Als we het hebben over een besturingsapparaat, dan hebben we het toch vaak over de muis. Dat een toetsenbord sneltoetsen heeft om bepaalde dingen te bereiken, dat weten we, maar die mogelijkheden benutten we in de regel nauwelijks. Daar gaan we vandaag wat aan doen. Met behulp van diverse gratis programma’s maken we van je toetsenbord een supercontroller.

Tip 01: Instellingen

Wanneer het gaat om ons toetsenbord, zijn we vaak maar weinig avontuurlijk. We sluiten het apparaat aan en beginnen met typen, verder kijken we nauwelijks naar de extra mogelijkheden. Die mogelijkheden beginnen vaak met het aanpassen van de instellingen. Wanneer je een toetsenbord van een bekend merk als Microsoft of HP koopt, krijg je daar vaak software bij waarmee je het toetsenbord volledig kunt configureren. Je vindt deze software in de vorm van een programma van de fabrikant of door te klikken op Start / Configuratiescherm en te zoeken op Toetsenbord. Afhankelijk van het toetsenbord en de software die je krijgt kun je dan bijvoorbeeld aangeven welke toetsen je aan een bepaalde handeling wilt koppelen. Toch zien we vaak dat fabrikanten bepaalde functionaliteiten vergrendelen. Zo hebben wij een scrolwieltje op ons toetsenbord om mee in- en uit te zoomen, en die zouden we graag gebruiken als volumeregelaar. Dat soort dingen zijn dan weer niet toegestaan; daarvoor zul je externe software nodig hebben. Gelukkig bestaan deze programma’s wel degelijk (zie tip 07).

©PXimport

Tip 02: Herprogrammeren

Verderop in dit artikel laten we je zien hoe je een toetsenbord zo kunt instellen dat je met een druk op de knop bepaalde handelingen kunt laten uitvoeren. Maar wat nu als je de indeling van je toetsenbord niet prettig vindt? Het is leuk dat men besloten heeft dat qwerty de ideale indeling is, maar wat nu als jij besluit van niet? Je kunt, afhankelijk van je toetsenbord, de toetsen uiteraard een ander plekje geven, maar dat is alleen de opdruk; de werking van de toets daar onder blijft ongewijzigd. Tenzij je een programma installeert dat daar iets aan kan veranderen. Sharpkeys is een klein en eenvoudig programma dat je in staat stelt om de toetsen op je toetsenbord te herprogrammeren. Download en start het programma en klik daarna op Add. In de lijst aan de linkerkant selecteer je simpelweg de bron, oftewel de huidige functie van de toets, bijvoorbeeld A, en aan de rechterkant selecteer je de gewenste functie, bijvoorbeeld B. Klik op OK en daarna op Write to Registry (je maakt dan een omleiding in het Windows Register). Typ je nu A, dan zal er in werkelijkheid B verschijnen. Zo kun je dus, nadat je fysieke toetsen op je toetsenbord hebt verhuisd, ook de werking ervan aanpassen.

©PXimport

Toetsenbord als hoofdbesturing

©PXimport

Tip 03: Soundboard

Wellicht heb je afgelopen seizoen naar het programma van Arjen Lubach gekeken en gezien hoe hij grappige geluiden afspeelt met behulp van een klein soundboard. Een soundboard is een apparaatje dat je kunt programmeren zodat bepaalde toetsen bepaalde geluiden kunnen afspelen. Die apparaatjes zijn vaak niet goedkoop, maar dat hoeft ook helemaal niet; je hebt namelijk een gigantisch soundboard thuis staan: je pc met toetsenbord. Met behulp van een gratis programma genaamd Soundplant realiseer je eenvoudig hetzelfde effect. De werking is kinderlijk eenvoudig. Je downloadt en installeert het programma en zodra het opstart, verschijnt er een toetsenbord in beeld. Die toetsen zijn op dat moment nog niet gekoppeld aan geluiden. Klik op de toets die je wilt koppelen en klik vervolgens op het zwarte pictogram met de blauwe luidspreker halverwege het scherm. Blader nu naar het geluid dat je aan deze toets wilt koppelen en dubbelklik erop. Wanneer je nu op de betreffende toets drukt, zal het daaraan gekoppelde geluid klinken. Zo kun je dus in je eentje een heel programma in elkaar zetten – ook handig voor als je gaat livestreamen, zodat je soundbytes kunt laten horen zonder dat je daarvoor een ander apparaat nodig hebt.

©PXimport

Tip 04: Slimme verlichting

Deze tip is ingewikkelder, maar wel ontzettend leuk en daarom de moeite waard. Want als je slimme verlichting in huis hebt, waarom zou je die dan niet kunnen bedienen met je toetsenbord? Dat kan dus prima … als je Philips Hue-verlichting hebt. Eerst moet je een programma downloaden genaamd AutoHotkey. Vervolgens log je in bij je Hue-account en klik je bovenin op Bridge en daarna op Toon meer bridge details. Noteer het interne ip-adres dat je ziet. Maak een ontwikkelaarsaccount aan (dat is helaas nodig, maar zo gepiept). Bevestig je account en surf naar http://xxx/debug/clip.html, waarbij je xxx vervangt voor het ip-adres van Hue. Typ /api/ in het veld URL en {“devicetype”:”my_hue_app#computer”} in het veld Message Body. Klik daarna op POST. In het veld Command Response zie je nu een gebruikersnaam; noteer die. Voor AutoHotkey zou je nu een script moeten schrijven, maar dat hebben wij al voor je gedaan. Download dit script via [LINK VOLGT VIA DAAN] en open het met Kladblok. Vervang XXX voor het ip-adres van je Hue en ZZZ voor de gebruikersnaam die je net hebt genoteerd. Sla het bestand op en dubbelklik erop om het in AutoHotkey te laden. Met Ctrl+L kun je nu je lampen in- en uitschakelen. In principe kun je álles met je toetsenbord (dus ook dimmen), maar dat vereist meer uitleg dan we in dit artikel kunnen geven.

©PXimport

Tip 05: Videobewerking

Wanneer je veel aan videobewerking doet, zul je gemerkt hebben dat toetscombinaties (en zelfs losse toetsen) veel sneller werken dan de muis (wat grappig is, want doorgaans is de muis efficiënter). Het probleem is alleen dat programma’s als Final Cut (voor macOS) en Premiere en After Effects (voor Windows) véél meer toetscombinaties hebben dan het gemiddeld menselijk brein kan onthouden. Gelukkig hoeft dat ook niet; er zijn namelijk voor uiteenlopende programma’s toetsenbord overlays te vinden, waarmee je kleurcoderingen (met minuscule beschrijving op de toets) aan je toetsen geeft, zodat je precies weet welke toets waarvoor dient. Het enige nadeel? Er is totaal geen eenheid in pc-toetsenborden, en een overlay bestellen is dus niet te doen. Je hoeft er geen Mac voor te kopen, maar je kunt wél een Mac-toetsenbord aansluiten op je pc en daar een overlay voor bestellen. Je vindt deze in Nederland onder meer bij www.futurestore.nl. Tip: mocht je gaan voor een Apple-toetsenbord, kies dan voor een draadloos model; dan kun je direct optimaal gebruikmaken van wat we je uitleggen in tip 09.

©PXimport

Tip 06: Muziekinstrument

Eerder in dit artikel heb je al gezien dat je je toetsenbord kunt omtoveren tot een volledig werkend soundboard, maar wist je dat je toetsenbord (uiteraard in combinatie met de kracht van je pc) ook een volledig werkend muziekinstrument is? Want wie zegt dat toetsen op pianotoetsen moeten lijken om erop te kunnen spelen? Toegegeven, pianospelen op een qwerty-toetsenbord is niet de meest handige manier om klanken voort te brengen, maar het kán wel. En als je geen echte piano of synthesizer hebt staan, dan is het een prima manier om even iets in te spelen of te laten horen. Er zijn heel veel virtuele piano’s te vinden op internet, maar de site waar wij heel enthousiast over zijn, is www.recursivearts.com/virtual-piano. Op deze site kun je namelijk niet alleen zomaar wat pingelen, je hebt toegang tot allerlei zaken die je ook op een écht keyboard zou vinden, inclusief de mogelijkheid om op te nemen wat je speelt. Geen piano kunnen spelen is in dit geval een voordeel, want wie weet hoe een echte piano werkt, zal z’n brein echt even aan het werk moeten zetten om hetzelfde te kunnen spelen via het toetsenbord. Maar het kán, en daar gaat het om.

©PXimport

Tip 07: Antwoord-assistent

Wanneer je veel te maken hebt met mail, zul je merken dat er veel zaken zijn die je telkens opnieuw typt – zonde van je tijd. Je kunt tijd besparen door al die identieke berichten te kopiëren en te plakken, maar als je Chrome en Gmail gebruikt, dan kan het dankzij je toetsenbord en een extensie genaamd Gorgias een stuk sneller en efficiënter. Download de Gorgias-extensie uit de Chrome Web Store. Klik vervolgens op het pictogram met de g dat wordt toegevoegd aan Chrome. Klik op New template om een sjabloon voor een bericht te maken. In dit sjabloon typ je uiteraard de tekst die je in het bericht wilt hebben, en daarna klik je op Show more als je ook nog het onderwerp van het bericht automatisch wilt aanpassen. Bij Text shortcut geef je aan welke tekst het sjabloon moet oproepen. Typ hier een woord (of letter) die je niet vaak gebruikt. De werking is nu heel eenvoudig. Start een nieuw Gmail-bericht, druk op tab en typ het woord of de letter die je zojuist aan je sjabloon hebt gekoppeld. Het mailbericht wordt nu automatisch gevuld met de inhoud van je sjabloon.

©PXimport

Tip 08: Launchpad

In de tweede tip hebben we je laten zien hoe je toetsen kunt herprogrammeren. Maar wat als je iets meer wilt dan dat? Wat als je zelf wilt bepalen welke handelingen er aan een bepaalde toets gekoppeld zijn, zoals het starten van een programma. Keyboard Launchpad van Stardock is daar een uitstekend programma voor. De werking van het programma is precies zoals je zou hopen. Je geeft aan welke toets of toetscombinatie je graag aan een bepaalde handeling wilt koppelen. Vervolgens geef je via een eenvoudig uitklapmenu aan welke handeling dat precies moet zijn. Dat kan dus variëren van het openen van het programma tot het afspelen van een bepaalde afspeellijst in Spotify. Het enige waar je eventjes op moet letten, is dat je niet per ongeluk toetscombinaties toewijst die al een functie hebben. Het programma is helaas niet gratis, maar 10 dollar vinden we ook weer niet zo veel dat we het erom zouden laten, en bovendien mag je het 30 dagen gratis uitproberen.

©PXimport

Tip 09: Smart TV Controller

Gebruik je een bluetooth-toetsenbord, dan hebben we nog een extra tip voor je. Wanneer je even snel iets wilt opzoeken op je smart-tv, dan is dat een behoorlijk karwei. Zelfs als je een afstandsbediening hebt met fysieke toetsen, dan is dat nog steeds niet te vergelijken met het gemak van een ‘gewoon’ toetsenbord. Het goede nieuws is: de meeste smart-tv’s (maar helaas niet alle) bieden ondersteuning voor het koppelen van een bluetooth-toetsenbord. Het is simpelweg een kwestie van je toetsenbord inschakelen, deze laten detecteren door je smart-tv of compatible settopbox, en je kunt gewoon typen met je toetsenbord. Hetzelfde geldt voor je smartphone en tablet. Hoewel we het op een smartphone niet echt praktisch vinden, is je toetsenbord koppelen aan je tablet wel degelijk een stap vooruit. Je plaatst je tablet in tentmodus (zoals we dat tegenwoordig jammer genoeg noemen), koppelt je toetsenbord en het is nét of je een volwaardige pc hebt. Zo erg zelfs dat je af en toe per abuis zult grijpen naar een muis die er niet is. Overigens is het niet eens altijd nodig om een bluetooth-toetsenbord te hebben om je smart-tv te bedienen; sommige smart-tv’s en settopboxen ondersteunen ook toetsenborden via usb.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).