Amsterdam is één van de voorlopers als het gaat om het beleid voor smart city’s. In zulke slimme steden dragen sensoren en data bij aan het optimaliseren van het leefklimaat in de stad. Een probleem is dat veel systemen onafhankelijk van elkaar werken. Blockchain is een manier om big data onderling te delen, dus in dit artikel bekijken we hoe blockchain smart city's verder kan helpen.

Loop door de stad en je vindt allerlei gesloten systemen die op zichzelf prima werken. De vertrektijden van het openbaar vervoer staan op de borden en passen zich aan wanneer dat nodig is, het aantal beschikbare parkeerplekken in de garage wordt geteld en het elektriciteitsnet zorgt ervoor dat de stad van stroom is voorzien. Ondertussen doen wij met onze bonuskaart boodschappen en sparen we punten voor een gratis koffie bij onze favoriete koffiezaak. De overheid en allerlei commerciële partijen zijn bezig op allerlei manieren data te vergaren. Vervolgens worden deze data gebruikt om diensten te verbeteren. Het concept van een smart city werpt pas echt zijn vruchten af als data gedeeld worden. Blockchain-technologie kan daarin een grote rol spelen.

Door data en technologie te gebruiken, is een smart city in staat het leven in een stad efficiënter te maken en duurzamer met grondstoffen om te gaan. Hierbij verbeteren ook de levenskwaliteit en arbeidsomstandigheden. Een smart city beperkt zich dus niet alleen tot de toepassing van technologie, maar draait ook om het werk van stedenbouwkundigen, verkeerskundigen, riool- en watermanagement en ga zo maar door. Het succes van een smart city is afhankelijk van de manier waarop private ondernemingen, de overheid en burgers samenwerken. De overheid reguleert en bedrijven verzamelen data, al dan niet in samenwerking met burgers.

Het verzamelen van data is de eerste taak van een smart city, via allerlei apparaten die verbonden zijn met internet. Denk aan camera’s, sensoren, voertuigen en bijvoorbeeld huisapparatuur. Verzamelde data komen in de cloud te staan. De overheid gebruikt de informatie om de stad te optimaliseren en bedrijven om hun diensten te verbeteren. Zo reguleert Amsterdam het verkeer aan de hand van sensoren, terwijl ook het vinden van parkeerplaatsen er gemakkelijker door is. Volgens de EasyPark Smart Cities Index 2019 is Amsterdam is één van de innovatiefste steden, achter de twee Noorse steden Oslo en Bergen.

Waarom blockchain voor smart city's?

Om te begrijpen waarom blockchain-technologie een goed systeem is voor een smart city, leggen we blockchain in het kort uit. Een blockchain-netwerk maakt het mogelijk om de gehele totstandkoming van data stap voor stap op te slaan. Telkens als er iets verandert, wordt de oude versie gearchiveerd en komt de nieuwe versie ervoor in de plaats. Daardoor kan iedereen zien wie, wanneer, welke data heeft aangepast. Een blockchain bestaat uit zogeheten nodes. Elk van deze nodes bevat een kopie van de hele blockchain. Steeds wanneer nieuwe data worden toegevoegd, wordt dit over het gehele netwerk geverifieerd. Hierdoor is een blockchain altijd eerlijk naar alle deelnemers.

Die eerlijkheid is belangrijk. Regels uit zogeheten smart contracts zorgen voor de kaders waarbinnen allerlei partijen kunnen opereren. Dit betekent dat heel veel data automatisch, tegen betaling, gedeeld kunnen worden zonder dat er allerlei partijen aan te pas komen. Zo kan overtollige energie van zonnepanelen direct aan een buurman worden doorverkocht, maar denk ook aan het efficiënter maken van hulpdiensten of het meten van de afval in afvalcontainers.Al deze data moeten bovendien direct en op elk moment van de dag beschikbaar zijn. Een reguliere database staat ergens op een server en wordt elders nog geback-upt. Als hier iets fout gaat, loopt heel de datavoorziening spaak. Hulpdiensten kunnen vast komen zitten in het verkeer en afvalcontainers kunnen overlopen. Blockchain-technologie biedt uitkomst.

Het lezen van sensoren en het aanpassen van het stadsbeleid vormt misschien de basis van een slimme stad, maar het verwerken van die data is misschien nog wel veel belangrijker. Hiermee kunnen innovatieve ecosystemen en diensten gebeurtenissen lezen en voorspellen. Deze digitale transformatie brengt ook een toekomst met zich mee waarbij iedere consument een deelnemer wordt. We zien dit al in de media. Televisie en traditionele nieuwsvoorziening zijn veel interactiever geworden in de laatste twintig jaar. Diezelfde trend gaan we in het dagelijks leven zien, waarbij iedereen passief of actief bijdraagt aan de samenleving.

©PXimport

Al deze data moeten bovendien direct en op elk moment van de dag beschikbaar zijn. Een reguliere database staat ergens op een server en wordt elders nog geback-upt. Als hier iets fout gaat, loopt heel de datavoorziening spaak. Hulpdiensten kunnen vast komen zitten in het verkeer en afvalcontainers kunnen overlopen. Blockchain-technologie biedt uitkomst.

Het lezen van sensoren en het aanpassen van het stadsbeleid vormt misschien de basis van een slimme stad, maar het verwerken van die data is misschien nog wel veel belangrijker. Hiermee kunnen innovatieve ecosystemen en diensten gebeurtenissen lezen en voorspellen. Deze digitale transformatie brengt ook een toekomst met zich mee waarbij iedere consument een deelnemer wordt. We zien dit al in de media. Televisie en traditionele nieuwsvoorziening zijn veel interactiever geworden in de laatste twintig jaar. Diezelfde trend gaan we in het dagelijks leven zien, waarbij iedereen passief of actief bijdraagt aan de samenleving.

+CityxChange

We zijn er echter nog lang niet. Sindi Haxhija van het Nederlandse onderzoeksbureau ISOCARP Institute onderschrijft het gebrek aan participatie van burgers: “Slimme steden hebben nog een lange weg te gaan alvorens burgers daadwerkelijk meehelpen met het proces.” Zij wijst onder meer naar de digitale kloof tussen arm en rijk, waardoor bepaalde groepen buitengesloten zouden kunnen worden. Dit is volgens haar een groot probleem, want burgers zijn een belangrijk onderdeel van een slimme stad. Zij bepalen welke initiatieven vanuit de overheid of private sector een succes worden.

De Europese Commissie heeft op dit moment meer dan 400 miljoen euro gestopt in onderzoek naar de toepassing van smart city’s. Dit alles met als doel het energiegebruik en onze CO₂-uitstoot te verminderen. Er lopen verschillende projecten in heel Europa, zoals +CityxChange. Hierbij kijkt men naar de mogelijkheden om zelfvoorzienende stadsdelen te ontwerpen. Dit moet vervolgens opgeschaald worden om hele steden te dekken, met als doel dat stedelijke gebieden in 2050 volledig zelfvoorzienend zijn.

Het +CityxChange-project brengt 32 partners samen, waaronder overheid, industrie en onderzoekspartners. Sindi Haxhija werkt vanuit ISOCARP samen met al deze partijen, waarbij de overheid op het oog ietwat van zijn macht moet afstaan: “Overheidsinstellingen zijn de dirigenten van dergelijke samenwerkingsverbanden. Zij leveren data, brengen partijen samen en zorgen voor communicatie en coördinatie. De uitdaging zit bijvoorbeeld in het vaststellen van de wet- en regelgeving waar iedere instantie aan verbonden is, en het bijblijven met de innovaties uit de private sector.”

©PXimport

De nieuwe technologieën en diensten die voortkomen uit +CityxChange moeten zorgen voor de invoering van de zogenaamde Positive Energy Blocks (PEB). Binnen zo’n PEB wordt energie opgeslagen en gedistribueerd met behulp van blockchain-technologie. Overtollige energie wordt onderling of met andere PEBs gedeeld via een peer-to-peermarktplaats. Dit betekent bijvoorbeeld dat een gebouw met heel veel zonnepanelen zijn overtollige energie kan verkopen aan een laadpunt voor elektrische auto’s.

De innovatie van +CityxChange wordt eerst als pilot toegepast in het Ierse Limerick en de Noorse stad Trondheim. Daarna moet het van start gaan in Europese steden, waaronder Sestao in Spanje en Smolyan in Bulgarije. Op deze manier wil ISOCARP kijken of het concept van slimme steden schaalbaar en toepasbaar is in verschillende leefomgevingen.

Shared economy

Verschillende start-ups zijn bezig om blockchain-technologie te gebruiken en zo bestaande diensten efficiënter en zuiniger te maken. In Australië is elektriciteit voor veel mensen duur doordat het energienetwerk zo wijdverspreid is. Blockchain-start-up Power Ledger wil de kosten drukken door consumenten ook als producenten van elektriciteit in te zetten. Volgens mede-oprichtster Jemme Green heeft de Australische Energy Market Commission al aangegeven dat het energienetwerk in de toekomst een handelsplatform voor energie wordt. Power Ledger werkt dan ook samen met energieleverancier Powerclub.

In Europa is The IOTA Foundation een grote speler op het gebied van ‘shared economy’ waarbij het vertrouwen in data, het eigendom van die data en de waarde ervan centraal staan. Hoewel de techniek van IOTA in de meest strikte zin geen blockchain-technologie is, gaat het hier wel om een gedecentraliseerd netwerk. Zo werkt The IOTA Foundation in samenwerking met The Linux Foundation en Dell Technologies aan een opensource-systeem voor digitaal vertrouwen en dataprivacy. Alle systemen waar IOTA bij betrokken is, verbinden verschillende datasystemen.

©PXimport

Het is dan ook niet verrassend dat IOTA betrokken is bij het +CityxChange-project. In samenwerking met ISOCARP en de andere partners werkt The IOTA Foundation aan een systeem voor energiedistributie, een peer-to-peermarktplaats en een transportsysteem. Voor dit laatste verzamelen ze automatisch gegevens over een reis om uiteindelijk de prijs te bepalen. Hierdoor zou bijvoorbeeld het in- en uitchecken tussen trein- en busvervoer niet meer nodig zijn.

Stockholm en Amsterdam zijn al jaren voorloper op het gebied van slimme steden, maar ondertussen vertrouwen steeds meer steden en landen op blockchain-technologie. Vooral op overheidsniveau gebeurt er aardig wat. Zo wil Dubai dit jaar alle overheidstransacties vastleggen via de blockchain. Dit betekent dat het verkrijgen van een visa, betalen van belastingen, energierekeningen en het vernieuwen van bijvoorbeeld je rijbewijs allemaal op een blockchain worden geregistreerd. Turkije werkt aan een soortgelijke implementatie, terwijl Malta huurcontracten en bedrijfsregistraties vastlegt op een blockchain.

5G als katalysator

De initiatieven zijn tot nu toe vooral van bovenaf opgelegd. De doorsneeburger heeft er niet veel mee te maken. Het zijn immers allemaal relatief gesloten toepassingen. Pas als iedereen een bijdrage levert, spreken we van een smart city. De opkomst van 5G-internet kan daar wel eens flink bij helpen.

Het uitrollen van een 5G-netwerk is niet alleen goed voor de snelheid waarmee je een nieuwe app downloadt of een video verstuurt. De snelheid waarmee data worden verzonden, is ook van groot belang voor de toekomst van smart city’s. Die snelheid mag geen knelpunt van een smart city zijn. Als het gaat om sensoren voor afvalcontainers hoeven die data niet zo snel te zijn, maar voor hulpdiensten kan 30 seconden het verschil maken tussen leven en dood. Datasnelheid is dan ook van groot belang.

©PXimport

We gebruiken steeds vaker apparaten die verbonden zijn met internet. Op dit moment heeft de gemiddelde Amerikaan acht apparaten die online zijn, en binnen twee jaar stijgt dat volgens de onderzoekstak van kabelbedrijf Cisco naar 13,6 verbonden apparaten per persoon. Denk hierbij niet alleen aan smartphones, maar ook aan elektrische auto’s, slimme deurbellen en alarmsystemen. 5G maakt het verzenden van grote hoeveelheden data binnen stedelijke gebieden veel gemakkelijker. Daardoor kan de opkomst van draadloos 5G-dataverkeer wel eens een flinke boost geven aan de ontwikkeling van slimme steden.

“5G helpt steden om meer te doen met hetzelfde budget”, stelt Accenture in een whitepaper over 5G in slimme steden. Data verzenden via een 5G-netwerk kost niet veel energie. Kleine sensoren kunnen lekkages herkennen in waterleidingen, terwijl andere sensoren realtime aangeven hoe druk het openbaar vervoer is. Daarnaast kunnen camera’s ingebouwd worden in verkeerslichten, die automatisch hulpdiensten inlichten als een kunstmatige intelligentie constateert dat een ongeluk is gebeurd. Ondertussen kunnen auto’s met elkaar en allerlei sensoren communiceren, waardoor bijvoorbeeld parkeerplekken gemakkelijk te vinden zijn. 5G kan een grote rol spelen in de toekomst van slimme steden.

Digitale stad Rotterdam

De betrokkenheid van burgers zien we bijvoorbeeld terug in Digitale Stad Rotterdam. Kennis- en netwerkorganisatie Platform31 doet onderzoek naar data, de rol van de overheid en die van burgers. In de publicatie ‘Data in de Stad’ verwijzen ze naar dit project. In een virtuele kopie van Rotterdam zijn informatie- en datastromen direct inzichtelijk en toegankelijk.

Zo heeft de brandweer toegang tot 3D-modellen van gebouwen, en kunnen bewoners verbouwingsplannen toetsen aan de wetgeving. De betrokkenheid van burgers wordt benadrukt doordat zijzelf controleren en beheren welke data, onder welke voorwaarden, met wie worden gedeeld. Deze digitale kopie van Rotterdam moet in 2022 klaar zijn. Hoewel dit voorbeeld niet per definitie draait om blockchain-technologie, onderstreept het wel de noodzaak om data te delen en bewoners inspraak te geven.

De smart city van de toekomst zal verschillende middelen gebruiken om de verstedelijking zo goed mogelijk op te vangen. Een smart city is echter slechts één schakel in het altijd veranderende stadsleven. Het idee achter de smart city verandert ook nogal eens. “Voorheen draaide de term enkel om steden die zich inzetten voor het milieu, maar tegenwoordig is de term gekoppeld aan steden die digitaal verbonden zijn en draaien om economische samenwerking”, aldus Sindi Haxhija van ISOCARP. Wat vaststaat is dat een echte smart city de betrokkenheid van burgers nodig heeft om te slagen.

©PXimport

Iedereen doet mee

Deze betrokkenheid lukt alleen als iedereen mee kan doen. Steeds meer consumentenelektronica maakt het mogelijk om data te delen. De smartphone is uiteraard een schoolvoorbeeld, terwijl slimme speakers ook al in veel huiskamers staan. Het delen van informatie moet uiteraard wel vrijwillig gebeuren. Allerlei bedrijven werken aan sensoren voor uiteenlopende doelen rondom het verzamelen van gegevens.

Zo presenteerden Toyota en Samsung tijdens de Consumer Electronics Show hun visie op smart city’s. Samsung is bezig met sensoren die zorgen dat gebouwen minder energie gebruiken, en met autosensoren die 5G-technologie gebruiken om zo verkeersproblemen tegen te gaan. Toyota gaat zelfs nog een stap verder en wil in 2021 een prototype stad van de toekomst bouwen op een oud industrieterrein aan de voet van Mount Fuji. Het nog naamloze dorpje van tweeduizend inwoners krijgt autonome auto’s en huisrobots.

Het is niet bekend of het Japanse autobedrijf en het Koreaanse elektronicabedrijf blockchain-technologie gaan gebruiken voor hun toepassingen. Beide bedrijven zijn echter wel al actief ermee. Samsung registreerde vorig jaar een patent voor een harddisk die functioneert als een node in een blockchain-netwerk. Daarnaast heeft het bedrijf met de Galaxy S10 een telefoon die gericht is op het gebruik van cryptocurrency’s, één van de toepassingen van blockchain-technologie.

Ondertussen zit Toyota ook niet stil, en wil het de blockchain gebruiken voor zelfrijdende auto’s. De lijst met bedrijven die kunnen bijdragen aan slimme steden en bezig zijn met sensoren, slimme apparaten, en blockchain is gigantisch. Grote bedrijven optimaliseren hun productieketen, bezorgdiensten willen blockchain gebruiken om hun diensten te verbeteren en overheden willen informatiestromen analyseren. Al deze diensten en sensoren moeten samenkomen onder één grote paraplu; blockchain-technologie leent zich daar goed voor.

Risico's

We kunnen wel stellen dat smart city’s draaien om het delen van informatie en energie. Dit alles moet snel, automatisch en veilig gebeuren om de kwaliteit van het leven te optimaliseren en de privacy van de burgers te waarborgen. Gedecentraliseerde dataopslag, zoals een blockchain, zal hierbij zeker een grote rol kunnen spelen. Blockchain kan de lijm zijn die sensoren, camera’s, overheid, en de bevolking verbindt. Dit klinkt allemaal ontzettend mooi, maar er zijn genoeg vraagtekens te plaatsen.

Het delen van informatie en de participatie van burgers kan werken binnen een democratie. Maar binnen een ander rechtssysteem is de privacy van burgers zeker niet altijd gegarandeerd. In China zet de overheid groots in op blockchain-technologie. Ondertussen hanteert het land een ‘sociaal kredietsysteem’ waarbij het sociale media, het koopgedrag, bankgegevens, en het gedrag in de openbare ruimte via gezichtsherkenning meet. Dit huidige systeem is volgens onze principes al een flinke inbreuk van de privacy. Blockchain-technologie kan daar nog een paar schepjes bovenop doen door meer data voor altijd persoonsgebonden op te slaan. Kortom, de wetgeving en regulering van sensoren en andere technieken die data verzamelen, zijn ontzettend belangrijk om de privacy binnen slimme steden te garanderen.

Daarnaast brengt ons vertrouwen in technologie nieuwe gevaren met zich mee. Zo worden we gevoeliger voor de acties van hackers. Wat gebeurt er als iemand een slimme stad weet te ontregelen? Kan zo’n stad dan nog normaal functioneren? Hoe garanderen we de privacy van de burgers? En wie is er verantwoordelijk als er iets misgaat? Dat zijn vraagstukken waar onderzoeksgroepen en de overheid zeker nog antwoord op moeten zullen vinden. Toch lijken smart city’s er echt te komen, en blockchain lijkt daar een belangrijke rol in te gaan spelen.

Tekst: Robert Hoogendoorn

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).

Philips introduceert de Baristina Plus Stainless Steel, een semi-automatische koffiemachine met een roestvrijstalen design en iced coffee-functie. Dit derde apparaat in de Baristina-lijn combineert een robuuste uitstraling met veel gebruiksgemak. Kan er echt niks verkeerd gaan? ID.nl testte het uit.

Ontwerp & specificaties

De Baristina Plus Stainless Steel is een matte, zilverkleurige koffiemachine waarmee je espresso, lungo en cold brew kunt maken van je eigen gewenste soort koffiebonen. In het apparaat zit een grinder die de bonen maalt, de gemalen koffie komt in het portafilter terecht en daarmee zet de Baristina een kop koffie in de gewenste sterkte. De machine is met zijn 5,8 kilo makkelijk te verplaatsen en niet overdreven groot: 35 centimeter hoog, 38 centimeter diep en 15 centimeter breed. De buitenzijde is uitgevoerd in RVS. Smaakvol, maar wel gevoelig voor vingerafdrukken (zoals alle apparaten van roestvrij staal).

©Versuni

Plaats in de Baristina-lijn & techniek

Deze machine is de derde variant in de Baristina-lijn. De eerste, de Baristina, bood in vergelijking met dit apparaat geen ice koffie en was eenvoudiger uitgevoerd. De tweede, de Baristina met Bean swap, bood de gebruikers de keuze om bij elke bak koffie te kiezen tussen twee soorten bonen, of een mix van beide. Dit derde, nieuwe apparaat is een premium-machine die naast een luxe uitstraling de kwaliteit van versgemalen koffie combineert met gebruiksgemak. Als extraatje vergeleken met het instapmodel is er dus de ice coffee-optie. Voor het koffiezetten zet de machine 16 bar pompdruk in voor optimale extractie.

Uitpakken & installatie

De machine zit deugdelijk verpakt in een grote doos met kartonnen bescherming. Er zit geen handleiding bij, alleen een sticker met iconen die aangeven wat er ongeveer moet gebeuren. We vinden dat echt een minpunt; wie nieuw is 'in de koffie' heeft toch wat meer informatie nodig over wat de machine precies kan.

Monteren is een groot woord voor wat je zelf nog moet doen om je eerste kop koffie te zetten. Je pakt het portafilter uit, spoelt het goed om en vult het waterreservoir van 1,2 liter. Dat kan door het reservoir los te halen uit de machine en onder de kraan te vullen. Handiger is het om het klepje bovenaan even open te doen en dan met een kan of maatbeker het water aan te vullen. Bovenin zit een reservoir voor koffiebonen. Ook dit open je met een klepje en vul je tot de rand. Dat is alles!

Bediening & functies

Dit apparaat is duidelijk ontwikkeld voor de koffieliefhebber die houdt van gemak en kwaliteit. De kwaliteit heb je natuurlijk deels zelf in de hand door het type koffiebonen dat je gebruikt. Het gemak uit zich in de bediening van de machine. Aan de bovenzijde zitten verschillende knoppen: een voor espresso, een voor lungo, een voor koffie waar je een ijskoffiedrank mee wilt maken, en een knop voor extra sterke koffie, voor als de standaardinstelling niet voldoende voor je is. Voor de ice coffee wordt de koffie eerst warm gebouwen waarna het doorstroomproces traag verloopt zodat de koffie langzaam afkoelt tijdens het zetten.

De instelling van de molen is niet aanpasbaar, het volume van de koffie in het kopje wel. Hier uit zich het gemis aan een handleiding, deze functie ontdekten we pas toen we op het YouTube-kanaal van Philips wat filmpjes bekeken over de bediening en functies. HIER vind je de betreffende video.

©Versuni

Workflow: van boon tot kop

Je duwt het portafilter in de gleuf links tot deze vastklikt. Dan kies je de gewenste drank, en beweegt (swipet) het portafilter helemaal naar rechts, waar de grinder zit. Het filter zit dan vast en de machine maalt de koffiebonen. Dat maakt uiteraard geluid, vergelijkbaar met andere koffiezetapparaten. Het filter spring terug naar de beginpositie, en de machine zet de gewenste hoeveelheid koffie. Stopt de keuzeknop met knipperen, dan is je 'bakkie' klaar. Het portafilter kun je dan loshalen, ondersteboven boven de vuilnisbak houden en met een druk op de knop de koffiedrab eruit werpen. Dat is alles.

Hier zie je in een Duitstalige video precies hoe dit werkt:

Praktijktest

Koffiemachines moeten natuurlijk getest worden en het liefst door veel verschillende mensen. Ons testexemplaar beleefde de vuurdoop tijdens een drukke verjaardagsvisite, waarbij alle koffiedrinkende bezoekers een kopje Baristina kregen. De vraag was of de machine snel genoeg zou zijn om mensen niet nodeloos lang te laten wachten, en of het geluid van het malen de gesprekken niet zou overstemmen. Voor beide aspecten slaagde de machine met vlag en wimpel. Iedereen was erg te spreken over de smaak van de koffie. Het waterreservoir van 1,2 liter is natuurlijk na enige tijd leeg, dus moet tijdens zulke bijeenkomsten tussentijds wel worden bijgevuld.

Aandachtspunt

Wel dook er een klein aandachtspunt op. Na enige tijd kwam er nogal waterige koffie met een raar kleurtje uit de machine en klonk het malen ook een beetje gek. De koffiebonen bleken op te zijn. Daar komt verder geen signaal of melding van, maar is iets om in de gaten te houden. Het deksel van het koffiebonen-reservoir is semi-transparant, dus normaliter zou je dat wellicht snel zien. Echter, de machine wordt niet geleverd met een handleiding, maar... met een paarse sticker precies op die plek! Als je die er niet afhaalt, zie je dus niet hoe het gesteld is met de voorraad koffiebonen.

Onderhoud & schoonmaak

De machine heeft verder weinig nodig aan energie van de gebruiker. Het lekbakje is afneembaar en kun je periodiek schoonmaken. Als je zorgt voor voldoende water en bonen en het portafilter elke keer leegmaakt na het zetten van een kopje koffie, kun je een tijd vooruit. Overigens: als je vergeet de drab weg te gooien en aan een nieuwe bak koffie wilt beginnen, kun je het portafilter niet naar de grinder bewegen, dan zit 'ie vast. Je kunt dus nooit verse koffie gemaald krijgen over de drab van een eerdere sessie.

©Versuni

Eindoordeel & alternatieven

Deze machine blinkt uit in gebruiksgemak en het robuuste design zal zeker een grote groep koffiedrinkers aanspreken. Het reservoir bevat genoeg water om de dag door te komen, en er kan eigenlijk niets misgaan tijdens het gebruik. De prijs is stevig vergeleken met de eerder uitgebrachte Baristina Bean Swap, die geen optie heeft voor ice koffie, maar wel weer de keuze biedt uit twee soorten koffiebonen. Ben je erg prijsbewust en wil je wel de genoemde functies voor espresso, lungo en ice koffie, maar geef je niks om verse bonen, dan is de L'OR Barista Absolu zeker een optie. Die werkt met cups maar is in functionaliteit identiek. Kies je voor je eigen bonen, stijl en gebruiksgemak, dat is de Baristina Plus Stainless Steel een goede keuze.

☕ Bekijk alle koffieapparaten van Philips op Kieskeurig.nl