Als je in de afgelopen tien jaar op school hebt gezeten of een studie hebt gevolgd, dan is de kans groot dat je met een Chromebook hebt gewerkt. Voor iedereen die dergelijk modern(er) onderwijs heeft gemist (of een Chromebook-loze school heeft bezocht) zetten we op een rijtje wat dit precies voor apparaat is.

Een Chromebook is van oorsprong een vereenvoudigde laptop met een simpel besturingssysteem – ChromeOS – en een browser als centrale spil. En met ‘simpel besturingssysteem’ bedoelen we vooral de gebruikersinterface; onder de motorkap is ChromeOS gebaseerd op Linux. Maar als gebruiker merk je weinig van computertechnische zaken. Sterker nog, de filosofie van een Chromebook is eigenlijk dat je alleen een browser nodig hebt en alles in de cloud doet.

Die basisgedachte was (en is) helemaal zo gek nog niet. Veel software draait tegenwoordig immers in de cloud – denk aan zaken als Gmail, Google Docs, de online-versie van Microsoft Office enzovoort. Een mailprogramma gebruiken veel mensen al jaren niet meer, want dat loopt lekker via de browser. Documenten en andere zaken online bewaren is inmiddels ook gemeengoed. En wat is er makkelijker dan een Office-pakket dat je altijd bij de hand hebt? Er kleeft (of eigenlijk kleefde) natuurlijk wel een nadeel aan al die cloud-software: als je geen toegang tot internet hebt, kun je er niks mee. En zo werd de PWA ofwel Progressive Web App bedacht.

PWA, de ‘installeerbare’ web-app

Een PWA is een soort hybride vorm van cloud- en lokale software. Je kunt een PWA in sommige browsers – waaronder Chrome van Google – ‘installeren’. In de praktijk betekent het dat alle benodigde bestanden voor het functioneren van een PWA op de achtergrond door de browser lokaal worden opgeslagen. Heb je geen internetverbinding tot je beschikking, dan kun je de PWA toch gebruiken. En zodra er weer een internetverbinding is, wordt alles bovendien weer netjes gesynchroniseerd met de clouddienst. Als gebruiker merk je daar in principe niks van.

Ook lezen: Gamen op een Chromebook? Dat doe je in de cloud!

Nu is ChromeOS bedacht door Google (net als de Chromebook zelf) en is de browser daarin vanzelfsprekend Chrome. Kortom: je kunt dus eenvoudig PWA’s installeren. Met als extraatje dat die PWA’s straks gewoon als app in een app-menu verschijnen. Het oogt en voelt dus allemaal heel natuurlijk.

Android én Linux extra

Wat jammer is, is dat dé grote doorbraak van PWA’s nog altijd niet is gekomen. Nu hebben de meeste gebruikers niet veel meer nodig dan de eerdergenoemde voorbeelden, dus het is geen direct drama. Verder geldt immers dat de browser ook gewoon een browser is en je elke website kunt bezoeken. Dat maakt van de Chromebook een prima oplossing voor het overgrote deel van de thuisgebruikers. Meer dan dat heb je tegenwoordig eigenlijk niet meer nodig.

Maar toch, er zijn gebruikers die wél meer willen, en dat besef drong ook door bij Google. Om die reden is het sinds enige tijd mogelijk Android-apps op een Chromebook te installeren. Een soort best of both worlds dus, waarbij de Chromebook meteen tot een soort tablet is verworden. Een gedachte die eveneens wordt omarmd door hardwarefabrikanten, want er zijn steeds meer Chromebooks die over een aanraakscherm beschikken dat je helemaal kunt omklappen. Je hebt dan een soort uit de kluiten gewassen tablet in handen.

Meer recent is er nog de mogelijkheid tot het toevoegen van een Linux VM onder ChromeOS bij gekomen. Maar die optie is alleen beschikbaar voor Chromebooks vanaf 2019, die bovendien ook over wat steviger specificaties beschikken.

Van simpel en low-cost tot duur en high-end

Met die hardware komen we meteen uit bij een nadeel van de huidige generatie Chromebooks. Oorspronkelijk was de Chromebook vooral bedoeld als een low-cost/low-power-apparaat, gericht op onder meer het onderwijs. De apparaten waren veelal voorzien van vrij lichtgewicht processors, minimale opslagruimte en dito RAM. In de loop der tijd zijn websites echter steeds zwaarder geworden en daarbij voorzien van allerlei toeters en bellen, zoals 3D-elementen, video’s van hoge kwaliteit en resolutie, streamingdiensten en meer. Zodoende moest de hardware mee-evolueren.

Inmiddels is er een scheiding ontstaan tussen budgetmodellen en Chromebooks voor het stevige werk. Die laatste categorie draait Android-apps inclusief 3D-games soepeltjes, draait z’n hand niet om voor de meest complexe websites en PWA’s waarmee je bijvoorbeeld foto's kunt bewerken enzovoort. Punt is alleen dat die Chromebooks over nagenoeg dezelfde hardware beschikken als een gemiddelde Windows-laptop, en dat zie je – helaas – ook aan de prijskaartjes. Een Chromebook gebaseerd op bijvoorbeeld een Intel i5 of een AMD Ryzen kost hetzelfde als een Windows-laptop met vergelijkbare specs. Daarmee schiet de Chromebook z’n doel – in elk geval qua prijs – steeds meer voorbij.

Kies de juiste

Wil je anno nu vlot kunnen werken op een Chromebook, dan is het zaak om geen kat in de zak te kopen. Vraag jezelf eerst af wat je precies wilt. Gaat het alleen om af-en-toe-gebruik, bijvoorbeeld in de trein of op vakantie, dan kun je eens kijken naar wat de goedkopere Chromebooks te bieden hebben. Er zijn namelijk ook exemplaren die zijn gebaseerd op de energiezuinige en goedkope, maar wel wat tragere Intel Atom-cpu's. Of ga voor een ARM-variant. In feite haal je daarmee een apparaat in huis dat qua snelheid vergelijkbaar is met iets wat tussen een goedkopere en een middenklasse-tablet ligt. Kies in elk geval een exemplaar met zo veel mogelijk RAM (liefst 8 GB).

De benodigde opslagruimte is van minder belang als je de Chromebook echt als Chromebook – dus hoofdzakelijk browser-gebaseerd – gaat gebruiken. Wil je echter ook Android-apps gebruiken en installeren, dan geldt dat 64 GB inmiddels wel het absolute minimum is wat je aan interne opslag zou moeten kiezen. Wil je ook aan de slag met Linux, dan ontkom je niet aan de duurdere Chromebooks van enkele honderden euro’s. Dan zit je al snel bij de exemplaren voorzien van reguliere notebook-cpu’s, die we ook kennen uit de Windows-wereld.

Met een i3 kom je gelukkig al een héél eind, omdat ChromeOS lekker lichtgewicht is. Wel is die 8 GB RAM de gouden standaard. Qua opslag is 64 GB zoals gezegd het absolute minimum, zeker als je naast gebruik van Android-apps ook nog serieuzer aan de slag wilt met Linux-software. Kijk dan beter uit naar een Chromebook met 128 GB of zelfs nog meer opslag. Dat heeft als voordeel dat je het apparaat ook kunt gebruiken voor bijvoorbeeld het downloaden van grotere bestanden (om die later elders op te gebruiken of over te hevelen naar bijvoorbeeld een NAS), of om tijdens de vakantie tijdelijk je foto’s op te bewaren als je geen vrije SD-kaartjes meer bij je hebt.

Usb-c als basis

Het overgrote deel van de Chromebooks beschikt over één of meer usb-c-aansluitingen, maar vaak ook (nog) over gewoon usb-a. Kun je bijvoorbeeld een muis inprikken, als je dat wilt. Een (micro)SD-kaartlezer ontbreekt veelal evenmin, zodat je een eventueel gebrek aan interne opslagruimte nog een beetje kunt compenseren. De huidige generatie Chromebooks beschikt bijna altijd over alleen wifi als netwerkverbinding. Wil je echter toch een (snellere) gigabit-ethernetverbinding, dan is er keuze genoeg aan usb-c-naar-gigabit-ethernet-stekkertjes. Altijd handig om er daarvan eentje bij je te hebben.

Een deel van de Chromebooks beschikt over het al eerder genoemde aanraakscherm. Dat komt vooral goed van pas als je veel met Android-apps aan de slag gaat, al dan niet met omgeklapt scherm. Is dat echter je hoofddoel – zo veel mogelijk gebruikmaken van de tabletmodus – dan kun je je geld wellicht beter besteden aan een Android-tablet van goede kwaliteit of een iPad.

Chromebook past goed bij shift naar cloud

De Chromebook is zonder meer een interessant apparaat. Voor scholen en dergelijke is het een ideale ‘terminal’ die naadloos kan worden geïntegreerd in het schoolnetwerk, waar leerlingen en studenten kunnen inloggen om alles te doen wat ze nodig hebben voor hun studie. Maar ook voor thuisgebruikers is het een erg interessant apparaat. Zeker voor mensen die Windows-computers eigenlijk hoofdzakelijk gebruiken voor zaken als e-mail, browsen en nu en dan eens een brief tikken. De overhead van een Windows-systeem met al z’n updates en veiligheidsrisico’s heb je dan echt niet nodig.

Let op de houdbaarheidsdatum!

Over updates gesproken – en dat is echt een belangrijk punt waar je bij aanschaf op moet letten – hanteert Google een wellicht wat apart ogend beleid. Elke Chromebook heeft namelijk een ingebakken houdbaarheidsdatum. Na die datum ontvangt het apparaat geen updates meer en daarmee wordt het per definitie snel onveilig. Veel Chromebooks hebben een ‘houdbaarheidsdatum’ van vijf jaar, al is er inmiddels een shift gaande naar zelfs tien jaar. An sich dus niks om wakker van te liggen.

Maar pas wel op bij aankoop van een ‘aanbieding-van-de-week’-Chromebook. Vaak is dat een wat ouder model, en dan ben je zomaar een jaar of zelfs meer van die houdbaarheidsdatum kwijt. Die wordt namelijk ten tijde van de fabricage ingebakken. Check dat dus goed, vraag het na, check het op de verpakking enzovoort. Goedkoop kan anders zomaar ineens duurkoop worden.

Heb je de Chromebook eenmaal in huis, dan kun je die houdbaarheidsdatum ook checken in ChromeOS zelf. De optie zit een beetje verstopt. Klik eerst rechtsonder in beeld in het blokje met de klok en dan in het geopende paneel op het instellingentandwiel. Klik in het geopende venster op Over Chrome OS en vervolgens op Aanvullende informatie. Blijkt direct na aankoop dat er van de vijf jaar nog maar drie of minder over zijn, dan adviseren we je het apparaat te retourneren en je geld terug te vragen (of een ander type te kiezen). Of je moet écht heel weinig hebben betaald en de drie of vier resterende gebruiksjaren zijn prima te verantwoorden, dan is er niets aan de hand.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).