Veel apparaten zijn tegenwoordig DLNA-gecertificeerd, maar wat houdt dat nou precies in? Dankzij deze standaard laat u televisies, mediaspelers, gameconsoles en computers van verschillende merken vlekkeloos met elkaar communiceren. Het voordeel hiervan is dat u muziek en films op allerlei apparaten afspeelt, terwijl het niet uitmaakt waar deze mediabestanden binnen uw thuisnetwerk staan opgeslagen.

Anno 2012 telt een gemiddeld huishouden vele apparaten die muziek en films kunnen afspelen. Omdat we media tegenwoordig voornamelijk digitaal opslaan, is onderlinge communicatie wel zo handig. Om die reden besloot een aantal elektronicabedrijven in 2003 een algemene standaard te ontwikkelen. DLNA (Digital Living Network Alliance) werd geboren.

Kortgezegd maakt deze standaard het mogelijk om muziek en films tussen diverse apparaten te streamen. Hierbij is het niet nodig om ingewikkelde instellingen te wijzigen, want de apparaten zien elkaar vanzelf. Een voorwaarde is wel dat alles op hetzelfde (draadloze) thuisnetwerk is aangesloten.

DLNA maakt gebruik van zogeheten clients en servers. Op de server staat bijvoorbeeld uw volledige muziekcollectie opgeslagen. Meestal is dat een computer, NAS of mediaspeler. Een client maakt via het thuisnetwerk contact met de server en speelt de gewenste audiobestanden vervolgens af. Voorbeelden van clients zijn een televisie, spelcomputer, blu-ray-speler, smartphone, mediastreamer, tablet en receiver.

De mogelijkheden van DLNA zijn enorm. Stel dat u muziek op uw computer hebt staan, dan benadert u met bijvoorbeeld een PlayStation 3 deze bestanden. Op die manier streamt u mp3'tjes naar een aangesloten installatie, zonder dat u de bestanden hoeft te verplaatsen of te branden.

DLNA-apparatuur

Steeds meer fabrikanten begrijpen het nut van een algemene standaard voor de uitwisseling van mediabestanden. De meeste grote merken hebben zich dan ook aangesloten bij de DLNA-organisatie. Momenteel zijn dat er meer dan 230, waaronder Sony, Dell, LG, HTC, Philips, Samsung, Synology en Nokia.

Toch zijn lang niet alle apparaten momenteel voorzien van een DLNA-certificaat. Als u met deze standaard aan de slag wilt, is het natuurlijk handig om te weten welke apparaten u hiervoor kunt gebruiken. Controleer daarom op de originele productdoos of daar het logo 'dlna CERTIFIED' op staat vermeld. Als u de doos niet meer hebt, kunt u ook even op de website van de fabrikant kijken. Verder vindt u op www.dlna.org een compleet overzicht van producten die de standaard ondersteunen.

Zeker bij mediaspelers dient u goed op te letten, want vaak zijn ze niet gecertificeerd. Het gevolg is dat u de afspeelkastjes niet kunt inzetten als DLNA-server. Gelukkig werken ze dankzij UPnP-ondersteuning meestal wel als client. UPnP- en DLNA-apparaten kunnen met elkaar communiceren. De reden hiervoor is dat deze standaarden technisch gezien erg op elkaar lijken.

©PXimport

De WD TV Live Hub is één van de weinige mediaspelers die u kunt gebruiken als DLNA-server.

Server instellen

Als u muziek door uw volledige woning wil streamen, hebt u om te beginnen een DLNA-server nodig. U kunt uw computer of notebook hiervoor gebruiken. Daarnaast hebt u ook een geschikt programma nodig die muziek (en films) aan clients kan aanbieden. Hiervoor doet u een beroep op Windows Media Player.

In versie 12 van dit programma zet u de serverfunctie aan door achtereenvolgens te klikken op Streamen / Mediastreaming inschakelen. Vervolgens bevestigt u met Mediastreaming inschakelen en geeft u de server een toepasselijke naam. Klik daarna op Alles toestaan / Alle computers en media-apparaten toestaan. Mappen met audio en video die u aan Windows Media Player hebt toegevoegd, zijn nu ook beschikbaar op andere apparaten.

Een alternatief programma dat u als DLNA-server kunt inzetten, is TVersity (www.tversity.com). In tegenstelling tot Windows Media Player is deze applicatie in staat om mediabestanden zo nodig naar een ander formaat om te zetten (transcoderen). Mocht een client geen ondersteuning bieden aan een bepaalde codec, dan is het bestand dankzij deze technologie alsnog afspeelbaar op het apparaat. Een slimme oplossing, want niet iedere DLNA-client heeft namelijk een brede bestandscompatibiliteit aan boord.

©PXimport

Windows Media Player zet u simpel in als DLNA-server.

NAS als DLNA-server

Een DLNA-server zal in de praktijk vaak aanstaan. Vanwege het lage energieverbruik is een NAS met veel opslagruimte daarom beter geschikt als DLNA-server, vergeleken met een pc. Afhankelijk van de fabrikant is er binnen het besturingssysteem van het opslagapparaat speciale software beschikbaar. De bekende NAS-fabrikant Synology heeft bijvoorbeeld een eigen mediaserver ontwikkeld.

Nadat u die hebt ingeschakeld, verschijnen er gedeelde mappen op de NAS. U kunt hierin muziek en video's bewaren, zodat de bestanden ook op pakweg uw blu-ray-speler, receiver en tablet beschikbaar zijn. Kijk vooral ook naar de transcoder-instellingen. Hiermee breidt u de bestandscompatibiliteit eventueel uit. Op deze wijze speelt u bijvoorbeeld alsnog flac-bestanden af op een PlayStation 3, terwijl de spelcomputer dit audioformaat van zichzelf niet ondersteunt.

©PXimport

Op de meeste NAS-apparaten activeert u een mediaserver die overweg kan met DLNA. Let ook op de transcoder-instellingen!

PS3 Media Server

Een voorbeeld van een populaire DLNA-server is het programma PS3 Media Server (www.ps3mediaserver.org). Zoals de naam al doet vermoeden, streamt u hiermee mediabestanden vanaf een pc naar de PlayStation 3. Een voordeel is dat het programma muziek en video's kan transcoderen naar een ander formaat, zodat u alsnog mkv- en flac-bestanden afspeelt op de console. Een brede bestandscompatibiliteit is dus gegarandeerd! Het werkt simpel. U installeert de freeware, waarna het automatisch uw PlayStation 3 detecteert. Vervolgens geeft u aan welke mediamappen u wilt delen. Overigens gebruikt u PS3 Media Server ook voor andere clients, zoals een televisie of mediaspeler.

Client

Veel consumentenelektronica functioneert tegenwoordig probleemloos als DLNA-client. Een mooi voorbeeld hiervan is een blu-ray-speler met netwerkaansluiting. Als u dit apparaat op een receiver hebt aangesloten, luistert u naar muziek vanaf een pc of NAS op uw stereo-speakers in de woonkamer. Hiervoor is het niet nodig dat de receiver een DLNA-certificaat bevat, want de blu-ray-speler zorgt voor contact met de server.

Ook veel televisies hebben tegenwoordig een netwerkaansluiting. In de bronlijst kiest u de juiste mediaserver. Daarna bladert u op uw televisietoestel door de bestanden van een NAS of pc. Iedere beeldbuis gebruikt hiervoor een eigen menu. Handig is dat u op deze manier afspeellijsten met mp3'tjes weergeeft. Meestal zijn de bestanden onderverdeeld in de categorieën video's, foto's en muziek. Met de afstandsbediening bladert u door de liedjes en pauzeert u de weergave.

Ook een PlayStation 3 vervult prima de rol van DLNA-client. Bij deze spelcomputer vindt u in het hoofdmenu een overzicht van de bestanden. Kies uit Foto, Muziek of Video en selecteer de servernaam van bijvoorbeeld een pc of NAS. Zorg er wel voor dat bij het onderdeel Netwerkinstellingen de optie Mediaserver verbinding is ingeschakeld. Via een mediaspeler benadert u de bestanden van een DLNA-server in de meeste gevallen door UPnP als netwerkbron te selecteren.

Hoewel in de praktijk een pc of notebook meestal als DLNA-server wordt gebruikt, kunt u de rollen ook omdraaien. Door een pc als client in te zetten, streamt u muziek vanaf een NAS, notebook of geschikte mediaspeler naar uw desktop. In Windows Media Player zijn gedeelde mediabestanden van een DLNA-server in het linkerdeelvenster zichtbaar. De freeware XBMC (www.xbmc.org) functioneert eveneens uitstekend als client.

©PXimport

Het programma XBMC herkent gedeelde mappen op een DLNA-server.

Apps

Ook tablets en smartphones gebruikt u als DLNA-server of -client. Hebt u een Android-apparaat, dan kiest u uit verschillende apps. Probeer bijvoorbeeld MediaHouse eens uit (http://ct.link.ctw.nl/mh). Deze app pikt DLNA-servers in uw thuisnetwerk op en speelt de bestanden af. Wanneer u het Android-toestel liever als server inzet om media te delen, installeert u de app Media Server (http://ct.link.ctw.nl/ms).

Verder zijn er ook toepassingen die als tussenstation fungeren. Met BubbleUPnP (http://ct.link.ctw.nl/bb) selecteert u bijvoorbeeld muziek op een DLNA-server, waarna u de gewenste client selecteert om de nummers op af te spelen. Uw smartphone vervult dan de rol van 'controller'. U gebruikt de smartphone in dat geval min of meer als afstandsbediening om bestanden op uw televisie of mediaspeler af te spelen. Ook voor iOS-apparaten bestaan er handige apps. Probeer vooral media:connect eens uit (http://ct.link.ctw.nl/mn). Deze app werkt zonder problemen als server, client en controller.

Spotify en DLNA

Spotify heeft geen geïntegreerde DLNA-server. Jammer, want anders luistert u naar online muziek op allerlei apparaten binnen uw huis. Gelukkig streamt u via een omweg alsnog uw Spotify-bibliotheek naar DLNA-clients. U hebt hiervoor de software Jamcast nodig. U mag de testversie gratis veertien dagen gebruiken. Daarna betaalt u voor dit programma eenmalig 29,99 dollar (zo'n 24 euro). U moet een account aanmaken, voordat u de software kunt downloaden. Vervolgens start u Jamcast op en typt u de juiste inloggegevens. Schakel uw blu-ray-speler, PlayStation 3, receiver of mediaspeler in. Controleer onder tabblad Devices met Find of de software het apparaat herkent. Open Spotify en speel een willekeurige afspeellijst af. Zoek in het menu van uw DLNA-client de mediaserver van Jamcast op. Kies ten slotte voor Virtual Soundcard en wacht enkele seconden. Jamcast stuurt het audiosignaal naar de gewenste DLNA-client. Overigens past u dit trucje ook probleemloos toe bij andere streamingsdiensten, zoals Grooveshark, Deezer en Sony Music Unlimited.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).