Er zijn inmiddels veel streamingdiensten waaruit je kunt kiezen, maar kun je ze ook allemaal op je tv zien? Voor het afspelen van je favoriete streamingdienst heb je vaak geschikte apparatuur nodig. Uit welke videodiensten kun je kiezen en hoe speel je de films en series in de beste kwaliteit op je televisie af?

Tip 01: Smart-tv

Bijna iedere nieuwe televisie is ‘smart’. Dat betekent dat je het toestel met (draadloos) internet kunt verbinden en dat je vanuit een menu toegang hebt tot allerlei apps. Gunstig is dat je hierbij geen aanvullende videostreamer nodig hebt. Een aantal toepassingen heeft de televisiefabrikant mogelijk al voorgeïnstalleerd, bijvoorbeeld YouTube en Netflix. Daarnaast voeg je naar eigen wens extra online videodiensten toe. Welke apps er beschikbaar zijn, is afhankelijk van het toestelmerk. Fabrikanten gebruiken voor hun smartplatform namelijk verschillende besturingssystemen en het ligt er maar net aan of een aanbieder van een streaming-videodienst een geschikte app heeft ontwikkeld.

Vind je met name Netflix belangrijk, dan hoef je je geen zorgen te maken. Deze Amerikaanse dienst staat bekend om zijn brede apparaatondersteuning en is op nagenoeg iedere smart-tv aanwezig. Op deze website zie je welke televisies (en overige apparaten) allemaal Netflix ondersteunen. Als je graag Nederlandse series kijkt, is een abonnement op Videoland het overwegen waard. De dienst werkt op smart-tv’s van Samsung, Sony, LG, Panasonic en Philips die vanaf 2014 zijn verschenen. Hetzelfde geldt voor NPO Start, al laat deze gemist-dienst helaas wel Sony-toestellen links liggen. KIJK werkt op smart-tv’s van LG, Panasonic en Samsung vanaf bouwjaar 2014. Verder ontwikkelde Talpa ook toepassingen voor televisies van Sony, Philips en Sharp die vanaf 2015 op de markt zijn gebracht.

©PXimport

Verouderde apps

©PXimport

Tip 02: Tv-decoder

Speelt je smart-tv een bepaalde app niet (goed) af, dan biedt de tv-decoder van je televisieprovider mogelijk redding. Met name Netflix is tegenwoordig via verschillende zogeheten settopboxen beschikbaar. Een pluspunt is dat je dit apparaat al bezit voor de ontvangst van digitale televisie, waardoor je geen aparte videostreamer hoeft te kopen. Kabelaanbieder Ziggo geeft op zijn Mediabox Next en Mediabox XL via het menu toegang tot Netflix, YouTube en Videoland. Bovendien is Netflix ook via kanaalnummer 150 bereikbaar, terwijl je voor Videoland afstemt op kanaal 151. Ook KPN-abonnees openen eenvoudig Netflix, want ‘s werelds populairste videodienst is beschikbaar op kanaal 200. Daarnaast kun je het streamingplatform bij deze televisieprovider ook in het On Demand-gedeelte en apps-menu terugvinden. Tv-decoders van kleinere televisieproviders geven veelal geen toegang tot Netflix.

©PXimport

Tip 03: Google Chromecast

Een Google Chromecast is een aantrekkelijk geprijsd apparaatje om toegang tot Netflix en overige online videodiensten op je televisie te krijgen. Je prikt de Chromecast in een vrije hdmi-poort van het televisietoestel, waarna je een smartphone of tablet als afstandsbediening gebruikt. Je tikt in de Netflix-app bijvoorbeeld een film of serie aan, waarna de Chromecast de betreffende videostream van het web plukt en op groot beeld laat zien. De enige eis is dat je een redelijk recente iPhone, iPad of toestel met Android gebruikt. Via de Google Home-app meld je de Chromecast aan op het (draadloze) thuisnetwerk, zodat dit apparaatje videostreams kan ophalen.

Vanuit mobiele apps met Chromecast-ondersteuning tover je de beelden vervolgens eenvoudig op het grote scherm. Tik hiervoor op het Cast-icoon (rechthoek met drie verbindingsstreepjes) en kies vervolgens de naam van je Chromecast. De film of serie start direct. Naast Netflix ondersteunen onder meer NPO Start, KIJK, Videoland, NLZiet, Amazon Prime Video, Pathé Thuis en Disney+ deze functie.

©PXimport

Tip 04: Welke Chromecast?

Besluit je om voor de ontvangst van videostreams een Google Chromecast aan te schaffen, dan heb je keuze uit drie producten. De reguliere Chromecast kost via de webwinkel van Google 39 euro en maakt draadloos verbinding met je thuisnetwerk. Belangrijk is dat er voldoende wifi-dekking in de woning beschikbaar is, want het ophalen van videostreams kost relatief veel bandbreedte. Is de verbinding matig, dan schokt mogelijk het beeld of krijg je zelfs helemaal niets te zien. Netflix analyseert bijvoorbeeld continu de snelheid van de netwerkverbinding en past de resolutie hierop aan. Bij weinig bandbreedte is de resolutie lager. Verder ondersteunt dit apparaatje een maximale resolutie van 1920 × 1080 pixels.

Neem je alleen genoegen met de allerbeste beeldkwaliteit? Overweeg dan de Chromecast Ultra. Die kost via Googles webwinkel 79 euro. In de adapter zit een netwerkaansluiting verwerkt, zodat je deze videostreamer via een kabel met het web kunt verbinden. Hierdoor is er een hogere bandbreedte haalbaar, waardoor je de kans op hinderlijke haperingen of een lagere beeldkwaliteit verkleint. Een bijkomend voordeel van de Chromecast Ultra is de ondersteunde resolutie van 3840 × 2160 pixels. Zeker bij gebruik van een Netflix Premium-abonnement met toegang tot haarscherpe ultra-hd-titels biedt de Chromecast Ultra meerwaarde. Netflix Premium kost 13,99 euro per maand.

De derde optie is een Google Chromecast met Google TV. Deze versie van de Chromecast heeft een eigen interface en een store waar je apps kunt installeren. Vergelijkbaar met de appwinkel die je op een LG of Samsung TV ziet. Dit apparaat ondersteund 4K en heeft een eigen afstandsbediening. De adviesprijs ligt rond de 89 euro.

©PXimport

Ingebouwde Chromecast

©PXimport

Tip 05: Gameconsole

Beschik je over een recente spelcomputer? Waarschijnlijk hoef je voor streamingdoeleinden dan geen ander apparaat meer aan te schaffen. Op een moderne gameconsole kun je namelijk veel meer doen dan louter videospelletjes spelen. Het zijn tegenwoordig veelzijdige media-apparaten die rechtstreeks toegang geven tot diverse streaming-videodiensten. Deze applicaties dien je veelal wel zelf te installeren. Het zijn er meer dan je wellicht in eerste instantie denkt. Zo kun je op een PlayStation 4 onder meer naar Netflix, NLZiet, YouTube, Pathé Thuis, Disney+, Videoland, Film1 en Amazon Prime Video kijken. Bedenk wel dat je voor de weergave van ultra-hd-titels de duurdere PlayStation 4 Pro nodig hebt. Het aanbod voor de Xbox One S en One X is iets schaarser. Op deze apparaten staan Netflix, YouTube, Amazon Prime Video, Pathé Thuis en Disney+ voor je klaar. Bezitters van een Nintendo Switch moeten we helaas teleurstellen. Hiervoor is namelijk vooralsnog alleen YouTube beschikbaar.

©PXimport

Tip 06: Apple TV

Vanwege de dominantie van smart-tv’s behoren externe mediaspelers langzaam maar zeker tot een uitstervend ras. Zo zijn voorheen bekende fabrikanten als Popcorn Hour, Mede8er, Dune HD en AC Ryan inmiddels naar de achtergrond verdwenen. Gelukkig bestaan mediaspelers als productgroep nog wel, want ze vormen een goed alternatief voor een verouderde app-omgeving van een smart-tv. De Apple TV is veruit de bekendste mediastreamer. Dit kastje sluit je met een hdmi-kabel op de televisie aan, waarna je toegang hebt tot allerlei apps. Die installeer je vanuit de App Store, waarbij je onder meer keuze hebt uit Netflix, NLZiet, Videoland, Disney+, Amazon Prime Video, YouTube, NPO Start en Pathé Thuis.

De Apple TV is een stabiele mediastreamer met een gebruiksvriendelijk menu. Nieuwe gebruikers kunnen er vanwege de overzichtelijke interface vlot mee uit de voeten. Voor de weergave van full-hd-beelden voldoet de Apple TV HD prima. De Amerikaanse elektronicafabrikant verkoopt die in zijn eigen webwinkel voor 159 euro. Als je series en films liever in ultra hd bekijkt, is de Apple TV 4K de moeite waard. Die kost 199 of 219 euro. De duurdere versie heeft met 64 GB meer opslagcapaciteit dan de goedkopere uitvoering (32 GB). In het begin van dit jaar bracht Apple een 2021-versie van het apparaat uit. Deze ondersteund HDMI 2.1, Dolby Vision, HDR 10, Dolby Atmos en heeft een nieuwe chip voor snellere prestaties.

©PXimport

Apple TV+

©PXimport

Tip 07: Android-box

Een Apple TV is relatief duur. Als alternatief bestaan er ook betaalbare Android-boxen. Die zijn al vanaf enkele tientjes te koop. Zoals de naam al aangeeft, zijn deze apparaten voorzien van Android. Dit besturingssysteem is oorspronkelijk bedoeld voor mobiele apparaten met aanraakschermen, maar creatieve fabrikanten slagen erin om de interface geschikt te maken voor gebruik op grote beeldbuizen. Onder meer Venz en Minix ontwikkelen interessante producten die je rechtstreeks op het televisietoestel kunt aansluiten. Een aantrekkelijke eigenschap van deze mediastreamers is dat je apps rechtstreeks vanuit de Google Play Store installeert, waardoor je vrijwel alle online videodiensten kunt toevoegen.

Toch liggen er bij het gebruik van een Android-box wel wat valkuilen op de loer. Zo is de navigatie met een afstandsbediening vaak omslachtig en zijn niet alle onderdelen soepel bereikbaar. Verder ben je voor updates afhankelijk van de fabrikant. Geeft die er na pakweg twee jaar de brui aan, dan is het maar de vraag hoelang het apparaat goed blijft werken. Tot slot hanteren bepaalde online videodiensten voor Android-apparaten een lagere resolutie. Met name Netflix heeft daar een handje van, waardoor de beelden mogelijk minder scherp ogen.

©PXimport

Tip 08: Android TV

In de vorige tip las je al over de mogelijkheid om via een Android-box videostreams op een televisie af te spelen. Een ietwat gekunstelde oplossing, want Android is eigenlijk geoptimaliseerd voor mobiele apparaten. Google ontwikkelt onder de naam Android TV als alternatief ook een gebruikersomgeving voor grote schermen. Smart-tv’s van Philips, Sharp en Sony maken bijvoorbeeld gebruik van dit platform. Daarnaast bestaan er ook enkele mediaspelers met Android TV. Die werken over het algemeen beter dan mediastreamers die een reguliere versie van Android aan boord hebben.

De Xiaomi Mi Box S is hiervan een populair voorbeeld. Wens je een krachtigere mediaspeler waarmee je ook nog eens kunt gamen, dan is de Nvidia Shield TV (Pro) een aanrader. In tegenstelling tot wat je misschien van de mobiele versie van Android gewend bent, zijn er voor Android TV niet zo gek veel apps van streaming-videodiensten beschikbaar. Wel kun je onder meer YouTube, Netflix, NLZiet en NPO Start gebruiken. Beide apparaten ondersteunen de weergave van scherpe 4K-beelden. De twee genoemde mediaspelers bevatten overigens een ingebouwde Chromecast-functie, waardoor je vanaf een mobiel apparaat zo’n beetje iedere online videodienst kunt casten.

©PXimport

Tip 09: Laptop aansluiten

Het is weliswaar niet zo’n elegante oplossing, maar je kunt natuurlijk ook gewoon een laptop op een televisie aansluiten en vervolgens films streamen. Veruit de meeste laptops bezitten hiervoor een hdmi-uitgang. Bijna iedere streaming-videodienst is beschikbaar in een webomgeving, dus die tover je moeiteloos op het grote scherm. Dupliceer je namelijk de inhoud van je laptopscherm, dan kijk je de bewuste film of serie op groot formaat. Als het goed is, herkent Windows 10een aangesloten scherm automatisch. Schakel met de afstandsbediening van de televisie de juiste bron in.

Een nadeel van deze methode is dat je de online videodienst niet vanaf de bank kunt aansturen. Voor de bediening gebruik je tenslotte normaliter een muis en/of toetsenbord. Wens je een andere resolutie op het externe scherm? Klik ergens met rechts op het bureaublad en kies Beeldscherminstellingen. Scrol zo nodig een stukje omlaag en wijzig naar eigen inzicht de resolutie. Bij het onderdeel Meerdere beeldschermen kun je het beeld desgewenst ook alleen op het externe scherm weergeven.

©PXimport

Videodiensten in het kort

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).