Met een Plex Media Server kun je gemakkelijk overal in huis je favoriete films en series streamen. Hoe zet je zo'n server op? Wij leggen het uit.

Met de app van Plex hoef je niet langer te switchen tussen verschillende apps voor je nieuwsvoorziening, podcasts, muziek, series of filmpjes. In de app is namelijk alles samengevoegd in één overzichtelijke digitale omgeving. Plex biedt gratis een behoorlijke hoeveelheid films, series, documentaires en webseries gratis aan.

Ben je uit op gratis films kijken met Plex, dan moet je je wel van enkele beperkingen bewust zijn. Zo hoef je vooralsnog niet op een rijk en modern aanbod te rekenen als bij Netflix of Amazon. Plex heeft wel een deal gesloten met filmstudio’s als WarnerMedia, Lionsgate en Legendary, maar niet alle films zijn in alle landen beschikbaar.

Het filmaanbod bestaat op dit moment vooral uit relatief oudere producties van zogenoemde B-films. Dat neemt niet weg dat er best heel aardige producties tussen zitten. Verder huldigt Plex het avod-principe. Dat staat voor ad-supported video on demand. Dat houdt in dat af en toe een korte advertentie je kijkplezier in de weg zit. Maar goed, het kost dan ook niets én is legaal.

Het loont dus om eens in de mogelijkheden van Plex te kijken. Heb je eenmaal besloten de app te gaan gebruiken, dan is het verstandig om een eigen server op te zetten.

01 Plex Media Server installeren

Plex Media Server is beschikbaar voor diverse platforms en besturingssystemen, waaronder Windows, Mac, Linux en FreeBSD. De applicatie is relatief licht en werkt op systemen met minimaal een Intel Core i3-cpu en 2 GB ram. Voor dit artikel downloaden we de Windows-versie. Klik bij de installatie op Options om te kiezen waar je de app wilt installeren. De installatie duurt een minuutje; druk dan op Launch om Plex Media Server te starten. Log in met je Plex-account of maak een nieuwe aan met je Google-account, Facebook of je mailadres.

©PXimport

02 Gratis of betaald

Eenmaal ingelogd kun je je Plex Media Server instellen. Bij de start zie je een pop-up die je probeert te verleiden een Plex Pass-abonnement te nemen. Zo’n abonnement (4,99 euro per maand) laat je onder meer op je mobiel streamen, media via de cloud synchroniseren - handig als je pc niet aanstaat - en video’s lokaal opslaan voor offline gebruik. Klik de melding weg met het kruisje rechtsboven, geef je mediaserver een naam en bepaal of deze ook buitenshuis benaderd mag worden. Druk daarna op Volgende.

©PXimport

03 Mediaserver instellen

In het volgende scherm kun je lokale mappen met media toevoegen aan je Plex Media Server. Klik op Bibliotheek toevoegen en selecteer het mediatype (bijvoorbeeld films, series of muziek). Blader naar de gewenste map en druk op Bibliotheek toevoegen om je keuze te bevestigen. Alles toegevoegd? Klik dan op Volgende om het proces te voltooien. Mogelijk moet je even wachten voordat al het materiaal is geïndexeerd. Plex voegt automatisch informatie, filmposters en (album)hoezen toe voor een fraai en compleet overzicht.

©PXimport

04 Ouderlijk toezicht

Hoewel een Plex Pass niet nodig is voor de meeste functies, is een betaald account wel handig als meerdere mensen gebruikmaken van Plex Media Center. Zonder abonnement mag je via Instellingen / Gebruikers geen extra gebruikers en gasten toevoegen. Hoewel alle gebruikers standaard toegang hebben tot dezelfde omgeving, heeft iedereen zijn eigen voorkeuren en (verder)kijkgeschiedenis. Kies je bij het toevoegen van gebruikers voor een beheerd account, dan kun je bepaalde content afschermen. Denk aan films of series die ongeschikt zijn voor kinderen.

©PXimport

05 Mediaserver delen

Ook voor het delen van je mediaserver heb je een Plex Pass nodig. Via Instellingen / Gebruikers / Vrienden heb je de mogelijkheid om gebruikers uit te nodigen voor je bibliotheek. Is er geen Plex-account gekoppeld aan het e-mailadres van je vriend(in), dan heeft die de mogelijkheid om eentje aan te maken. Als hoofdgebruiker kun je restricties toepassen en precies bepalen wie waartoe toegang heeft. Deel je je mediaserver met iemand buiten je netwerk, ga dan nog even naar Instellingen / Server en schakel de optie Toegang op Afstand in.

©PXimport

Plex en 4K

06 Mappenstructuur

Bij het indexeren van films en series doet Plex Media Server zijn best om de juiste informatie, posters en ondertitels op te halen. Bij het matchen wordt gebruik gemaakt van de database van TheTVDB.com. Voor het beste resultaat doe je er goed aan alle content netjes te organiseren en te voorzien van de juiste namen. Maak het Plex makkelijk door bijvoorbeeld de 22e aflevering van het negende seizoen van Modern Family in te delen als TV Series/Modern Family/Season 09/Modern Family - s09e22.mkv. Voorzie de bijbehorende ondertiteling van dezelfde opbouw: Modern Family - s09e22.eng.srt.

©PXimport

07 Apps downloaden

Na het instellen van de mediaserver is het tijd om Plex-speler te downloaden op de apparaten die je wilt gebruiken om te streamen. Plex is beschikbaar voor onder meer Android (TV), iOS, Apple TV, Xbox en PlayStation. Nadat je inlogt met je Plex-account heb je direct toegang tot je complete bibliotheek. Met de Android- en iOS-apps kun je gratis streamen naar bijvoorbeeld een Chromecast. De Chromecast sluit je middels een gewone hdmi-kabel aan op je televisie. Het casten zelf doe je vervolgens met een speciale cast-knop in een app. Sommige apps hebben geen directe cast-knop, maar dat betekent niet dat je de inhoud niet naar je tv kunt zenden. Er is altijd nog de mogelijkheid om je complete smartphone-scherm te spiegelen op je tv. Veeg in Android naar beneden en tik op Casten; je toestel kijkt of er zich Chromecast-apparaten in je netwerk bevinden. 

Voordat je op een smartphone of tablet kunt kijken, moet je wel de Plex-app activeren of een Plex Pass nemen.

08 Media afspelen

Of je nu gebruikmaakt van de desktopversie, de mobiele app of Plex op je smart-tv, het afspelen van media gaat nagenoeg hetzelfde. In de Android- en iOS-apps zie je op het hoofdscherm recent bekeken en toegevoegde media en kun je onderaan wisselen tussen films, muziek en foto’s. De knop More geeft toegang tot andere mediatypen, zoals nieuws en podcasts. Tijdens het streamen heb je naast de gebruikelijke afspeelknoppen ook de mogelijkheid om van audiospoor en ondertiteling te wisselen, en de videokwaliteit aan te passen. Dat laatste is handig als je last hebt van een trage internetverbinding.

©PXimport

Nas of Raspberry Pi als mediaserver

©PXimport

09 Podcasts beluisteren (en kijken)

Plex biedt ook de mogelijkheid om podcasts te beluisteren. Je vindt de optie in het hoofdmenu van zowel de desktop-app als de mobiele versie. Op dit moment zijn er voornamelijk Engelstalige podcasts om uit te kiezen in categorieën als nieuws, politiek, cultuur en comedy. Je kunt het aanbod doorzoeken en podcasts toevoegen aan je favorieten.

10 Automatische ondertiteling

Bij het bekijken van buitenlandse films en series is het prettig ondertiteling te hebben. Plex Media Server ondersteunt alle gangbare formaten, waaronder srt en smi. Hoewel bij sommige gedownloade films en series ondertitels worden meegeleverd, is dat niet vanzelfsprekend. Daarom biedt Plex de mogelijkheid om ondertiteling automatisch in te laden. Ga naar Instellingen / Agents, klik op het tabblad Films of Series en vervolgens op Plex Movie. Zet een vinkje voor Opensubtitles.org en sleep deze optie naar boven. Zet ook bij Instellingen / Talen een vinkje voor Automatisch selecteren van audio en ondertiteling sporen.

©PXimport

11 Meer mogelijkheden met plug-ins

Met plug-ins kun je de mogelijkheden van Plex Media Server uitbreiden. Klik In het linkermenu op de optie Plugins en kies voor Plugins installeren. Klik op Meer… en All Available Plug-ins om het volledige aanbod te zien. Dat is niet groot, maar naast bekende namen als Twitch en Vimeo vind je er toch ook Nederlandse opties als NPO, NOS, Dumpert, RTL XL en MovieMeter. Ze zijn eenvoudig van opzet en geven snel toegang tot het media-aanbod van de desbetreffende dienst. Streams kun je lokaal bekijken of naar een ander scherm sturen.

©PXimport

Streamen met een browser-extensie

12 Onofficiële plug-ins downloaden

Hoewel het aanbod officiële plug-ins klein is, zijn er meer mogelijkheden om Plex Media Server uit te breiden. Daarvoor heb je om te beginnen de WebTools-software nodig, te downloaden via Github. Plaats het uitgepakte bestand WebTools.bundle in de map %LOCALAPPDATA%\Plex Media Server\Plug-ins\ op je pc en open Plex. Bij Plugins verschijnt WebTools als je nieuwe optie. Start deze en open het kanaal door de voorgestelde link in je browservenster te plakken. Log daarna in met de gegevens van je Plex-account.

©PXimport

13 Plex UnsupportedAppStore

WebTools geeft je verschillende opties. Zo kun je logs raadplegen en ondertitels beheren. De zogenoemde UnsupportedAppStore met plug-ins open je door in het linkermenu op UAS te klikken. Hier vind je ongeveer 175 plug-ins van bijvoorbeeld Facebook, Spotify, BitTorrent en Popcorn Time. Het installeren is met een druk op de knop gebeurd en plug-ins verschijnen automatisch in het gelijknamige menu van Plex Media Server. Helaas werkt niet elke plug-in vlekkeloos, maar gelukkig heb je ze ook zo weer verwijderd.

14 Plex Media Optimizer

De Plex Media Optimizer maakt eenvoudig geoptimaliseerde versies van je video’s. Voor het kijken van een film op je smartphonescherm heb je immers geen 4K-resolutie nodig. Klik bij de gewenste video op de knop Meer… (herkenbaar aan drie puntjes) en kies voor Optimaliseer. Hierna kun je de titel, opslaglocatie en de kwaliteit selecteren. Het omzetten van een bestand van 6 GB duurt ongeveer tien minuten en de geconverteerde versie is te vinden onder Instellingen / Server / Geoptimaliseerde versies. Op een mobiel device speelt Plex automatisch de juiste versie af.

©PXimport

15 Creëer een bioscoopgevoel

Voor het echte bioscoopgevoel kun je voorafgaand aan elke film trailers afspelen. Ga naar Instellingen / Server / Extra’s en zet een vinkje voor Toon trailers van binnenkort beschikbare films in de bioscoop. Hetzelfde kun je doen voor films die binnenkort op blu-ray verschijnen. Wel heb je voor deze functie een Plex Pass nodig. Heb je geen abonnement, dan kun je altijd nog handmatig trailers downloaden en toevoegen. Vergeet dan niet Local Media Assets (Movies) aan te vinken in Instellingen / Server / Agents.

Wil je het bioscoopgevoel naar een hoger niveau tillen, dan kun je overwegen je woonkamer om te toveren tot een thuisbioscoop. Maar wat zijn nou de beste televisies, luidsprekersets, projectoren en receivers van dit moment? In dit artikel bespreken we wat opties. 

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).