Zo voeg je een handtekening toe aan je Word-documenten
Heb je in Word een contract opgesteld of heb je een officiële brief geschreven, dan hoef je het document niet eerst uit te printen om het te kunnen onderteken. Je kunt gewoon je handtekening in Word zelf toevoegen, en we leggen hier uit hoe dat werkt.
Er zijn meerdere manieren om een handtekening toe te voegen aan Word-documenten. Zo kun je onder meer kiezen voor een digitale of een met de handgeschreven krabbel.
Handtekeningregel
Allereerst voeg je een handtekeningregel toe aan je document, waarmee je bepaalt waar de handtekening moet komen te staan. Dit is vooral handig als je van plan bent om het document wél uit te printen: je kunt dan het document op die plek (laten) ondertekenen.
Om zo’n regel toe te voegen ga je in Word naar het kopje Invoegen in het Lint (het menu bovenin). In de kolom Tekst vind je Handtekeningregel en wanneer je daarop klikt opent zich een instellingenvenster. Hier kun je aangeven wie het document moet ondertekenen en wat zijn of haar functie is. Ook kun je het e-mailadres van de ondertekenaar opgeven met eventueel instructies.
Word geeft zelf als voorbeeld: Controleer of de inhoud die u ondertekent juist is voordat u dit document ondertekent. Verder kun je aangeven of de ondertekenaar opmerkingen mag toevoegen aan het ondertekenvenster en of je de datum van de ondertekening wilt laten zien. Klik op OK en de handtekeningregel wordt direct (als afbeelding) toegevoegd. Dit plaatje kun je eventueel nog verslepen naar een andere plek in het document.
Nu kun je het document uitprinten en laten ondertekenen, maar als je het bestand opslaat als een .docx-formaat dan kun je je document ook digitaal laten ondertekenen.
Digitaal ondertekenen
Dat werkt als volgt. Dubbelklik op de handtekeningregel die je zojuist als afbeelding hebt toegevoegd. Vervolgens krijg je de melding dat je een digitale id nodig hebt om het document te ondertekenen. Dit is een digitaal certificaat dat helpt je identiteit te valideren en gebruik je om belangrijke documenten elektronisch te ondertekenen.
Druk op Ja om zo’n id op te halen. Microsoft adviseert GlobalSign of IdenTrust te gebruiken, maar hiervoor moet je betalen. Een alternatief is zelf een digitaal certificaat te creëren door op je pc te zoeken naar het installatiemapje van Office. Vaak kun je die vinden als je naar C:\Program Files (x86)\Microsoft Office gaat.
Zoek in dit venster naar Selfcert en dubbelklik op de toepassing. Vul een naam in voor je certificaat en druk op OK. Wanneer je nu weer teruggaat naar het Word-document, kun je door middel van een dubbele klik op de handtekeningregel je document ondertekenen. Klik op Afbeelding selecteren als je een met de handgeschreven krabbel wilt toevoegen. Maak bijvoorbeeld een foto van je handtekening en upload deze naar je computer.
Gelukt? Klik dan op Ondertekenen. Op dat moment kun je het document niet meer bewerken. Doe je dit toch, dan wordt de handtekening weer verwijderd en zul je deze weer opnieuw moeten toevoegen.