Met Home Assistant kun je inzichtelijk maken hoeveel energie je verbruikt. Maar – nog veel belangrijker! – het helpt je ook om je verbruik stapje voor stapje in te dammen. Door slimme automatiseringen te bedenken, zorg je dat apparaten niet onnodig aan blijven staan. Je moet hier wel actief mee aan de slag. Hoe je dat doet, leggen we je uit in dit artikel. We zorgen eerst voor enkele praktische integraties en geven vervolgens tips voor het maken van automatiseringen rondom de gekoppelde apparaten.

Met software voor thuisautomatisering, zoals Home Assistant, kun je vrijwel alles in en om je huis automatiseren. Veel mensen denken dat je meteen veel energie bespaart. De praktijk is anders: daarvoor moet je eerst goed over je situatie nadenken en er ook actief mee aan de slag gaan. Het grootste voordeel is uiteindelijk gebruiksgemak. Veel handelingen zijn saai en repetitief en je vergeet ze gemakkelijk. Het lager zetten van de verwarming bijvoorbeeld, als iedereen afwezig is, of het sluiten van de rolluiken als extra isolatie tegen de vrieskou.

Door te automatiseren dwing je af dat het elke keer gebeurt zodra aan bepaalde voorwaarden is voldaan. Daar gaan we in dit artikel mee aan de slag. Niet alles zul je direct (kunnen) toepassen. Het hangt af van de integraties die je kunt maken. Wellicht zul je wat slimme sensors moeten aanschaffen die van alles meten of detecteren, zoals een temperatuursensor of raam-deurcontact. Daarnaast kun je denken aan een slimme thermostaat die je kunt regelen, of slimme stekkers en lampen die je kunt schakelen. Ook daar geven we tips voor die bovendien binnen elk budget passen. 

©denisismagilov - stock.adobe.com

Integraties 

• Slimme lampen en stekkers 

Als je Home Assistant gebruikt, heb je vast al wat slimme lampen gekoppeld. Eventueel kun je ook traditionele lampen ‘slim’ maken door ze via een slimme stekker of dimmer te schakelen. Je hoeft meestal niet bang te zijn voor het (extra) verbruik in stand-by van slimme lampen. Bij Philips Hue-lampen is het verbruik in stand-by bijna verwaarloosbaar laag, rond 0,15 watt per lamp. Met slimme dimmers en stekkers moet je soms iets beter opletten. De Shelly Plug S, een van onze favoriete slimme stekkers die werkt via wifi, heeft een stand-byverbruik van ongeveer 0,8 watt. 

Er zijn veel praktische automatiseringen voor slimme stekkers te bedenken. Zo kun je ze als een soort master/slave gebruiken. Ofwel: schakel apparaat B in zodra apparaat A aan gaat, en schakel het (eventueel met een korte vertraging) weer uit samen met apparaat A. Ook zijn er slimme stekkers die het stroomverbruik meten. Je kunt dan aan het verbruik zien of het apparaat aan staat of in stand-by, bijvoorbeeld bij een pc. 

©vlarvix - stock.adobe.com

• Hubs en bridges 

De meeste integraties in Home Assistant zijn relatief eenvoudig te maken. Vaak worden apparaten al automatisch op het netwerk gevonden en hoef je ze alleen toe te voegen met enkele details. Voor andere protocollen, zoals Zigbee of Z-Wave, gebruik je veelal een hub of bridge. Een bekend voorbeeld is de Philips Hue-bridge. Als je die toevoegt in Home Assistant heb je binnen de software meteen alle aan de bridge gekoppelde lampen en -accessoires tot je beschikking.

De bridge ondersteunt echter niet alle Zigbee-hardware. Een deur- of raamsensor kun je bijvoorbeeld meestal niet aan de Hue-bridge koppelen. Je kunt je systeem eventueel uitbreiden met extra bridges en hubs van merken als IKEA, Xiaomi en Aqara of Samsung, maar dat is niet heel praktisch. Ze gebruiken immers allemaal stroom. Een goed alternatief is een directe integratie in Home Assistant zelf. We laten zien hoe je dat voor Zigbee doet. 

• Zigbee-usb-dongel 

Om Zigbee binnen Home Assistant te gebruiken, raden we om te beginnen een goede kwaliteit usb-dongel voor Zigbee 3.0 aan. Die steek je uiteraard rechtstreeks of via een verlengkabeltje in het systeem waarop Home Assistant draait. We kiezen hier de Sonoff Zigbee 3.0 USB Dongle Plus (29,95 euro). De aanbevolen P-versie gebruikt de zeer stabiele CC2652P-chipset van Texas Instruments. Deze is standaard voorzien van de gewenste coördinator-firmware.

Voor de daadwerkelijke integratie van Zigbee heb je vervolgens twee opties: ZHA en Zigbee2MQTT. We lichten dat in de volgende alinea toe. Na de integratie van Zigbee kunnen je bestaande bridges voor Zigbee in principe de deur uit omdat je alle accessoires direct aan Home Assistant kunt koppelen. Daarna regel je ook alles in Home Assistant.

Overigens kun je de Hue-app dan niet gebruiken, die werkt namelijk alleen in combinatie met de Hue-bridge. Je zou een Hue-emulator kunnen overwegen of gewoon de Hue-bridge ernaast blijven gebruiken op een apart Zigbee-kanaal. Ideaal is dat niet: je profiteert op de gescheiden netwerken niet van de mesh-functionaliteit waarbij apparaten (binnen hetzelfde netwerk!) signalen aan elkaar doorgeven. 

• Zigbee-integratie 

Voor de integratie van Zigbee in Home Assistant heb je zoals gezegd twee opties: ZHA en Zigbee2MQTT. ZHA is wat eenvoudiger om mee te beginnen, maar houdt veel verborgen, waardoor je bij fouten snel vast kunt komen te zitten. Ook ondersteunt ZHA minder accessoires. Zigbee2MQTT werkt zoals de naam al aangeeft samen met een MQTT-broker.

Mosquitto krijgt vaak de voorkeur en die kun je als add-on eenvoudig installeren zonder enige verdere configuratie. De integratie met Home Assistant is op elk vlak uitstekend en eenvoudig te regelen. Zigbee2MQTT ondersteunt maar liefst 2500 apparaten van 350 fabrikanten!

Ook voordelige accessoires van bijvoorbeeld Lidl en Xiaomi kun je gebruiken, zonder de bridge, en dus ook zonder zorgen over eventuele privacyschending. Een deel van de gekoppelde accessoires kun je zelfs ‘over the air’ van nieuwe firmware voorzien. Je kunt Zigbee2MQTT onafhankelijk van Home Assistant gebruiken. Dat maakt het onderhoud wat makkelijker en is ook een voordeel als je ook andere software gebruikt voor thuisautomatisering. 

• Installatie Zigbee2MQTT in Home Assistant 

Zowel de MQTT-broker Mosquitto als Zigbee2MQTT voeg je eenvoudig toe als add-on via Instellingen / Add-ons / Add-on winkel. Zet na de installatie vinkjes bij Start bij opstarten, Watchdog en Automatisch bijwerken. Voor Zigbee2MQTT open je in de add-on-winkel het menu en voeg je de repository toe die je vindt via github.com/zigbee2mqtt/hassio-zigbee2mqtt. Je ziet de add-on verschijnen, maar soms pas na een herstart. Zet na de installatie ook nog vinkjes bij Start bij opstarten, Watchdog, Automatisch bijwerken en Weergeven in zijbalk.

Open vervolgens het tabblad Configuratie. Alleen als je een andere MQTT-broker dan de Mosquitto-add-on gebruikt, moet je onder het kopje mqtt verbindingsdetails daarvoor invullen. Hier volstaat het om onder serial de poort van de usb-dongel in te vullen, bijvoorbeeld /dev/ttyUSB0. Kies daarna Starten op het tabje Informatie. Na ongeveer een minuut kun je via Zigbee2MQTT (in de zijbalk) apparaten beheren en toevoegen. Eventuele problemen zie je onder Logboek. 

• Sensors 

Sensors helpen je enorm bij het maken van automatiseringen. Naast sensors voor bijvoorbeeld de temperatuur en luchtvochtigheid, zijn er andere nuttige sensors. Zo kun je in automatiseringen bijvoorbeeld naar de actuele opbrengst van de zonnepanelen kijken. Als de opbrengst hoog is, schijnt er duidelijk veel zon. Als het ook nog warm is buiten, is dat wellicht een goed moment om de rolluiken te sluiten.

Bewegingssensors zijn ook heel praktisch om te zien of er iemand op je oprit loopt of zich in een bepaalde ruimte bevindt. Je kunt een automatisering uiteraard ook pas laten starten als er bijvoorbeeld gedurende tien minuten niemand meer is gedetecteerd. 

• Raam- en deursensors 

Je kunt ramen of deuren eenvoudig van een sensor voorzien, zodat je kunt detecteren of ze openstaan. Daar zijn meerdere toepassingen voor. Je kunt het bijvoorbeeld als inbraakdetectie gebruiken. Of je zet automatisch enkele lampen aan bij binnenkomst. Een bewegingssensor kan in deze situaties een alternatief zijn, maar een raam- of deursensor reageert vaak wat sneller. Ook is het de enige betrouwbare manier om daadwerkelijk te detecteren of een raam of deur openstaat. Dit helpt je om energie te besparen. Zo kun je bijvoorbeeld een verwarming of airco uitschakelen als het raam openstaat.

Onder meer Sonoff en Aqara (een merk van Xiaomi) verkopen raam- en deursensors voor minder dan een tientje. Deze werken op een batterij en je plakt ze eenvoudig op de gewenste plek. Binnen Zigbee2MQTT kun je deze en andere accessoires eenvoudig toevoegen voor gebruik binnen Home Assistant. 

©kalinichenkod - stock.adobe.com

• Accessoires toevoegen via Zigbee2MQTT 

Wil je Zigbee-accessoires toevoegen via Zigbee2MQTT, open dan via de zijbalk Zigbee2MQTT en klik rechtsboven op Aanmelden toestaan (Alles). Daarmee kunnen automatisch nieuwe Zigbee-apparaten worden toegevoegd gedurende 255 seconden (iets meer dan vier minuten). De manier waarop je een koppeling (ofwel ‘pairing’) maakt, verschilt per apparaat. Een Philips Hue-lamp moet je bijvoorbeeld vijf keer aan- en uitzetten. De lamp gaat dan langzaam knipperen. Apparaten van Xiaomi hebben vaak een kleine reset-opening waar een paperclip in past. Deze reset moet je ongeveer vijf seconden indrukken.

Nieuw gekoppelde apparaten verschijnen automatisch in het overzicht van Zigbee2MQTT. Noteer de naam van het apparaat en ga via Instellingen naar Apparaten & Diensten. Hier kun je bij Mosquitto het nieuwe apparaat vinden voor gebruik binnen Home Assistant. 

• Verwarming en airco 

We maken voor de verwarming gebruik van een slimme thermostaat van Tado. Deze is eenvoudig te integreren in Home Assistant. Tevens hebben we een airco van Daikin toegevoegd, waarvoor ook een integratie beschikbaar is. De airco werkt als zogenoemde lucht-lucht-warmtepomp en kan behalve koelen ook heel zuinig verwarmen. Zeker als je overproductie hebt van je zonnepanelen is dat interessant.

Als het buiten wat kouder wordt (onder de 7 graden Celsius) moet de condensor van de airco regelmatig ontdooien. Het apparaat kan dan tijdelijk niet de ruimte verwarmen. Als je de keuze hebt tussen verwarmen met je cv-ketel of de airco, kun je in een automatisering uiteraard ook rekening houden met de buitentemperatuur. 

• Slimme thermostaat toevoegen 

Een slimme thermostaat kun je in veel gevallen in Home Assistant gebruiken. Onze slimme thermostaat van Tado die we in deze masterclass gebruiken wordt onder Instellingen / Apparaten en Diensten direct als integratie door Home Assistant gevonden. Klik op Configureer om deze toe te voegen en voer de gebruikersnaam en het wachtwoord van je Tado-account in. Er worden meerdere apparaten gevonden waarbij je per apparaat een ruimte kunt kiezen. Het apparaat dat begint met RU is de slimme thermostaat, de IB is de internetbridge. We voegen ze allemaal toe aan de ruimte Woonkamer. Heb je in meerdere kamers een thermostaat, dan kies je hier uiteraard de juiste ruimte.

Als je onder Instellingen / Apparaten en diensten op de gevonden apparaten klikt, zie je duidelijker welke informatie elk apparaat geeft. De internetbridge geeft bijvoorbeeld de verbindingsstatus en de slimme thermostaat de batterijstatus. Voorts is voor elke in Tado gemaakte zone een apparaat toegevoegd. Het apparaat voor de woonkamerzone geeft bijvoorbeeld de temperatuur en luchtvochtigheid in die ruimte, een sensor voor de openraamdetectie. En je kunt natuurlijk de temperatuur instellen, per tiende graad. 

Automatiseringen 

• Verbruikers uit bij afwezigheid 

Hoe meer integraties je hebt, hoe makkelijker het automatiseren wordt. We raden je aan stap voor stap alles te proberen en te testen. We geven je uiteraard de nodige tips. Soms zul je wat moeten puzzelen of integraties moeten toevoegen. Wil je bijvoorbeeld weten of er iemand thuis is? De Tado biedt zelf een aanwezigheidsdetectie (zie kader ‘Aanwezigheidsdetectie via Tado’) die je kunt gebruiken. Dankzij Home Assistant kan dat ook zonder het abonnement. 

Een andere makkelijke manier is om te kijken welke apparaten op je wifi-netwerk zijn ingelogd. Daarvoor integreer je de router. Ook kun je de app van Home Assistant gebruiken om je locatie door te geven. Dit geeft je nog veel meer mogelijkheden. Je kunt namelijk zones aanmaken onder Instellingen / Ruimtes & Zones. In een automatisering kun je dan bijvoorbeeld aangeven dat de verwarming pas aangezet moet worden zodra je van je werk vertrekt. 

• Aanwezigheid in een ruimte 

Je kunt een hoop energie besparen door apparaten uit te schakelen als er niemand aanwezig is. Denk aan het uitschakelen van je monitor(s) als er even niemand meer achter de pc zit. Voor de detectie is een bewegingssensor een logische keuze. Denk ook aan een drukknop om de monitors weer gemakkelijk aan te kunnen zetten. Uiteraard zul je de monitor(s) ook van een slimme stekker moeten voorzien, zodat je ze daadwerkelijk kunt schakelen. 

©Gorodenkoff Productions OU

• Boolean voor afwezigheid 

Het is handig een boolean te maken, een soort virtuele schakelaar, die aangeeft of iemand aanwezig is. Home Assistant noemt dat een helper. Je maakt hem via Instellingen / Apparaten & Diensten / Helpers. Druk op Helper aanmaken en kies Schakelaar. Kies een naam en icoontje. Ga dan naar Instellingen / Automatiseringen en Scènes. Maak nu een automatisering. 

We willen dat de boolean aangaat zodra iemand wordt gezien. Geef daarom onder Trigger aan dat de bewegingssensor van off naar on gaat. Onder Acties geef je aan dat de boolean uitgezet moet worden. Als een bepaalde tijd niemand is gezien, bijvoorbeeld twaalf minuten, moet de boolean uit. Maak daarvoor een tweede automatisering. Bij Trigger geef je aan dat de bewegingssensor van on naar off gaat waarbij je de tijd invult onder Voor (12 onder MM). Je kunt andere automatiseringsregels nu eenvoudig baseren op de zojuist aangemaakte helper. Gebruik de boolean dan als trigger en schakel apparaten bijvoorbeeld uit zodra deze van on naar off gaat. 

• Verwarming uit bij open raam 

Een goede optie om te besparen, is het lager zetten van de verwarming bij een geopend raam. Het openen van het raam kun je dan als trigger gebruiken. Uiteraard kun je het ook aanpassen om bijvoorbeeld de airco uit te zetten bij een geopend raam, zoals in veel hotels automatisch gebeurt. Dat is behalve in de zomer ook nuttig in de winter, als je de airco ook gebruikt om te verwarmen. Je lost de openraamdetectie het beste op via een raamsensor.

Eventueel biedt de Tado-thermostaat ook een openraamdetectie. Het kijkt daarvoor steeds naar veranderingen in temperatuur en luchtvochtigheid en geeft een melding bij een detectie. Er zijn wel de nodige valse meldingen. En ook nu is een abonnement nodig om daadwerkelijk de verwarming uit te laten zetten. Gelukkig is ook de openraamdetectie als sensor in Home Assistant beschikbaar, mocht je die liever willen gebruiken. 

💡Wil jij jouw huis verder verduurzamen?

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).