Een pc in een zakelijke omgeving is geen gemakkelijk apparaat. Want hoe meer pc's, hoe ingewikkelder het wordt om alle apparaten up-to-date te houden met softwarereleases, patches, anti-virusmiddelen en beveiliging. De oplossing: thin clients, ofwel pc's zonder processor, geheugen en harde schijf, en alle software op één centrale server.

Thuis doe je het even tussendoor: even een nieuwe update op de pc installeren of een laatste patch downloaden. Heb je echter het beheer over honderd of duizend pc's, zoals al snel gebeurt in een groot bedrijf, dan wordt het een heel ander verhaal. Dan is het een hele klus alle pc's up-to-date te houden met de juiste software, patches, beveiliging en anti-virusmiddelen. Grote organisaties hebben dan ook baat bij centrale aanpak: in plaats van allemaal zelfstandige pc's kun je alle software beter installeren op één centrale plek waar dan iedereen gebruik van kan maken. Zo kost het uitdelen van softwarereleases veel minder tijd en is het beheer eenvoudiger in de hand te houden. Je hoeft tenslotte maar één server te configureren om vele gebruikers te bedienen. Deze aanpak noemen we ook wel server based computing of thin-client computing. Clients & server De klassieke aanpak van server based of thin-client computing maakt gebruik van terminals. Zo'n terminal is niets meer dan een beeldbuis waarbij het beeld wordt opgebouwd door een datastroom van karakters uit een Unix-machine. Alles wat je dus op het toetsenbord typt gaat dus niet naar de beeldbuis, maar naar dezelfde Unix-machine. In zo'n terminal zit nauwelijks logica en geheugen, er is geen krachtige processor en geen harde schijf. Het is de applicatie op de krachtige Unix-server die ervoor zorgt dat alles wat je op het toetsenbord doet in beeld komt. En dat voor eventueel duizenden gebruikers tegelijkertijd. Nadeel is wel dat een terminal met karakters niet aansluit op wat gebruikers gewend zijn, namelijk de vrijheid van de rijke grafische Windows werkomgeving, in een weelde van grafische applicaties. Gelukkig zijn er tegenwoordig een aantal populaire oplossingen waarmee je het gebruik van Windows-applicaties kunt centraliseren. Deze bieden het beste van beide werelden: een rijke grafische interface voor de gebruiker (de client) en het beheer en onderhoud op één centrale plek (server). Via het bedrijfsnetwerk – of eventueel het internet – dient als transport om de clients aan een server te koppelen. De belasting op de client is relatief licht: een processor van een paar honderd megahertz is genoeg. Ook is niet veel geheugen nodig: 64 MB is vaak voldoende. Er is immers alleen beeldopbouw; alle applicaties draaien op de server. Tot slot doet ook de lokale opslag (bijvoorbeeld een diskettestation of harde schijf) niet ter zake: ook alle data worden op de server opgeslagen. Hardware of software? Een client kan hardware zijn, maar ook software. Kies je voor hardware, dan krijg je te maken met een klein apparaat waarop je het toetsenbord, muis, beeldscherm en netwerk op aansluit. De Wyse uit deze test is hier een voorbeeld van. Kies je voor een software-client dan krijg je te maken met een pc met Linux of Windows of een Unix-werkstation. Hierop draait dan relatief eenvoudige cliëntsoftware, als losstaande applicatie of browser-plugin. In tegenstelling tot de client, worden er nogal wat eisen aan de server gesteld. Deze neemt namelijk meerdere grafische schermen, alle opslag en alle rekenkracht voor elke gebruiker op zich. Dit vraagt veel van de serverhardware, meer dan hetzelfde aantal gebruikers aan een Unix-terminal. Vanaf een tiental Windows-gebruikers heb je al direct serverhardware nodig met twee of vier processoren, een paar gigabyte hoofdgeheugen en forse schijfopslag. Tot grofweg vijftig actieve gebruikers loopt hardware met vier snelle processoren nog goed. Bij meer gebruikers zijn meerdere servers in het netwerk nodig en technieken als loadbalancing. Het opzetten beheren van zo'n configuratie is een specialisme. De belangrijkste producten voor kleine of grote configuraties zijn Microsoft Windows Server 2003 met Terminal Services, Citrix MetaFrame Server en Softricity SoftGrid die we hier bespreken. In tegenstelling tot Unix zijn Windows-gebaseerde servers gevoeliger voor vastlopers en incompatibiliteit, immers, de software is niet specifiek ontwikkeld voor terminalsessies en dat kan onverwachte problemen geven. Gelukkig gaat het de laatste jaren snel beter, wordt Terminal Services robuuster en worden belangrijke Windows-applicaties als Office ook onder Terminal Services getest voor dat ze als product de doos in gaan. Licenties Zoals gezegd bedient bij thin client (of server based) computing één enkele server een tiental of wel honderden gebruikers. Dat spaart kosten. Dit is dan wel buiten de onevenredig hoge licentiekosten gerekend. Want stel, u bent geïnteresseerd in bijvoorbeeld Citrix. Dan bent u er met het serverproduct en bijbehorende client-licenties nog niet. U hebt ook een Windows-serverlicentie nodig en voor elke gebruiker een terminal server client access license (ofwel terminal server cal) van Microsoft. Dit is op zich nog wel te doen. Ingewikkelder wordt het als u ook Office gebruikt. Dan moet u namelijk van Microsoft ook een Office-licentie kopen voor elke gebruiker die contact zou kúnnen opnemen met de terminal service. En gebruikt u daarnaast vanaf deze server sql of Exchange, dan dient u voor het gebruik van deze sql-toepassingen en Outlook ook voor elke (mogelijke!) gebruiker een client access license te kopen. Het is dus oppassen geblazen met licentieregels. Praktijk en papierwinkel kunnen plots haaks op elkaar komen te staan. Stel dat u een terminal service als voorziening in het netwerk zet om deze maar af en toe te gebruiken (bijvoorbeeld wanneer een werknemer thuis zou willen werken) of dat u een server gebruikt voor een applicatie die eigenlijk maar weinig wordt gebruikt. Technisch gezien wordt zo'n server maar een paar keer per dag of per week bezocht. Toch bent u verplicht voor alle applicaties licenties te kopen en cal's voor alle duizend werknemers. Om niet op extreem hoge bedragen uit te komen kunt u dus maar beter het inloggen op een dergelijke server beperken tot een kleine groep werknemers. Een andere mogelijkheid is om voor Exchange en sql een zogeheten (dure) processor-licentie te kopen. Deze telt niet het aantal gebruikers, maar het aantal processors in de server, aangevuld met zogenoemde terminal server internet connectors voor de applicaties. WinTerm 3125SE Deze hardware-client van Wyse kan zo op het netwerk worden aangesloten en begrijpt zowel rdp (remote desktop protocol) als Citrix' ica (independent client architecture). De hier bekeken Wyse WinTerm 3125SE wordt geleverd met toetsenbord, muis en optioneel beeldscherm. De resolutie van het kastje is beperkt tot 1024x768 beeldpunten, er zijn aansluitingen voor serieel en parallel. De 3125SE heeft een 100 Mbit-aansluiting en kan eventueel ook draadloos ingezet worden. Voor de software hebt u de keuze uit Embedded XP of het bij Wyse populaire CE, deze laatste is in flash opgeslagen. Voordeel van de Wyse-client is dat het apparaat weinig energie gebruikt, en dat hij geen ventilator heeft en dus lekker stil is. De hardware is praktisch onderhoudsvrij. Mogelijke problemen met updates, rechten, configuratie en anti-virus spelen zoals gezegd alleen op de server, niet op deze relatief eenvoudige terminal. Microsoft Windows Server 2003 Terminal Services De meest eenvoudige oplossing om met server based computing aan de slag te gaan is Windows Server 2003 en het meegeleverde Terminal Services. De installatie is eenvoudig. Ga in het Configuratiescherm naar Software toevoegen/verwijderen en kies Windows onderdelen. Vink hier Terminal Services aan. Na een wizard van vier stappen en een herstart is alles klaar. De naconfiguratie is niet veel meer is dan het aanmaken van gebruikers en deze lid te maken van de 'remote desktop access'-groep. Nu is de machine klaar voor gebruik. Windows Server 2003 kent overigens verschillende smaken. De standaard-editie is voldoende maar voor grote installaties heeft de Enterprise-editie de voorkeur. Een van de extra componenten hierin is Microsoft Windows System Resource Manager (wsrm) dat handig is voor het beheren van grote terminal server installaties. Wsrm kan voor individuele gebruikers (of op groepsniveau) zaken als processorgebruik wat eerlijker verdelen. Een veeleisende taak of vastloper vertraagt het werk van anderen dan minder. Citrix MetaFrameXP Server for Windows Citrix is een oude technologie partner van Microsoft én geestelijk vader van Terminal Services. MetaFrameXP Server for Windows gebruikt dan ook een Microsoft 2000- of 2003-server met Terminal Services als basis. Hier overheen installeert Citrix haar eigen diensten. Het product is zo populair omdat het, zowel aan de server- als de client-kant, verder gaat dan Terminal Services van Microsoft. Zo is het aantal clients uitgebreider, zijn de specificaties beter en de beheertools fijnmaziger. Een belangrijk element bij Citrix is het ica-protocol, dat samen met de ica-client zorgt voor een efficiëntere communicatie tussen client en server. Zelfs over een eenvoudige modemverbinding is het nog goed werken. De nieuwste versie van MetaFrame geeft op clients een betere ondersteuning van flash in de webbrowser, ondersteunt het gebruik van een microfoon, gaat efficiënter met foto's om en kan goed tegen korte uitval, zodat het product ook storingsvrij werkt bij een matige draadloze verbinding. Aan de server-kant blinkt Citrix uit in het opzetten van zogeheten farms die (bij meerdere servers) de gebruikers en de werklast onderling verdelen. Ook brengt zo'n farm redundantie zodat gebruikers niet meer afhankelijk zijn van de gezondheid van een enkele server. Het serverdeel gebruikt minder dan 250 MB op de harde schijf. Citrix is een stabiel en goedverzorgd product, maar vereist al snel een gespecialiseerde beheerder. Softricity SoftGrid 3.0 Softricity pakt de zaken anders aan: alle software wordt vanaf de server in speciale pakketten over het netwerk uitgedeeld, en in de beschermde omgeving van Softricity (op de pc van de gebruiker) uitgevoerd. Die speciale pakketten zijn reguliere applicaties die voor SoftGrid zijn geprepareerd (en door de beheerder zijn voorgeïnstalleerd). Dankzij de beschermde omgeving worden belangrijke componenten tegen aantasting beschermd, bijvoorbeeld het geheugen of het Windows-register. De software ziet gewoon de pc, maar in werkelijkheid zit Softricity er tussen om wijzigingen af te vangen die de software doorvoert in de pc. Wijzigingen blijven geldig zolang de applicatie draait. Sluit je de applicatie af, dan gaan wijzigingen verloren en blijft een onaangetaste pc achter, alsof de software niet echt op de pc heeft gedraaid. Dit proces wordt virtualization genoemd. Softricity gebruikt op de pc een soort cache om een volgende keer de applicatie sneller voor handen te hebben. Die cache wordt ook gebruikt om software aan laptops mee te geven zodat deze los van het netwerk toch de applicatie kunnen gebruiken. SoftGrids geïsoleerde programma-uitvoer heeft als voordeel dat programma's minder snel tegen compatibiliteitsproblemen aanlopen, dan bij Terminal Services en dus ook bij Citrix. Zelfs zeer complexe applicaties als AutoCAD, programma's afhankelijk van een oude databasedriver en relatief slecht geschreven programma's werken bij Softricity prima. Softricity draait op Windows 2000 of Windows XP. Voor Windows 98 of andere besturingsystemen is bemiddeling nodig van Terminal Services of Citrix. Verder maakt SoftGrid gebruik van een Windows 2000 of 2003 Server, die gedeeld mag worden met Terminal Services en Citrix. De software is klein, zo'n 150 MB, en installeert snel. Bij installatie is de aanwezigheid van active directory vereist. Op de client wordt ook lichte software van een paar megabyte gebruikt. Het grootst is dus de cache van minimaal 150 MB. Om applicaties voor SoftGrid aan te maken wordt een zogenoemde sequencer gebruikt, een hulpapplicatie die ervaring vereist. SoftGrid kan op een server werken, of net als Citrix uitgebouwd worden tot een farm zodat een enkele defecte server de werk van gebruikers niet verstoort. SoftGrid doet wat minder gedegen aan en is voor de beheerder soms onnodig lastig in installatie en gebruik. Conclusie Voor een verstokte pc-liefhebber is het even wennen dat de hardware op je bureau niets of weinig doet. Terminal Services – al dan niet aangevuld met Citrix en SoftGrid – geeft de gebruiker dan misschien iets minder vrijheid in de bediening, het geeft wel een enorme bewegingsvrijheid. Op verschillende werkplekken, op verschillende apparaten en over dunne verbindingen heb je altijd toegang je krachtige 'desktop', met daarop alle gegevens, applicaties, grote databestanden en natuurlijk snelle toegang tot internet. Bovendien biedt de thin client-technologie een veilige werkomgeving voor onbeheerde pc-thuiswerkers met als voordeel een goede scheiding met privé-bestanden. Softricity scoort hoog in de compatibiliteit. Terminal Services is laagdrempelig. Citrix werkt goed bij hogere eisen in voorzieningen, beheer en clientkeuze. Softricity kan dé oplossing zijn bij kritische applicaties, maar vereist weer meer ervaring. Licenties zijn een belangrijk aandachtspunt om niet onbedoeld op gevaarlijk hoge kosten te komen. Remote desktop Iedereen die XP heeft draaien op zijn pc kan eenvoudig uitproberen hoe Windows werkt als terminal. XP bevat namelijk remote desktop (rd), een standaard onderdeel van Windows Professional waarmee u – vanaf uw eigen pc – heel eenvoudig toegang kunt krijgen tot de programma's en bestanden van een andere Windows-pc. Hebt u Windows XP Home dan kunt u alleen anderen toegang verlenen tot uw pc. Maakt u eenmaal kennis met de voordelen in mobiliteit, dan is Windows op afstand gebruiken een verslavende voorziening! U vindt remote desktop onder Start, Communicatie, Verbinding met een extern bureaublad. Start dit programma op een andere computer in het netwerk op en tik het ip-nummer van je eigen pc in. Zet wel eerst op uw eigen pc remote desktop als voorziening aan: ga hiervoor naar Eigenschappen van de computer, kies Verbinding van buitenaf (laatste tabblad) en vink de optie Extern bureaublad aan. Is er eenmaal contact met de eigen computer, dan krijg je dan een goede indruk hoe Windows zich in een terminal-sessie gedraagt over het netwerk. Wilt u deze voorziening over het internet uitproberen, dan is het belangrijk dat poort 3389 (in de firewall in de internetrouter) naar het ip-nummer van de eigen pc wijst, zodat deze op afstand bereikbaar wordt. Vergeet niet het geheel met een wachtwoord te beveiligen! Verder vindt u op www.microsoft.com/windowsxp/remotedesktop/faq.asp nog meer informatie.

Lange documenten in Word voorzie je natuurlijk van paginanummers. Maar wat als je project begint met een voorblad en een inhoudsopgave? Dan wil je de paginanummering misschien pas later laten starten, bijvoorbeeld bij het eerste hoofdstuk. Gelukkig kun je zelf bepalen vanaf welke pagina de nummering begint en hoe die wordt weergegeven.

Stap 1: Sectie-einde

Stel dat je de paginanummering pas op pagina vier wilt laten beginnen. Plaats dan de cursor aan het einde van de tekst op de derde pagina. Ga naar het tabblad Indeling, klik op Eindemarkeringen en kies onder Sectie-einden de optie Volgende pagina. Zo voeg je een sectie-einde toe tussen pagina drie en vier.

Stap 2: Ontkoppel de sectie

Klik in de kop- of voettekst van pagina vier. Je ziet nu het label Koptekst (Sectie 2) of Voettekst (Sectie 2) verschijnen. Zodra je dit doet, opent automatisch het tabblad Koptekst en voettekst. Klik op Aan vorige koppelen in de groep Navigatie om de kop- en voettekst van deze sectie los te koppelen van de vorige. Zo voorkom je dat de paginanummers ook op de eerste drie pagina’s verschijnen.

Stap 3: Nummering plaatsen

Plaats de cursor opnieuw in de kop- of voettekst van pagina vier waar je de nummering wilt starten. Ga naar Paginanummer, kies waar je het nummer wilt tonen (bovenaan of onderaan) en kies een stijl. Je ziet nu waarschijnlijk dat pagina vier het cijfer 4 krijgt. Dat wil je aanpassen. Klik opnieuw op Paginanummer en kies Opmaak paginanummers. Selecteer hier Beginnen bij en vul het gewenste startnummer in – in dit voorbeeld: 1. Klik op OK. Nu begint de nummering pas op pagina vier, met het cijfer 1.

De eerste drie pagina’s hebben nu geen nummering. Als je die drie pagina’s door middel van Romeinse cijfers wilt nummeren, dan ga je terug naar de allereerste pagina en weer klik je op Paginanummer. Je beslist of de nummering boven- of onderaan de pagina moet komen. In het pop-up venster Opmaakpaginanummers selecteer je bovenaan de Romeinse stijl en in het vak Beginnen bij selecteer je 1.

Vroeg of laat moet je bepaalde informatie digitaal delen. Denk aan contracten, medische gegevens of vertrouwelijke rapporten. Dat is vaak ook precies het moment waarop het mis kan gaan. Eén foutieve klik en je bestand belandt in verkeerde handen. Gelukkig zijn er slimme en relatief eenvoudige manieren om het risico te beperken, zonder paranoïde toestanden.

Lees ook: 20 tips om je online privacy te waarborgen

Om te voorkomen dat vertrouwelijke informatie terechtkomt bij onbevoegden, gebruik je bij voorkeur een combinatie van beveiligingsmaatregelen. Versleutel je bestanden vóór verzending, gebruik wachtwoorden of toegangsrechten en kies voor veilige overdrachtsdiensten in plaats van standaardmail. Beperk daarnaast de toegang tot enkel de juiste personen of groepen. Zo houd je je data echt privé, ook na verzending. 

Metadata verwijderen

Welke versie van Windows je ook gebruikt: als je gevoelige bestanden deelt, is het verstandig om eerst de metadata te wissen. Wanneer je een bestand aanmaakt, slaat het systeem automatisch extra gegevens op, zoals de naam van de auteur, de datum van de laatste wijziging, de computernaam en meer. Deze metadata kunnen onbedoeld gevoelige informatie prijsgeven.

Gelukkig kun je deze metadata in Windows Verkenner eenvoudig verwijderen. Navigeer naar het bestand dat je wilt delen. Klik er met de rechtermuisknop op en kies Eigenschappen. Of gebruik de toetscombinatie Alt+Enter. Ga naar het tabblad Details. Klik onderaan op Eigenschappen en persoonlijke gegevens verwijderen. Hier kun je ook de optie Maak een kopie waarbij alle mogelijke eigenschappen zijn verwijderd selecteren. Bevestig met OK. Hierdoor ontvang je een kopie van het bestand zonder de metadata.

➡️7-Zip

Installeren

Ben je van plan om een bestand via internet te versturen? Dan is versleuteling een slimme zet. Door een bestand te versleutelen, voorkom je dat onbevoegden toegang krijgen tot de inhoud, zelfs als ze dat per ongeluk in handen krijgen. Hoewel Windows 11 zelf versleutelingsopties biedt, zijn die alleen bedoeld voor lokale opslag en dus niet geschikt voor bestanden die je wilt delen. Gebruik daarom een externe tool zoals 7-Zip, een gratis, opensource-programma dat uitstekend werkt voor veilige compressie én encryptie.

7-Zip installeer je via de Opdrachtprompt: Open het Startmenu en zoek naar Opdrachtprompt. Klik met de rechtermuisknop op het resultaat en kies Als administrator uitvoeren. Typ de volgende opdracht en druk op Enter: winget install --id 7zip.7zip.

De tool wordt automatisch gedownload en geïnstalleerd. Zodra 7-Zip klaarstaat, kun je je bestand inpakken in een met een wachtwoord beveiligd archief (7z of zip) met sterke AES-256-encryptie. Op die manier kun je het bestand veilig versturen, bijvoorbeeld via e-mail of een cloudservice, mits je het wachtwoord apart en veilig deelt.

Versleutelen

Om 7-Zip te starten, zoek je via Startmenu naar 7-Zip File Manager. Open de app en navigeer naar het bestand dat je wilt beveiligen. Selecteer dat en klik op de groene knop Toevoegen. Onderaan, in het gedeelte Versleuteling, vul je een wachtwoord in om het bestand te beveiligen. Typ het wachtwoord twee keer ter bevestiging.

Je kunt ervoor kiezen om het wachtwoord zichtbaar te maken, zodat je zeker weet dat je geen typfouten maakt. Daarnaast kun je ook de bestandsnaam versleutelen. Dat zorgt ervoor dat zelfs de naam van het bestand niet meer herkenbaar is, wat de inhoud extra goed afschermt voor nieuwsgierige ogen. Het resultaat is een versleuteld archiefbestand - een soort digitale container - dat alleen geopend kan worden met het ingestelde wachtwoord.

Standaard blijft het originele, niet-versleutelde bestand behouden. Wil je dat automatisch laten verwijderen? Vink dan in het venster Toevoegen aan archief de optie Bestanden na inpakken verwijderen aan. Zo blijft enkel de beveiligde versie over.

Versleutelen en splitsen

Wil je nog een extra beveiligingslaag toevoegen? Dan kun je het bestand niet alleen versleutelen met 7-Zip, maar ook opsplitsen in meerdere delen. Vervolgens kun je elk deel apart versturen, eventueel zelfs op verschillende momenten of via verschillende kanalen.

Open opnieuw 7-Zip en voeg het bestand toe dat je op deze manier wilt beveiligen. Stel een encryptiewachtwoord in en bevestig dat. In het veld Opsplitsen in volumes, bytes kies je de gewenste bestandsgrootte per deel. Dit is vooral handig voor grote bestanden. Stel dat het originele bestand 40 MB groot is. Als je 10 MB opgeeft, maakt 7-Zip er automatisch vier gelabelde delen van.

Voor maximale veiligheid kun je elk deel via een andere dienst of e-mailaccount verzenden. De ontvanger selecteert alle delen in 7-Zip (houd hiervoor de Ctrl-toets ingedrukt tijdens het aanklikken) en kiest daarna Uitpakken. Zodra het juiste wachtwoord wordt ingevoerd, worden de delen automatisch samengevoegd en ontsleuteld.

➡️OneDrive

Machtigingen

Met OneDrive stel je eenvoudig machtigingenin waarmee je bepaalt wie er toegang krijgt tot het bestand dat je eerder met 7-Zip hebt versleuteld. Het delen kun je op elk moment weer stopzetten. Open OneDrive via verkenner en navigeer naar de map waarin de versleutelde container staat. Klik met de rechtermuisknop op het bestand en kies voor Delen.

In het pop-upvenster voer je het e-mailadres in van de persoon met wie je het bestand wilt delen. Je kunt ook meerdere e-mailadressen of een mailgroep invoeren. Klik vervolgens op het potloodicoon om aan te geven of de ontvanger het bestand mag Bewerken of Alleen mag bekijken. Ben je klaar? Klik dan op Verzenden. De ontvanger krijgt een e-mail met een link om het bestand te downloaden.

➡️Outlook

E-mailversleuteling

Heb je een Microsoft 365-abonnement? Dan kun je gebruikmaken van de ingebouwde versleutelfunctie in Outlook om je e-mails en bijlagen extra te beveiligen.

Open de Outlook-app en klik op Nieuwe e-mail om een nieuw bericht op te stellen.Ga eventueel naar het tabblad Invoegen en kies Bestand bijvoegen.Selecteer via Op deze computer zoeken het gewenste bestand en klik op Openen.

Daarnaga je naar het tabblad Opties bovenaan het Lint.Klik op de knop Versleutelen. Je kunt hier ook kiezen uit verschillende beveiligingsniveaus.Maak je bericht af zoals gewoonlijk en klik op Verzenden.De e-mail wordt nu automatisch versleuteld verstuurd. De inhoud is onderweg beschermd en kan alleen worden geopend door de bedoelde ontvanger.

Beveiligingsopties

Onder de knop Versleuteling zie je drie opties als je een Microsoft 365 Family- of Personal-abonnement gebruikt. De eerste optie is Niet doorsturen. Hierdoor blijft je bericht versleuteld binnen Microsoft 365 en kan de ontvanger het niet kopiëren of naar anderen doorsturen. Kies je Versleutelen, dan kunnen ontvangers met een Outlook.com- of Microsoft 365-account de bijlagen downloaden vanuit Outlook.com of de mobiele Outlook-app.

Wie een andere e-mailclient gebruikt, zoals Gmail, Thunderbird of Apple Mail, ontvangt een bericht dat er een Microsoft Office 365-versleutelde e-mail op hem wacht. Als de ontvanger op de link Bericht lezen klikt, dan schakelt hij naar het Microsoft 365 Portal voor berichtversleuteling en daar moet hij zich aanmelden met een eenmalige wachtwoordcode. Die code ontvangt hij in zijn e-mailclient en daarmee kan hij dan het bericht op de portal openen.

De derde optie is Geen machtiging ingesteld en daarmee verwijder je eerdere machtigingen. De versleutelfunctie in Outlook is ideaal voor wie snel en zonder technische omwegen gevoelige informatie wil delen binnen een professionele context. Je hoeft geen extra tools te installeren.

➡️Gmail

Vertrouwelijke modus

De extra beveiliging in Gmail heet Vertrouwelijke modus. Hiermee versleutel je je berichten, zodat alleen de bedoelde ontvanger ze kan lezen, zelfs als iemand anders toegang krijgt tot diens mailbox. Klik op Opstellen om een nieuw bericht te maken. Vul het e-mailadres van de ontvanger in, kies een onderwerp en typ je bericht. Voor je op Verzenden klikt, activeer je de extra beveiliging. Onderaan het berichtvenster zie je een aantal grijze knoppen. Helemaal rechts staat een pictogram van een slot met een wijzerplaat. Klik daarop om de Vertrouwelijke modus in te schakelen.

Gebruik je de mobiele app? Tik dan op de drie puntjes rechtsboven en kies daar het slotje. Ontvangers kunnen deze mail vervolgens niet doorsturen, kopiëren, afdrukken of downloaden. Er verschijnt ook een pop-upvenster waarin je de vervaltijd van het bericht instelt. Je kunt kiezen uit: 1 dag, 1 week, 1 maand, 3 maanden of 5 jaar. Na afloop van de gekozen periode verdwijnt het bericht automatisch uit de postbus.

Sms-beveiliging

In hetzelfde pop-upvenster kun je een extra beveiligingslaag toevoegen via de optie Toegangscode vereisen. Vink hier de optie Sms-toegangscode aan. De ontvanger kan het bericht dan pas lezen nadat hij of zij een code invoert die via sms op de mobiele telefoon wordt bezorgd. Hiermee voeg je een tweede beveiligingsfactor toe, wat het voor een indringer vrijwel onmogelijk maakt om toegang te krijgen. Die moet immers niet alleen de mailbox, maar ook de sms-berichten van de ontvanger onderscheppen. Dat is een bijzonder lastige combinatie.

Klik op Opslaan en vervolgens op Verzenden. Op dit moment kun je eventueel nog de vervaltijd van het bericht aanpassen. Dan verschijnt er nu een tweede pop-upvenster waarin je het telefoonnummer van de ontvanger moet invoeren. Klik opnieuw op Verzenden. De ontvanger krijgt vervolgens een e-mail met daarin een knop om het vertrouwelijke bericht in de browser te openen. Is sms-verificatie ingeschakeld? Dan ziet de ontvanger ter bevestiging de laatste twee cijfers van zijn of haar gsm-nummer. Na een klik op Send passcode wordt de toegangscode per sms verstuurd.

Lees ook: 20 (écht) onmisbare tips voor Gmail

Documenten ondertekenen op je iPhone? Zo maak je een handtekening aan

➡️Proton Mail

Zwitserse veiligheid

De grote mailproviders maken er geen geheim van dat ze het e-mailverkeer scannen. Volgens eigen zeggen doen ze dat om hun dienstverlening te verbeteren. Daarbij richten ze zich vooral op de metadata van berichten: wie met wie communiceert, wanneer en hoe vaak. Ben je op je privacy gesteld, dan geeft dit idee een onbehaaglijk gevoel, zeker wanneer het om vertrouwelijke informatie gaat.

In dat geval kun je overstappen naar een ultraveilige aanbieder zoals Proton Mail (https://proton.me), een dienst die privacy centraal stelt. De servers staan in Zwitserland, waardoor de dienst onderworpen is aan een van de strengste privacywetgevingen ter wereld. Proton Mail werkt standaard met end-to-end-encryptie. Bij gewone e-mails is de verbinding tussen jou en de server meestal wel versleuteld met TLS (Transport Layer Security), maar de e-mail zelf wordt op de server in leesbare vorm opgeslagen.

End-to-end-encryptie (E2EE) bij e-mail betekent dat alleen de afzender en de beoogde ontvanger de inhoud van het bericht kunnen lezen. Zelfs de e-maildienst zelf kan niet zien wat er in de e-mail staat, omdat de versleuteling pas wordt verwijderd op het toestel van de ontvanger.

De gratis versie, Proton Free, biedt dezelfde sterke beveiliging als de betaalde formules, maar met enkele beperkingen. Je beschikt over één e-mailadres en 1 GB e-mailopslag. Daar staat tegenover dat je volledig reclamevrij werkt, niet gevolgd wordt en je berichten niet worden geanalyseerd of gelogd. Wie meer nodig heeft, kan upgraden naar een betaald abonnement, zoals Mail Plus (3,99 euro per maand bij jaarlijkse betaling).