkere modus gebruiken. Goed voorbeeld hiervan is Office 365: sinds kort kun je hier ook de donkere modus activeren. Open Office en kies Bestand, Opties. Open de sectie Algemeen. Bij Office-thema kies je voor Zwart. Ook de browser kan de donkere modus gebruiken (bijvoorbeeld Chrome). Kies in de browser voor Instellingen, Vormgeving en kies het donkere thema. Andere Windows-programma’s hoef je niet altijd handmatig aan te passen, maar nemen vaak de themakleur van het besturingssysteem over. Als dat niet gebeurt kun je altijd even de instellingen van dat programma nakijken.

©PXimport

Tip 05: Uren

Direct na de overstap of schone installatie van Windows 10 worden de nodige updates geïnstalleerd. Uiteraard verschijnen er na verloop van tijd ook weer nieuwe updates. Deze worden alleen geïnstalleerd op momenten dat je de computer niet actief gebruikt. Tot zover de theorie. In de praktijk is het belangrijk om zelf de zogeheten ‘gebruikstijden’ bij Windows aan te geven: tijdens deze periode wordt de computer niet zomaar opnieuw opgestart na de installatie van een update. In het instellingenvenster (Windows-toets+I) ga je naar Bijwerken en beveiligen. Kies voor Gebruikstijden wijzigen. Bij Huidige gebruikstijden lees je wanneer Windows je met rust moet laten. Kies voor Wijzigen om je eigen tijden op te geven. Een nieuw venster wordt geopend. Geef de gebruiksmomenten vervolgens op bij Begintijd en Eindtijd en bevestig met een klik op Opslaan. Je kunt daarbij maximaal 18 uur vooruit plannen ten opzichte van de begintijd. Je kunt de gebruikstijden ook automatisch laten bepalen op basis van de activiteit van de computer: zet de schuif op Aan bij de optie Gebruikstijden automatisch aanpassen voor dit apparaat op basis van activiteit.

©PXimport

Direct na de upgrade

Tip 06: Privacy

Neem geen genoegen met de standaard privacy-instellingen van Windows 10. Tijdens de installatie wordt hier al naar gevraagd, maar gelukkig kun je ook achteraf de instellingen nog aanpassen: in het instellingenvenster (Windows-toets+I) kies je voor Privacy. Rechts in het venster bepaal je allereerst de algemene privacy-opties. Loop langs alle opties en bepaal per instelling of deze wel of niet mag worden gebruikt. Werp hierna een blik op Windows-machtigingen. Hier vind je vier categorieën met aanvullende privacy-opties. Om te voorkomen dat er gedetailleerde gegevens over het computergebruik worden verstuurd naar Microsoft, kies je voor Diagnostische gegevens en feedback en schakel je alle opties uit die je gegevens versturen. Tot slot bekijk je de sectie App-machtigingen. Hier vind je een flink aantal categorieën (zoals Microfoon, Radio’s en Meldingen) waarvan je kunt aangeven of deze door je verschillende apps mogen worden gebruikt. Klik je bijvoorbeeld op Microfoon, dan kun je aangeven welke apps toegang hebben tot de microfoon. Een app zoals Skype heeft logischerwijs toegang tot de microfoon nodig, maar veel apps hebben dit helemaal niet nodig. Bepaal per app of je hiermee akkoord gaat.

©PXimport

Opschonen maar!

Tip 07: Back-up

Maak je back-ups in orde, zodat je in geval van nood snel kunt terugkeren naar de vorige situatie. In het instellingenvenster kies je voor Bijwerken en beveiliging. Kies Back-up. Zet de schuif op Aan bij Automatisch back-ups maken van mijn bestanden. Klik hierna op Meer opties. Om direct een back-up te maken van de volledige computer, klik je op Nu back-up maken. In de velden eronder bepaal je hoe vaak back-ups moeten worden gemaakt. Standaard maakt Windows elk uur een back-up van de bestanden, maar je kunt deze frequentie ook verhogen (zelfs naar elke 10 minuten) of terugschroeven (naar dagelijks). Bepaal hierna hoe lang de reservekopieën moeten worden bewaard, in het vak Mijn back-ups behouden. Standaard worden de back-ups oneindig lang bewaard. Je kunt in plaats hiervan ook een maximum aantal maanden instellen of kiezen voor de optie Totdat ruimte nodig is. Hierna bepaal je welke mappen moeten worden opgenomen in de reservekopie. Ga naar de sectie Back-up maken vandeze mappen en klik op Een map toevoegen. Selecteer de map die in de back-up moet worden opgenomen. Je kunt ook mappen uitsluiten: deze worden dan niet meegenomen in de back-up. Klik op Een map toevoegen in de sectie Deze mappen uitsluiten.

©PXimport

Back-up naar extern station

Tip 08: Vormgeving

Tevreden met de standaard vormgeving van Windows, zoals de vensters, titelbalk en achtergrond? Zet de vormgeving van Windows naar je hand. Open het instellingenvenster (Windows-toets+I) en ga naar Persoonlijke instellingen. Links in het venster vind je de verschillende categorieën, zoals Achtergrond, Kleuren en Thema’s. Loop door de categorieën en zet de vormgeving naar je hand. Bepaal ook welke pictogrammen op de taakbalk (in het gedeelte bij de klok) mogen worden getoond. Ga naar de sectie Taakbalk en ga in het rechtervenster naar de sectie Systeemvak. Klik op Selecteren welke pictogrammen op de taakbalk worden weergegeven. Wil je voorkomen dat specifieke pictogrammen achterwege worden gelaten, dan zet je de schuif op Aan bij Altijd alle pictogrammen weergeven in het systeemvak. Wil je finetunen, dan is er ook de mogelijkheid om per onderdeel aan te geven of het mag worden getoond in het systeemvak. Onderin het venster vind je een lijst met alle mogelijke pictogrammen. Bepaal per pictogram of het mag worden getoond in het systeemvak. Pictogrammen die je niet meer wilt ziet, schakel je uit via de schuifregelaar. Opgeruimd staat netjes.

©PXimport

Tip 09: Slim opslaan

Wees zuinig op de beschikbare vrije ruimte op de harde schijf, vooral na een overstap of schone installatie. Een beetje hulp kan hierbij geen kwaad: de functie ‘Slim opslaan’ maakt automatisch schijfruimte vrij door bestanden te verwijderen die je niet nodig hebt, zoals tijdelijke bestanden en de inhoud van de prullenbak. Slim opslaan is standaard niet ingeschakeld en zet je als volgt aan. In het zoekvak bovenin het instellingenvenster typ je Slim opslaan. Zet vervolgens de schuif op Aan bij Opslag. Kies hierna voor Slim opslaan configureren of nu uitvoeren. Zet de schuif op Aan bij Opslaginzicht. Bepaal hierna hoe Slim opslaan te werk moet gaan: bij de sectie Tijdelijke bestanden geef je aan of bestanden moeten worden verwijderd die niet meer door jezelf of door programma’s worden gebruikt. Geef dit aan voor de bestanden in de prullenbak en bestanden in de map Downloads. In de sectie Lokaal beschikbare cloudinhoud geef je aan op ongebruikte cloudinhoud van de computer moet worden verwijderd: het gaat hierbij om bestanden die ook online (in de cloud) zijn opgeslagen. Zo kun je bijvoorbeeld opgeven dat bestanden in een OneDrive-account automatisch na een maand moeten worden verwijderd. Wil je direct de instellingen toepassen? Klik dan onderin het venster op de knop Nu opruimen.

©PXimport

Tip 10: Energieprofielen

Maak je gebruik van een laptop, dan heb je ook te maken met de energie-instellingen van Windows. Zorg dat de energie-instellingen zijn afgestemd op de manier waarop je met de computer werkt. Open het Startmenu en typ Energie. Klik op Instellingen voor energiebeheer en slaapstand. Geef rechts in het venster per onderdeel aan wat het gedrag van Windows moet zijn. Zo bepaal je wanneer het scherm moet worden uitgeschakeld indien de laptop gebruik maakt van batterijstroom of netstroom, geef je aan wanneer de slaapstand wordt ingeschakeld en bepaal je of de netwerkverbinding moet worden afgesloten zodra de slaapstand wordt geactiveerd. Klik hierna op Batterij (links in het venster). Zet een vinkje bij Batterijbesparing automatisch inschakelen als capaciteit lager is dan (indien de optie nog niet is geactiveerd). Bepaal hierna met de schuifregelaar bij welke resterende accucapaciteit deze modus moet activeren, bijvoorbeeld 15%.

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).