ID.nl logo
Je huis winterklaar maken: tips en écht bruikbare stappenplannen
© astrosystem - stock.adobe.com
Energie

Je huis winterklaar maken: tips en écht bruikbare stappenplannen

Met de winter voor de deur zorg je dat je woning in topconditie is, want de vrieskou, ijsvorming en winterstormen kunnen flink wat schade aanrichten. Bovendien vormen de wintermaanden een aanslag op je energierekening, en zonnepanelen halen dan nauwelijks rendement. Met een paar simpele maar doeltreffende ingrepen kun je geld besparen en toch comfortabel leven, zelfs als de temperatuur daalt.

Ga stap voor stap na of je woning klaar is voor de winter. Het is een kleine moeite en het kan je een hoop ellende en een hoger energieverbruik besparen. We geven een aantal praktische tips.

  • Schakel over op ledlampen

  • Laat de lucht uit de radiatoren ontsnappen

  • Check de druk van de cv-ketel

  • Deblokkeer de thermostatische kranen

  • Vergeet het onderhoud van de ketel niet

  • Heb je alle rookmelders gecontroleerd?

  • Breng waar nodig tochtstrippen aan

  • Isoleer de buitenkraan

  • Laat de schoorsteen controleren en vegen

  • Reinig de dakgoten

  • Laat de deursloten niet bevriezen

  • Ook interessant: Tuinieren in oktober: oogsttijd en voorbereiding op de winter

Ga voor ledverlichting

Begin met een ronde door het huis en bekijk de verlichting in elke kamer. Nu de donkere dagen er aan komen, is dit het moment om de laatste gloeilampen te vervangen door ultrazuinige ledlampen, die nog geen 10 procent van de elektriciteit verbruiken om dezelfde hoeveelheid licht te produceren. Vaak halen mensen de wattage en de hoeveelheid licht door elkaar. Watt geeft aan hoeveel energie een lamp verbruikt, de lichtopbrengst wordt uitgedrukt in lumen.

Een gloeilamp van 75 watt kan al worden vervangen door een ledlamp van 5 tot 8 watt. Let daarbij wel op de kleurtemperatuur. In de beginjaren van ledverlichting brachten die lampen allemaal koud, blauw licht. Vandaag zijn ledlampen beschikbaar in warm, extra warm licht of zelfs daglicht. De lichtkleur wordt weergegeven in kelvin. Hoe lager het getal, hoe warmer de kleur. Elke gloeilamp kun je dimmen, maar niet elke ledlamp ondersteunt een dimmer. Je leest op de verpakking of de ledlamp geschikt is voor dimmers.

©Jan | adobe.stock.com

Hier zie je een overzicht van de waarden kelvin en de bijbehorende kleurtemperatuur.

Ontlucht de radiatoren 

Komen er borrelende geluiden uit de radiatoren? Daar zit gegarandeerd lucht in, want het geluid dat je hoort, is afkomstig van luchtbellen. Die luchtbellen moeten er uit, en niet alleen omwille van het irritante geluid. De lucht belet dat het warme water in de leidingen vlot kan circuleren, en dat verhoogt het energieverbruik. Ook wanneer de bovenkant van de radiator koud blijft en de onderkant warm, dan weet je dat een grote hoeveelheid lucht de boosdoener is. Ontluchten doe je stapsgewijs.

Stappenplan
Draai de kranen van alle radiatoren in huis open, óók van de radiatoren die je niet gebruikt.
Stel de thermostaat in op bijvoorbeeld 25°C, zodat de verwarming in actie komt.
Na een kwartier stel je de thermostaat weer laag in, waardoor de verwarming stopt. Ondertussen heeft de lucht zich bij de ventielen opgehoopt. Draai alle radiatorkranen dicht.
Begin te ontluchten bij de radiatoren die het laagst gelegen zijn en werk zo naar de hoger gelegen kamers. Ontluchten doe je met een klein ontluchtingssleuteltje dat in het ontluchtingsventiel past. Een halve omwenteling is al genoeg om de lucht te laten ontsnappen. Dat hoor je duidelijk. Pas wanneer er een gelijkmatig stroompje water uit het radiatorventiel komt, weet je dat de lucht er uit is. Vang het water op in een bakje of in een oude handdoek. Het water kan vies zijn, dus let een beetje op.
Nu alle radiatoren zijn ontlucht, kun je de kranen van de radiatoren die je gebruikt opnieuw opendraaien.
Vervolgens zet je de thermostaat terug op de gewenste temperatuur. Controleer de waterdruk van de cv-ketel. Soms moet je opnieuw water bijvullen.

©TOMASZ MAJCHROWICZ

Gebruik een speciaal ontluchtingssleuteltje

Controleer de werkdruk van de installatie

De druk van de cv-ketel moet tussen de 1,5 en 2 bar liggen. Als de druk onder 1 bar zakt, werkt de ketel niet meer zoals het hoort. Je kunt de druk op het schermpje van de cv-ketel aflezen of op de manometer die in de buurt van het expansievat staat. Is de druk te laag, dan moet je water bijvullen. Bij oude installaties moet je een vulslang gebruiken, maar meestal heeft de installateur twee vulkranen naast elkaar geplaatst. In dat geval is er geen vulslang nodig.

Stappenplan
Zet de thermostaat in de laagste stand en wacht tot de cv-ketel is afgeslagen.
Bevestig dan de vulslang. Hiervoor moet je de koperen dop van de vulkraan losdraaien.
Als de vulslang verbonden is met de vulkraan en met de waterkraan, kun je de vulkraan van de cv-ketel openen. Daarna draai je de waterkraan zachtjes open. Je hoort hoe het water in het systeem wordt geperst. Met twee vulkranen draai je eerst de eerste kraan open en daarna de tweede. Ook dan zul je het water horen stromen.
Houd ondertussen de manometer of het display op de ketel in de gaten en ga door tot de druk tussen de 1,5 en 2 bar staat.
Sluit de vulkranen en verwijder de vulslang.
Kijk vervolgens of je de radiatoren nog verder moet ontluchten.

©Evgen - stock.adobe.com

Houd de werkdruk tussen de 1,5 en 2 bar.

Deblokkeer de thermostatische kranen

Het gebeurt regelmatig dat een radiator die is voorzien van een thermostatische kraan niet meer warm wordt. Vaak is de oorzaak dat het pennetje van thermostatische kraan vastzit. Het is gelukkig niet heel ingewikkeld om dat te deblokkeren.

Stappenplan
Zet de thermostatische kraan in de hoogste stand, bijvoorbeeld stand 5.
Schroef de moer los die de thermostatische kraan op zijn plaats houdt. Je ziet een stalen pennetje in het midden van de kraan zitten. Dat is het pipet. Als je even op dat pipet duwt, voel je of dit vastzit. Normaal moet je dat pennetje kunnen indrukken en moet het terugveren. Door een beetje kalk of vuil kan dat pipet klem zitten.
Neem een kleine hamer en tik enkele keren zijdelings op de koppeling waarin dat pipet zit. Het is de bedoeling dat het pipet door deze trillingen loskomt. Daarbij komt het pennetje terug naar voren.
Als je het pipet weer soepel kunt indrukken, is de kraan vrijgemaakt. Vervolgens kun je de greep van de thermostatische kraan terug op de radiator schroeven.

©Dirk Schoofs | ID.nl

Deblokkeer het pipet van de kraan door tegen de zijkant van de koppeling te tikken.

Laat de verwarmingsketel onderhouden

Als je verwarmingsketel het hartje winter begeeft, moet je in allerijl beroep doen op een (dure) monteur. Houd je dus stipt aan de verplichte tweejaarlijkse onderhoudsbeurt voor de verwarmingsketel. Dat is een routine die je zeker niet mag vergeten en waarvoor je een erkend technicus inschakelt. 

🔋 Hoe bespaar jij energie?

Doe mee met de Nationale Energiemonitor

Controleer de rookmelders

Niets is 's winters zo gezellig als kaarsen, het vlammenspel van de openhaard en de houtkachel. Daarom controleer je of de rookmelders naar behoren werken. Een lampje of een geluidssignaal waarschuwt wanneer de batterij bijna leeg is. Maar er bestaan ook slimme rookmelders die meldingen naar je telefoon sturen, die zichzelf testen en die koolstofmonoxide kunnen detecteren. 

Ramen en deuren goed afdichten

Langs ramen en deuren ontsnapt veel warmte. Maak ramen en deuren tochtvrij. Je kunt indien nodig deurtochtlatten en tochtstrips aanbrengen. Ze dichten de kamers goed af en zorgen voor thermische en akoestische isolatie. En ja, zelfs een ouderwetse tochthond werkt wel degelijk. 

©Olga Yastremska

BONUSTIP! Laat de sneeuw op de zonnepanelen liggen Als er sneeuw op de zonnepanelen ligt, kun je die het best laten liggen. Het zwakke zonlicht en de korte dagen zorgen ervoor dat het rendement van de panelen toch al niet groot is. Belangrijker is dat je de panelen of de coating die het glas bedekt zou beschadigen bij het afschrapen van de sneeuw. Bovendien is het veel te gevaarlijk om bij dat weer op het dak te klimmen.

Buitenkranen beschermen

Sluit de buitenkranen op tijd af. Doe dat voordat de eerste vrieskou ze laat bevriezen en barsten. Om te vermijden dat de buitenkraantjes bevriezen, sluit je ze af gedurende de wintermaanden. Het best draai je de stopkraan dicht en de buitenkraan draai je open tot het resterende water uit de leiding is gelopen. Als je de buitenkraan niet kunt afsluiten, bescherm je 'm door er isolatiemateriaal rond te wikkelen. Daaroverheen maak je dan een plastic zakje vast. Wil je zo’n kraan op een elegantere manier beschermen, dan bestaan goedkope kant-en-klare beschermhoezen die water- en winddicht zijn en waarin waterdichte isolatie zit. 

©Dirk Schoofs | ID.nl

Zo'n geïsoleerde kraanhoes heeft een klittenband om de bescherming vast te zetten.

Laat je schoorsteen vegen

De meest voorkomende brand is een schoorsteenbrand. Laat je schoorsteen tijdig reinigen door een erkend vakman, anders kunnen opgebouwde creosoot en roet ontbranden. Iedereen die verwarmt met hout, kolen of stookolie kan hiermee te maken krijgen. Reinigen kun je het best nét voor de winter doen. Stook alleen met droog, natuurlijk en onbehandeld hout. Gebruik liever geen geverfd hout, spaanplaat en multiplex. Witte kleurloze rook wijst op een goede verbranding. 

Schoonmaakbeurt dakgoten

Een minder aangename klus is het schoonmaken van de dakgoten. Wanneer de dakgoten verstopt zitten met bladeren, kan de smurrie bevriezen tot een grote, ijskoude massa, die de dakrand kan beschadigen. Verwijder de dode bladeren en takjes. Op die manier vermijd je schade aan de dakgoten, wat kan leiden tot schade en mosvorming. Tegelijkertijd kun je de lasnaden van de dakgoot inspecteren om te voorkomen dat er barstjes en scheurtjes ontstaan door de vrieskou. 

©Елена Гурова - stock.adobe.com

Smeer niet alleen het cilinderslot maar ook het slotmechanisme. 

Voorkom bevriezing van sloten

Vroeger las je dat je in elk slot waar een sleutel in past een beetje grafietpoeder moest spuiten. Wij zijn hier geen voorstander van, gewoon omdat dit grafiet aan je sleutels blijft hangen, en die stop je achteraf in je zak of tas. Gebruik ook geen kruipolie. Het cilinderslot zal tijdelijk goed werken, maar die olie trekt na verloop van tijd alleen maar extra viezigheid aan. Gebruik liever siliconenspray of slotspray. Siliconenspray is op basis van water en trekt geen vuil aan. Bovendien maakt dat nauwelijks vlekken als je ermee knoeit.

Vraag een offerte aan voor isolatie:

▼ Volgende artikel
Waar voor je geld: 5 fonduesets voor een gezellige avond
© M.studio - stock.adobe.com
Huis

Waar voor je geld: 5 fonduesets voor een gezellige avond

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

▼ Volgende artikel
Van papier tot pixels: altijd je administratie op orde
© px.palette
Huis

Van papier tot pixels: altijd je administratie op orde

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Wat gaan we doen?

We geven diverse tips en tools om administratieve en andere papieren documenten efficiënt en ordelijk te digitaliseren. Dat gaat van scannen en OCR’en tot organiseren, automatiseren, back-uppen en meer.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Er bestaan ook heel wat printers met een ingebouwde scanner.

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

NAPS2 is prima opensource-scansoftware, met geïntegreerde meertalige OCR-module.

Pdf-printer

De focus van dit artikel ligt op papieren brondocumenten, maar we willen zeker ook (de gratis versie van) PDFCreator vermelden (www.pdfforge.org/pdfcreator). Je kunt deze namelijk als virtuele printer installeren om zo allerlei documenttypen om te zetten naar PDF(/A).

Start na installatie de app, open het tabblad Printer, vink PDFCreator aan en kies via de moersleutel het bestaande profiel PDF/A (archiefbestand). Bevestig met Opslaan en sluit de app. Open nu een document in een willekeurige toepassing, open het afdrukvenster en selecteer PDFCreator als printer. Een dialoogvenster opent waarin je het document meteen kunt opslaan als PDF/A-bestand (standaardversie 2b, maar dit is aanpasbaar via het uitklapmenu).

Je kunt zo’n virtuele printer ook inzetten om documenten automatisch als PDF/A op te slaan in een zelf te bepalen map. Maak hiervoor in PDFCreator op het tabblad Profielen een nieuw profiel aan (bijvoorbeeld PDF/A in map Facturen), kies bijvoorbeeld PDF/A-2b als formaat en geef tevens een specifieke opslaglocatie op. Koppel dit profiel op het tabblad Printer aan een nieuwe virtuele printer (bijvoorbeeld PDF/A-facturen). Zo maak je meerdere profielen en printers aan, waarbij elk PDF/A-bestand automatisch in een andere map terechtkomt.

Je kunt ook meerdere virtuele printers aanmaken, telkens met een aangepast profiel.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Met (het gratis) Adobe Scan kun je ook meerdere pagina’s laten OCR’en en in één pdf bewaren.

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

TagSpaces is een krachtige taggingtool, maar met een zekere leercurve.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Met het juiste filter kun je ook vanuit de Verkenner naar tags binnen pdf-documenten zoeken.

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Sneller zoeken binnen een logische mappenstructuur (en met labels).

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Organiseer je bestanden automatisch op basis van eigen, gecombineerde zoekfilters.

DMS

Met de tips rond doorzoekbaar maken, taggen en ordenen uit dit artikel, en met tools als TagSpaces en File Juggler, raak je al ver. Wil je je administratie nog professioneler organiseren, dan kom je uit bij een volwaardig Document Management System, kortweg DMS. Flexibele opensource-tools zijn bijvoorbeeld Papermerge en Paperless NGX. Beide installeer je het makkelijkst op Windows via Docker (Docker Desktop for Windows, met WSL2).

Na installatie bereik je het browserdashboard van de tool standaard via http://<ip-adres>:8000. Beide tools bieden OCR aan om gescande documenten doorzoekbaar te maken. Je documenten kunnen ook automatisch worden verwerkt op basis van eigen filters, en er zijn krachtige zoekopties ingebouwd. Beide tools kun je meteen uitproberen via een online demo (log in met demo / demo).

Een krachtig DMS als Paperless-ngx maakt het bijhouden van je administratie veel efficiënter.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Agent Ransack laat gecombineerde en krachtige filters toe en zoekt ook in metadata.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Duplicati is een betrouwbare, gebruiksvriendelijke en flexibele back-uptool.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).

Ook in NAPS2 kun je pdf-documenten met een wachtwoord beveiligen.