Tenzij u een fanatieke gamer bent, zijn er weinig redenen om nog een desktop-pc aan te schaffen. Notebooks zijn compacter, zien er beter uit, hebben goede prestaties en zijn ideaal als mobiel entertainmentcentrum voor muziek en film. Om het kleinood te vervolmaken kunt u het apparaat uitbreiden met leuke extra's. We hebben de 20 beste 'must-haves' op een rij gezet.

1. Back-up schijf

Een externe harde schijf is handig om films en andere bestanden mee te transporteren van en naar vrienden, maar dient ook een noodzakelijk doel: back-up. Misschien is dit laatste wel een van de saaiste dingen die u kunt bedenken, maar wel onmisbaar als het een keer fout gaat. Ook de harde schijven van notebooks hebben niet het eeuwige leven! Koop een externe harde schijf zonder extra voeding. Deze kunt u aansluiten op een usb-poort en is direct klaar voor gebruik. Meegeleverde back-upsoftware hoeft u niet te installeren als u Windows 7 hebt. Ga naar Configuratiescherm / Systeem en beveiliging / Back-up maken en terugzetten om uw reservekopie te maken. De stappen hiervoor zijn gebruiksvriendelijk en snel ingesteld.

Straatprijs: € 50 voor 500 GB opslagruimte

©PXimport

Gebruik een externe harde schijf om te back-uppen.

2. Blu-ray-speler

Notebooks uit het hogere segment hebben een blu-ray-speler aan boord, goedkopere modellen beschikken over een standaard dvd-brander. De mogelijkheden van uw brander vindt u op een afbeelding op de lade van het loopwerk. Als u geen blu-ray-speler hebt en toch dit type schijfjes wilt afspelen, is een externe blu-ray-speler het overwegen waard. Hiervoor hebt u meestal twee vrije usb-poorten nodig: één voor de overdracht van gegevens en één voor de stroomvoorziening van de blu-ray-speler. Sommige modellen worden geleverd met een aparte adapter. Let hierop bij de aanschaf als u niet gediend bent van een extra aansluitkabel.

Straatprijs: vanaf € 100,-

©PXimport

Dankzij een externe blu-ray-speler kunt u op uw notebook blu-ray-schijfjes lezen en films kijken.

3. Notebookstandaard

Gebruikt u uw notebook op tafel en zit u vele uren achter het apparaat, dan is een notebookstandaard geen overbodige luxe. Het staat netter en belangrijker nog: het comfort wordt aanzienlijk groter omdat het beeldscherm de juiste werkhoogte krijgt. Een standaard is weinig waard zonder een apart toetsenbord en muis. Deze combinatie is het voordeligst te koop als complete set, bijvoorbeeld de Logitech MK605 notebook kit. De MK605 bestaat uit een standaard waarop u uw notebook plaatst, een draadloos toetsenbord en dito muis. De ontvanger steekt u in een usb-aansluiting waarna u de set direct kunt gebruiken.

Straatprijs: Logitech MK605 notebook kit: € 55,-

©PXimport

De Logitech MK605 bestaat uit een standaard en een draadloze toetsenbord/muis-combinatie.

4. Usb-hub

De meeste notebooks hebben twee of drie usb-aansluitingen. Als u hier niet genoeg aan hebt, is dit probleem met een extra (mini) usb-hub opgelost. Een usb-hub is een soort dubbelstekker voor usb-apparatuur. Bijkomend voordeel is dat u met een usb-hub, mits deze voorzien is van een langere kabel, uw bureaublad netter kunt ordenen. Verbind de externe usb-apparatuur met de usb-hub en de usb-hub met uw notebook. De kabelchaos wordt overzichtelijker omdat u de usb-hub kunt wegwerken, bijvoorbeeld onder het bureau. Daarnaast hoeft u (naast de stroomadapter van uw laptop) slechts één kabel los te trekken om uw notebook mee te nemen. Let wel op, een usb-hub zonder eigen stroomaansluiting levert aan sommige apparaten niet genoeg stroom.

Straatprijs: vanaf € 10,-

©PXimport

Een usb-hub vereenvoudigt het loskoppelen van uw notebook.

5. Prepaid internet

Internetten op een andere locatie dan thuis of op kantoor is eenvoudig dankzij wifi, maar wat als er geen draadloos toegangspunt in de buurt is? Zakelijke notebooks hebben vaak een 3G-modem ingebouwd. Na het plaatsen van een simkaart (zoals aanwezig in uw mobieltje) en met het juiste abonnement kunt u overal internetten via een nabije telecom zendmast. Een 3G-modem achteraf inbouwen is kostbaar. Met een usb-adapter met 3G-modem bereikt u hetzelfde. Een modem is gratis bij een abonnement, maar er zijn ook prepaid oplossingen. Hiermee houdt u de verbruikskosten ook beter onder controle. Een los 3G-modem is ideaal om achter de hand te hebben voor noodgevallen, onderweg is er namelijk niet altijd een hotspot beschikbaar. Houd tijdens het gebruik de kosten goed in de gaten. Deze worden vaak afgerekend naar verbruik en niet naar de tijd dat u op internet vertoeft. Een 3G-modem gebruiken in het buitenland kan zeer kostbaar zijn, oppassen dus!

Straatprijs: vanaf € 40,-

©PXimport

Dankzij een prepaid 3G-modem bent u onderweg niet afhankelijk van hotspots om te internetten.

6. Dropbox

Het veelbesproken programma Dropbox is bijna onmisbaar voor iedereen die meer dan één computer gebruikt, bijvoorbeeld een desktop-pc en een notebook. Dropbox maakt een gelijknamige map aan op uw computer. Alles wat u hierin bewaart, wordt automatisch gesynchroniseerd naar uw andere computers waarop u Dropbox geïnstalleerd hebt. Dit houdt in dat u uw documenten nooit meer hoeft te mailen naar uzelf en ook het praktisch nut van een usb-stick wordt minder. Technische kennis of handmatig synchroniseren is niet nodig, alles gaat automatisch. Download en installeer Dropbox. Tijdens de installatie wordt eenmalig een account aangemaakt dat u op al uw computers kunt gebruiken.

Dropbox is gratis tot 2 GB opslag

©PXimport

Dankzij Dropbox beschikt u op uw notebook en desktop-pc over dezelfde documenten.

7. Garantie en verzekering

Notebooks zijn helaas gevoeliger dan desktop-pc's. Vooral als u een model dat eigenlijk voor thuisgebruik bedoeld is, toch regelmatig gaat verslepen, is de kans op slijtage en defecten extra groot. Berucht zijn de koeling, beeldschermscharnieren, voeding en harde schijf. Notebooks hebben standaard één jaar garantie. Tegen meerprijs kunt u dit (ook vlak na de aankoop) uitbreiden naar drie jaar. Dit is de moeite waard omdat veel defecten zich voordoen vlak na de standaard garantieperiode. De garantie geldt niet voor ongelukjes zoals het bekende kopje koffie over het toetsenbord. Met een 'accidental damage'-verzekering wapent u uzelf tegen dit soort schade.

8. Extra lader(s)

Een extra stroomadapter voor een notebook is handig als u uw notebook regelmatig op twee plekken gebruikt. U hoeft de adapter dan niet steeds los te maken en uit het stopcontact te trekken. De originele lader van de fabrikant is het beste, maar kost ook meer dan een universele lader. Als u een universele lader aanschaft, zorg er dan voor dat deze nadrukkelijk overeenkomt met de specificaties van uw originele lader. Meestal worden er extra stekkertjes meegeleverd voor meerdere modellen notebooks. Controleer voor de aankoop of de stekker voor uw notebookmerk erbij zit. Met een 12V-adapter voor in de auto kunt u uw notebook ook onderweg opladen, handig voor de vakantie!

Straatprijs: vanaf € 40,-

©PXimport

Een universele notebook-adapter wordt geleverd met meerdere voedingsstekkers.

9. Geluid naar de stereo

De speakertjes in een gemiddelde notebook zijn zwaar onder de maat. Met een draadloze muziekbrug als de Sitecom WL-061 Wireless Audio Transmitter, kunt u het geluid van uw notebook draadloos naar de stereo-installatie sturen. De set bestaat uit een usb-stick voor uw notebook en een aparte ontvanger voor de aux-aansluiting van uw stereo-installatie. Zo klinken Spotify en uw eigen muziekcollectie van uw notebook een stuk beter! Als een extra kabel geen bezwaar is, kunt u ook kiezen voor een mini-jack naar RCA-kabel. Deze kabel is, afhankelijk van de afstand, verkrijgbaar voor ongeveer tien euro.

Straatprijs: Sitecom WL-061 € 60,-

©PXimport

Sitecom WL-061 Wireless Audio Transmitter verbindt uw notebook draadloos met de stereo-installatie.

10. Centrale opslag

Een netwerk harde schijf (NAS) is geschikt om documenten, foto's, films en muziek centraal op te slaan. U kunt vanaf uw desktop-pc en notebook bij de bestanden. De schijf wordt meestal bedraad aangesloten op uw modem of router. Het kastje hoeft niet in het zicht te staan en kunt u bijvoorbeeld wegwerken in de meterkast. Een draadloze NAS is duurder dan een standaard bedrade NAS en meestal niet nodig als u al een draadloos netwerk hebt. Sluit de NAS bekabeld aan op uw modem of router en u kunt er ook draadloos bij vanaf uw notebook.

Straatprijs: € 120,- voor 1 TB opslag

©PXimport

Een netwerk harde schijf is geschikt om bestanden op te slaan en te delen met andere computers in uw thuisnetwerk.

11. HDMI-kabel

Een notebook is zeer geschikt als mediaspeler op de bank of in bed, maar u kunt de films ook eenvoudig naar uw tv krijgen. De meeste tv's hebben tegenwoordig een HDMI-aansluiting. Als deze (of een andere digitale aansluiting) ook op de notebook aanwezig is, hebt u alleen nog de juiste kabel nodig. Kabels zijn het voordeligst op internet, in de winkel betaalt u al snel twintig euro teveel. Bij Kabeltje.com en andere online shops zijn beeldschermkabels in allerlei uitvoeringen te vinden. Voor sommige notebooks is een speciale adapter (verloopstekker) nodig om de verbinding tot stand te brengen. Overschakelen van uw notebookscherm naar de tv is eenvoudig via een Fn-toetscombinatie, bijvoorbeeld Fn gecombineerd met F4. Deze toetscombinatie verschilt per merk of type notebook.

Straatprijs: HDMI-kabel van 1 meter: € 10,-

©PXimport

Met een HDMI-kabel zijn de meeste notebooks eenvoudig aan te sluiten op uw tv.

12. Lasermuis

Als pc-gebruikers één ding missen na de overstap op een notebook, dan is het de muis. De cursorbesturing via het touchpad werkt goed om mee te internetten, maar voor wie meer snelheid wil of graag foto's bewerkt, is een externe muis onmisbaar. Deze zijn er vanaf vijf euro met een draadje, maar een draadloze muis is handiger. Koop een exemplaar met een extreem kleine usb-ontvanger, dan hoeft u de usb-adapter niet te verwijderen als u uw notebook in een tas opbergt. Een draadloze muis die gebruikmaakt van de bluetooth-ontvanger in uw notebook werkt in de praktijk trager dan een exemplaar met eigen ontvanger. Onze voorkeur gaat uit naar een muis met een laser-oogje. Een lasermuis is nauwkeuriger en werkt goed op allerlei oppervlaktes: van een houten tafel of uw broek tot een strak bureaublad.

Straatprijs: draadloze laser-muis € 30,-

©PXimport

Een muis met laser-oogje werkt nauwkeurig en op (bijna) elk oppervlak.

13. Port-replicator

De printer, scanner, een extra beeldscherm, het bedrade toetsenbord of de muis, de synchronisatiekabel van uw camera en misschien wel de netwerkkabel hebben één ding gemeen: u moet de kabels lostrekken als u uw notebook wilt meenemen. Een universele port-replicator biedt uitkomst. De aansluitingen op het kastje verschillen per uitvoering en merk. U mag rekenen op meerdere usb-aansluitingen, een netwerkaansluiting en soms een geluid- of zelfs een beeldschermaansluiting. Verbind al uw apparatuur met de port-replicator en de port-replicator met één usb-kabel met uw notebook. Loskoppelen en opnieuw aansluiten was nog nooit zo eenvoudig! U maakt met een port-replicator ook een einde aan de dradenbende op en om uw bureau.

Straatprijs: port-replicator € 90,-

©PXimport

Een port-replicator vereenvoudigt het loskoppelen van randapparatuur.

14. Draadloze printer

Een printer koopt u voor een langere tijd. Mocht u op dit moment een aanschaf overwegen, kies dan voor een exemplaar met wifi. De meerprijs is gering en het plezier groot: het scheelt een aansluitkabel en u kunt de printer overal in huis neerzetten. De printer wordt draadloos verbonden met uw thuisnetwerk waarna u het apparaat kunt gebruiken vanaf al uw computers, ook als deze bedraad zijn aangesloten. Een afrader op dit gebied is de universele draadloze printserver. Deze kastjes zijn relatief kostbaar en soms een drama om aan de praat te krijgen. Een universele draadloze printserver werkt in de praktijk niet goed met alle printers waardoor bepaalde functies van uw printer wegvallen. Denk aan de scanfunctie van een multifunctional of het bijhouden van inktniveaus. Heeft uw huidige printer al een netwerkaansluiting? Verbind de printer dan met uw modem of router met een netwerkkabel. De printer wordt onderdeel van uw netwerk en is ook via uw draadloze thuisnetwerk te gebruiken.

Straatprijs: wifi-printer vanaf € 60,-

©PXimport

Een wifi-printer kunt u overal in huis neerzetten en draadloos gebruiken vanaf uw notebook of pc.

15. Externe koeling

Het zou niet nodig moeten zijn, maar de praktijk is helaas anders: de warme lucht van sommige notebooks is in staat om (antieke) houten tafels flink te beschadigen. Sommige notebook-series worden dusdanig heet dat de kans op interne beschadiging van de processor, grafische chipset of andere componenten zeer groot is. Het risico is bij uw notebook eenvoudig op te sporen als u regelmatig bepaalde gedeeltes van de behuizing niet meer kunt aanraken zonder uw vingers te branden.

Een standaard met extra koeling kan uitkomst bieden. Geen fraai gezicht, maar voor een echt heethoofd wel een oplossing. Door de externe aanvoer (of afvoer) van de luchtstroom hoeft het koelsysteem minder hard te werken en dat levert soms ook nog een stillere notebook op.

Straatprijs: extern koelsysteem vanaf € 20,-

©PXimport

Sweex Notebook Cooling Stand Aluminium is een notebookstandaard met een extra koelsysteem.

16. Tv-adapter

Dankzij 'delay-tv' van Uitzending Gemist en de vergelijkbare diensten van commerciële omroepen, kunt u veel programma's bekijken via internet. Ook kunt u zich abonneren op vodcasts (podcast met video) van allerlei programma's, bijvoorbeeld via iTunes. Als u ook van live-tv wilt genieten, hebt u een digitale tv-ontvanger nodig. De ontvanger wordt verbonden via de usb-aansluiting. Meestal wordt een externe antenne meegeleverd om de kanalen uit de lucht op te pikken. Naast het kijken naar live-tv kunt u uw notebook dankzij de tv-adapter ook gebruiken als harddiskrecorder en live-uitzendingen pauzeren. Windows 7 Home Premium-gebruikers hoeven hiervoor geen extra software te installeren, de functionaliteit is reeds ingebakken in Windows Media Center.

Straatprijs: DVB-T tv-adapter vanaf € 30,-

©PXimport

Met een tv-adapter tovert u uw notebook om tot televisie met ingebouwde harddiskrecorder.

17. Snoeren onder controle

Notebooks en kabelchaos zijn twee handen op één buik. Met betaalbare accessoires is dit probleem eenvoudig aan te pakken. De CableDrop is een klein nopje dat u aan uw bureaublad of bureaupoot vastplakt. Aan de bovenzijde kunt u een kabel vastklikken en weer eenvoudig verwijderen. Met CableDrop vallen kabels niet meer van het bureau en blijven netjes op hun plek, ideaal voor usb-kabels en de voedingsstekker. Van dezelfde maker is er de Notebook Kit. Deze set bestaat uit een Cableyoyo en twee nopjes waarmee uw notebook iets wordt verhoogd. Dit zorgt voor een betere koeling. De Cableyoyo is een soort mini-haspel waarmee u usb-draden tijdelijk inkort zonder lelijke tierips of plakband te gebruiken.

Straatprijs: CableDrop (6x) € 10,-

©PXimport

CableDrop maakt een einde aan de kabelchaos en zorgt ervoor dat notebookkabels nooit meer van uw bureau vallen.

18. Mini-beamer

Een mini-beamer is leuke gadget die valt in het hogere prijssegment. Een mini-beamer is bedoeld voor serieuzere toepassingen als presentaties, maar ook zeer geschikt om de slaapkamer om te bouwen tot kleine bioscoop. Met een mini-beamer projecteert u het beeldscherm van uw notebook op een muur. Verwacht niet te veel van de kwaliteit, maar het is wel een bijzonder hebbedingetje om films mee te kijken of om foto's weer te geven op een muur. Voor iets meer dan de aanschafprijs van een mini-beamer koopt u een redelijke woonkamer-beamer die beter presteert. Deze kunt u eveneens aansluiten op uw notebook, het enige dat u hiervoor nodig hebt is de juiste aansluitkabel.

Straatprijs: mini-beamer € 150,-

©PXimport

Een mini-beamer neemt u overal mee naartoe en tovert uw slaapkamer om tot bescheiden bioscoop.

19. Bluetooth-adapter

Een geïntegreerde bluetooth-adapter heeft in de praktijk twee mogelijkheden: het werkt goed of het werkt niet. Als u problemen hebt met het koppelen van bijvoorbeeld uw mobiele telefoon aan uw notebook hebben we één advies: verspil er niet te veel tijd aan. Incompatibiliteit, verschillende bluetooth-standaarden en driverproblemen kunnen de correcte werking dwarsbomen. Soms is dit niet of nooit op te lossen. Een kabel biedt uitkomst, maar als u het echt draadloos aan de praat wilt krijgen is een losse bluetooth usb-adapter het overwegen waard. De lage aanschafprijs weegt niet op tegen het geklungel om de geïntegreerde bluetooth-adapter van uw notebook aan de praat te krijgen, het scheelt u veel ergernis. Let bij de aanschaf op de omvang van de adapter. Koop bij voorkeur een bluetooth-adapter van postzegelformaat, die kunt u laten zitten als u uw notebook in een tas stopt.

Straatprijs: losse Bluetooth-adapter € 15,-

©PXimport

Een losse bluetooth usb-adapter die voldoet aan de laatste standaarden kan veel ergernis met bluetooth-apparatuur voorkomen.

20. Draadloze speakerset

Wie beter geluid wil uit de notebook en een hekel heeft aan aansluitsnoeren, kan een draadloze speakerset overwegen. Draadloze speakersets zijn er in alle prijsklassen, van 50 tot 700 euro. Verdiep u in testresultaten of beluister het geluid van de speakers in de winkel voordat u overgaat tot de aanschaf. Het prettigste van een draadloze speakerset is dat u deze overal in de kamer kunt plaatsen. Denk goed na voordat u iets goedkoops aanschaft: een speakerset kan een goede investering zijn omdat u het geluid mee kunt nemen naar uw volgende notebooks.

Straatprijs: speakerset van € 50,- tot € 700,-

©PXimport

Een goede draadloze speakerset is geen overbodige luxe voor de echte muziekliefhebber en 'overleeft' meerdere notebooks.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).